Увольнение или смена СДЛ по ПОД/ФТ требует от организации не просто издать новый кадровый приказ. Нужно обеспечить непрерывность внутреннего контроля, подобрать сотрудника, который соответствует установленным требованиям, проверить его обучение, передать документы и незавершенные задачи, переоформить необходимые доступы и актуализировать сведения, которые организация передавала в Росфинмониторинг или иной надзорный орган.
Обязанности организации по Федеральному закону № 115-ФЗ не прекращаются из-за увольнения ответственного сотрудника. Даже если прежний СДЛ ушел внезапно, продолжают действовать требования по идентификации клиентов, работе с перечнями, контролю операций, представлению сведений и исполнению других процедур, предусмотренных законодательством и ПВК по ПОД/ФТ.
Поэтому при смене ответственного важно не допустить ситуации, когда старый СДЛ уже перестал выполнять функции, новый еще не назначен, а сотрудники считают, что до оформления документов работу по ПОД/ФТ можно временно поставить на паузу.
В статье разберем, что делать при плановом и внезапном увольнении СДЛ, можно ли несколько дней работать без ответственного, как подготовить нового сотрудника, нужно ли ему заново проходить обучение по ПОД/ФТ, что делать с ПВК, документами и личным кабинетом, когда сообщать о новом СДЛ Росфинмониторингу и как восстановить систему, если бывший сотрудник ничего не передал.
Оглавление:
- Что делать сразу после увольнения СДЛ
- Можно ли временно остаться без СДЛ
- Как выбрать и подготовить нового ответственного
- Как сообщить о смене СДЛ Росфинмониторингу
- Что делать, если обнаружились нарушения
- Как Гранд Скул помогает при замене ответственного
СДЛ уволился: что нужно сделать в первую очередь
Если специальное должностное лицо увольняется, руководителю лучше воспринимать ситуацию не как обычную замену сотрудника, а как передачу отдельного регуляторного процесса.
У прежнего СДЛ могут находиться сведения о незавершенных проверках клиентов, направленных ФЭС, запросах надзорного органа, сроках очередных процедур, внутренних сообщениях работников и операциях, по которым решение еще не принято.
Поэтому первая задача - не просто оформить нового человека, а сохранить непрерывность работы по ПОД/ФТ.
Практический алгоритм выглядит так:
определить точную дату, с которой прежний СДЛ прекращает выполнять функции;
подобрать нового кандидата;
проверить его соответствие квалификационным и иным требованиям;
проверить и при необходимости организовать требуемое обучение;
оформить назначение нового СДЛ;
передать ему ПВК, внутренние документы, архив и незавершенные задачи;
проверить личный кабинет Росфинмониторинга и действующие доступы;
проверить необходимость актуализации сведений о СДЛ у надзорного органа;
проверить операции и обязательные процедуры за переходный период;
зафиксировать выявленные недостатки и организовать их устранение.
Если увольнение плановое, большую часть действий лучше провести еще до последнего рабочего дня прежнего сотрудника.
Идеальная последовательность:
Старый СДЛ продолжает работать -> определен новый кандидат -> проверена квалификация -> проведено необходимое обучение -> оформлена передача дел -> прекращаются полномочия старого СДЛ -> новый СДЛ начинает выполнять функции.
Такая схема позволяет не создавать период, когда внутренний контроль формально и фактически остается без ответственного сотрудника.
Можно ли организации несколько дней работать без СДЛ
В законодательстве нет универсального правила вида «после увольнения СДЛ нового необходимо назначить в течение трех дней» или другого одинакового срока для всех субъектов.
Но из этого не следует, что организация может несколько недель или месяцев работать вообще без специального должностного лица.
Пункт 2 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ предусматривает обязанность организаций назначать специальных должностных лиц, ответственных за реализацию правил внутреннего контроля. Следовательно, если организация относится к субъектам, для которых такое назначение обязательно, увольнение конкретного сотрудника не отменяет саму обязанность иметь СДЛ.
Поэтому при плановой замене лучше организовать даты так, чтобы полномочия нового сотрудника начинались сразу после прекращения полномочий предыдущего.
| Ситуация | Как действовать |
| СДЛ уходит в отпуск | Использовать предусмотренный ПВК порядок временного замещения |
| СДЛ временно нетрудоспособен | Возложить функции на подготовленного замещающего сотрудника в предусмотренном порядке |
| СДЛ находится в командировке | При необходимости использовать временное замещение, предусмотренное ПВК |
| СДЛ увольняется | Оформить прекращение его функций и назначить нового постоянного СДЛ |
| Руководитель решил заменить СДЛ | Определить дату прекращения полномочий прежнего и дату начала полномочий нового сотрудника |
Увольнение и временное отсутствие - разные ситуации. Постановление Правительства РФ № 1157 предусматривает порядок возложения обязанностей СДЛ на период его временного отсутствия, в том числе отпуска, временной нетрудоспособности и командировки. После увольнения прежний сотрудник уже не является временно отсутствующим работником, поэтому организации нужен новый постоянный ответственный.
Если новый СДЛ не был подготовлен заранее, организация должна максимально быстро восстановить соответствующую систему и одновременно проверить, какие обязательные действия пришлись на период между сотрудниками.
Что делать, если СДЛ уже уволился, а нового еще нет
Самая проблемная ситуация возникает, когда кадровое увольнение уже состоялось, а о требованиях ПОД/ФТ руководство вспомнило после него.
В такой ситуации не стоит пытаться исправить проблему формальным приказом задним числом.
Лучше действовать по фактической хронологии:
установить реальную дату прекращения работы прежнего СДЛ;
определить, кто фактически выполнял процедуры ПОД/ФТ после этой даты;
подобрать подходящего кандидата;
проверить его квалификацию;
организовать обязательное обучение, если оно необходимо;
назначить нового СДЛ текущей реальной датой;
проверить личный кабинет и входящие документы;
проверить операции и внутренние сообщения за переходный период;
определить, не были ли пропущены сроки представления сведений;
зафиксировать выявленные недостатки и принять меры по их устранению.
Документы, оформленные задним числом, не восстанавливают фактически отсутствовавший внутренний контроль и могут создать дополнительные противоречия с кадровыми сведениями, датами обучения, электронными сообщениями и действиями в личном кабинете.
Если в переходный период уже были допущены нарушения, полезно отдельно изучить материалы про штрафы по ПОД/ФТ и подготовку к проверке.
Кого можно назначить новым СДЛ
При срочной замене возникает соблазн назначить любого сотрудника, который сейчас свободен: бухгалтера, юриста, секретаря или самого директора. Но сначала нужно проверить, соответствует ли человек требованиям, установленным именно для вашей категории субъекта.
Для организаций, на которые распространяются Постановления Правительства РФ № 492 и № 1157, необходимо учитывать требования к квалификации, подготовке и трудовым отношениям.
При подборе нового СДЛ проверьте:
| Что проверить | Почему важно |
| Образование | Для соответствующих организаций законодательство устанавливает квалификационные требования к СДЛ |
| Опыт работы | В предусмотренных случаях профильный опыт может использоваться как установленная законодательством альтернатива требованиям к образованию |
| Ограничения по судимости | 115-ФЗ содержит ограничения для лиц с определенной неснятой или непогашенной судимостью |
| Трудовые отношения | Для субъектов Постановления № 1157 СДЛ назначается из числа работников по трудовому договору |
| Обучение | Необходимо проверить, выполнены ли требования к подготовке будущего СДЛ до начала исполнения соответствующих функций |
| Специальные отраслевые требования | Для организаций под надзором Банка России и некоторых других категорий действуют специальные правила |
Подробнее требования к кандидату рассмотрены в отдельной статье СДЛ по ПОД/ФТ: кто это, требования, обязанности и ответственность.
Можно ли назначить директором самого себя
Для обычной нефинансовой организации руководитель может одновременно выполнять функции СДЛ, если он соответствует применимым требованиям.
Это часто удобный временный или постоянный вариант для небольшой компании, если прежний сотрудник увольняется и в штате нет другого подготовленного кандидата.
Однако должность директора сама по себе не освобождает от проверки квалификации и обучения.
Индивидуальный предприниматель в предусмотренных законодательством случаях также может самостоятельно осуществлять функции СДЛ.
Можно ли назначить внешнего юриста
Для организаций и ИП, на которые распространяется Постановление № 1157, внешний специалист по гражданско-правовому договору не заменяет внутреннего СДЛ, поскольку специальное должностное лицо назначается из числа работников на основании трудового договора.
При этом внешний юрист может сопровождать нового СДЛ: проверить документы, контролировать изменения законодательства, помочь с ПВК, ФЭС, личным кабинетом, запросами и проверками.
Именно такой формат используется в юридическом абонентском обслуживании по ПОД/ФТ в Гранд Скул: ответственный сотрудник остается внутри компании, а профильные специалисты помогают ему выполнять требования законодательства на практике.
Нужно ли новому СДЛ проходить обучение
При смене ответственного нельзя автоматически исходить из того, что сотрудник «когда-то уже обучался» и поэтому дополнительных действий не требуется.
Нужно проверить:
какой вид обучения проходил сотрудник;
когда оно было пройдено;
в каком статусе человек обучался;
какие требования распространяются на организацию сейчас;
не относится ли организация к субъектам со специальным регулированием Банка России.
Для субъектов, на которых распространяется Приказ Росфинмониторинга № 203, лицо, которое планируется назначить специальным должностным лицом, должно пройти целевой инструктаж до начала осуществления соответствующих функций.
Поэтому схема «сегодня назначаем бухгалтера СДЛ, а обучим через месяц» создает ненужный риск.
Если у кандидата уже есть свидетельство ПОД/ФТ, его нужно проверить с учетом применимых требований, а не только по факту наличия документа.
В Гранд Скул можно оперативно пройти обучение по ПОД/ФТ в дистанционном формате и получить подтверждающий документ после завершения программы.
Как оформить смену СДЛ
При смене ответственного нужно документально завершить полномочия прежнего сотрудника и закрепить полномочия нового.
Конкретный комплект зависит от документооборота организации, но обычно проверяют:
кадровые документы об увольнении или переводе прежнего сотрудника;
приказ или иной распорядительный документ о прекращении его функций СДЛ, если это требуется с учетом ранее оформленного назначения;
новый приказ о назначении СДЛ;
дату начала исполнения функций новым ответственным;
документы о квалификации и обучении;
должностную инструкцию СДЛ или другие документы, определяющие его трудовые функции;
документы об ознакомлении с ПВК и внутренними процедурами.
Особое внимание нужно уделить датам. При плановой замене желательно, чтобы из документов однозначно было видно, кто являлся ответственным в каждый конкретный период.
Например, если последний рабочий день прежнего СДЛ - 14 августа, а новый сотрудник назначается с 15 августа, такая хронология понятна. Гораздо хуже ситуация, когда предыдущий сотрудник уволен 1 августа, новый приказ датирован 20 августа, а компания не может объяснить, кто выполнял обязательные процедуры между этими датами.
Какие документы старый СДЛ должен передать новому
Увольнение ответственного сотрудника желательно сопровождать полноценной передачей дел. При этом речь идет не только о папке с ПВК.
Новый СДЛ должен понимать, что уже сделано, какие процедуры продолжаются и какие сроки наступят в ближайшее время.
При передаче стоит проверить следующий комплект:
| Блок | Что передать |
| ПВК | Действующую редакцию, приложения, приказы об утверждении и при необходимости предыдущие редакции |
| Организационные документы | Приказы, должностные инструкции, документы по обучению, внутренние регламенты |
| Клиенты | Анкеты, результаты идентификации, сведения об оценке риска, документы по клиентам повышенного риска |
| Перечни | Результаты проведенных проверок и документы, подтверждающие выполнение предусмотренных процедур |
| Операции | Внутренние сообщения, решения СДЛ, материалы по операциям обязательного контроля и подозрительным операциям |
| ФЭС | Отправленные сообщения, квитанции, уведомления об ошибках, документы по исправленным сообщениям |
| Росфинмониторинг | Запросы, ответы, переписку, входящие сообщения и незавершенные действия |
| Внутренние проверки | Последние отчеты, выявленные недостатки и контроль выполнения корректирующих мероприятий |
| Календарь | Ближайшие сроки отчетности, проверок, обучения и иных обязательных процедур |
| Незавершенные задачи | Операции на рассмотрении, неподписанные документы, открытые запросы и другие вопросы, требующие решения |
Полный перечень документов организации можно дополнительно сверить со статьей какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.
Нужен ли акт приема-передачи дел
Унифицированная обязательная форма акта передачи дел СДЛ для всех субъектов 115-ФЗ законодательством не установлена. Однако с практической точки зрения такой документ очень полезен.
В акте можно зафиксировать:
ФИО сотрудника, который передает дела;
ФИО нового СДЛ;
дату передачи;
перечень переданных документов;
перечень электронных архивов;
количество незавершенных внутренних сообщений;
открытые запросы надзорных органов;
ближайшие контрольные сроки;
проблемные операции;
выявленные ранее нарушения;
доступы, которые необходимо прекратить или переоформить.
Пример структуры:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПО ПОД/ФТ
г. Москва «___» __________ 2026 г.
В связи со сменой специального должностного лица Иванов Иван Иванович передал, а Петров Петр Петрович принял документы и сведения, относящиеся к организации внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ.
Переданы:
1. Действующая редакция ПВК с приложениями.
2. Приказы и организационные документы по ПОД/ФТ.
3. Документы по обучению работников.
4. Архив внутренних сообщений и решений СДЛ.
5. Архив ФЭС и квитанций.
6. Документы по запросам надзорных органов.
7. Материалы внутренних проверок.
8. Перечень текущих и незавершенных задач.
9. Календарь ближайших контрольных сроков.
Незавершенные вопросы:
[указать операции, запросы, проверки, отчетность и другие задачи]
Передал: ____________ / Иванов И.И. /
Принял: ____________ / Петров П.П. /
Акт не заменяет обязательные документы по ПОД/ФТ, но значительно упрощает восстановление хронологии и подтверждает организационную передачу функций.
Нужно ли обновлять ПВК при смене СДЛ
Смена конкретного сотрудника не означает автоматически, что организации всегда нужно полностью разрабатывать новые ПВК.
По Постановлению № 1157 ПВК должны содержать порядок назначения СДЛ, порядок возложения его обязанностей на период отсутствия, его полномочия и обязанности. При грамотной структуре ПВК эти положения могут быть сформулированы через функцию и должность ответственного лица без жесткой привязки всего документа к ФИО конкретного сотрудника.
После замены нужно проверить:
упоминается ли прежний СДЛ по ФИО непосредственно в ПВК;
указана ли его конкретная должность;
есть ли персональные сведения в приложениях;
изменился ли порядок взаимодействия между работниками;
будет ли новый сотрудник выполнять те же функции;
изменился ли порядок доступа к информации;
соответствуют ли ПВК действующему законодательству в целом.
| Ситуация | Что делать |
| Поменялось только ФИО СДЛ, а ПВК описывают функцию без персонализации | Проверить сопутствующие документы. Полная новая редакция ПВК только из-за смены фамилии ответственного может не требоваться |
| В ПВК прямо указан бывший сотрудник | Привести документы в соответствие с актуальной системой |
| Новый СДЛ работает по другой схеме | Проверить полномочия, взаимодействие и при необходимости изменить ПВК |
| При передаче выяснилось, что ПВК давно не обновлялись | Провести полноценную проверку актуальности и выполнить обновление ПВК |
Важно не путать кадровое изменение с установленным Постановлением № 1157 сроком приведения ПВК в соответствие при изменении нормативных правовых актов. Сам по себе уход конкретного работника не является изменением законодательства.
Если после увольнения прежнего СДЛ обнаружилось, что правила давно не соответствуют реальной деятельности, Гранд Скул может выполнить разработку или актуализацию ПВК с учетом действующих требований и структуры организации.
Проверить и актуализировать ПВК после смены СДЛ
Что делать с личным кабинетом Росфинмониторинга
Одновременно с документами необходимо проверить техническую сторону работы. Иногда именно здесь обнаруживается самая серьезная проблема: бывший СДЛ ушел, а никто из оставшихся сотрудников не знает, что поступало в личный кабинет и какие действия выполнялись.
Новому ответственному необходимо проверить:
возможность корректного входа в личный кабинет Росфинмониторинга;
входящие сообщения и уведомления;
информацию по обязательным перечням;
сведения о риске субъекта, если они доступны;
последние отправленные сообщения;
квитанции об их приеме;
сообщения об ошибках;
открытые запросы и сроки ответа;
актуальность контактных и учетных сведений;
наличие незавершенных действий прежнего СДЛ.
Нельзя решать проблему простой передачей новому сотруднику персонального пароля, ключа электронной подписи или иных персонализированных средств доступа бывшего СДЛ. Доступы необходимо переоформлять и использовать в соответствии с действующими требованиями информационной безопасности и правилами соответствующих систем.
После увольнения сотрудника также стоит проверить и своевременно прекратить его доступ к корпоративной почте, внутренним базам, документам и другим системам, если он больше не должен иметь к ним доступ.
Нужно ли сообщать Росфинмониторингу о смене СДЛ
Здесь нельзя использовать одно правило для всех субъектов 115-ФЗ. Порядок зависит от того, состоит ли организация или ИП на учете непосредственно в Росфинмониторинге, кто является надзорным органом и какие учетные сведения передаются этим субъектом.
Если организация состоит на учете в Росфинмониторинге
В карту постановки на учет включаются в том числе сведения о специальном должностном лице. Поэтому при замене СДЛ необходимо актуализировать соответствующие учетные сведения.
По действующему порядку при изменении сведений, содержащихся в карте постановки на учет, измененная карта представляется в Росфинмониторинг в течение 10 календарных дней со дня изменения соответствующих сведений.
Это особенно важно учитывать при смене СДЛ, поскольку внутренний приказ сам по себе не приводит автоматически сведения в Росфинмониторинге в соответствие с фактической ситуацией.
Алгоритм:
назначить нового СДЛ;
определить дату изменения сведений;
проверить актуальную карту постановки на учет;
внести сведения о новом ответственном;
представить измененную карту в установленный срок;
сохранить подтверждение выполнения процедуры.
Не стоит ориентироваться на старые инструкции из интернета без проверки актуальной редакции нормативного акта. Порядок и сроки менялись, поэтому при каждой замене СДЛ нужно использовать действующие правила.
Если надзор осуществляет Банк России или другой орган
Не нужно автоматически применять порядок постановки на учет в Росфинмониторинге к субъектам, которые работают по другой регуляторной модели.
Например, для НФО необходимо отдельно проверить нормативные акты Банка России и порядок актуализации сведений именно для соответствующего вида организации.
Для участников рынка драгоценных металлов также необходимо разграничивать сведения по ПОД/ФТ и отраслевые сведения, которые ведутся в рамках специального учета и ГИИС ДМДК.
Принцип простой: после смены СДЛ составьте перечень всех внешних систем и органов, где ранее указывались сведения об ответственном лице, и проверьте каждую из них отдельно.
Что проверить новому СДЛ в первые дни работы
После подписания приказа новому ответственному не стоит начинать работу с полного перечитывания архива за несколько лет. Сначала нужно найти наиболее срочные риски.
В первые дни полезно проверить:
работает ли доступ к личному кабинету;
есть ли необработанные входящие сообщения;
есть ли действующие запросы и сроки ответа;
когда в последний раз выполнялись предусмотренные проверки по перечням;
какие ФЭС отправлялись последними;
по всем ли отправленным сообщениям получены подтверждения;
есть ли внутренние сообщения работников, по которым решение еще не принято;
есть ли операции, ожидающие анализа;
какие клиенты имеют повышенный риск;
актуальна ли действующая редакция ПВК;
когда проводилась последняя внутренняя проверка;
какие сотрудники должны пройти очередное обучение;
какие обязательные сроки наступят в ближайшие недели.
Этот первичный аудит позволяет быстро понять, получил ли новый СДЛ рабочую систему или только папку с формальными документами.
Что делать, если обнаружился пропущенный ФЭС
При передаче дел может выясниться, что прежний сотрудник не направил сообщение, допустил ошибку или вообще не анализировал отдельную операцию.
В такой ситуации нельзя просто оформить внутренний документ задним числом и считать проблему решенной.
Нужно:
установить фактические обстоятельства операции;
определить, какое основание для сообщения существовало;
определить установленный законом срок;
проверить, не направлялось ли сообщение фактически;
проверить историю личного кабинета и квитанции;
определить корректный способ дальнейших действий;
зафиксировать проведенный анализ;
при необходимости получить юридическую оценку до направления сведений.
Подробнее о форме и основаниях сообщений читайте в статье ФЭС в Росфинмониторинг: когда подавать и как заполнить.
Если обнаружено нарушение, полезно не ограничиваться одним просроченным сообщением, а проверить аналогичные операции за соответствующий период. Иногда одна ошибка показывает, что проблема была системной.
Что делать, если бывший СДЛ вообще ничего не передал
Это один из самых сложных сценариев. Например, сотрудник уволился конфликтно, документы хранил на рабочем компьютере без понятной структуры или был единственным человеком, который понимал работу с личным кабинетом.
Новый ответственный должен не пытаться восстановить все по памяти бывшего работника, а провести системную реконструкцию.
Практический порядок:
прекратить ненужные доступы бывшего сотрудника;
собрать корпоративные документы из официальных мест хранения;
проверить действующие ПВК и приказы;
восстановить архив ФЭС и квитанций;
проверить личный кабинет;
проверить корпоративную переписку в пределах законных полномочий работодателя;
сопоставить отчетность с бухгалтерскими и клиентскими данными;
восстановить календарь обязательных процедур;
провести выборочную проверку клиентских досье;
проверить документы по перечням и обучению;
составить список недостающих документов;
зафиксировать план исправления выявленных недостатков.
Если передача дел фактически не состоялась, разумно провести дополнительный внутренний аудит системы ПОД/ФТ. Это позволит новому СДЛ не отвечать вслепую за процессы, которые он не видел и не принимал.
При этом сам факт смены СДЛ не означает автоматической обязанности проводить отдельную внеплановую проверку во всех организациях. Такой аудит полезен прежде всего как практическая мера управления риском.
Частые ошибки при смене СДЛ
| Ошибка | Почему это проблема | Что сделать |
| Старый СДЛ уволен, нового решили назначить «потом» | Обязанности организации продолжают действовать | Подготовить и назначить нового сотрудника без необоснованного перерыва |
| Назначили первого доступного сотрудника | Он может не соответствовать квалификационным требованиям | До назначения проверить образование, опыт, ограничения и специальные требования |
| Назначили, а обучение решили пройти позже | Для будущего СДЛ требования к подготовке должны выполняться в установленной последовательности | Проверить и пройти необходимое обучение до начала функций |
| Назначили внешнего консультанта вместо внутреннего СДЛ | Для субъектов Постановления № 1157 это не заменяет назначение работника по трудовому договору | Назначить внутреннего СДЛ, внешнего юриста использовать для сопровождения |
| Оформили новый приказ задним числом | Документы могут противоречить реальным событиям и кадровым сведениям | Использовать фактическую хронологию и отдельно устранять последствия периода без СДЛ |
| Передали пароль бывшего сотрудника | Нарушаются нормальная система доступа и информационная безопасность | Переоформить полномочия и доступы на нового сотрудника |
| Не проверили сведения в Росфинмониторинге | У надзорного органа могут остаться неактуальные данные о СДЛ | Проверить необходимость изменения карты постановки на учет и других учетных сведений |
| Автоматически полностью переписали ПВК | Сама смена ФИО не всегда требует новой редакции всего документа | Сначала проверить, какие положения реально изменились |
| Не передали ФЭС и квитанции | Новый СДЛ не может подтвердить исполнение предыдущих обязанностей | Восстановить архив из личного кабинета и внутренних систем |
| Удалили документы бывшего СДЛ | Теряется история внутреннего контроля | Сохранять документы в установленные сроки независимо от кадровой смены |
Основная ошибка при смене СДЛ - воспринимать ее только как кадровую процедуру. На самом деле организация передает регуляторную функцию вместе с архивом, сроками, операциями и ответственностью за текущие процессы.
Что делать, если СДЛ сменился перед проверкой или после запроса
Особенно сложна ситуация, когда прежний сотрудник увольняется в момент, когда организация уже получила запрос, уведомление о контрольном мероприятии или началась проверка.
Новый СДЛ должен быстро восстановить:
что именно запросил надзорный орган;
какой установлен срок ответа;
какие документы уже подготовлены;
какие сведения предоставлялись ранее;
какие ошибки уже выявлены;
кто общался с проверяющими;
есть ли противоречия между документами и фактической работой.
Если запрос уже получен, полезно использовать отдельный алгоритм из статьи что делать, если пришел запрос Росфинмониторинга.
Сам факт смены ответственного не является основанием игнорировать установленный срок ответа. Поэтому в такой ситуации помощь профильного юриста особенно полезна.
Как Гранд Скул помогает при срочной смене СДЛ
Когда прежний сотрудник уходит, руководство часто обнаруживает, что значительная часть ПОД/ФТ была фактически «завязана» на одного человека. Новый СДЛ получает папки, личный кабинет и список обязанностей, но не понимает, что из этого актуально и где могут быть пропущены сроки.
В такой ситуации Гранд Скул может помочь не только с оформлением нового ответственного, но и с восстановлением всей системы.
Специалисты могут:
проверить кандидата на соответствие требованиям к СДЛ;
определить необходимое обучение;
организовать обучение нового СДЛ;
подготовить корректный приказ о назначении;
проверить или подготовить должностную инструкцию СДЛ;
проверить актуальность ПВК;
проверить внутренние документы;
помочь разобраться с личным кабинетом;
проверить состояние отчетности;
проверить учетные сведения;
разобрать незавершенные операции;
помочь при уже поступившем запросе или проверке.
Это особенно полезно, если новый сотрудник впервые становится СДЛ и одновременно должен разобраться с ошибками или незавершенными делами предыдущего ответственного.
Когда достаточно обучить нового СДЛ
Если организация давно работает по ПОД/ФТ, ПВК актуальны, отчетность ведется, архив находится в порядке, а прежний сотрудник нормально передал дела, задача может быть относительно простой.
В таком случае нужно:
проверить нового кандидата;
при необходимости провести обучение;
оформить назначение;
передать документы и доступы;
актуализировать необходимые сведения.
Для подготовки сотрудника можно пройти целевой инструктаж по ПОД/ФТ в Гранд Скул.
Когда стоит заказать новые или обновленные ПВК
Не нужно продавать себе новую редакцию ПВК только потому, что изменилось ФИО ответственного.
Но полноценная разработка ПВК оправдана, если при передаче выяснилось, что:
документы давно не пересматривались;
в ПВК остались отмененные нормы;
они не соответствуют деятельности компании;
функции работников распределены только формально;
процедуры в документе не совпадают с реальной работой;
нет необходимых приложений;
новому СДЛ приходится самостоятельно собирать систему из нескольких несогласованных документов.
В Гранд Скул ПВК разрабатываются с учетом вида субъекта, деятельности и действующей нормативной базы. Вместе с правилами можно подготовить сопутствующие организационные документы, чтобы новый ответственный получил согласованный комплект, а не набор случайных шаблонов.
Заказать ПВК и документы для нового СДЛ
Абонентское обслуживание после смены СДЛ
Для нового ответственного самый сложный период обычно начинается не в день подписания приказа, а после него.
Сотруднику нужно одновременно разбираться в ПВК, контролировать клиентов, работать с перечнями, проверять личный кабинет, соблюдать сроки, анализировать операции и отвечать руководителю на вопросы. Если опыта мало, первые месяцы становятся наиболее рискованными.
В этой ситуации удобно подключить юридическое абонентское обслуживание по ПОД/ФТ.
В рамках сопровождения специалисты Гранд Скул помогают:
проверить нового СДЛ;
подготовить необходимые приказы и должностную инструкцию;
проверить и актуализировать ПВК;
контролировать изменения законодательства;
разбирать клиентские ситуации;
работать с личным кабинетом Росфинмониторинга;
проверять внутренние документы;
помогать с ФЭС;
консультировать по операциям обязательного контроля и подозрительным операциям;
готовить ответы на запросы;
сопровождать проверки;
помогать устранять выявленные нарушения.
Можно выбрать квартальное или годовое обслуживание.
Квартальный формат особенно удобен после смены СДЛ: первые несколько месяцев новый сотрудник работает при поддержке профильных специалистов и может оперативно уточнять сложные вопросы.
Годовой формат подходит организациям, которые хотят передать регулярный контроль нормативных изменений и юридическое сопровождение специалистам.
При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ предоставляются в подарок. Это позволяет одновременно закрыть кадровую замену, привести документы в порядок и обеспечить новому ответственному поддержку на протяжении года.
Подключить сопровождение нового СДЛ
Если после увольнения выяснилось, что системы ПОД/ФТ фактически не было
Иногда смена СДЛ вскрывает более серьезную проблему: оказывается, что ПВК устарели, личный кабинет почти не проверялся, часть внутренних документов отсутствует, а сотрудники не понимают, как выполнять процедуры.
В таком случае недостаточно просто назначить другого человека.
Систему проще восстановить комплексно через услугу «ПОД/ФТ под ключ».
В пакет для новой или фактически заново настраиваемой системы входят:
разработка ПВК и необходимого комплекта документов;
обучение СДЛ по ПОД/ФТ;
3 месяца юридического обслуживания, в течение которых специалисты помогают новому ответственному применять требования на практике.
Комплексное решение позволяет сэкономить более 40% по сравнению с приобретением услуг отдельно.
Это хороший вариант, если новый СДЛ приходит не в готовую систему, а фактически начинает выстраивать ПОД/ФТ заново.
Восстановить и настроить ПОД/ФТ под ключ
Чек-лист при смене СДЛ по ПОД/ФТ
| Что проверить | Готово | Комментарий |
| Определена дата прекращения функций прежнего СДЛ | Хронология должна быть однозначной | |
| Подобран новый кандидат | Проверьте его до назначения | |
| Проверена квалификация | Учитывайте требования своей категории субъекта | |
| Проверено обучение нового СДЛ | При необходимости обучение проводится до начала функций | |
| Издан приказ о назначении | Укажите реальную дату начала полномочий | |
| Проверена должностная инструкция | Она должна соответствовать ПВК и функции нового работника | |
| Проведена передача дел | Желательно составить акт | |
| Проверены ПВК | Не всегда требуется новая редакция, но проверить необходимо | |
| Проверен личный кабинет | Особенно входящие запросы и незавершенные действия | |
| Актуализированы доступы | Не используйте персональные средства доступа бывшего сотрудника | |
| Проверены последние ФЭС | Убедитесь в наличии квитанций и отсутствии ошибок | |
| Проверены открытые запросы | Смена сотрудника не останавливает срок ответа | |
| Проверена карта постановки на учет | Для состоящих на учете в Росфинмониторинге изменение сведений подается в установленный срок | |
| Определены ближайшие контрольные сроки | Новый СДЛ должен получить календарь текущих обязанностей | |
| Проведен дополнительный аудит при необходимости | Особенно если прежний СДЛ не передал дела |
Для более широкой проверки всей системы используйте чек-лист ПОД/ФТ для организации.
Часто задаваемые вопросы
Сколько дней организация может работать без СДЛ?
Единого универсального срока, разрешающего организации определенное количество дней работать без СДЛ, законодательство не устанавливает. При этом сама обязанность иметь специальное должностное лицо продолжает действовать. Поэтому при плановой смене безопаснее обеспечить непрерывность полномочий, а при внезапном увольнении максимально быстро назначить соответствующего требованиям сотрудника.
В какой срок нужно назначить нового СДЛ после увольнения?
Общего срока вида «3 дня» или «5 дней» для всех субъектов нет. Организации необходимо исходить из обязанности обеспечить действующую систему внутреннего контроля и не допускать необоснованного периода без ответственного лица.
Нужно ли новому СДЛ проходить целевой инструктаж?
Нужно определить требования, распространяющиеся на конкретный вид субъекта, и проверить ранее пройденное обучение сотрудника. Для организаций, на которые распространяется Приказ Росфинмониторинга № 203, лицо, планируемое к назначению СДЛ, проходит целевой инструктаж до начала исполнения соответствующих функций.
Если новый СДЛ уже проходил обучение в другой компании, нужно ли учиться снова?
Наличие старого документа нужно оценивать с учетом вида обучения, даты, статуса сотрудника и действующих требований. Нельзя делать вывод только по факту наличия свидетельства. При сомнениях лучше проверить документы до назначения.
Можно ли временно назначить бухгалтера?
Можно рассматривать бухгалтера или другого работника как кандидата, но он должен соответствовать требованиям, установленным для СДЛ конкретного субъекта. Название основной должности само по себе не дает права выполнять функции СДЛ.
Может ли директор стать новым СДЛ?
Для обычной нефинансовой организации такой вариант возможен, если руководитель соответствует квалификационным и иным применимым требованиям и прошел необходимую подготовку.
Можно ли нанять внешнего специалиста вместо СДЛ?
Для субъектов Постановления № 1157 СДЛ назначается из числа работников по трудовому договору. Внешний юрист может сопровождать организацию и действующего СДЛ, но договор оказания услуг сам по себе не заменяет обязательное внутреннее назначение.
Нужно ли переписывать ПВК после смены СДЛ?
Не всегда. Нужно проверить, содержит ли документ персональные данные прежнего сотрудника и изменились ли полномочия, должность, порядок взаимодействия или другие процедуры. Если ПВК корректно описывают роль СДЛ без привязки к конкретному ФИО, полная новая редакция только из-за кадровой замены может не потребоваться.
Нужно ли менять должностную инструкцию?
Это зависит от того, как инструкция оформлена. Если она разработана для конкретной должности и функции не изменились, может быть достаточно надлежащего ознакомления нового сотрудника. Если документ персонализирован или новый СДЛ имеет другую трудовую функцию, инструкцию нужно проверить и при необходимости изменить.
Подробнее смотрите статью должностная инструкция СДЛ по ПОД/ФТ: что включить.
Нужно ли сообщать Росфинмониторингу о новом СДЛ?
Если организация или ИП состоят на учете непосредственно в Росфинмониторинге и сведения о СДЛ входят в карту постановки на учет, изменение необходимо отразить в установленном порядке. По действующим правилам измененная карта представляется в течение 10 календарных дней со дня изменения соответствующих сведений.
Нужно ли отправлять в Росфинмониторинг сам приказ?
Не следует смешивать внутренний приказ и процедуру актуализации учетных сведений. Нужно выполнить именно тот порядок представления измененных данных, который установлен для вашей категории субъекта. Универсального правила «после каждого назначения направить копию приказа» для всех субъектов нет.
Что делать с электронной подписью бывшего СДЛ?
Если для выполнения функций использовалась персональная электронная подпись или персонализированные средства доступа бывшего работника, новый СДЛ не должен продолжать пользоваться ими как своими. Необходимо проверить действующую схему авторизации и оформить полномочия нового сотрудника надлежащим образом.
Нужно ли составлять акт передачи дел?
Обязательной универсальной формы такого акта для всех субъектов 115-ФЗ нет. Однако акт позволяет зафиксировать переданные документы, незавершенные операции, запросы, контрольные сроки и другие важные сведения, поэтому при смене ответственного он крайне полезен.
Что делать, если прежний СДЛ ничего не передал?
Нужно провести восстановление системы: проверить ПВК, архив, личный кабинет, ФЭС, квитанции, запросы, клиентские документы, проверки по перечням и ближайшие сроки. Если объем неизвестных большой, целесообразно провести дополнительный внутренний аудит.
Что делать, если после увольнения обнаружили просроченный ФЭС?
Сначала необходимо установить фактические обстоятельства и основание для сообщения, проверить историю отправок и определить правильный порядок дальнейших действий. Не стоит пытаться скрыть проблему оформлением внутренних документов задним числом.
Можно ли оформить нового СДЛ задним числом?
Документы должны соответствовать реальной хронологии. Если организация фактически оставалась без надлежащим образом назначенного СДЛ, приказ задним числом не устраняет уже возникшую проблему и может создать дополнительные противоречия с кадровыми документами и датами обучения.
Что делать, если СДЛ увольняется во время проверки?
Необходимо одновременно организовать замену и обеспечить исполнение требований проверяющего органа. Сроки представления документов не прекращаются из-за кадровой смены. Новому СДЛ нужно получить материалы проверки, предыдущую переписку и перечень уже подготовленных документов.
Заключение
Смена СДЛ по ПОД/ФТ - это передача не только должности, но и всей действующей системы внутреннего контроля. Новый ответственный должен получить документы, историю решений, текущие операции, доступы и календарь ближайших обязанностей.
Если увольнение известно заранее, лучше подготовить нового сотрудника до ухода прежнего: проверить квалификацию, провести необходимое обучение ПОД/ФТ, оформить приказ о назначении, передать дела и актуализировать необходимые учетные сведения.
Если прежний СДЛ уже ушел и выяснилось, что часть документов или процедур потеряна, не стоит восстанавливать их формально задним числом. Лучше установить реальное состояние системы, проверить личный кабинет, отчетность, ПВК и незавершенные операции, а затем последовательно устранить выявленные недостатки.
Гранд Скул может помочь на любом этапе смены ответственного: обучить нового СДЛ, проверить его документы, выполнить разработку ПВК, восстановить систему через ПОД/ФТ под ключ или подключить юридическое абонентское сопровождение, чтобы новый сотрудник не оставался один на один с требованиями 115-ФЗ.
Получить помощь при срочной смене СДЛ
