Чек-лист ПОД/ФТ для организации: что должно быть готово к проверке

Как пользоваться чек-листом ПОД/ФТ

Этот чек-лист можно использовать как внутреннюю самопроверку. Он не заменяет юридический анализ конкретной организации, потому что обязанности по ПОД/ФТ зависят от вида деятельности, категории субъекта, регулятора, клиентов, операций и внутренних процессов.

Проверяйте не только “есть или нет”, но и “актуально или не актуально”, “применяется или лежит в папке”, “можем подтвердить или только написали в ПВК”.

Например, если у организации есть ПВК, но они скачаны из интернета и не учитывают деятельность, это не значит, что блок закрыт. Если есть приказ о СДЛ, но сам сотрудник не проходил обучение и не знает, как работать с перечнями, это тоже пробел. Если личный кабинет Росфинмониторинга подключен, но никто не проверяет входящие сообщения, риск остается.

Удобно проходить чек-лист в три этапа:

1. Отметить, какие документы и процессы уже есть.

2. Проверить, соответствуют ли они актуальным требованиям и реальной деятельности.

3. Выписать пробелы и назначить ответственных за исправление.

Главная цель чек-листа - не создать видимость готовности, а понять, сможет ли организация подтвердить исполнение требований ПОД/ФТ при проверке.

Блок 1. Статус субъекта 115-ФЗ определен

Первый блок проверки - статус организации или ИП. Пока статус не определен, невозможно корректно понять, какие ПВК нужны, кого обучать, какие отчеты могут возникнуть и кто является регулятором.

Проверьте:

- организация или ИП понимает, подпадает ли под 115-ФЗ;

- определена категория субъекта;

- понятно, какие обязанности применяются;

- понятно, нужен ли специальный учет;

- определен надзорный орган или регулятор;

- учтены особенности деятельности, клиентов и операций;

- финансовые организации и НФО учитывают специальные требования Банка России.

Красный флаг: компания работает с операциями, которые могут подпадать под 115-ФЗ, но руководитель считает, что ПОД/ФТ касается только банков. Это одна из частых ошибок новых субъектов.

Если есть сомнения, начните с материала кто подпадает под 115-ФЗ. Для новых организаций также полезна статья ПОД/ФТ с нуля.

Если организация относится к поднадзорным Банку России субъектам, дополнительно изучите материал про проверку ЦБ по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

Блок 2. СДЛ назначен и реально выполняет функции

СДЛ - один из ключевых элементов системы ПОД/ФТ. Но для проверки важно не только наличие приказа. Нужно, чтобы ответственное лицо реально понимало обязанности, работало с документами, контролировало процедуры и могло объяснить, как устроен внутренний контроль.

Формально назначенный СДЛ, который не обучен и не ведет документы, не спасает организацию при проверке. Наоборот, расхождения между приказами, ПВК и фактической работой могут вызвать дополнительные вопросы.

Проверьте:

- есть ли приказ о назначении СДЛ;

- соответствует ли СДЛ требованиям;

- обязанности закреплены в должностной инструкции или внутреннем документе;

- СДЛ одинаково указан в ПВК, приказах, программе обучения и внутренних формах;

- определен порядок замещения СДЛ при отсутствии;

- СДЛ знает порядок действий при подозрительной операции;

- СДЛ понимает, что делать при совпадении по перечням;

- СДЛ контролирует документы, отчеты и личный кабинет Росфинмониторинга;

- руководитель понимает, кто отвечает за ПОД/ФТ и какие обязанности есть у организации.

Подробнее о требованиях и ответственности ответственного лица читайте в статье СДЛ по ПОД/ФТ.

Блок 3. Обучение, инструктажи и свидетельства оформлены

Обучение и инструктажи подтверждают, что сотрудники не просто назначены в документах, а понимают, как исполнять обязанности по ПОД/ФТ. Если работник должен проверять клиента, заполнять анкету, передавать информацию СДЛ или работать с документами, его подготовку нужно подтвердить.

Обучение должно быть связано с ПВК и реальными обязанностями сотрудников. Если в ПВК написано одно, в программе обучения другое, а сотрудники работают по третьему порядку, это риск для организации.

Проверьте:

- определен круг сотрудников, которым нужно обучение;

- СДЛ прошел обучение;

- есть подтверждающий документ, например свидетельство ПОД/ФТ;

- проведен инструктаж ПОД/ФТ;

- есть программа подготовки и обучения;

- сотрудники ознакомлены с обязанностями;

- обучение связано с действующей редакцией ПВК;

- документы об обучении хранятся и доступны;

- сроки обучения и инструктажей не пропущены.

Если вы не уверены, кого нужно обучать, посмотрите статью кто должен проходить обучение по ПОД/ФТ. Если срок уже пропущен, поможет материал просрочили обучение или инструктаж по ПОД/ФТ.

Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить

В Гранд Скул можно пройти обучение и инструктаж по ПОД/ФТ дистанционно, получить подтверждающий документ и закрыть один из ключевых пунктов чек-листа.

Блок 4. ПВК разработаны и подходят под деятельность

ПВК - это основа внутреннего контроля. Но проверке важен не сам факт существования документа, а то, подходит ли он конкретной организации и можно ли по нему реально работать.

Опасный вариант - ПВК скачаны из шаблона, утверждены без адаптации и не связаны с реальными процессами. Такой документ может содержать лишние обязанности, старые нормы, неподходящие приложения или процедуры для другой категории субъекта.

Проверьте:

- ПВК утверждены приказом;

- документ не скачан без адаптации;

- ПВК соответствуют виду деятельности;

- учтены клиенты, операции, регулятор и штат;

- нет лишних процедур, которые организация не выполняет;

- нет пропущенных обязательных процедур;

- ПВК связаны с приложениями;

- старая редакция сохранена;

- при изменениях проведено обновление ПВК.

Если нужно разобраться в базовой структуре, читайте статью ПВК по ПОД/ФТ в 2026 году. Если документ нужно подготовить с нуля, смотрите материал про разработку ПВК. А если хотите заранее увидеть слабые места, пригодится статья типовые ошибки в ПВК.

В Гранд Скул можно заказать разработку ПВК или обновление действующей редакции. Документы готовятся под конкретную деятельность, без лишних процедур, которые потом невозможно подтвердить при проверке.

Блок 5. Полный комплект документов собран в одном месте

Один из самых простых способов проверить готовность к контролю - открыть папку ПОД/ФТ и посмотреть, можно ли быстро найти каждый документ. Если документы разбросаны по почтам, личным компьютерам и старым чатам, при запросе организация потеряет время.

Комплект должен быть не только собран, но и согласован между собой. ПВК, приказы, приложения, программа обучения, анкеты, внутренние сообщения и отчеты СДЛ должны описывать одну и ту же систему, а не разные версии внутреннего контроля.

Более подробный перечень документов смотрите в статье какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.

Открыть чек-лист документов по ПОД/ФТ

Блок 6. Личный кабинет Росфинмониторинга настроен и контролируется

Личный кабинет Росфинмониторинга - это не техническая формальность, а рабочий канал взаимодействия с регулятором. Через него организация может получать уведомления, направлять сведения, видеть квитанции, контролировать сообщения и запросы.

Если личный кабинет подключен, но никто его не проверяет, риск сохраняется. Организация может пропустить запрос, уведомление, ошибку в отправке или важную информацию.

Проверьте:

- ЛК РФМ подключен;

- ответственный за личный кабинет назначен;

- входящие сообщения проверяются регулярно;

- учетные данные актуальны;

- перечни скачиваются и сохраняются;

- квитанции и подтверждения отправки хранятся;

- запросы не пропускаются;

- уровень риска контролируется;

- профиль субъекта и ПВК не противоречат друг другу.

Подробно об этом читайте в статье личный кабинет Росфинмониторинга. Если нужно разобраться с отчетами, пригодится материал отчетность в Росфинмониторинг.

Работа с ЛК РФМ, перечнями, отчетами, запросами и внутренними документами может входить в юридическое обслуживание по ПОД/ФТ. Это удобно, если внутри компании нет отдельного специалиста, который каждый месяц контролирует эти процессы.

Блок 7. Проверка клиентов и работа с перечнями ведется регулярно

Проверка клиентов - это ежедневная часть системы ПОД/ФТ. Она должна быть связана с анкетой клиента, оценкой риска, перечнями, внутренними сообщениями и решениями СДЛ.

Недостаточно написать в ПВК, что организация проверяет клиентов по перечням. Нужно подтвердить, кто проверяет, когда проверяет, где фиксирует результат и что делает при совпадении.

Проверьте:

- определено, кого проверять;

- определено, когда проводить проверку;

- назначен ответственный;

- результат проверки фиксируется;

- есть порядок действий при совпадении;

- анкеты клиентов обновляются;

- проверка связана с оценкой риска;

- есть акты, отчеты или иная фиксация результатов;

- сотрудники знают, когда передавать информацию СДЛ.

Если в процессе проверки клиента выявляются признаки необычной или подозрительной операции, важно понимать порядок дальнейших действий. По этой теме полезны статьи подозрительная операция по 115-ФЗ и обязательный контроль по 115-ФЗ.

Блок 8. Операции обязательного контроля и подозрительные операции отслеживаются

Организация должна понимать, какие операции характерны для ее деятельности и какие из них требуют повышенного внимания. Для одних операций может быть важен обязательный контроль, для других - признаки необычности или подозрительности.

Сотрудники должны знать не только “что написано в ПВК”, но и какие ситуации в реальной работе нужно передать СДЛ. Иначе важная операция может пройти без анализа и фиксации.

Проверьте:

- организация понимает, какие операции характерны для ее деятельности;

- определены операции обязательного контроля, если они применимы;

- сотрудники знают признаки необычных и подозрительных операций;

- есть форма внутреннего сообщения;

- СДЛ принимает и фиксирует решения;

- есть порядок направления сведений в Росфинмониторинг;

- документы по операции хранятся;

- решения СДЛ можно подтвердить документально.

Если обязанность направить сведения возникает, важно не пропустить срок и правильно оформить сообщение. Подробнее об этом читайте в статье ФЭС в Росфинмониторинг.

Блок 9. Отчетность в Росфинмониторинг настроена

Отчетность по ПОД/ФТ нельзя оставлять на последний момент. Организация должна понимать, какие сведения направляются, в каких случаях возникает обязанность, кто готовит сообщение, кто подписывает и где хранятся подтверждения.

Важно не отправлять отчеты “на всякий случай”, а понимать, какие обязанности применимы именно к вашей организации. Ошибки часто возникают из-за того, что ПВК, СДЛ, ЛК РФМ и внутренние сообщения не связаны между собой.

Проверьте:

- понятно, какие ФЭС и отчеты применимы;

- назначен ответственный за подготовку сведений;

- известны сроки направления;

- есть порядок подготовки и отправки;

- квитанции сохраняются;

- ошибки при отправке обрабатываются;

- квартальные отчеты и сообщения не пропускаются, если они применимы;

- СДЛ понимает, как действовать при подозрительной операции или запросе.

Подробно об отчетности читайте в статьях отчетность в Росфинмониторинг и ФЭС.

Блок 10. Документы хранятся так, чтобы их можно было быстро показать

При проверке важно не только иметь документы, но и быстро найти нужную редакцию, приказ, квитанцию, анкету или подтверждение обучения. Если документы лежат в разных местах, подготовка к запросу становится сложнее и рискованнее.

Хранение документов - это часть внутреннего контроля. Организация должна понимать, какие документы есть, кто отвечает за архив, где хранятся старые редакции и как быстро получить подтверждения.

Проверьте:

- есть отдельная папка или электронный архив ПОД/ФТ;

- старые редакции ПВК сохранены;

- приказы доступны;

- свидетельства и документы об обучении доступны;

- анкеты клиентов хранятся;

- квитанции ЛК РФМ сохраняются;

- внутренние сообщения и решения СДЛ не теряются;

- понятно, кто отвечает за архив;

- документы можно быстро подготовить при запросе.

Если уже пришел запрос, лучше действовать спокойно и последовательно. Пошаговый порядок разобран в статье что делать, если пришел запрос Росфинмониторинга.

Красные флаги: когда организация не готова к проверке

Красные флаги - это признаки, по которым можно быстро понять, что система ПОД/ФТ требует внимания. Один такой признак еще не всегда означает нарушение, но несколько совпадений показывают, что лучше не ждать проверки.

Если вы видите несколько красных флагов, стоит заранее оценить риски. Подробнее о последствиях читайте в статьях штрафы по ПОД/ФТ, проверка Росфинмониторинга и запрос Росфинмониторинга.

Что делать, если по чек-листу много “нет”

Если по чек-листу много отрицательных ответов, не нужно паниковать и пытаться оформить все задним числом. Гораздо безопаснее собрать фактическое состояние, определить критичные пробелы и начать приводить систему в порядок на текущий период.

Главная задача - не нарисовать идеальную историю, а настроить рабочую систему, которая будет исполняться дальше.

Порядок действий:

1. Соберите фактический комплект документов.

2. Определите критичные пробелы: СДЛ, ПВК, обучение, ЛК РФМ, перечни, отчеты.

3. Разработайте или обновите ПВК.

4. Оформите приказ о СДЛ и проверьте полномочия.

5. Пройдите обучение и оформите инструктажи.

6. Настройте личный кабинет Росфинмониторинга.

7. Начните фиксировать проверку клиентов, перечни, анкеты и внутренние решения.

8. Определите, кто контролирует отчеты и запросы.

9. Организуйте хранение документов.

10. Подключите сопровождение, если внутри нет специалиста по ПОД/ФТ.

Если ПВК устарели или были сделаны по шаблону, можно заказать разработку или обновление ПВК в Гранд Скул. Если пробелов много и нужно регулярно контролировать документы, ЛК РФМ, перечни и запросы, удобнее рассмотреть абонентское сопровождение.

Абонентское обслуживание ПОД/ФТ: как не держать весь чек-лист в голове

Чек-лист помогает увидеть пробелы, но настоящая готовность к проверке появляется тогда, когда эти пункты контролируются регулярно. Именно поэтому для многих организаций выгоднее встать на абонентское обслуживание по ПОД/ФТ, а не вспоминать о документах только при запросе.

Абонентское обслуживание помогает не держать в голове десятки задач: ПВК, обучение, ЛК РФМ, перечни, отчеты, запросы, внутренние отчеты СДЛ и подготовку к проверкам.

В “Гранд Скул” можно выбрать квартальное или годовое юридическое обслуживание по ПОД/ФТ. Такой формат особенно полезен, если в компании нет штатного юриста, который каждый месяц отслеживает изменения законодательства, контролирует личный кабинет, проверку перечней и документы внутреннего контроля.

В сопровождение может входить:

- работа с комплектом документов внутреннего контроля;

- актуализация ПВК и приложений;

- контроль личного кабинета Росфинмониторинга;

- работа с перечнями;

- подготовка отчетов и внутренних отчетов СДЛ;

- помощь с запросами и предписаниями;

- подготовка к проверкам;

- консультации по текущим вопросам ПОД/ФТ.

При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ идут в подарок. Это выгодно для организаций, которые хотят не просто закрыть один документ, а выстроить системное сопровождение и снизить риск пропуска важных сроков, отчетов и изменений.

Важно понимать: абонентское обслуживание не является обещанием полного отсутствия штрафов. Но оно помогает минимизировать риски за счет регулярной работы с документами, личным кабинетом, перечнями, отчетами и текущими обязанностями по 115-ФЗ.

Узнать подробнее про абонентское обслуживание по ПОД/ФТ

ПОД/ФТ под ключ для новых организаций

Если организация или ИП только начинает работу как субъект 115-ФЗ, лучше не собирать систему по частям. Обучение в одном месте, ПВК в другом, консультации у третьего специалиста и самостоятельная настройка ЛК РФМ часто приводят к разрывам между документами и реальной работой.

Для новых субъектов удобнее услуга ПОД/ФТ под ключ. Она помогает сразу закрыть стартовые элементы системы: обучение ответственного сотрудника, разработку ПВК и юридическое сопровождение на первые месяцы.

В пакет входит:

- обучение СДЛ или ответственного сотрудника по ПОД/ФТ;

- подтверждающий документ после обучения;

- разработка полного пакета ПВК;

- квартал юридического обслуживания;

- помощь в запуске основных процедур внутреннего контроля;

- экономия 40% по сравнению с заказом услуг по отдельности.

Такой формат подходит организациям, которые хотят начать работу спокойно: не искать отдельно обучение, не исправлять шаблонные ПВК, не разбираться в одиночку с первыми вопросами по ЛК РФМ, перечням, документам и отчетам.

ПОД/ФТ под ключ помогает быстрее сформировать базовую систему, а после стартового периода можно перейти на абонентское обслуживание, чтобы поддерживать ее регулярно.

Узнать подробнее об услуге ПОД/ФТ под ключ

Итоговый чек-лист ПОД/ФТ перед проверкой

Ниже - короткая итоговая таблица, которую можно использовать как быстрый лид-чек перед проверкой, запросом или внутренним аудитом.

Если в таблице много ответов “нет”, организация не готова к проверке полностью. Это не повод паниковать, но повод привести систему ПОД/ФТ в порядок заранее.

Часто задаваемые вопросы

Что обязательно должно быть у субъекта 115-ФЗ перед проверкой?

Минимально нужно подтвердить статус субъекта, назначение СДЛ, наличие актуальных ПВК, обучение и инструктажи, приложения, анкеты клиентов, работу с перечнями, отчетность, хранение документов и контроль личного кабинета Росфинмониторинга.

Можно ли ограничиться только ПВК?

Нет. ПВК - важный документ, но он должен быть связан с приказами, приложениями, обучением, анкетами, внутренними сообщениями, отчетами СДЛ и фактическими действиями сотрудников.

Что проверяют вместе с ПВК?

Обычно смотрят приказы, сведения о СДЛ, программу обучения, документы об обучении, приложения, анкеты клиентов, работу с перечнями, внутренние сообщения, отчеты СДЛ, квитанции и подтверждения из ЛК РФМ.

Нужно ли иметь документы об обучении?

Да, если сотрудники выполняют обязанности по ПОД/ФТ, подготовку нужно подтвердить документально. Важно хранить документы об обучении и инструктажах вместе с комплектом по ПОД/ФТ.

Что делать, если СДЛ назначен, но не обучен?

Нужно как можно быстрее организовать обучение и оформить подтверждающие документы. Также стоит проверить, может ли СДЛ реально выполнять обязанности и соответствует ли он требованиям.

Обязательно ли вести анкеты клиентов?

Если идентификация клиентов требуется вашей категории субъекта, анкеты или иные формы фиксации сведений нужны для подтверждения исполнения процедуры. Форма должна совпадать с ПВК и использоваться на практике.

Что делать, если ЛК РФМ давно не проверяли?

Нужно восстановить доступ, проверить входящие сообщения, запросы, квитанции, актуальность учетных данных и порядок контроля личного кабинета. После этого назначить ответственного и установить регулярную проверку.

Нужно ли хранить старые редакции ПВК?

Да, старые редакции лучше сохранять. Они могут понадобиться, чтобы подтвердить, какие правила действовали в определенный период, особенно если проверяются прошлые операции или документы.

Что делать, если по чек-листу много пробелов?

Не оформляйте документы задним числом. Сначала соберите фактический комплект, определите критичные пробелы, обновите или разработайте ПВК, оформите СДЛ, обучение, ЛК РФМ, перечни, анкеты, отчеты и хранение документов.

Чем абонентское обслуживание лучше разовой подготовки документов?

Разовая подготовка закрывает часть задач на текущий момент. Абонентское обслуживание помогает поддерживать систему регулярно: обновлять документы, контролировать ЛК РФМ, перечни, отчеты, запросы и подготовку к проверкам.

Что входит в годовое обслуживание?

В годовом обслуживании можно получить регулярное юридическое сопровождение по ПОД/ФТ, работу с документами, ЛК РФМ, перечнями, отчетами, запросами и проверками. По условиям предложения “Гранд Скул”, при заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ идут в подарок.

Что выбрать новой организации: абонентское обслуживание или ПОД/ФТ под ключ?

Если система ПОД/ФТ еще не запускалась, удобнее начать с ПОД/ФТ под ключ: обучение СДЛ, разработка ПВК и квартал сопровождения. Если система уже есть, но ее нужно поддерживать регулярно, подойдет абонентское обслуживание.

Чек-лист ПОД/ФТ помогает быстро понять, готова ли организация к проверке. Но настоящая защита начинается там, где чек-лист превращается в регулярную работу.

Если документы актуальны, СДЛ обучен, ПВК связаны с приложениями, ЛК РФМ контролируется, перечни проверяются, отчеты и квитанции хранятся, проверка не должна превращаться в аврал. Если же по многим пунктам есть пробелы, лучше закрыть их заранее.

В Гранд Скул можно подключить абонентское обслуживание по ПОД/ФТ, чтобы специалисты помогали с документами, ПВК, ЛК РФМ, перечнями, отчетами, запросами и проверками. Для новых компаний подойдет ПОД/ФТ под ключ: обучение СДЛ, разработка ПВК и квартал юридического сопровождения со скидкой 40%.

Подключить абонентское обслуживание по ПОД/ФТ