Проверка Росфинмониторинга по 115-ФЗ - это контрольное мероприятие, в ходе которого территориальный орган оценивает, как организация или индивидуальный предприниматель выполняют требования законодательства о ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Проверка не сводится к просмотру одной папки с документами. Инспекторы сопоставляют ПВК, приказы, документы об обучении по ПОД/ФТ, клиентские досье, акты проверки по перечням, внутренние сообщения и ФЭС с тем, что организация реально делала в проверяемом периоде.
Главный риск возникает не тогда, когда документа нет в нужной папке, а когда организация не может подтвердить исполнение обязанности. Формально утвержденные правила не помогут, если сотрудники не знают порядок действий, проверки клиентов не оформляются, сообщения остаются непринятыми, а сведения в документах противоречат друг другу.
При этом Росфинмониторинг непосредственно проверяет не всех субъектов 115-ФЗ. Если в сфере деятельности действует отдельный контрольный орган, надзор осуществляет этот орган. Росфинмониторинг проводит дистанционный мониторинг и передает результаты соответствующим регуляторам, а самостоятельно проверяет организации и ИП, в сфере деятельности которых отсутствуют иные контрольные органы.
Процедура контрольных мероприятий регулируется приказом Росфинмониторинга от 07.09.2022 № 192, а общие правила контроля закреплены в статье 9.1 Федерального закона № 115-ФЗ.
В статье разберем, как начинается документарная и выездная проверка, какие документы обычно запрашивают, как ответить за 7 рабочих дней и что делать после получения акта или предписания.
Оглавление:
- Что такое проверка Росфинмониторинга
- Кого непосредственно проверяет Росфинмониторинг
- Почему организация может попасть под контроль
- Дистанционный мониторинг Личного кабинета
- Виды контрольных мероприятий
- Как приходит уведомление и когда оно считается полученным
- Какие документы запрашивает Росфинмониторинг
- Как проверяют СДЛ и обучение работников
- Как проверяют клиентские досье
- Как проверяют операции и ФЭС
- Как подготовить документы для отправки
- Как отвечать на запрос Росфинмониторинга
- Что делать, если документов нет
- Как проходит выездная проверка
- Подготовка к проверке за 7 дней
- Чек-лист готовности к проверке
- Что делать после получения предписания
- Ответственность за воспрепятствование и неисполнение предписания
- Как снизить вероятность проверки
- Абонентское обслуживание по ПОД/ФТ
Что такое проверка Росфинмониторинга
Проверка проводится территориальным органом Росфинмониторинга для оценки соблюдения обязательных требований в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ. Предмет проверки определяется приказом и может охватывать конкретный период деятельности, отдельные обязанности, клиентов, операции или всю систему внутреннего контроля.
Основанием для начала проверки является приказ о ее проведении. Обычное письмо, рекомендация или информационное сообщение не является приказом о проверке, однако игнорировать такие документы нельзя.
| Действие Росфинмониторинга | Что означает | Как реагировать |
|---|---|---|
| Информационное письмо | Выявлены признаки возможного несоблюдения требований | Проверить указанные вопросы, устранить признаки нарушений и сохранить подтверждения |
| Запрос сведений вне проверки | Органу нужна информация в рамках установленных полномочий | Определить правовое основание, срок и представить полный ответ |
| Приказ и запрос о документарной проверке | Официально начато контрольное мероприятие | В течение установленного срока подготовить документы, реестр и сопроводительное письмо |
| Приказ о выездной проверке | Комиссия проведет проверку по месту нахождения или фактической деятельности | Назначить координатора, проверить полномочия комиссии и организовать доступ к документам |
При проверке могут использоваться не только документы, полученные от организации. Росфинмониторинг вправе анализировать сведения, уже имеющиеся в его распоряжении, а также запрашивать информацию у государственных органов, внебюджетных фондов и других организаций.
Поэтому ответ на проверку должен учитывать не только внутренние документы, но и данные, которые ранее направлялись в Личный кабинет и другие государственные системы.
Кого непосредственно проверяет Росфинмониторинг
Статья 9.1 Закона № 115-ФЗ разделяет дистанционный мониторинг и непосредственный контроль. Росфинмониторинг анализирует информацию о широком круге субъектов, но самостоятельно проводит проверки прежде всего в отношении организаций и ИП, в сфере деятельности которых отсутствует отдельный контрольный орган.
| Категория | Кто осуществляет основной контроль | Практический комментарий |
|---|---|---|
| Организации и ИП без отраслевого контрольного органа | Росфинмониторинг и его территориальные органы | На них распространяется порядок проверок по приказу № 192 |
| Кредитные и некредитные финансовые организации | Банк России | Порядок и объем контроля определяются специальными актами Банка России |
| Адвокаты | Адвокатские палаты субъектов РФ | Контроль проводится с учетом специального статуса адвокатов |
| Нотариусы | Нотариальные палаты субъектов РФ | Применяется специальный порядок профессионального контроля |
| Аудиторские организации и индивидуальные аудиторы | Компетентный контрольный орган и саморегулируемая организация аудиторов в предусмотренных законом пределах | Не следует применять инструкцию для прямой проверки Росфинмониторинга без учета статуса аудитора |
| Иные регулируемые субъекты | Орган контроля в соответствующей сфере деятельности | Росфинмониторинг передает результаты дистанционного мониторинга профильному регулятору |
Перед подготовкой ответа сначала определите, какой орган проводит мероприятие и каким нормативным актом регулируется процедура. Сроки и полномочия Банка России, Росфинмониторинга, профессиональной палаты или иного регулятора могут различаться.
Почему организация может попасть под контроль
В системе ПОД/ФТ применяется риск-ориентированный подход. Деятельность контролируемых лиц оценивается с учетом результатов дистанционного мониторинга, национальной и секторальной оценки рисков, особенностей бизнес-модели и фактического исполнения обязанностей.
Повысить внимание надзорного органа могут:
длительное отсутствие входов в Личный кабинет;
неполучение или несвоевременное получение перечней;
пропущенные либо непринятые ФЭС;
систематические ошибки в передаваемых сведениях;
отсутствие актуальных ПВК;
непрохождение обязательного анкетирования или тестирования;
неисполнение рекомендаций, содержащихся в информационном письме;
изменение вида деятельности без обновления профиля и документов;
жалобы, материалы правоохранительных или иных государственных органов;
несоответствие масштаба операций заявленной деятельности;
выявленные ранее нарушения и неисполненное предписание.
Контролируемому лицу с умеренным уровнем риска может быть направлено письмо о возможном несоблюдении требований. В письме должны содержаться рекомендации по устранению признаков нарушения.
Если признаки не устранены в течение 30 календарных дней с даты получения письма, бездействие может стать основанием для пересмотра уровня риска.
Само по себе получение информационного письма не означает, что нарушение уже доказано. Но это возможность исправить процесс до перехода к более строгому контрольному мероприятию.
Дистанционный мониторинг Личного кабинета
Росфинмониторинг проводит дистанционный мониторинг на основании информации, поступающей в его системы. Для этого не требуется отдельный визит инспектора или предварительное уведомление организации.
При дистанционной оценке могут учитываться:
актуальность данных учетного профиля;
регулярность использования Личного кабинета;
получение перечней, решений и информационных сообщений;
результаты тестирования и анкетирования;
наличие и актуальность сведений о ПВК;
своевременность и качество ФЭС;
квитанции о принятии и непринятии сообщений;
исполнение запросов и рекомендаций;
сведения, полученные из других государственных систем.
Личный кабинет следует проверять регулярно, а не только перед квартальным отчетом. Юридически значимые документы могут направляться через него, а датой получения в ряде случаев считается дата, зафиксированная в квитанции.
Внутренним приказом лучше определить основного и резервного работника, периодичность входа, порядок фиксации входов и действия при появлении нового документа.
Виды контрольных мероприятий
| Мероприятие | Где проводится | Основной результат |
|---|---|---|
| Информирование | Дистанционно: почта, электронная почта или Личный кабинет | Письмо с признаками возможного несоблюдения и рекомендациями |
| Документарная проверка | По месту нахождения территориального органа Росфинмониторинга | Анализ документов и информации, представленных по запросу |
| Выездная проверка | По месту нахождения, жительства или фактической деятельности контролируемого лица | Анализ документов, систем, объяснений и фактических процессов |
Проверка может охватывать период деятельности, указанный в приказе. При этом инспекторы должны действовать в пределах предмета и периода контрольного мероприятия.
Документарная проверка не является упрощенной или менее серьезной. По ее результатам также составляется акт и при выявлении нарушений может выноситься предписание.
Как начинается проверка
Основанием для начала является приказ территориального органа Росфинмониторинга. Его подписывает руководитель территориального органа или заместитель, документ заверяется печатью.
В приказе должны быть указаны:
наименование территориального органа;
предмет и правовые основания;
вид проверки;
наименование организации или сведения об ИП;
ИНН, ОГРН и адрес;
адрес проведения проверки;
проверяемый период деятельности;
сведения о проверяющих;
руководитель комиссии, если проверку проводит комиссия;
даты начала и окончания.
Сразу после получения приказа нужно зафиксировать дату получения, проверить реквизиты, предмет, период и полномочия указанных лиц.
Для документарной проверки вместе с приказом направляется запрос. При выездной проверке после ознакомления с приказом и удостоверениями вручается требование о представлении документов и информации.
Как приходит уведомление и когда оно считается полученным
| Способ | Когда документ считается полученным |
|---|---|
| Заказное почтовое отправление | В дату вручения отправления |
| Вручение нарочным | В дату вручения, указанную в отметке о получении |
| Электронная почта | В дату отчета о прочтении, когда такой способ предусмотрен Порядком |
| Личный кабинет | В дату, зафиксированную в квитанции о приеме документов или информации |
О плановой выездной проверке уведомляют не позднее чем за 2 рабочих дня до ее начала способом, который позволяет подтвердить получение уведомления.
Для внеплановой выездной проверки правило о предварительном уведомлении за 2 рабочих дня прямо не установлено. Поэтому готовность к контролю нельзя строить только на ожидании заранее направленного письма.
Следует поддерживать актуальными почтовый адрес, электронную почту, сведения в государственных реестрах и профиль Личного кабинета.
Какие сроки нужно соблюдать
| Действие | Срок | Практическое значение |
|---|---|---|
| Ответ на запрос при документарной проверке | Не позднее 7 рабочих дней со дня получения запроса | Это общий срок для подготовки документов, информации и сопроводительного письма |
| Документы по требованию при выездной проверке | Срок указывается в требовании и не может быть меньше 2 рабочих дней | Нужно сразу оценить объем и при необходимости просить продление |
| Уведомление о плановой выездной проверке | Не позднее чем за 2 рабочих дня до начала | Срок применяется именно к плановой выездной проверке |
| Рассмотрение ходатайства о продлении срока ответа | Не более 3 рабочих дней с момента получения ходатайства | Ходатайство нужно направить до истечения первоначального срока |
| Направление второго экземпляра акта | В течение 3 рабочих дней после составления | Дата получения влияет на дальнейшие действия организации |
| Устранение нарушений по предписанию | От 10 до 30 рабочих дней | Конкретный срок указывается в предписании |
| Ходатайство по предписанию | Не позднее чем за 10 календарных дней до окончания срока | Можно просить исключить требование или предоставить дополнительный срок при наличии оснований |
Семь рабочих дней - это срок ответа на документарную проверку, а не гарантированный период предварительной подготовки. К моменту получения запроса основные документы уже должны быть сформированы и систематизированы.
Если документы отсутствуют или не могут быть представлены вовремя, до окончания срока нужно направить письменное мотивированное объяснение и при необходимости ходатайство о продлении.
Какие документы запрашивает Росфинмониторинг
Единого закрытого списка для каждой проверки нет. Перечень зависит от предмета, периода, категории субъекта и выявленных рисков. Запрашиваемые документы должны быть связаны с проверяемыми требованиями.
| Группа | Какие документы могут запросить | Что проверяют |
|---|---|---|
| Регистрационные документы | Устав, выписка, сведения о видах деятельности, филиалах, постановке на учет, штатное расписание | Статус субъекта, поднадзорность, структура и фактическая деятельность |
| ПВК | Действующая и предыдущие редакции, приказы, приложения, документы об ознакомлении | Актуальность, полнота, своевременность обновления и реальное применение |
| Документы по СДЛ | Приказ, должностная инструкция, документы об образовании, опыте, обучении, полномочиях и замещении | Наличие ответственного лица, соответствие требованиям и фактическое выполнение функций |
| Подготовка работников | Программа обучения, перечень сотрудников, свидетельства, акты и журналы инструктажей, результаты проверки знаний | Кого обучили, в какой срок и по какой программе |
| Клиентские досье | Анкеты, копии документов, сведения о представителях, выгодоприобретателях, бенефициарных владельцах, оценке риска | Полнота идентификации и своевременность обновления информации |
| Проверка по перечням | Акты, реестры, версии перечней, результаты анализа совпадений, решения по замораживанию | Периодичность, актуальность данных и применение обязательных мер |
| Операции и сделки | Договоры, платежные документы, переписка, акты, заявления, документы об экономическом смысле | Выявлялись ли операции обязательного контроля и необычные операции |
| ФЭС | Файлы сообщений, печатные формы, квитанции, заменяющие сообщения, внутренние решения | Срок, достоверность, полнота и факт принятия Росфинмониторингом |
| Внутренний контроль | Внутренние сообщения, отчеты СДЛ, журналы событий, контрольные листы, служебные записки | Не формальность документа, а работу процедур на практике |
| Личный кабинет | Документы о доступе, внутренние регламенты, сообщения, запросы, результаты тестирования | Регулярность работы и исполнение поступающих требований |
Перечень в запросе нужно разбирать построчно. Для каждого пункта следует определить документ, ответственного, период, формат представления и наличие пояснений.
Как проверяют ПВК
Инспектор оценивает не только наличие ПВК по ПОД/ФТ, но и их соответствие организации.
Обычно проверяется:
правильно ли определена категория субъекта;
применена ли актуальная нормативная база;
включены ли обязательные программы;
соответствует ли документ реальным операциям и клиентам;
кто и когда утвердил правила;
своевременно ли подготовлены новые редакции;
совпадают ли приложения с текстом;
ознакомлены ли сотрудники;
исполняются ли указанные процедуры;
нет ли в правилах лишних обязанностей, которые организация не выполняет.
Самая частая проблема - противоречие между ПВК и документами. Например, в правилах указано еженедельное формирование отчета, но отчеты не составлялись, либо решение по операции должен принимать руководитель, а фактически его принимал сотрудник без закрепленных полномочий.
Если правила отсутствуют или не соответствуют деятельности, можно заказать разработку ПВК в «Гранд Скул». Документы готовятся индивидуально с учетом вида деятельности, штата, клиентов, операций и применимых требований.
Читать подробнее об обновлении ПВК по ПОД/ФТ
Как проверяют СДЛ и обучение работников
Специальное должностное лицо должно быть не только назначено приказом, но и реально выполнять функции, предусмотренные законом и ПВК.
По СДЛ обычно проверяют:
дату назначения;
соответствие квалификационным требованиям;
должностную инструкцию и полномочия;
дату прохождения необходимого обучения;
доступ к Личному кабинету и документам;
порядок замещения на период отсутствия;
отчеты и внутренние решения;
знание фактических процедур организации.
По работникам проверяют перечень должностей, программу подготовки, целевой инструктаж по ПОД/ФТ, внутренние и дополнительные инструктажи, журналы, акты и документы о проверке знаний.
Свидетельство одного сотрудника не подтверждает обучение всей организации. Нужно доказать, что каждый работник, включенный в обязательный перечень, прошел соответствующую форму подготовки в установленный срок.
Для подготовки руководителя, СДЛ и других работников можно пройти обучение по ПОД/ФТ в «Гранд Скул».
Читать подробнее про обучение по ПОД/ФТ
Как проверяют клиентские досье
Клиентов обычно выбирают за проверяемый период. Инспектор сопоставляет анкету, первичные документы, сведения из государственных источников, оценку риска и фактическую операцию.
| Что проверяют | Типовая ошибка |
|---|---|
| Дата идентификации | Клиента приняли на обслуживание до получения обязательных сведений |
| Представитель | Полномочия не подтверждены или документ утратил силу |
| Выгодоприобретатель | Сведения не установлены либо поле заполнено формально |
| Бенефициарный владелец | Не проанализирована структура владения и контроля |
| Достоверность сведений | Нет подтверждения проверки по доступным источникам |
| Уровень риска клиента | Оценка не обоснована или не пересматривалась |
| Обновление анкеты | Используются сведения, которые перестали быть актуальными |
| Проверка по перечням | Невозможно установить дату, источник и результат проверки |
Анкета должна позволять восстановить логику работы с клиентом. Проверяющему должно быть понятно, когда получены сведения, каким источником они подтверждены, кто провел оценку и почему присвоен конкретный уровень риска.
Как проверяют операции и ФЭС
Документы по операции сопоставляются с внутренними сообщениями и ФЭС в Росфинмониторинг.
Проверяющий может установить:
подлежала ли операция обязательному контролю;
были ли признаки необычной или подозрительной операции;
когда операция совершена и когда выявлена;
кто принял решение;
правильно ли выбран код;
соответствуют ли сумма и участники первичным документам;
направлено ли сообщение в установленный срок;
получена ли квитанция о принятии;
исправлялись ли ошибки надлежащим способом;
есть ли внутренний документ, подтверждающий решение.
Скриншот отправки не заменяет квитанцию о принятии. Если сообщение осталось непринятым, обязанность может считаться неисполненной.
Особое внимание уделяется расхождениям. Если в договоре одна сумма, во внутреннем сообщении другая, а в ФЭС третья, организация должна объяснить происхождение каждого значения.
Читать подробнее о заполнении и исправлении ФЭС
Как подготовить документы для отправки
Хаотичный архив затрудняет проверку и повышает риск пропустить пункт запроса. Пакет лучше собирать по единому реестру.
Рекомендуемый порядок:
Разбить запрос на пункты. Каждому пункту присвоить номер и ответственного.
Определить период. Не смешивать документы разных редакций и дат.
Проверить реквизиты. Даты, подписи, номера приказов, ФИО и наименования должны совпадать.
Сопоставить документы. ПВК, приложения, анкеты и ФЭС не должны противоречить друг другу.
Подготовить реестр. Указать название, дату, количество листов и пункт запроса.
Заверить копии. Использовать предусмотренный приказом порядок.
Подготовить пояснения. Объяснить особенности, а не оставлять инспектора самостоятельно догадываться о логике документов.
Проверить комплектность. Второй сотрудник должен сверить пакет с запросом.
Сохранить отправленную версию. Внутренний архив должен полностью совпадать с переданным пакетом.
Копии можно заверять постранично надписью «Копия верна», подписью уполномоченного лица, датой и печатью при наличии. Альтернативно документы могут быть сшиты, пронумерованы, заверены подписью и скреплены печатью при наличии.
Не редактируйте исходные документы ради красивого комплекта. Выявленный недостаток лучше честно объяснить и устранить текущей датой, чем создавать риск недостоверных или фиктивных документов.
Как отвечать на запрос Росфинмониторинга
Ответ оформляется сопроводительным письмом за подписью руководителя или уполномоченного представителя.
В письме целесообразно указать:
наименование и реквизиты территориального органа;
номер и дату приказа и запроса;
наименование организации, ИНН и ОГРН;
ответ по каждому пункту запроса;
перечень документов и количество файлов или листов;
пояснения по отсутствующим или не применимым документам;
информацию об уже устраненных недостатках;
сведения о представителе и подтверждение полномочий;
контактное лицо для оперативного взаимодействия.
Документы можно направить заказным письмом, через Личный кабинет или представить непосредственно в территориальный орган представителем.
Датой представления при отправке заказным письмом считается дата направления, при личной подаче - дата отметки о принятии, через Личный кабинет - дата размещения документов.
После отправки нужно сохранить опись, квитанцию, отметку о принятии или подтверждение размещения в Личном кабинете.
Что делать, если часть документов отсутствует
Отсутствие документа нельзя скрывать, заменять пустым файлом или исправлять созданием бумаги задним числом.
Правильный порядок:
установить причину и период отсутствия;
проверить, можно ли получить дубликат;
восстановить сведения по достоверным источникам;
оформить служебную записку о выявленном недостатке;
проверить связанные процессы и другие периоды;
устранить текущее нарушение;
подготовить мотивированное пояснение;
при необходимости до истечения срока подать ходатайство о продлении.
Ходатайство должно быть конкретным. Недостаточно написать, что документов много. Нужно указать причины, объем, уже выполненные действия, необходимый срок и документы, подтверждающие обстоятельства.
Решение по ходатайству принимается в письменной форме. До его получения не следует считать продление автоматически предоставленным.
Как проходит выездная проверка
Выездная проверка проводится комиссией по месту нахождения организации, месту жительства ИП или месту фактического осуществления деятельности.
В начале проверки:
руководитель комиссии знакомит представителя организации с приказом;
члены комиссии предъявляют служебные удостоверения;
вручается требование о представлении документов и информации;
представитель делает отметку о получении требования;
устанавливается порядок взаимодействия и передачи документов.
Организация обязана представить документы и информацию, в том числе в электронном виде, а также предоставить доступ к базам и банкам данных автоматизированных систем в части, относящейся к предмету проверки.
Доступ не должен быть бесконтрольным. Желательно заранее определить сотрудника, который сопровождает работу в системе, фиксирует просмотренные разделы и не допускает раскрытия информации, не относящейся к предмету проверки.
Проверяющие вправе получать письменные объяснения, справки, сведения и заверенные копии документов. Отказ от представления объяснений или документов фиксируется в акте.
Как вести себя сотрудникам во время проверки
назначить одного координатора взаимодействия;
передавать документы только через реестр;
не давать предположительных ответов;
при отсутствии точной информации просить время на подготовку письменного пояснения;
не скрывать существующие документы;
не создавать препятствий законным действиям комиссии;
фиксировать все устные и письменные запросы;
проверять полномочия представителя организации;
не передавать документы, не относящиеся к предмету, без анализа запроса;
согласовывать юридически значимые пояснения с руководителем или юристом.
Сотрудник должен описывать факты, а не давать правовую оценку, если она не входит в его компетенцию. Фраза «мы всегда так делали» может создать дополнительные вопросы, если такой порядок не соответствует ПВК.
До начала выездной проверки полезно провести короткий инструктаж: кто встречает комиссию, кто показывает системы, кто готовит копии и кто подписывает пояснения.
Частые ошибки при проверке
| Ошибка | Почему опасна | Как действовать |
|---|---|---|
| Пропустили документ в Личном кабинете | Срок начинает течь без фактической подготовки организации | Назначить основного и резервного контролера кабинета |
| Начали собирать документы в последний день | Пакет получается неполным и противоречивым | Вести постоянный реестр документов |
| Не сверили ПВК и практику | Организация сама подтверждает неисполнение собственных процедур | Провести сопоставительный аудит |
| Отправили документы без реестра | Невозможно доказать, что конкретный пункт был исполнен | Связать каждый файл с пунктом запроса |
| Копии не заверены | Пакет может не соответствовать требованиям Порядка | Использовать постраничное заверение или прошивку |
| Скрыли отсутствие документа | Возникает риск недостоверных пояснений | Дать мотивированное объяснение и устранить недостаток |
| Оформили документ задним числом | Может ухудшить позицию сильнее первоначального нарушения | Исправлять текущей датой с фиксацией обстоятельств |
| Не проверили квитанции ФЭС | Отправленные сообщения могли остаться непринятыми | Включить квитанции в обязательную сверку |
| Не подали ходатайство вовремя | Срок пропущен без документированного обращения | Оценивать объем в день получения запроса |
| Препятствовали доступу | Может быть составлен отдельный акт о воспрепятствовании | Обеспечить законный доступ в пределах предмета проверки |
Проверка редко проигрывается из-за одной опечатки. Основной риск создают системные противоречия, невозможность подтвердить действия и неподготовленная коммуникация.
Подготовка к проверке за 7 дней
План рассчитан на документарную проверку, по которой общий срок ответа составляет 7 рабочих дней. Если документов много, часть работы придется выполнять параллельно.
| День | Основные действия | Результат |
|---|---|---|
| День 1 | Разобрать приказ и запрос, зафиксировать срок, предмет и период, назначить координатора, создать реестр | Понятен объем и распределены ответственные |
| День 2 | Проверить ПВК, приказы, приложения, СДЛ, полномочия и обучение | Сформирован блок организационных документов |
| День 3 | Выгрузить документы Личного кабинета, ФЭС, квитанции, запросы, результаты проверок по перечням | Сформирован блок отчетности и дистанционного контроля |
| День 4 | Проверить клиентские досье, представителей, выгодоприобретателей, бенефициарных владельцев и риск | Готовы документы по клиентам |
| День 5 | Сопоставить операции, внутренние сообщения и ФЭС, выявить расхождения, подготовить пояснения | Понятна логика каждой проверяемой операции |
| День 6 | Заверить копии, сформировать файлы, реестр и проект сопроводительного письма | Собран полный пакет ответа |
| День 7 | Провести независимую сверку, подписать, отправить и сохранить подтверждение | Ответ представлен в контролируемом виде |
Если уже в первый день очевидно, что срок недостаточен, ходатайство нужно готовить сразу. Не следует ждать шестого или седьмого дня, чтобы сообщить о невозможности собрать большой объем документов.
Чек-лист готовности к проверке
| Что проверить | Документально оформлено | Актуально | Применяется на практике |
|---|---|---|---|
| Постановка на учет и профиль | Есть подтверждение | Реквизиты обновлены | Статус соответствует деятельности |
| Личный кабинет | Назначены ответственные | Доступ и подпись действуют | Входы и сообщения контролируются |
| ПВК | Утверждены приказом | Учтены изменения закона | Процедуры выполняются |
| СДЛ | Есть приказ и инструкция | Соответствует требованиям | Фактически выполняет функции |
| Обучение | Есть свидетельства, акты, журнал | Сроки соблюдены | Охвачены нужные работники |
| Перечни | Есть акты и реестры | Использованы актуальные данные | Совпадения анализируются |
| Клиентские анкеты | Досье сформированы | Сведения обновлены | Риск и участники определяются |
| Внутренние сообщения | Формы и решения сохранены | Соответствуют действующим ПВК | Операции реально анализируются |
| ФЭС | Файлы и квитанции сохранены | Использованы действующие формы | Сроки и принятие контролируются |
| Хранение | Порядок закреплен | Сроки проверены | Документы быстро находятся |
По каждому пункту нужен не формальный ответ «есть», а подтверждающий документ и пример фактического применения.
Чем заканчивается проверка
По результатам оформляется один из трех документов:
акт проверки;
акт о воспрепятствовании проведению проверки;
акт о невозможности проведения проверки.
Акт проверки составляется в пределах срока, указанного в приказе. Датой окончания проверки является дата его подписания.
Второй экземпляр акта в течение 3 рабочих дней после составления вручается организации или направляется заказным письмом либо через Личный кабинет.
Если выявлены нарушения, которые нужно устранить, на основании акта выносится предписание. Материалы также могут использоваться для решения вопроса об административной ответственности.
Отказ от получения акта или предписания не отменяет документ. В нем делается соответствующая запись.
Что проверить в акте Росфинмониторинга
После получения акта проверьте:
дату и место составления;
номер и дату приказа;
вид проверки;
состав комиссии;
проверяемый и фактический периоды;
указанные ходатайства и объяснения;
описание каждого факта;
ссылки на нарушенные нормы;
лиц, которым вменяются нарушения;
соответствие выводов представленным документам;
наличие фактических, арифметических и юридических ошибок.
Не ограничивайтесь общим несогласием. По каждому спорному выводу нужно указать конкретный документ, факт, норму и причину, по которой вывод инспектора является неполным или ошибочным.
Даже если организация планирует оспаривать выводы, необходимо отдельно контролировать исполнение предписания и сроки процессуальных действий.
Что делать после получения предписания
Предписание выносится на основании акта и содержит выявленные нарушения, нарушенные требования, сроки устранения и способы подтверждения исполнения.
Срок устранения составляет не менее 10 и не более 30 рабочих дней. Все требования подлежат исполнению в полном объеме и в указанные сроки.
Алгоритм работы с предписанием:
разделить документ на отдельные требования;
установить срок и доказательство исполнения по каждому пункту;
назначить ответственных;
подготовить новые или исправленные документы;
внедрить изменения, а не ограничиваться проектами;
сформировать ответ с реестром подтверждений;
проверить, что закрыт каждый пункт;
направить ответ и сохранить доказательство отправки.
Если исполнить требование объективно невозможно или нужен дополнительный срок, не позднее чем за 10 календарных дней до окончания срока можно подать мотивированное ходатайство об исключении требования или продлении.
Дополнительный срок при удовлетворении ходатайства не может превышать 30 суток.
В «Гранд Скул» можно заказать подготовку ответа на предписание Банка России или Росфинмониторинга. Специалисты анализируют выявленные нарушения, формируют юридическую позицию, готовят официальный ответ и помогают подтвердить устранение требований в установленный срок.
Ответственность за воспрепятствование и неисполнение предписания
Если действия или бездействие организации мешают проведению проверки, составляется акт о воспрепятствовании. Отдельный риск возникает при неисполнении предписания.
Опасными действиями могут быть:
непредставление документов без объяснения;
отказ допустить комиссию по указанному адресу;
необоснованный отказ в доступе к относящимся к предмету проверки системам;
представление заведомо неполного ответа;
игнорирование законных требований;
формальное исполнение предписания без фактического устранения;
нарушение установленного срока.
Неисполнение предписания и воспрепятствование проверке относятся к наиболее серьезным нарушениям статьи 15.27 КоАП РФ. Для юридического лица возможен штраф до 1 000 000 рублей или административное приостановление деятельности до 90 суток в зависимости от состава.
Читать подробнее о штрафах по ПОД/ФТ и статье 15.27 КоАП РФ
Как снизить вероятность проверки
Нельзя гарантировать, что контрольное мероприятие никогда не будет назначено. Но организация может снизить вероятность накопления признаков нарушения и повысить свой уровень готовности.
Для этого нужно:
регулярно работать в Личном кабинете;
своевременно получать перечни и информационные сообщения;
поддерживать актуальные ПВК;
обучать работников до начала выполнения функций;
правильно оформлять клиентские досье;
проводить и документировать проверки по перечням;
контролировать ФЭС и квитанции;
исполнять рекомендации из информационных писем;
обновлять сведения об организации;
проводить регулярный внутренний аудит.
Главная профилактика проверки - не отсутствие ошибок в одном документе, а постоянная работающая система внутреннего контроля.
Абонентское обслуживание по ПОД/ФТ
Поддерживать все обязанности самостоятельно сложно, особенно если в штате нет отдельного юриста по финансовому мониторингу. В рамках абонентского юридического обслуживания по ПОД/ФТ специалисты «Гранд Скул» помогают поддерживать документы и процессы в рабочем состоянии.
Сопровождение может включать:
работу с Личным кабинетом;
контроль перечней и уровня риска;
подготовку квартальных и событийных ФЭС;
актуализацию ПВК и приложений;
подготовку внутренних сообщений и отчетов СДЛ;
проверку клиентских документов;
контроль обучения работников;
ответы на запросы;
подготовку к документарным и выездным проверкам;
сопровождение исполнения предписаний.
Абонентское обслуживание не исключает проверку, но снижает риск накопления нарушений и помогает быстрее представить согласованный комплект документов.
Часто задаваемые вопросы
За сколько дней Росфинмониторинг уведомляет о проверке?
О плановой выездной проверке уведомляют не позднее чем за 2 рабочих дня до ее начала. Для документарной проверки срок подготовки документов начинает исчисляться со дня получения запроса. Для внеплановой выездной проверки обязательное предварительное уведомление за 2 рабочих дня Порядком прямо не предусмотрено.
Сколько времени дается на ответ при документарной проверке?
Документы и информацию нужно представить не позднее 7 рабочих дней со дня получения запроса.
Можно ли продлить срок ответа?
Да. До истечения срока нужно направить мотивированное объяснение и ходатайство о продлении. Решение принимается в письменной форме, его рассмотрение не может превышать 3 рабочих дней.
Какие документы запрашивают чаще всего?
Обычно запрашивают ПВК, приказы, документы по СДЛ и обучению, клиентские анкеты, акты проверки по перечням, внутренние сообщения, ФЭС, квитанции и документы по операциям. Точный перечень зависит от предмета проверки.
Может ли Росфинмониторинг контролировать организацию без проверки?
Да. Закон предусматривает дистанционный мониторинг поступающей информации. По его результатам может быть направлено информационное письмо или выбрано контрольное мероприятие с учетом уровня риска.
Обязан ли инспектор показать приказ?
При выездной проверке представитель организации знакомится с приказом, а члены комиссии предъявляют служебные удостоверения. При документарной проверке копия приказа прилагается к запросу.
Может ли комиссия получить доступ к программе организации?
При выездной проверке организация обязана предоставить доступ к базам и банкам данных автоматизированных систем в части, относящейся к предмету проверки.
Что делать, если запрошенного документа нет?
До истечения срока нужно направить мотивированное письменное объяснение причины отсутствия и при необходимости ходатайство о продлении. Создавать фиктивный документ задним числом нельзя.
Нужно ли заверять каждую копию?
Копии заверяются постранично либо документы сшиваются, нумеруются и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью при ее наличии.
Можно ли отправить документы через Личный кабинет?
Да. Документы по документарной проверке можно направить через Личный кабинет. Датой представления считается дата их размещения.
Когда направляют акт проверки?
Второй экземпляр акта вручается или направляется в течение 3 рабочих дней после даты его составления.
Сколько времени дают на исполнение предписания?
Срок должен составлять не менее 10 и не более 30 рабочих дней. Конкретная дата указывается в предписании.
Можно ли продлить срок исполнения предписания?
При наличии объективных причин можно не позднее чем за 10 календарных дней до окончания срока подать мотивированное ходатайство. Дополнительный срок при удовлетворении ходатайства не может превышать 30 суток.
Можно ли полностью передать проверку сторонним юристам?
Юристы могут подготовить документы, пояснения и сопровождать взаимодействие. Но руководитель, СДЛ и организация сохраняют собственные обязанности и должны предоставлять достоверные сведения.
Заключение
Успешное прохождение проверки Росфинмониторинга зависит не от объема представленных файлов, а от согласованности всей системы ПОД/ФТ.
ПВК должны соответствовать реальной деятельности, СДЛ - иметь полномочия и подготовку, клиентские досье - подтверждать идентификацию и оценку риска, а ФЭС - совпадать с внутренними решениями и первичными документами.
После получения запроса важно сразу определить предмет и срок, создать реестр, распределить ответственность и проверить каждый документ до отправки. Если часть сведений отсутствует, нужно дать мотивированное объяснение и своевременно заявить ходатайство, а не скрывать проблему.
Регулярное юридическое сопровождение по ПОД/ФТ помогает поддерживать документы, Личный кабинет, отчетность и внутренние процедуры в готовом к проверке состоянии.
