Приказ о назначении СДЛ по ПОД/ФТ: как оформить и что указать

 

Приказ о назначении СДЛ по ПОД/ФТ - один из базовых организационных документов субъекта Федерального закона № 115-ФЗ. Именно приказ позволяет зафиксировать, кто в организации отвечает за реализацию правил внутреннего контроля, с какой даты человек приступает к этим функциям и на каком основании действует.

 

Но просто выбрать сотрудника и написать в приказе «назначить ответственным за ПОД/ФТ» недостаточно. До назначения нужно проверить квалификацию кандидата, обязательное обучение по ПОД/ФТ, наличие ограничений, требования конкретного надзорного органа и содержание действующих ПВК.

 

Главная ошибка - воспринимать приказ как формальность. СДЛ должен не только числиться ответственным на бумаге, но и соответствовать требованиям законодательства, иметь необходимые полномочия и реально выполнять функции, предусмотренные ПВК.

 

В этой статье разберем, как оформить приказ о назначении специального должностного лица по ПОД/ФТ, что в нем указать, какую формулировку использовать, можно ли назначить директором самого себя, как заменить СДЛ на время отпуска, что делать при увольнении ответственного сотрудника и какие документы должны храниться вместе с приказом. Также дадим практический образец, который можно адаптировать под организацию.

 

Оглавление:

- Когда нужен приказ о назначении СДЛ

- Что проверить перед назначением СДЛ

- Кто может быть назначен СДЛ

- Что указать в приказе

- Образец приказа о назначении СДЛ

- Руководитель или ИП в качестве СДЛ

- Замещение и смена СДЛ

- Какие документы хранить вместе с приказом

- Частые ошибки при назначении СДЛ

- Как Гранд Скул помогает СДЛ

- Чек-лист перед подписанием приказа

- Часто задаваемые вопросы

 

 

 

Когда нужен приказ о назначении СДЛ по ПОД/ФТ

---

 

Пункт 2 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ обязывает организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, назначать специальных должностных лиц, ответственных за реализацию правил внутреннего контроля.

 

Если организация относится к субъектам 115-ФЗ, назначение ответственного сотрудника является частью системы внутреннего контроля наряду с разработкой ПВК, обучением работников, идентификацией клиентов и исполнением других обязанностей.

 

На практике назначение оформляют внутренним распорядительным документом - приказом о назначении СДЛ. Он позволяет однозначно определить:

• кто назначен специальным должностным лицом;

• какую должность занимает сотрудник;

• с какой даты он выполняет функции СДЛ;

• какие ПВК он реализует;

• кто принял решение о назначении;

• когда сотрудник ознакомился с приказом.

 

Приказ особенно важен при проверке. Если в ПВК указан один СДЛ, в личном кабинете или учетных сведениях другой, а приказ вообще отсутствует либо оформлен другой датой, у надзорного органа закономерно возникают вопросы к тому, кто фактически отвечал за внутренний контроль в конкретный период.

 

Подробнее о статусе, требованиях и функциях ответственного сотрудника читайте в статье СДЛ по ПОД/ФТ: кто это, требования, обязанности и ответственность. Здесь мы не будем повторять весь перечень его функций, а сосредоточимся именно на оформлении назначения.

 

 

Какой нормативный акт учитывать

 

Нельзя использовать один и тот же образец приказа без проверки категории организации. Требование назначить СДЛ установлено 115-ФЗ, но квалификация, обучение и внутренние процедуры зависят от того, кто регулирует деятельность субъекта.

 

Документ	Что регулирует	Когда учитывать
Федеральный закон № 115-ФЗ	Обязанность назначить СДЛ, общие требования к системе ПОД/ФТ, ограничения по судимости	Для субъектов, на которых распространяются соответствующие положения закона
Постановление Правительства РФ № 492	Квалификационные требования к СДЛ и общую рамку требований к обучению для субъектов, на которых распространяется постановление	В частности, для нефинансовых организаций вне надзора Банка России
Постановление Правительства РФ № 1157	Актуальные требования к ПВК организаций и ИП вне надзора Банка России, включая порядок назначения и временного замещения СДЛ	Для организаций и ИП статьи 5, к которым применяется этот документ
Приказ Росфинмониторинга № 203	Подготовку и обучение кадров, включая целевой инструктаж	Для соответствующих субъектов вне специального регулирования Банка России
Акты Банка России	Специальные квалификационные требования и обучение СДЛ финансовых организаций	Для НФО и иных субъектов, контроль и надзор за которыми осуществляет Банк России

 

Образец в этой статье в первую очередь рассчитан на обычную организацию - субъект статьи 5 Закона № 115-ФЗ, которая не относится к организациям со специальным регулированием Банка России. Для ломбарда, МФО, КПК, профучастника рынка ценных бумаг, страховой организации и других НФО приказ и комплект подтверждающих документов нужно дополнительно проверять по актам Банка России.

 

Отдельные особенности есть также у лиц статьи 7.1 Закона № 115-ФЗ. Поэтому адвокатам, нотариусам, аудиторам, организациям, оказывающим юридические или бухгалтерские услуги, не следует автоматически применять образец для обычной организации без учета своего специального регулирования.

 

 

Что проверить перед назначением СДЛ

---

 

Самая важная работа выполняется еще до подписания приказа. Руководителю недостаточно определить сотрудника, которому «удобнее заниматься ПОД/ФТ». Сначала нужно установить, может ли этот человек вообще выполнять функции специального должностного лица.

 

Для СДЛ организации, на которую распространяется Постановление Правительства РФ № 492, предусмотрены квалификационные требования.

 

Что проверить	Требование	Чем подтвердить
Образование или опыт	Высшее образование по специальностям или направлениям подготовки укрупненной группы «Экономика и управление» либо по направлению «Юриспруденция». При отсутствии такого образования - опыт работы не менее 2 лет на должностях, связанных с исполнением обязанностей по ПОД/ФТ	Диплом, сведения об образовании, трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности, документы о предыдущих функциях
Обучение	Сотрудник должен пройти предусмотренное законодательством обучение в целях ПОД/ФТ	Свидетельство ПОД/ФТ и иные подтверждения обучения
Судимость	СДЛ не может быть лицо с неснятой или непогашенной судимостью за преступления в сфере экономики или преступления против государственной власти	Проверка кандидата и документы, используемые организацией для подтверждения соответствия требованиям
Трудовые отношения	По Постановлению № 1157 СДЛ назначается из числа физических лиц, являющихся работниками организации или ИП на основании трудового договора	Трудовой договор, приказ о приеме, сведения о трудовой деятельности
Специальные требования	Для отдельных видов субъектов могут действовать дополнительные требования к квалификации и деловой репутации	Документы, предусмотренные отраслевым регулированием

 

Проверять квалификацию нужно до того, как сотрудник фактически начнет исполнять обязанности СДЛ. Ошибка в выборе кандидата не исправляется тем, что приказ подписан директором и хранится в папке ПОД/ФТ.

 

Например, если у сотрудника нет необходимого экономического или юридического образования и отсутствует требуемый двухлетний профильный опыт, назначение его СДЛ в обычной организации, подпадающей под Постановление № 492, создает риск нарушения квалификационных требований.

 

 

Когда СДЛ должен пройти обучение

 

Для будущего СДЛ важно не только наличие диплома или опыта. Он должен пройти предусмотренное законодательством обучение по ПОД/ФТ.

 

Для субъектов, на которых распространяется Приказ Росфинмониторинга № 203, лицо, которое планируется назначить СДЛ, проходит целевой инструктаж до начала осуществления соответствующих функций.

 

Поэтому безопасная последовательность выглядит так:

1. определить кандидата;

2. проверить образование, опыт и ограничения;

3. организовать необходимое обучение;

4. издать приказ;

5. установить дату начала исполнения функций;

6. обеспечить СДЛ доступ к ПВК, документам, учетным данным и внутренним процессам.

 

Если приказ издается заранее, дата начала исполнения функций должна быть согласована с фактическим выполнением требований к кандидату. Не стоит создавать ситуацию, когда по приказу человек уже месяц является СДЛ, а обучение прошел только после этого.

 

Гранд Скул проводит инструктаж ПОД/ФТ в дистанционном формате. После обучения слушатель получает свидетельство, а также материалы, которые помогают работать с требованиями 115-ФЗ на практике.

 

Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить

 

 

 

Кто может быть назначен СДЛ

---

 

В обычной организации СДЛ не обязательно должен занимать должность с названием «специалист по финансовому мониторингу». Законодательство прежде всего смотрит на соответствие человека установленным требованиям и его реальную способность выполнять функции внутреннего контроля.

 

Поэтому кандидатом потенциально может быть директор, юрист, бухгалтер, комплаенс-специалист или другой работник.

 

Кандидат	Можно ли назначить	Что проверить
Генеральный директор	Возможность есть, если он соответствует применимым требованиям	Образование или опыт, обучение, ограничения, отраслевые требования
Юрист	Часто подходит благодаря профильному образованию	Фактическое образование, обучение и возможность выполнять ПВК
Главный бухгалтер	Может быть кандидатом, если выполняются требования	Не название должности, а образование, опыт, обучение и отраслевые ограничения
Другой сотрудник	Да, если он находится в необходимых трудовых отношениях и соответствует требованиям	Квалификацию, обучение, полномочия и фактический доступ к информации
Внешний консультант по гражданско-правовому договору	Для субъектов, на которых распространяется Постановление № 1157, такой вариант не заменяет назначение работника СДЛ	СДЛ должен быть работником по трудовому договору. Внешний юрист может сопровождать и консультировать действующего СДЛ

 

Нельзя просто «передать ПОД/ФТ на аутсорс» и больше никого внутри компании не назначать. Внешний специалист может готовить документы, контролировать сроки, консультировать по операциям и помогать при проверке, но ответственное лицо должно быть оформлено в соответствии с требованиями, применимыми к самому субъекту.

 

Именно по такому принципу работает абонентское юридическое обслуживание Гранд Скул: мы не предлагаем номинально устраивать нашего юриста СДЛ в чужую компанию, а профессионально сопровождаем вашего действующего ответственного сотрудника.

 

 

Можно ли совместить функции СДЛ с другой должностью

 

Для многих нефинансовых субъектов отдельная штатная единица с названием «СДЛ» не является обязательной. Функции можно возложить на существующего сотрудника, если он соответствует законодательным требованиям и может реально выполнять внутренний контроль.

 

Но перед совмещением нужно ответить на практический вопрос: сможет ли сотрудник фактически выполнять работу СДЛ наряду со своей основной должностью?

 

Например, ему потребуется:

• работать с ПВК;

• контролировать исполнение процедур сотрудниками;

• анализировать внутренние сообщения и операции;

• контролировать работу с перечнями;

• участвовать в оценке риска;

• работать с личным кабинетом Росфинмониторинга;

• контролировать подготовку предусмотренной отчетности;

• участвовать в подготовке к запросам и проверкам.

 

Если эти обязанности формально отданы бухгалтеру или юристу, который даже не знает о своем назначении и не имеет доступа к необходимым документам, наличие приказа не делает систему внутреннего контроля рабочей.

 

 

Что указать в приказе о назначении СДЛ

---

 

Закон не требует превращать приказ в отдельный многостраничный регламент. Напротив, хороший приказ должен быть коротким, конкретным и согласованным с ПВК.

 

Главная задача приказа - однозначно зафиксировать назначение конкретного человека специальным должностным лицом и дату начала его полномочий.

 

Реквизит	Что указать	На что обратить внимание
Наименование организации	Полное или используемое в локальных документах наименование	Не использовать старое наименование после реорганизации или переименования
Дата и номер	Дата издания и номер приказа	Дата должна соответствовать реальной хронологии назначения
Название документа	«О назначении специального должностного лица, ответственного за реализацию правил внутреннего контроля»	Лучше использовать терминологию 115-ФЗ, а не только «ответственный за 115-ФЗ»
Основание	Указать цель исполнения требований 115-ФЗ и внутренних правил	Не нужно переписывать в приказ весь закон
ФИО СДЛ	Полностью указать лицо, которое назначается	Проверить актуальность ФИО во всех документах
Должность	Текущую должность сотрудника	Она должна соответствовать кадровым документам
Формулировка назначения	Прямо указать, что сотрудник назначается специальным должностным лицом, ответственным за реализацию ПВК	Не ограничиваться фразой «ответственный за ПОД/ФТ»
Дата начала функций	Конкретную дату, с которой сотрудник выполняет функции	К этому моменту должны быть выполнены применимые требования к квалификации и обучению
Связь с ПВК	Указать, что полномочия и обязанности выполняются в соответствии с действующими ПВК	Проверить, что ПВК не содержат сведения о предыдущем СДЛ
Подпись руководителя	Подпись уполномоченного лица	Приказ должен быть надлежащим образом утвержден в соответствии с документооборотом организации
Ознакомление сотрудника	Подпись или электронное подтверждение ознакомления, если применимо	СДЛ должен знать о возложенных на него функциях

 

 

Какая формулировка лучше

 

Сравним несколько вариантов.

 

Формулировка	Комментарий
«Назначить Иванова И.И. ответственным за 115-ФЗ»	Слишком общая формулировка. Не используется точное наименование функции СДЛ
«Возложить на Иванова И.И. финансовый мониторинг»	Непонятно, назначен ли сотрудник именно специальным должностным лицом по статье 7 Закона № 115-ФЗ
«Назначить Иванова Ивана Ивановича, юрисконсульта, специальным должностным лицом, ответственным за реализацию правил внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ, финансирования экстремистской деятельности и ФРОМУ»	Понятно, кто назначен и какую функцию выполняет. Формулировка соответствует смыслу законодательства

 

При необходимости формулировку можно адаптировать под терминологию ПВК конкретной организации. Главное, чтобы документы не противоречили друг другу.

 

 

Образец приказа о назначении СДЛ по ПОД/ФТ

---

 

Ниже приведен универсальный пример для обычной организации, не относящейся к субъектам со специальными требованиями Банка России. Перед использованием образец нужно адаптировать под категорию организации, действующие ПВК и требования надзорного органа.

 

 

Это именно образец структуры, а не обязательная государственная форма. В зависимости от организации отдельные пункты можно изменить, дополнить или убрать.

 

Например, если обязанности и полномочия СДЛ полностью раскрыты в ПВК, нет необходимости дублировать в приказе несколько страниц функций. Если организация использует отдельную должностную инструкцию СДЛ, на нее можно дополнительно сослаться.

 

Также нет необходимости помещать в приказ паспортные данные сотрудника, номер диплома, номер свидетельства об обучении и другие избыточные персональные сведения, если организация может подтвердить соответствие кандидата отдельным комплектом документов.

 

 

Нужно ли перечислять в приказе все обязанности СДЛ

 

Нет необходимости превращать приказ в замену ПВК по ПОД/ФТ.

 

Постановление Правительства РФ № 1157 предусматривает, что программа, определяющая организационные основы внутреннего контроля, должна содержать в том числе порядок назначения СДЛ, порядок возложения его обязанностей на период отсутствия, а также полномочия и обязанности специального должностного лица.

 

Поэтому документы удобно разделить по назначению:

Документ	Что в нем фиксируется
Приказ о назначении СДЛ	Кто назначен, с какой даты, на какую функцию
ПВК	Порядок назначения, замещения, полномочия, обязанности и процедуры внутреннего контроля
Должностная инструкция	Может дополнительно детализировать организационные и трудовые функции сотрудника, если такой документ используется в компании
Внутренние регламенты	Могут устанавливать взаимодействие СДЛ с бухгалтерией, юристами, менеджерами, кассой и другими подразделениями

 

Лучше иметь несколько согласованных документов, чем один огромный приказ, который пытается заменить всю систему ПОД/ФТ.

 

Если ПВК устарели или не соответствуют фактической структуре организации, Гранд Скул может выполнить разработку ПВК по ПОД/ФТ с учетом вида деятельности, штатной структуры и требований конкретного надзорного органа.

 

Заказать разработку ПВК по ПОД/ФТ

 

 

 

Можно ли назначить директором СДЛ самого себя

---

 

Во многих небольших организациях нет отдельного комплаенс-отдела или специалиста по финансовому мониторингу. Поэтому возникает вопрос: может ли генеральный директор одновременно выполнять функции СДЛ?

 

Для обычной нефинансовой организации такой вариант возможен, если руководитель соответствует требованиям, установленным для СДЛ конкретной категории субъекта.

 

То есть директор должен пройти ту же проверку, что и любой другой кандидат:

• соответствует ли его образование или опыт требованиям;

• пройдено ли необходимое обучение ПОД/ФТ;

• нет ли установленных законом ограничений;

• выполняются ли требования к трудовым отношениям;

• нет ли специальных отраслевых ограничений.

 

В приказе в таком случае можно использовать формулировку:

 

 

При этом формулировка приказа не освобождает директора от обучения, документирования внутренних решений и выполнения других обязанностей.

 

 

Что делать индивидуальному предпринимателю

 

Индивидуальный предприниматель, являющийся субъектом статьи 5 Закона № 115-ФЗ, вправе самостоятельно выполнять функции СДЛ при соблюдении установленных для него требований.

 

В этом случае не нужно искусственно принимать дополнительного сотрудника только ради формального назначения. Однако ИП должен:

• определить, какие требования к нему применяются;

• пройти необходимое обучение;

• отразить порядок выполнения функций в своих ПВК;

• вести предусмотренные внутренние документы;

• фактически выполнять обязанности по внутреннему контролю.

 

Для ИП формулировку внутреннего решения также следует адаптировать под его статус, а не копировать приказ ООО с генеральным директором и кадровой структурой.

 

 

Что делать на время отпуска, больничного или командировки СДЛ

---

 

СДЛ может уйти в отпуск, заболеть или уехать в командировку. При этом обязанности организации по 115-ФЗ не приостанавливаются.

 

Постановление Правительства РФ № 1157 прямо предусматривает, что ПВК должны содержать порядок возложения обязанностей СДЛ на период его отсутствия. При этом временно замещающий сотрудник должен соответствовать установленным законодательством требованиям.

 

Это значит, что нельзя просто передать доступ к личному кабинету ближайшему бухгалтеру со словами «посмотри за отчетами, пока Иванов в отпуске».

 

Лучше заранее:

1. определить сотрудника, который потенциально сможет замещать СДЛ;

2. проверить его соответствие применимым квалификационным требованиям;

3. заранее организовать необходимое обучение;

4. прописать порядок замещения в ПВК;

5. при необходимости оформить отдельный приказ о временном возложении обязанностей;

6. обеспечить сотруднику необходимые доступы только на предусмотренный период;

7. организовать передачу незавершенных задач и контрольных сроков.

 

Подготовить замену лучше до отпуска СДЛ, а не в день, когда внезапно нужно направить сведения или ответить на запрос надзорного органа.

 

 

Пример приказа о временном замещении СДЛ

 

 

Конкретный текст нужно согласовать с ПВК и кадровыми документами организации.

 

 

Как заменить СДЛ при увольнении

 

Увольнение СДЛ опасно тем, что между прекращением полномочий старого сотрудника и назначением нового может возникнуть период, когда формально никто не отвечает за реализацию ПВК.

 

Поэтому процедуру желательно начать заранее.

 

Шаг	Что сделать
1	Определить дату прекращения полномочий действующего СДЛ
2	Подобрать нового кандидата и проверить его квалификацию
3	Организовать необходимое обучение до начала выполнения функций
4	Издать новый приказ и определить дату начала полномочий
5	Признать предыдущий приказ утратившим силу либо иным образом корректно завершить полномочия прежнего СДЛ
6	Передать архив, внутренние сообщения, контрольные сроки, доступы и незавершенные задачи
7	Проверить необходимость внесения изменений в ПВК, учетные данные и сведения, используемые при взаимодействии с надзорным органом

 

Не оформляйте замену задним числом после того, как старый сотрудник уже уволился или пришел запрос. Реальная хронология должна подтверждаться кадровыми документами, обучением и внутренней документацией.

 

 

Нужно ли сообщать о новом СДЛ в Росфинмониторинг

 

Универсального правила «отправить копию приказа в Росфинмониторинг сразу после подписания» для всех субъектов нет. Необходимо учитывать категорию организации, надзорный орган и порядок ведения ее учетных сведений.

 

Если сведения о СДЛ входят в учетные данные конкретного субъекта, после его замены необходимо проверить, требуется ли их актуализация и в каком порядке.

 

Отдельно нужно проверить:

• учетные данные в личном кабинете Росфинмониторинга;

• сведения, представленные при постановке на учет, если организация обязана вставать на учет;

• отраслевые системы и требования надзорного органа;

• доступы и электронные подписи;

• контактные сведения для получения уведомлений.

 

Для НФО порядок нужно дополнительно сверять с требованиями Банка России.

 

 

Какие документы хранить вместе с приказом о назначении СДЛ

---

 

При проверке ПОД/ФТ одного приказа недостаточно. Организация должна быть способна показать, что назначенный сотрудник действительно соответствовал требованиям и был встроен в систему внутреннего контроля.

 

В рабочем комплекте целесообразно держать:

Документ	Зачем нужен
Приказ о назначении СДЛ	Подтверждает само назначение и дату начала полномочий
Документы об образовании	Подтверждают соответствие квалификационным требованиям, если образование является основанием
Документы об опыте	Нужны, если соответствие подтверждается опытом работы в сфере ПОД/ФТ
Свидетельство ПОД/ФТ	Подтверждает прохождение установленного обучения
Актуальные ПВК	Определяют порядок назначения, замещения, полномочия и обязанности СДЛ
Должностная инструкция	Дополнительно закрепляет функции, если используется организацией
Документы об ознакомлении	Подтверждают, что сотрудник знает содержание приказа, ПВК и относящихся к нему процедур
Приказы о временном замещении	Подтверждают непрерывность исполнения функций на время отсутствия СДЛ
Документы о смене СДЛ	Позволяют восстановить хронологию ответственных лиц за предыдущие периоды

 

Более широкий перечень смотрите в материале какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.

 

Важно хранить и предыдущие приказы. Они позволяют подтвердить, кто являлся СДЛ в прошлом периоде, кто принимал решения по операциям и кто отвечал за реализацию ПВК на конкретную дату.

 

 

Частые ошибки при оформлении приказа о назначении СДЛ

---

 

Большинство проблем с приказами возникает не из-за оформления шапки или номера документа, а из-за несогласованности приказа с реальной системой ПОД/ФТ.

 

Ошибка	Почему это риск	Как исправить
Назначили человека без проверки квалификации	Сотрудник может не соответствовать обязательным требованиям	До назначения проверить образование, опыт, обучение и ограничения
СДЛ начал работу до обучения	Нарушается установленная последовательность подготовки ответственного лица	Организовать необходимое обучение до начала исполнения функций
В приказе написано только «ответственный за 115-ФЗ»	Неочевидно, является ли человек именно СДЛ в смысле статьи 7	Использовать точную формулировку о назначении специальным должностным лицом
Нет даты начала полномочий	Возникает неопределенность, кто отвечал за систему в конкретный день	Указать дату начала исполнения функций
В приказе один СДЛ, а в ПВК другой	Документы противоречат друг другу	Провести аудит всего комплекта и при необходимости выполнить обновление ПВК
Уволили СДЛ и забыли назначить нового	Образуется период без ответственного сотрудника	Готовить замену заранее и синхронизировать даты
На отпуск поставили неподготовленного заместителя	Замещающий СДЛ также должен соответствовать установленным требованиям	Проверить и подготовить резервного сотрудника заранее
СДЛ существует только на бумаге	У сотрудника нет доступа к операциям, клиентам, документам или личному кабинету	Настроить реальное участие СДЛ в системе внутреннего контроля
Приказ сделали задним числом после требования	Документы могут противоречить обучению, кадровым сведениям и фактической работе	Не подменять исправление нарушения созданием фиктивной хронологии

 

Если нарушение выявлено уже после получения запроса Росфинмониторинга или при проверке, лучше сначала восстановить фактическую последовательность событий и определить корректный способ устранения недостатка.

 

Формальное создание документов задним числом может только увеличить риски. Подробнее о возможных последствиях читайте в статье штрафы по ПОД/ФТ и 115-ФЗ.

 

 

Приказ подписан: что еще нужно СДЛ для нормальной работы

---

 

Назначение ответственного сотрудника - только начало. После приказа компания должна обеспечить условия, при которых СДЛ сможет выполнять ПВК на практике.

 

Для этого необходимо проверить как минимум:

• актуальность ПВК;

• наличие полного комплекта внутренних форм;

• правильность идентификации клиентов;

• порядок оценки риска;

• работу сотрудников с внутренними сообщениями;

• доступ к личному кабинету Росфинмониторинга;

• контроль операций обязательного контроля;

• порядок выявления подозрительных операций;

• подготовку и направление ФЭС;

• хранение документов и подтверждений;

• порядок внутреннего контроля на время отсутствия СДЛ.

 

Приказ отвечает только на вопрос «кто отвечает». ПВК и вся остальная система должны отвечать на вопрос «как именно организация выполняет 115-ФЗ».

 

 

Разработка ПВК в Гранд Скул

 

При назначении нового СДЛ стоит сразу проверить ПВК организации. В них должны быть актуально отражены организационные основы внутреннего контроля, порядок назначения и замещения ответственного сотрудника, его полномочия и другие обязательные процедуры.

 

Гранд Скул разрабатывает ПВК индивидуально с учетом:

• вида субъекта 115-ФЗ;

• надзорного органа;

• структуры организации;

• фактических функций работников;

• видов клиентов и операций;

• действующего законодательства;

• практики проверок.

 

В комплект документов Гранд Скул входит не только сам текст ПВК с приложениями, но и необходимые сопутствующие документы, в том числе приказ о назначении СДЛ и документы, связанные с организацией внутреннего контроля.

 

Это удобнее, чем скачивать отдельный приказ из интернета, отдельно заказывать ПВК и затем обнаруживать, что документы используют разные формулировки, должности и процедуры.

 

Получить комплект актуальных ПВК и документов по ПОД/ФТ

 

 

ПОД/ФТ под ключ для новой организации

 

Если организация только начинает деятельность как субъект 115-ФЗ, оформление одного приказа проблему не решает. Будущему СДЛ понадобятся ПВК, обучение и юридическая поддержка уже с первых дней работы.

 

Именно для таких компаний Гранд Скул предлагает услугу «ПОД/ФТ под ключ».

 

В пакет входят:

• разработка полного комплекта ПВК с необходимыми внутренними документами;

• обучение ответственного сотрудника с выдачей свидетельства ПОД/ФТ;

• 3 месяца юридического сопровождения, во время которых специалисты помогают применять созданную систему на практике.

 

Комплексное решение позволяет сэкономить 40% по сравнению с заказом обязательных услуг отдельно.

 

Для нового СДЛ это особенно полезно. После назначения появляются практические вопросы: что делать в личном кабинете, как проводить проверки клиентов, какие документы оформлять, как оценивать риск, когда готовить внутреннее сообщение и в каких случаях необходимо направлять сведения в Росфинмониторинг.

 

Вместо того чтобы самостоятельно искать ответы по разным нормативным актам, СДЛ в течение первого квартала может получать юридическую поддержку специалистов Гранд Скул.

 

Настроить ПОД/ФТ под ключ для новой организации

 

 

 

Абонентское обслуживание: помощь СДЛ после назначения

 

Даже правильно оформленный и обученный СДЛ регулярно сталкивается с ситуациями, на которые нельзя заранее дать один ответ в приказе или должностной инструкции.

 

Меняется законодательство, появляется новая редакция ПВК, Росфинмониторинг публикует информацию в личном кабинете, приходят запросы, появляются нестандартные клиенты и операции. Поэтому для действующего ответственного сотрудника полезно юридическое абонентское обслуживание по ПОД/ФТ.

 

В рамках сопровождения специалисты Гранд Скул помогают:

• проверить СДЛ на соответствие квалификационным требованиям;

• подготовить приказ о назначении СДЛ и должностную инструкцию;

• поддерживать ПВК в актуальном состоянии;

• готовить комплект внутренних документов;

• работать с личным кабинетом Росфинмониторинга;

• контролировать актуальность учетных сведений;

• помогать с обязательными перечнями;

• готовить необходимые внутренние отчеты;

• консультировать по ФЭС;

• разбирать конкретные операции и сложные ситуации;

• готовить ответы на запросы надзорных органов;

• сопровождать проверки;

• помогать при получении замечаний и предписаний.

 

Можно выбрать квартальное или годовое сопровождение. Квартальный вариант удобен на этапе запуска или восстановления системы. Годовой позволяет постоянно контролировать изменения и не оставлять СДЛ один на один с новыми требованиями.

 

При заказе годового абонентского обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ предоставляются в подарок. Поэтому компания получает не просто консультации, а полноценную систему: актуальные документы, подготовленного ответственного сотрудника и постоянную юридическую поддержку.

 

При этом специалисты Гранд Скул не подменяют СДЛ номинально. Ответственный сотрудник остается внутри вашей компании, а наш юрист помогает ему выполнять обязанности корректно, своевременно и с учетом текущей практики.

 

Подключить юридическое сопровождение СДЛ по ПОД/ФТ

 

 

 

Чек-лист перед подписанием приказа о назначении СДЛ

---

 

Перед тем как руководитель подпишет приказ, удобно проверить весь комплект по короткому списку.

 

Что проверить	Готово	Комментарий
Определили статус субъекта 115-ФЗ		От этого зависит нормативная база
Определили надзорный орган		Особенно важно отличать НФО Банка России от иных субъектов
Проверили образование кандидата		Если оно используется для подтверждения квалификации
Проверили необходимый опыт		Особенно если нет профильного образования
Проверили ограничения		В том числе ограничения по судимости и специальные отраслевые требования
СДЛ прошел необходимое обучение		Храните подтверждающий документ
Определили дату начала полномочий		Она должна соответствовать реальной хронологии
Подготовили корректный приказ		Используйте термин «специальное должностное лицо»
Проверили ПВК		Порядок назначения, замещения и полномочия СДЛ должны быть актуальны
Сотрудник ознакомлен с документами		Приказ не должен быть сюрпризом для самого СДЛ
Определили порядок замещения		Проверьте резервного сотрудника заранее
Организовали доступ к информации		СДЛ должен реально видеть клиентов, операции и документы в нужном объеме
Проверили учетные данные		После смены СДЛ актуализируйте сведения там, где это требуется

 

Если несколько пунктов не закрыты, лучше сначала привести систему в соответствие, а затем оформлять назначение. Дополнительный общий чек-лист есть в статье что должно быть готово по ПОД/ФТ к проверке.

 

 

Часто задаваемые вопросы

---

 

Обязательно ли оформлять назначение СДЛ приказом?

115-ФЗ обязывает назначить специальное должностное лицо, ответственное за реализацию ПВК. На практике назначение оформляется внутренним распорядительным документом, как правило приказом. Он подтверждает, кто назначен, когда начались полномочия и кто принял соответствующее решение.

 

Кто подписывает приказ о назначении СДЛ?

Как правило, приказ подписывает руководитель организации либо иное лицо, имеющее соответствующие полномочия в соответствии с организационной структурой и внутренними документами.

 

Можно ли назначить СДЛ генерального директора?

Для обычной нефинансовой организации это возможно при условии, что руководитель соответствует квалификационным и иным требованиям, установленным для СДЛ данного субъекта.

 

Может ли главный бухгалтер быть СДЛ?

Может, если соответствует применимым квалификационным требованиям, прошел необходимое обучение по ПОД/ФТ и для конкретной категории организации нет специальных ограничений. Само наличие должности главного бухгалтера автоматически не делает человека подходящим СДЛ.

 

Может ли юрист быть СДЛ?

Да, если выполняются установленные требования. Профильное юридическое образование часто позволяет выполнить образовательный критерий для организаций, подпадающих под Постановление № 492, но также необходимо проверить обучение, ограничения и специальные требования.

 

Можно ли назначить внешнего юриста СДЛ по договору оказания услуг?

Для организаций, на которые распространяется Постановление № 1157, СДЛ должен быть работником по трудовому договору. Внешний юрист может профессионально сопровождать СДЛ, готовить документы и консультировать его, но не подменять предусмотренное законом внутреннее назначение.

 

Может ли ИП быть СДЛ самостоятельно?

Да, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно осуществлять соответствующие функции при соблюдении требований, установленных для его категории субъекта. В частности, необходимо пройти предусмотренное обучение.

 

Нужно ли пройти обучение до издания приказа?

Ключевое требование для субъектов, на которых распространяется Приказ Росфинмониторинга № 203, заключается в прохождении целевого инструктажа будущим СДЛ до начала осуществления соответствующих функций. Поэтому дату приказа и дату фактического начала полномочий нужно согласовывать с датой обучения.

 

Нужно ли прописывать в приказе все обязанности СДЛ?

Нет. Полномочия и обязанности СДЛ должны быть определены в ПВК. Дополнительно организация может использовать должностную инструкцию. В приказе достаточно четко закрепить назначение и основные организационные положения.

 

Что делать, если СДЛ ушел в отпуск?

Нужно действовать по порядку замещения, установленному ПВК. На период отсутствия обязанности СДЛ возлагаются на лицо, которое также соответствует применимым требованиям. При необходимости это оформляется отдельным приказом.

 

Нужно ли издавать новый приказ при увольнении СДЛ?

Да, нового ответственного сотрудника необходимо надлежащим образом назначить. Также нужно оформить прекращение полномочий предыдущего СДЛ, передать документы и доступы и проверить актуальность ПВК и учетных сведений.

 

Нужно ли оформлять новый приказ при смене фамилии СДЛ?

Само изменение фамилии не означает, что полномочия автоматически прекращаются. Однако внутренние документы должны оставаться однозначными и актуальными. Поэтому целесообразно оформить изменение или иной распорядительный документ в соответствии с документооборотом организации и привести связанные сведения в соответствие.

 

Что делать, если СДЛ сменил должность, но остается в компании?

Нужно проверить текст действующего приказа, ПВК и кадровые документы. Если в приказе указана прежняя должность, лучше документально актуализировать сведения, чтобы при проверке не возникало расхождений.

 

Нужно ли отправлять приказ о назначении СДЛ в Росфинмониторинг?

Не существует универсальной обязанности направлять копию каждого приказа в Росфинмониторинг для всех субъектов. Но сведения о СДЛ могут входить в учетные данные организации, поэтому после назначения или смены ответственного лица необходимо проверить порядок их актуализации именно для своей категории субъекта.

 

Какой приказ лучше: отдельный о назначении СДЛ или один общий приказ по ПОД/ФТ?

На практике отдельный приказ удобнее для контроля хронологии и последующей замены сотрудника. При смене СДЛ не приходится пересматривать большой документ, содержащий несвязанные организационные решения. Однако конкретная система распорядительных документов определяется самой организацией с учетом применимых требований.

 

Что делать, если приказ уже есть, но ПВК устарели?

Сам приказ не компенсирует устаревшие правила. Нужно провести обновление ПВК и проверить весь комплект документов на согласованность.

 

Можно ли заказать приказ отдельно в Гранд Скул?

Гранд Скул помогает с подготовкой документов по ПОД/ФТ, но наиболее надежный вариант - рассматривать приказ не изолированно, а вместе с ПВК, квалификацией СДЛ и остальной системой внутреннего контроля. В рамках абонентского обслуживания специалисты проверяют ответственного сотрудника на соответствие требованиям и готовят приказ о его назначении и должностную инструкцию.

 

 

Заключение

---

 

Правильный приказ о назначении СДЛ по ПОД/ФТ не должен быть сложным. Из него должно однозначно следовать, кто назначен специальным должностным лицом, с какой даты сотрудник выполняет функции и за реализацию каких правил он отвечает.

 

Гораздо важнее подготовительная часть: проверить квалификацию кандидата, пройти необходимое обучение ПОД/ФТ, исключить установленные ограничения, проверить трудовые отношения, актуализировать ПВК и заранее определить порядок замещения ответственного сотрудника.

 

После назначения СДЛ должен реально участвовать во внутреннем контроле, а не только числиться в приказе. Ему необходимы доступ к информации, рабочие внутренние формы, понятные ПВК, контроль сроков и возможность получить профессиональную помощь при сложной операции, запросе Росфинмониторинга или проверке.

 

Гранд Скул может помочь на любом этапе: провести обучение СДЛ, разработать ПВК и внутренние документы, настроить систему через услугу ПОД/ФТ под ключ либо подключить постоянное юридическое сопровождение действующего ответственного сотрудника.

 

Проверить СДЛ и документы по ПОД/ФТ с юристами Гранд Скул