Сроки хранения документов по ПОД/ФТ нельзя определять по одному простому правилу «все хранить 5 лет с даты составления». Для значительной части документов Федеральный закон № 115-ФЗ устанавливает минимальный пятилетний срок, но отсчитывается он со дня прекращения отношений с клиентом. Поэтому анкета, составленная несколько лет назад, может продолжать храниться еще долго, если клиент остается на обслуживании.
Дополнительные требования к архиву установлены для организаций и ИП, на которых распространяется Постановление Правительства РФ от 02.08.2025 № 1157. В программу хранения включаются не только анкеты и документы идентификации, но и документы по операциям, направленные в Росфинмониторинг сообщения, внутренние сообщения, результаты анализа необычных операций, деловая переписка и другие материалы, образовавшиеся при реализации ПВК по ПОД/ФТ.
При этом правило «5 лет» нельзя автоматически применять вообще ко всем документам. Для ПВК, приказов, должностных инструкций, документов об обучении и других кадровых или организационно-распорядительных документов необходимо учитывать также законодательство об архивном деле и характер конкретного документа.
В статье разберем сроки хранения анкет клиентов, ФЭС, квитанций Росфинмониторинга, внутренних сообщений, ПВК, документов об обучении по ПОД/ФТ и отчетов, объясним, от какой даты считать 5 лет, можно ли хранить документы только электронно и что проверить перед уничтожением архива.
Оглавление:
- Главное правило хранения документов по ПОД/ФТ
- ФЭС и документы Росфинмониторинга
- ПВК, приказы и внутренние отчеты
- Электронный и бумажный архив
- Когда можно уничтожить документы
- Как Гранд Скул помогает организовать ПОД/ФТ
Сколько хранить документы по ПОД/ФТ: главное правило
Пункт 4 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ устанавливает, что документы, содержащие сведения, предусмотренные этой статьей, и сведения, необходимые для идентификации личности, должны храниться не менее пяти лет.
Ключевой момент заключается в следующей части нормы: пятилетний срок исчисляется со дня прекращения отношений с клиентом.
Поэтому нельзя использовать такую логику:
Анкету клиента заполнили в январе 2021 года -> прошло 5 лет -> в январе 2026 года анкету можно уничтожить.
Если клиент продолжает обслуживаться в 2026 году, такой расчет будет неправильным. Минимальный пятилетний период для соответствующих документов начнет исчисляться только после прекращения отношений с этим клиентом.
Для организаций и ИП статьи 5 Закона № 115-ФЗ, которые не относятся к организациям под надзором Банка России, порядок дополнительно конкретизирован Постановлением Правительства РФ № 1157.
В соответствии с его пунктом 39 программа хранения должна обеспечивать хранение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом:
документов о клиенте, его представителе, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце;
документов по операциям, сведения о которых направлялись в Росфинмониторинг;
самих сообщений о таких операциях;
документов по операциям, которые подлежали документальному фиксированию;
документов по операциям, по которым составлялись внутренние сообщения;
внутренних сообщений;
информации о результатах изучения необычных операций;
относящихся к деятельности клиента документов, в том числе деловой переписки;
иных документов и информации, полученных при применении ПВК.
Таким образом, архив ПОД/ФТ значительно шире папки с анкетами клиентов. Организация должна иметь возможность восстановить не только то, кто был клиентом, но и какие проверки проводились, какие решения принимались, что направлялось в Росфинмониторинг и на основании каких документов.
Подробнее о полном составе документов читайте в статье какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.
Для кого применяется Постановление № 1157
Таблицы и рекомендации этой статьи в первую очередь ориентированы на организации и ИП статьи 5 Закона № 115-ФЗ, для которых действуют требования Постановления Правительства РФ № 1157.
К организациям, регулирование, контроль и надзор за которыми осуществляет Банк России, Постановление № 1157 не применяется.
Поэтому ломбардам, МФО, КПК, страховым организациям, профессиональным участникам рынка ценных бумаг и другим НФО необходимо дополнительно проверять специальные требования Банка России.
У отдельных категорий субъектов может отличаться не только состав документов, но и событие, от которого считается срок хранения конкретного электронного сообщения или квитанции. Не следует автоматически использовать таблицу для неНФО в деятельности организации под надзором Банка России.
Таблица сроков хранения основных документов по ПОД/ФТ
Ниже приведена практическая таблица для организаций и ИП, на которых распространяются общие требования статьи 7 Закона № 115-ФЗ и Постановления № 1157.
| Документ | Минимальный ориентир | От какой даты считать |
| Анкета клиента | Не менее 5 лет | Со дня прекращения отношений с клиентом |
| Документы идентификации | Не менее 5 лет | Со дня прекращения отношений с клиентом |
| Сведения о представителе, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце клиента | Не менее 5 лет | Со дня прекращения отношений с клиентом |
| Документы по оценке риска клиента | Не менее 5 лет как часть материалов, полученных при реализации ПВК | Со дня прекращения отношений с клиентом |
| Документы по операции, сведения о которой направлялись в Росфинмониторинг | Не менее 5 лет | Со дня прекращения отношений с клиентом для субъектов Постановления № 1157 |
| Сообщение, направленное в Росфинмониторинг | Не менее 5 лет в составе предусмотренного Постановлением № 1157 архива | Со дня прекращения отношений с клиентом, если применяется Постановление № 1157 |
| Внутреннее сообщение об операции | Не менее 5 лет | Со дня прекращения отношений с соответствующим клиентом |
| Результаты анализа необычной операции | Не менее 5 лет | Со дня прекращения отношений с клиентом |
| Деловая переписка по клиенту | Не менее 5 лет в объеме, включенном организацией в архив ПОД/ФТ | Со дня прекращения отношений с клиентом |
| ПВК и предыдущие редакции | Не следует автоматически применять правило «5 лет с даты утверждения». Учитываются требования архивного законодательства и номенклатура дел | Зависит от вида документа и установленного архивного срока |
| Приказ о назначении СДЛ, должностная инструкция | Определяется с учетом архивного и кадрового законодательства | По правилам, установленным для соответствующего вида документа |
| Документы об обучении работников | Отдельного универсального срока «5 лет по Приказу № 203» нет. Учитываются правила хранения личных дел и других кадровых документов | Зависит от вида документа и места его включения в кадровый архив |
| Отчеты внутренних проверок | Срок определяется с учетом требований ПОД/ФТ, архивной классификации и номенклатуры дел | В зависимости от вида документа |
Таблица показывает, почему нельзя в локальном положении написать одну строку «все документы ПОД/ФТ уничтожаются через 5 лет после создания». Для разных групп документов различаются и правовое основание, и момент начала отсчета.
Сколько хранить анкеты клиентов и документы идентификации
Клиентское досье является одним из основных элементов архива ПОД/ФТ. Документы, содержащие сведения о клиенте, представителе клиента, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце, для субъектов Постановления № 1157 должны храниться не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом.
В зависимости от вида бизнеса в досье могут входить:
анкета клиента;
копии или сведения из документов, удостоверяющих личность;
сведения о государственной регистрации юридического лица или ИП;
документы представителя;
доверенность;
сведения о выгодоприобретателе;
сведения о бенефициарном владельце;
документы, использованные для проверки достоверности информации;
результаты обновления идентификационных сведений;
материалы, использованные при оценке риска клиента;
пояснения клиента и дополнительные документы, полученные в рамках внутреннего контроля.
Нельзя уничтожить старую анкету только потому, что после ее заполнения прошло пять лет. Если клиент продолжает обслуживаться, точка отсчета для минимального срока хранения еще не наступила.
Подробнее о том, какие сведения необходимо получать, смотрите в статье идентификация клиента по 115-ФЗ: что проверить и какие документы запросить.
Что считать прекращением отношений с клиентом
Это один из наиболее практичных вопросов, потому что именно от этой даты организация отсчитывает минимальный пятилетний период.
В длительных договорных отношениях определить дату обычно проще: договор расторгнут, исполнен и обслуживание клиента прекращено.
С разовыми сделками ситуация может быть сложнее. Организации важно определить в ПВК и документообороте момент, после которого клиент действительно перестает находиться на обслуживании.
При этом дата должна определяться не формально ради сокращения архива, а исходя из реальной модели отношений и обязательств сторон.
Полезно фиксировать дату прекращения отношений в клиентском досье или отдельном реестре. Без этого через несколько лет сотрудник может увидеть старую анкету, но не понять, начался ли уже пятилетний срок хранения.
Не путайте сведения о клиенте с информацией о собственных бенефициарных владельцах организации
У юридических лиц существует также самостоятельная обязанность располагать информацией о своих собственных бенефициарных владельцах.
Для такой информации Закон № 115-ФЗ предусматривает отдельное правило: сведения о собственных бенефициарных владельцах и о принятых мерах по их установлению хранятся не менее пяти лет со дня получения соответствующей информации.
Это другой объект хранения и другой момент начала отсчета. Поэтому в номенклатуре архива лучше не смешивать собственных бенефициаров организации и бенефициарных владельцев ее клиентов.
Сколько хранить ФЭС, направленные в Росфинмониторинг
Постановление № 1157 прямо включает в программу хранения:
документы, касающиеся операций, сведения о которых были представлены в Росфинмониторинг;
сообщения об этих операциях.
Поэтому для организации, работающей по Постановлению № 1157, архив ФЭС нельзя вести отдельно от документов, на основании которых сообщение было сформировано.
Недостаточно сохранить только факт, что «что-то отправляли в Росфинмониторинг». Через несколько лет организация должна иметь возможность восстановить содержание сообщения, обстоятельства операции и основания принятого решения.
Для клиентских сообщений, подпадающих под пункт 39 Постановления № 1157, минимальный пятилетний срок связан с прекращением отношений с соответствующим клиентом.
Подробно о самих формах и основаниях представления сведений читайте в материале ФЭС в Росфинмониторинг: что это, когда подавать и как заполнить без ошибок.
Что хранить вместе с ФЭС
Для нормального электронного архива по каждому значимому сообщению желательно иметь связанный комплект документов.
| Что сохранить | Зачем |
| Само отправленное сообщение | Чтобы можно было установить, какие именно сведения были переданы |
| Документы по операции | Подтверждают фактические обстоятельства и основание для сообщения |
| Документы клиента | Позволяют восстановить идентификационные сведения на дату операции |
| Внутреннее сообщение | Фиксирует выявление необычной операции и передачу информации СДЛ |
| Решение СДЛ | Показывает результат анализа и мотивированное решение |
| Квитанцию или иное подтверждение приема | Подтверждает результат обработки направленного сообщения |
| Уведомление об ошибке или непринятии | Позволяет восстановить историю исправления сообщения |
| Исправленное или заменяющее сообщение | Необходимо сохранять полную последовательность действий, а не только последнюю версию |
Если ФЭС пришлось исправлять, не рекомендуется удалять первоначальное сообщение и оставлять только правильный вариант. Для восстановления истории исполнения обязанности важна вся последовательность: первоначальное сообщение -> результат обработки -> исправление -> подтверждение приема.
Можно ли хранить ФЭС только в личном кабинете Росфинмониторинга
Полагаться только на личный кабинет как на единственный корпоративный архив рискованно.
Пункт 40 Постановления № 1157 требует организовать хранение таким образом, чтобы документы и информация могли быть своевременно представлены Росфинмониторингу и другим компетентным государственным органам, а также могли использоваться в качестве доказательств в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.
Поэтому организация должна сама обеспечить сохранность необходимых материалов.
Практически это означает, что целесообразно:
выгружать необходимые сообщения;
сохранять квитанции;
создавать резервные копии;
связывать сообщение с клиентом и конкретной операцией;
ограничивать доступ к архиву;
не хранить единственный экземпляр документов только на компьютере СДЛ.
Подробнее о работе с системой читайте в статье Личный кабинет Росфинмониторинга: регистрация, подключение, отчеты и частые ошибки.
Для НФО правила могут отличаться
Для некредитных финансовых организаций действуют специальные нормативные акты Банка России.
В частности, для отдельных электронных сообщений НФО специальное регулирование связывает срок хранения ФЭС, файлов электронной подписи и квитанций с получением квитанции Росфинмониторинга.
Поэтому НФО нельзя автоматически брать правило из пункта 39 Постановления № 1157 и применять его к своему электронному архиву. Необходимо проверять актуальные акты Банка России для конкретной категории финансовой организации.
Сколько хранить внутренние сообщения по подозрительным операциям
Внутренние сообщения прямо включены Постановлением № 1157 в программу хранения.
Вместе с ними целесообразно хранить:
признаки или обстоятельства, из-за которых операция была признана необычной;
информацию об операции;
документы клиента;
пояснения клиента;
дополнительные сведения, собранные СДЛ;
решение СДЛ;
мотивированное обоснование решения;
последующие действия в отношении клиента или операции.
Для субъектов Постановления № 1157 этот массив хранится не менее пяти лет со дня прекращения отношений с клиентом.
Это важно даже тогда, когда по итогам анализа СДЛ решил не направлять сообщение в Росфинмониторинг. Сам факт того, что операция была изучена и решение было мотивированно принято, должен иметь документальное подтверждение.
Подробнее о логике анализа смотрите в материалах подозрительная операция по 115-ФЗ и подозрительные операции: признаки, примеры и действия сотрудника.
Документы по операциям обязательного контроля
Если сведения об операции представлялись в Росфинмониторинг, хранить нужно не только отправленный ФЭС.
В архиве должны сохраняться документы, которые позволяют понять:
кто совершал операцию;
какая операция была проведена;
какова ее сумма;
на каком основании она подпала под требования законодательства;
какие сведения использовались при подготовке сообщения;
когда и какое сообщение было направлено;
каким был результат его обработки.
Критерии самих операций подробно разобраны в статье обязательный контроль по 115-ФЗ: какие операции нужно отслеживать.
Сколько хранить ПВК и предыдущие редакции
Для самих Правил внутреннего контроля нельзя использовать упрощенную формулу «5 лет после утверждения».
Постановление № 1157 устанавливает требования к программе хранения документов, полученных при реализации ПВК, но срок хранения самих организационно-распорядительных документов необходимо определять также с учетом законодательства об архивном деле, Перечня типовых управленческих архивных документов и принятой в организации номенклатуры дел.
Предыдущую редакцию ПВК нельзя выбрасывать сразу после утверждения новой.
Старая редакция позволяет установить:
какие правила действовали на дату конкретной операции;
как в тот период была организована идентификация;
какие признаки необычных операций применялись;
какие обязанности были возложены на СДЛ;
как действовала процедура внутреннего контроля;
когда организация внесла изменения после изменения законодательства.
Это особенно важно, если проверка Росфинмониторинга охватывает предыдущие периоды.
Постановление № 1157 также предусматривает, что изменения в ПВК оформляются в виде новой редакции. Поэтому история редакций должна быть организована так, чтобы можно было однозначно определить период действия каждой версии.
Удобная структура архива:
ПВК -> редакция -> дата утверждения -> приказ об утверждении -> дата начала применения -> документы об ознакомлении и обучении -> следующая редакция.
Если действующие ПВК не содержат понятной программы хранения или используются старые правила, Гранд Скул может выполнить разработку ПВК по ПОД/ФТ с учетом действующего Постановления № 1157 и особенностей конкретного субъекта.
Заказать разработку актуальных ПВК по ПОД/ФТ
Сколько хранить приказы по ПОД/ФТ
Приказы об утверждении ПВК, назначении СДЛ, временном замещении ответственного и другие организационно-распорядительные документы не стоит автоматически относить к категории «5 лет с даты клиента».
Для них необходимо определить вид документа по правилам архивного законодательства.
Особенно это касается документов, связанных с кадровыми решениями:
документов о временном возложении функций;
документов о прекращении полномочий;
актов передачи дел.
Документы по личному составу в зависимости от их вида и даты создания могут иметь значительно более длительные сроки хранения, чем клиентские материалы по 115-ФЗ.
Поэтому пять лет в 115-ФЗ - это не разрешение уничтожать через пять лет любой документ, на котором написано «ПОД/ФТ».
Что делать с документами при смене СДЛ
Увольнение ответственного сотрудника не меняет срок хранения архива.
Старый СДЛ не должен удалять свои папки, очищать почту с рабочими материалами или оставлять единственную копию документов на своем компьютере.
При передаче новому ответственному необходимо сохранить:
ФЭС и квитанции;
ПВК и предыдущие редакции;
анкеты клиентов;
внутренние сообщения;
решения по операциям;
документы по проверкам;
документы об обучении;
переписку с надзорными органами;
незавершенные запросы.
Подробный алгоритм передачи приведен в статье что делать, если СДЛ уволился или сменился ответственный по ПОД/ФТ.
Сколько хранить отчеты СДЛ и внутренних проверок
Постановление № 1157 требует проводить внутренние проверки выполнения ПВК и законодательства не реже одного раза в полугодие. По результатам таких проверок руководителю представляются письменные отчеты, содержащие информацию о выявленных нарушениях.
Отчет внутренней проверки отличается от клиентской анкеты или ФЭС. Поэтому для общего отчета по организации не всегда корректно механически считать срок от прекращения отношений с конкретным клиентом.
Срок хранения таких документов нужно определять:
с учетом содержания конкретного отчета;
требований архивного законодательства;
Перечня Росархива;
номенклатуры дел организации;
наличия связанных материалов, которые имеют самостоятельный минимальный срок по 115-ФЗ.
При этом удалять отчет сразу после проведения следующей проверки неразумно. Он подтверждает, что контроль действительно проводился, какие недостатки были выявлены и какие меры организация принимала для их устранения.
Если на основании внутренней проверки оформлялись дополнительные документы, планы устранения нарушений или докладные руководителю, их также следует хранить в соответствии с установленной организацией системой делопроизводства.
Сколько хранить документы об обучении по ПОД/ФТ
С документами об обучении часто допускают другую ошибку: автоматически применяют к ним пятилетний срок из статьи 7 Закона № 115-ФЗ.
Приказ Росфинмониторинга № 203 не устанавливает универсальное правило «все свидетельства и документы об обучении хранить 5 лет».
При этом организация обязана вести учет прохождения сотрудниками обучения. Документы, подтверждающие прохождение сотрудником обучения, приобщаются к его личному делу.
Также факт проведения вводного или дополнительного инструктажа и ознакомления работника с необходимыми нормативными и внутренними документами должен подтверждаться его подписью в документе, форму которого организация определяет самостоятельно.
В архиве по подготовке кадров могут находиться:
утвержденный перечень работников, подлежащих обучению;
программа подготовки и обучения;
журнал или иной документ учета обучения;
документы о вводном инструктаже;
документы о дополнительном инструктаже;
документы о целевом инструктаже;
документы о повышении уровня знаний;
свидетельства об обучении;
подтверждения ознакомления с нормативными актами и ПВК.
Поскольку часть этих документов относится к личному делу или кадровой документации, необходимо учитывать Федеральный закон № 125-ФЗ об архивном деле и Перечень Росархива № 236.
Например, для документов по личному составу архивное законодательство предусматривает длительные сроки хранения: документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, по общему правилу для соответствующей категории документов хранятся 50 лет, а созданные ранее - 75 лет.
Это не означает, что любое свидетельство ПОД/ФТ автоматически нужно хранить ровно 50 лет. Сначала необходимо определить, к какому виду архивного документа оно относится и входит ли в личное дело сотрудника.
Но и уничтожать подтверждение обучения через 5 лет только потому, что «в ПОД/ФТ везде пять лет», неправильно.
Подробнее о видах подготовки смотрите в статье целевой инструктаж или повышение квалификации по ПОД/ФТ: в чем разница.
Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить
Почему подтверждение обучения важно сохранять после увольнения сотрудника
Если сотрудник уволился, это не означает, что документы о его работе в ПОД/ФТ сразу теряют значение.
Через некоторое время организация может столкнуться с проверкой периода, когда этот сотрудник:
являлся СДЛ;
проводил внутренние инструктажи;
принимал решения по операциям;
работал с личным кабинетом;
подписывал внутренние сообщения.
Если организация не сможет подтвердить, что в этот период работник прошел необходимое обучение, восстановить доказательства спустя несколько лет может быть сложно.
Поэтому документы об обучении необходимо включать в общую кадровую и архивную систему, а не хранить единственный экземпляр свидетельства в личной папке самого СДЛ.
В Гранд Скул можно пройти инструктаж по ПОД/ФТ в дистанционном формате с выдачей подтверждающего документа после завершения обучения.
Пройти обучение по ПОД/ФТ в Гранд Скул
Как правильно считать пятилетний срок хранения
Рассмотрим несколько практических примеров.
Пример 1. Клиент обслуживался несколько лет
Компания заключила договор с клиентом в 2021 году. Анкета была составлена при начале обслуживания, а сведения несколько раз обновлялись. Отношения с клиентом прекратились только в 2026 году.
Нельзя уничтожить анкету 2021 года в 2026 году только потому, что прошло пять календарных лет.
Для документов, подпадающих под статью 7 Закона № 115-ФЗ и пункт 39 Постановления № 1157, пятилетний срок начинает исчисляться после прекращения отношений с клиентом в 2026 году.
Пример 2. ФЭС был отправлен задолго до расторжения договора
Сообщение об операции направили в Росфинмониторинг в 2023 году, но клиент продолжал обслуживаться до 2026 года.
Для организации, работающей по Постановлению № 1157, нельзя исходить только из даты отправки ФЭС и решить, что сообщение можно удалить в 2028 году. Оно входит в клиентский массив документов, для которого постановление связывает минимальный срок с прекращением отношений.
Пример 3. Было несколько анкет
Первая анкета оформлена в 2022 году, сведения обновлялись в 2024 и 2026 годах.
Старые версии не стоит заменять новой анкетой с полным удалением предыдущей информации. При проверке может понадобиться установить, какие сведения организация имела о клиенте на определенную дату и на основании чего оценивала его риск.
Пример 4. Разовая сделка
Если клиент обратился для разовой операции и дальнейшее обслуживание не предполагается, организации нужно определить момент окончания отношений с учетом фактических обстоятельств сделки и своей модели работы.
Этот момент желательно документировать, чтобы через несколько лет можно было обосновать, от какой даты считался срок хранения.
Почему лучше вести отдельный реестр сроков
Если клиентов несколько сотен или тысяч, рассчитывать сроки вручную по каждой папке неудобно.
Можно создать внутренний реестр со следующими колонками:
| Поле | Пример |
| Клиент | ООО «Альфа» |
| Дата начала отношений | 15.03.2022 |
| Дата прекращения отношений | 20.06.2026 |
| Категория документов | Анкета, идентификация, ФЭС, внутренние сообщения |
| Минимальный срок | Не менее 5 лет |
| Дата, после которой можно рассматривать вопрос об уничтожении | После истечения установленного периода и дополнительной проверки других оснований хранения |
| Место хранения | Корпоративный электронный архив / папка клиента |
| Ответственный | СДЛ |
Сам по себе такой реестр не является обязательной государственной формой. Это практический инструмент, который позволяет контролировать сроки и не уничтожить документы раньше времени.
Можно ли хранить документы по ПОД/ФТ в электронном виде
Ключевое требование Постановления № 1157 заключается не в том, чтобы все документы обязательно находились в бумажных папках, а в обеспечении их сохранности и возможности своевременного представления уполномоченным государственным органам.
Кроме того, необходимо учитывать возможность использования документов в качестве доказательств.
Поэтому при организации электронного архива нужно обеспечить:
сохранность файлов;
возможность установить содержание документа;
понятную дату и связь с конкретным клиентом или операцией;
целостность информации;
резервное копирование;
разграничение доступа;
конфиденциальность;
возможность быстро найти документ при проверке или запросе.
При этом перевод бумаги в скан не всегда означает, что оригинал можно сразу уничтожить. Нужно отдельно учитывать требования к оригиналу конкретного вида документа, электронной подписи, кадровому или бухгалтерскому хранению.
Как может выглядеть электронный архив ПОД/ФТ
Универсальной обязательной структуры папок нет. Организация вправе построить архив под свои процессы.
Например:
ПОДФТ
01. ПВК и редакции
02. Организационные приказы
03. Обучение
04. Клиенты
05. ФЭС
06. Внутренние сообщения
07. Проверки по перечням
08. Внутренние проверки
09. Запросы Росфинмониторинга
10. Проверки надзорных органов
Внутри папки клиента:
Идентификация / Риск / Операции / Внутренние сообщения / ФЭС / Переписка / Обновление сведений
Однако хранить весь архив исключительно по календарным годам не всегда удобно. Срок клиентских документов привязан к прекращению отношений, поэтому через несколько лет придется вручную определять, можно ли удалить папку 2022 года, если часть находящихся в ней клиентов обслуживалась до 2026 года.
Практичнее сочетать клиентскую структуру с отдельным реестром сроков хранения.
Почему архив не должен находиться только у СДЛ
Если все ФЭС, квитанции, клиентские досье и внутренние сообщения находятся только на рабочем столе компьютера одного сотрудника, организация создает серьезный операционный риск.
При увольнении, болезни, поломке компьютера или утрате доступа может оказаться, что формально документы существовали, но компания не способна их предоставить.
Поэтому целесообразно:
использовать корпоративное место хранения;
делать резервные копии;
назначить ответственных за архив;
определить правила передачи документов при смене СДЛ;
контролировать права доступа;
не использовать личную почту сотрудников для постоянного хранения обязательной документации.
Как хранить деловую переписку
Постановление № 1157 отдельно указывает документы, относящиеся к деятельности клиента, включая деловую переписку, в объеме, определяемом самой организацией или ИП.
Это может быть, например:
запрос клиенту о происхождении денежных средств;
ответ клиента;
переписка по экономическому смыслу операции;
пояснения о структуре сделки;
документы о выгодоприобретателе;
пояснения по бенефициарному владельцу;
дополнительные документы, запрошенные в рамках управления риском.
Если такая информация использовалась при принятии решения СДЛ, ее следует сохранять вместе с материалами соответствующей проверки.
Плохая практика - оставить итоговое решение СДЛ, но удалить документы и переписку, на основании которых это решение было принято.
Можно ли уничтожить документы сразу после истечения 5 лет
Истечение минимального пятилетнего срока не означает, что документ нужно автоматически удалить на следующий день.
Перед уничтожением необходимо проверить:
правильно ли определена дата прекращения отношений с клиентом;
действительно ли истек установленный 115-ФЗ минимальный период;
не предусмотрен ли для этого документа более длительный срок архивным законодательством;
не является ли документ кадровым;
не нужен ли он для бухгалтерского или налогового учета;
нет ли действующей проверки;
нет ли запроса Росфинмониторинга или другого органа;
нет ли судебного спора;
не относится ли документ к материалам, которые должны сохраняться по другому специальному основанию.
Фраза «не менее 5 лет» устанавливает минимальную границу, а не максимальный разрешенный период хранения.
Одновременно нельзя хранить персональные данные бесконечно исключительно по принципу «вдруг когда-нибудь пригодятся». После прекращения законных оснований для хранения необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных и архивного законодательства.
Поэтому правильная система строится не вокруг двух крайностей «удалять все через 5 лет» или «ничего никогда не удалять», а вокруг классификации каждого вида документов и законного срока хранения.
Как оформить уничтожение
Порядок уничтожения следует согласовать с системой архивного делопроизводства организации.
Практически перед уничтожением нужно:
провести проверку сроков хранения;
убедиться в отсутствии оснований для продления хранения;
выделить документы к уничтожению;
оформить необходимые архивные документы;
обеспечить уничтожение способом, исключающим восстановление конфиденциальной информации;
зафиксировать произведенное уничтожение.
Для электронного архива простого перемещения файла в корзину может быть недостаточно, если копии продолжают существовать в резервных каталогах, облачных хранилищах или на устройствах бывших сотрудников.
Что делать, если часть архива потеряна
Потеря архива часто обнаруживается только при смене СДЛ или после получения запроса Росфинмониторинга.
В такой ситуации полезно действовать последовательно:
составить перечень отсутствующих документов;
проверить личный кабинет Росфинмониторинга;
проверить корпоративную почту;
проверить CRM и клиентские системы;
проверить бухгалтерские документы;
восстановить доступные ФЭС и квитанции;
сопоставить сообщения с операциями;
восстановить клиентские досье там, где это возможно законным путем;
зафиксировать, какие документы восстановить не удалось;
определить причины потери и изменить систему хранения.
Не нужно создавать фиктивные документы задним числом вместо утраченных оригинальных материалов. При обнаружении серьезных пробелов лучше сначала провести юридическую оценку ситуации.
Если одновременно поступил запрос Росфинмониторинга, необходимо учитывать установленный срок ответа и не откладывать восстановление документов.
Частые ошибки при хранении документов по ПОД/ФТ
| Ошибка | Почему это проблема | Как правильно |
| Считают 5 лет с даты анкеты | Для клиентского массива срок связан с прекращением отношений | Фиксировать дату прекращения отношений и считать срок от нее |
| Удаляют старую анкету после обновления | Теряется история сведений о клиенте | Сохранять необходимые предыдущие сведения и историю обновлений |
| Хранят только ФЭС | Невозможно восстановить основание сообщения | Сохранять сообщение вместе с документами по операции |
| Не сохраняют квитанции | Сложнее подтвердить результат обработки сообщения | Хранить сообщения и подтверждения в одном комплекте |
| Удаляют сообщение после исправления | Теряется история исправления ошибки | Сохранять первоначальную и исправленную версии и результаты обработки |
| Хранят документы только в ЛК Росфинмониторинга | Организация не контролирует собственный архив | Вести корпоративный архив и резервные копии |
| Все документы находятся на компьютере СДЛ | Увольнение или техническая неисправность могут привести к утрате архива | Использовать корпоративное хранилище с разграничением доступа |
| Удаляют старые ПВК после утверждения новой редакции | Нельзя подтвердить, какие правила действовали в прошлый период | Хранить историю редакций в соответствии с архивной системой |
| К документам об обучении автоматически применяют 5 лет | Для кадровых документов могут действовать иные сроки | Классифицировать документ по архивному законодательству |
| Не сохраняют внутренние сообщения | Постановление № 1157 прямо включает их в программу хранения | Хранить сообщение, решение и материалы анализа |
| Удаляют переписку с клиентом | Она могла использоваться при оценке клиента или операции | Сохранять значимую переписку в составе клиентского досье |
| Нет резервной копии | Единственная техническая ошибка может уничтожить многолетний архив | Организовать резервное копирование |
| НФО использует правила для обычной нефинансовой организации | Специальные требования Банка России могут отличаться | Проверять отраслевое регулирование |
Нарушение требований к хранению документов может выявиться при проверке Росфинмониторинга. Возможные последствия зависят от характера нарушения и обстоятельств дела. Подробнее читайте в статье штрафы по ПОД/ФТ и 115-ФЗ.
Как правильно закрепить хранение документов в ПВК
Постановление № 1157 требует включать в ПВК отдельную программу хранения информации и документов.
Поэтому недостаточно просто создать папку с названием «Архив ПОД/ФТ». В правилах должна быть понятна сама система работы с документами.
Практически стоит определить:
какие категории документов образуются в организации;
кто отвечает за их сохранность;
где они хранятся;
как обеспечивается конфиденциальность;
как организован доступ сотрудников;
как выполняется резервное копирование;
как документы передаются при смене СДЛ;
как контролируется пятилетний минимальный срок;
как учитываются более длительные архивные сроки;
как документы выделяются к уничтожению.
Особенно важно, чтобы программа хранения соответствовала реальной работе. Если в ПВК написано, что все документы находятся в защищенном корпоративном архиве с резервным копированием, а фактически они лежат на ноутбуке СДЛ, наличие правильного текста само по себе проблему не решает.
Гранд Скул выполняет разработку ПВК с учетом вида субъекта, его деятельности и действующей нормативной базы.
В полный комплект входят не только Правила внутреннего контроля, но и необходимые приложения и организационные документы: формы анкет, внутренних сообщений, журналы, приказы и другие документы, необходимые для практической работы.
Получить полный комплект ПВК по ПОД/ФТ
Абонентское обслуживание: чтобы архив не собирался перед проверкой
Архив ПОД/ФТ невозможно правильно сформировать один раз и забыть о нем.
Документы появляются постоянно:
создаются новые анкеты;
обновляются сведения о клиентах;
изменяется оценка риска;
формируются внутренние сообщения;
отправляются ФЭС;
приходят квитанции;
утверждаются новые редакции ПВК;
проводятся внутренние проверки;
проходит обучение сотрудников;
поступают запросы надзорных органов.
Поэтому намного проще поддерживать порядок постоянно, чем раз в несколько лет восстанавливать систему перед проверкой.
Для этого в Гранд Скул можно подключить юридическое абонентское обслуживание по ПОД/ФТ.
В рамках сопровождения специалисты помогают:
подготовить комплект внутренних документов;
поддерживать ПВК в актуальном состоянии;
вести работу с личным кабинетом Росфинмониторинга;
готовить квартальные сообщения и другие необходимые ФЭС;
готовить внутренние отчеты СДЛ;
контролировать работу с обязательными перечнями;
разбирать конкретные операции;
готовить ответы на запросы;
сопровождать проверки;
помогать с организацией документов и подтверждений исполнения обязанностей.
Можно выбрать квартальное или годовое обслуживание.
Квартальный формат подойдет, если нужно привести документы и личный кабинет в порядок, помочь новому СДЛ или восстановить систему после длительного периода самостоятельной работы.
Годовой формат позволяет регулярно контролировать изменения законодательства и поддерживать внутреннюю систему ПОД/ФТ в рабочем состоянии в течение всего года.
При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ предоставляются в подарок. Таким образом, организация получает и актуальный комплект документов, и подготовленного ответственного сотрудника, и постоянное юридическое сопровождение.
Подключить юридическое обслуживание по ПОД/ФТ
ПОД/ФТ под ключ для новой организации
Новому субъекту 115-ФЗ лучше сразу выстроить систему хранения документов правильно, чем через несколько лет выяснить, что старые анкеты находятся у менеджеров, квитанции потеряны, а предыдущие редакции ПВК никто не сохранил.
Для запуска системы можно использовать услугу «ПОД/ФТ под ключ».
В комплекс входят:
разработка полного комплекта ПВК с необходимыми приложениями;
3 месяца юридического обслуживания, в течение которых специалисты помогают применять систему на практике.
Комплексное решение позволяет сэкономить около 40% по сравнению с заказом услуг отдельно.
За первые месяцы работы новый СДЛ сможет вместе со специалистами выстроить клиентские досье, систему внутренних сообщений, работу с личным кабинетом и понятный архив, а не откладывать эти вопросы до первой проверки.
Чек-лист архива ПОД/ФТ перед проверкой
| Что проверить | Готово | Комментарий |
| Есть действующая редакция ПВК | Проверьте актуальность нормативной базы | |
| Сохранены предыдущие редакции ПВК | Должна быть понятна история действия правил | |
| Сохранены приказы по ПОД/ФТ | В том числе документы о назначении и смене СДЛ | |
| Анкеты клиентов доступны | Включая историю обновления сведений | |
| Определена дата прекращения отношений с каждым клиентом | Без нее сложно правильно рассчитать пятилетний срок | |
| Сохранены документы идентификации | Клиент, представитель, выгодоприобретатель, бенефициарный владелец | |
| Сохранены материалы оценки риска | Должно быть понятно, почему клиенту присваивался соответствующий уровень риска | |
| Сохранены ФЭС | Проверьте возможность открыть и идентифицировать сообщение | |
| Сохранены квитанции | Храните их вместе с соответствующими сообщениями | |
| Сохранены исправленные сообщения | История исправлений не должна теряться | |
| Сохранены внутренние сообщения | Вместе с решениями СДЛ и материалами анализа | |
| Сохранена значимая переписка с клиентами | Особенно документы, использованные при анализе риска или операции | |
| Есть отчеты внутренних проверок | Проверки должны проводиться не реже одного раза в полугодие для субъектов Постановления № 1157 | |
| Есть документы об обучении | Проверьте личные дела и журнал обучения | |
| Архив предыдущего СДЛ передан | Документы организации не должны оставаться у бывшего сотрудника | |
| Есть резервная копия | Не храните единственный экземпляр на одном компьютере | |
| Разграничены права доступа | Учитывайте конфиденциальность данных ПОД/ФТ | |
| Есть порядок уничтожения | До уничтожения проверяются все применимые сроки хранения |
Если при проверке этого списка обнаружилось сразу несколько пробелов, полезно дополнительно пройти общий чек-лист ПОД/ФТ для организации.
Часто задаваемые вопросы
Сколько лет нужно хранить документы по ПОД/ФТ?
Для значительного массива клиентских документов Закон № 115-ФЗ и Постановление № 1157 устанавливают минимальный срок не менее пяти лет. Для субъектов Постановления № 1157 срок по перечисленным в пункте 39 документам исчисляется со дня прекращения отношений с клиентом. Для кадровых, организационно-распорядительных и других документов могут действовать иные архивные сроки.
От какой даты считать пять лет?
Для документов, указанных в пункте 4 статьи 7 Закона № 115-ФЗ и пункте 39 Постановления № 1157, ориентиром является день прекращения отношений с клиентом, а не дата создания анкеты или проведения операции.
Сколько хранить анкету клиента?
Для соответствующих субъектов - не менее пяти лет со дня прекращения отношений с клиентом.
Сколько хранить копию паспорта клиента?
Если документ или его копия используется для идентификации клиента в рамках требований 115-ФЗ, минимальный срок связан с прекращением отношений с клиентом и составляет не менее пяти лет. При этом необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных и правила работы с копиями документов.
Сколько хранить сведения о бенефициарном владельце клиента?
Документы, содержащие сведения о бенефициарном владельце клиента, для субъектов Постановления № 1157 входят в пятилетний клиентский архив, срок которого исчисляется со дня прекращения отношений с клиентом.
Сколько хранить ФЭС?
Для организаций и ИП, работающих по Постановлению № 1157, сообщения об операциях и документы по операциям входят в программу хранения не менее пяти лет со дня прекращения отношений с клиентом. Для НФО под надзором Банка России необходимо проверять специальные правила.
Пять лет для ФЭС считать с даты отправки?
Для субъектов Постановления № 1157 клиентские сообщения нельзя автоматически считать только от даты отправки. Пункт 39 устанавливает общий минимальный срок со дня прекращения отношений с клиентом. Для отдельных категорий финансовых организаций специальное регулирование может предусматривать другой момент начала отсчета.
Нужно ли хранить квитанции Росфинмониторинга?
Да, их целесообразно сохранять вместе с соответствующими ФЭС. Квитанция подтверждает результат обработки сообщения и помогает восстановить историю исполнения обязанности.
Нужно ли сохранять ФЭС, которое пришлось исправлять?
Да. Для полноценной истории лучше хранить первоначальное сообщение, сведения о результате его обработки, исправленное или заменяющее сообщение и подтверждение приема новой версии.
Сколько хранить внутренние сообщения СДЛ?
Для субъектов Постановления № 1157 внутренние сообщения прямо включены в программу хранения не менее пяти лет со дня прекращения отношений с клиентом.
Нужно ли хранить внутреннее сообщение, если ФЭС в итоге не направляли?
Да. Внутреннее сообщение и результаты анализа подтверждают, что организация выявила необычную операцию, рассмотрела ее и приняла мотивированное решение. Постановление № 1157 прямо относит внутренние сообщения и результаты изучения необычных операций к хранимому массиву.
Сколько хранить ПВК?
Не следует применять к ПВК правило «ровно пять лет с даты утверждения». Срок нужно определять с учетом архивного законодательства и номенклатуры дел. Предыдущие редакции нельзя уничтожать сразу после утверждения новых, поскольку они подтверждают порядок внутреннего контроля в прошлые периоды.
Можно ли удалить старую редакцию ПВК после утверждения новой?
Сразу удалять ее не следует. При проверке может понадобиться установить, какая редакция действовала в момент конкретной операции или исполнения обязанности.
Сколько хранить свидетельство ПОД/ФТ?
Приказ Росфинмониторинга № 203 не устанавливает для всех подтверждений обучения отдельный универсальный пятилетний срок. Документы о прохождении обучения приобщаются к личному делу сотрудника, поэтому их срок необходимо определять с учетом вида документа и архивного законодательства.
Можно ли выбросить свидетельство после увольнения сотрудника?
Автоматически делать этого не следует. Сначала необходимо определить установленный архивный срок. Документ может понадобиться для подтверждения того, что в период работы сотрудник соответствовал требованиям к обучению.
Сколько хранить журнал обучения по ПОД/ФТ?
Конкретный срок необходимо определять с учетом вида документа, архивного законодательства и системы кадрового делопроизводства. Не следует автоматически устанавливать для него пять лет только на основании статьи 7 Закона № 115-ФЗ.
Можно ли хранить документы только электронно?
Для многих документов возможно организовать электронное хранение, если обеспечены сохранность, целостность, конфиденциальность и возможность своевременного предоставления информации. Однако для каждого вида документов дополнительно нужно проверить, требуется ли хранить оригинал на бумажном носителе.
Нужно ли распечатывать ФЭС?
Само по себе наличие бумажной распечатки не является главным условием правильного архива. Важно сохранить электронное сообщение и связанные с ним подтверждения и документы таким образом, чтобы можно было восстановить содержание и подтвердить выполнение обязанности.
Можно ли хранить все ФЭС только в личном кабинете Росфинмониторинга?
Не рекомендуется использовать личный кабинет как единственное место хранения. Организация должна сама обеспечить сохранность документов и возможность их своевременно представить.
Что делать после истечения пяти лет?
Перед уничтожением нужно проверить более длительные архивные сроки, наличие проверок, запросов, споров и других правовых оснований для продолжения хранения. Только после этого документы можно выделять к уничтожению в установленном порядке.
Что делать с архивом при смене СДЛ?
Архив передается новому ответственному сотруднику в рамках организационной передачи дел. Особенно важно передать ФЭС, квитанции, клиентские досье, внутренние сообщения, ПВК, отчеты и документы по незавершенным запросам.
Что делать, если документы хранились на компьютере бывшего СДЛ?
Нужно восстановить корпоративный архив из доступных источников, проверить личный кабинет, почту, CRM, бухгалтерские и клиентские системы, определить недостающие документы и организовать новое централизованное хранение.
Как подготовить архив к проверке Росфинмониторинга?
Сначала стоит проверить не только наличие документов, но и возможность быстро связать между собой клиента, операцию, внутреннее решение, ФЭС и подтверждение его обработки. Дополнительно полезно провести проверку ПВК перед Росфинмониторингом.
Заключение
Главное правило хранения документов по ПОД/ФТ заключается не просто в цифре «5 лет», а в правильном определении документа и события, от которого этот срок начинается.
Для значительного массива клиентских документов статья 7 Закона № 115-ФЗ и Постановление № 1157 устанавливают минимум пять лет со дня прекращения отношений с клиентом. В эту группу входят не только анкеты, но и документы идентификации, материалы по операциям, ФЭС, внутренние сообщения, результаты анализа необычных операций и связанная деловая переписка.
Для ПВК, приказов, должностной инструкции СДЛ, документов об обучении и ряда других материалов необходимо дополнительно учитывать архивное и кадровое законодательство. Поэтому универсальное правило «удалить все через пять лет» применять нельзя.
Правильно организованный архив должен позволять через несколько лет быстро ответить на четыре вопроса: кто был клиентом, что происходило, какое решение приняла организация и чем она может подтвердить выполнение требований 115-ФЗ.
Гранд Скул может помочь выстроить такую систему: провести обучение СДЛ, разработать ПВК и комплект внутренних документов, настроить ПОД/ФТ через услугу «ПОД/ФТ под ключ» или подключить юридическое абонентское обслуживание, чтобы документы и обязательные процедуры поддерживались в актуальном состоянии постоянно.
Проверить документы и систему ПОД/ФТ с юристами Гранд Скул
