Подозрительные операции по ПОД/ФТ - это не только крупные платежи, необычные сделки или клиент, который “выглядит странно”. Внутренний контроль работает иначе: организация должна оценивать операцию в контексте клиента, его документов, цели сделки, поведения, представителя, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца и уровня риска.
Сотрудник, который первым общается с клиентом, принимает документы, сопровождает договор или видит операцию, часто замечает признаки риска раньше СДЛ. Поэтому важно понимать, какие ситуации требуют внимания и что делать дальше.
Главная задача сотрудника - не обвинять клиента и не принимать окончательное решение самостоятельно, а заметить признаки, зафиксировать обстоятельства и передать информацию СДЛ по порядку, установленному в ПВК.
Если признаки подозрительности игнорируются, организация может пропустить операцию, по которой нужно было провести анализ, запросить документы, пересмотреть риск клиента или направить ФЭС в Росфинмониторинг. А при проверке Росфинмониторинга могут запросить не только сами ПВК, но и доказательства, что организация реально выявляла, анализировала и документально фиксировала такие ситуации.
В этой статье разберем, чем подозрительные операции отличаются от обязательного контроля, какие признаки должен замечать сотрудник, как действовать при сомнениях, когда подключается СДЛ и какие документы нужно сохранить.
Оглавление:
- Что такое подозрительная операция по ПОД/ФТ
- Чем подозрительная операция отличается от обязательного контроля
- Кто должен замечать признаки подозрительных операций
- Основные группы признаков подозрительных операций
- Признаки по представителю клиента
- Признаки по выгодоприобретателю и бенефициарному владельцу
- Признаки по поведению клиента
- Примеры подозрительных операций из практики
- Что должен сделать сотрудник, если заметил признаки
- Что делает СДЛ после сообщения сотрудника
- Когда может понадобиться ФЭС в Росфинмониторинг
- Когда не стоит признавать операцию подозрительной автоматически
- Как оформить внутреннее сообщение о подозрительной операции
- Как закрепить действия сотрудника в ПВК
- Почему сотрудникам нужен инструктаж по подозрительным операциям
- Абонентское обслуживание: как не пропускать признаки, отчеты и запросы
- ПОД/ФТ под ключ для новых организаций
- Чек-лист сотрудника при подозрительной операции
Что такое подозрительная операция по ПОД/ФТ
Подозрительная операция - это операция, сделка, совокупность операций или действий клиента, по которым у организации возникают подозрения, что они могут быть связаны с ОД/ФТ/ФРОМУ. Важно, что подозрение появляется не только из-за суммы или вида операции, а из-за совокупности обстоятельств.
Например, сама по себе крупная сумма не всегда означает подозрительность. Но если крупная операция не соответствует деятельности клиента, проводится через представителя с непонятными полномочиями, клиент отказывается раскрыть бенефициара и дает противоречивые пояснения, ситуация уже требует анализа.
Подозрительность - это не ярлык для клиента, а основание для внутренней проверки, документального фиксирования и передачи информации СДЛ.
Подозрительная операция тесно связана с другими процедурами ПОД/ФТ:
анкетой клиента;
проверкой представителя, выгодоприобретателя и бенефициарного владельца;
проверкой по перечням;
внутренними сообщениями;
порядком направления ФЭС;
Если хотя бы один из этих элементов не работает, организация может пропустить важный сигнал. Например, клиентская анкета не обновлялась, бенефициар не установлен, риск не пересмотрен, а сотрудник не знает, кому передавать информацию.
Чем подозрительная операция отличается от обязательного контроля
Подозрительные операции часто путают с операциями обязательного контроля. Это разные механизмы.
Обязательный контроль связан с формальными критериями, установленными законом. Если операция подпадает под такие критерии, организация действует по процедуре обязательного контроля.
Подозрительная операция выявляется через анализ обстоятельств. Даже если операция не подпадает под обязательный контроль, она может вызвать подозрения из-за поведения клиента, документов, экономического смысла или связи с другими операциями.
| Критерий | Обязательный контроль | Подозрительная операция |
|---|---|---|
| Основание | Формальные признаки, предусмотренные законом | Анализ обстоятельств, документов, поведения клиента и экономического смысла |
| Что важно | Вид операции, сумма, участники, установленный критерий | Контекст, цель, необычность, риск клиента, противоречия и пояснения |
| Кто выявляет | Сотрудник, СДЛ, система учета или внутренний контроль | Сотрудник, СДЛ, юрист, бухгалтер, менеджер или иной участник процесса |
| Что делать | Действовать по процедуре обязательного контроля | Передать информацию СДЛ, провести анализ и зафиксировать решение |
| Связь с ПВК | Порядок должен быть описан в ПВК | Признаки, алгоритм и формы внутреннего сообщения также должны быть описаны в ПВК |
Операция обязательного контроля не всегда автоматически подозрительная. И наоборот: операция может не подпадать под обязательный контроль, но требовать анализа как подозрительная.
Подробнее о формальных критериях читайте в статье “Обязательный контроль по 115-ФЗ”. А по отчетности и форматам передачи сведений полезна статья “Отчетность в Росфинмониторинг”.
Кто должен замечать признаки подозрительных операций
Частая ошибка - считать, что подозрительные операции должен видеть только СДЛ. На практике первый сигнал часто замечает не он, а сотрудник, который общается с клиентом, принимает документы, готовит договор, видит платеж, согласовывает условия сделки или получает пояснения.
Признаки могут заметить:
менеджер по работе с клиентами;
юрист;
бухгалтер;
сотрудник отдела продаж;
специалист, который принимает документы;
руководитель подразделения;
иное лицо, включенное в процедуры внутреннего контроля.
Система ПОД/ФТ не работает, если признаки знает только СДЛ, а сотрудники на первой линии их не замечают.
При этом сотрудник не должен самостоятельно признавать клиента нарушителем, направлять сведения без установленного порядка или рассказывать клиенту о внутренних подозрениях. Его задача - увидеть сигнал, собрать факты, зафиксировать обстоятельства и передать информацию ответственному лицу.
Чтобы сотрудники действовали одинаково, в ПВК должен быть понятный порядок: кто сообщает СДЛ, в какой форме, какие документы прикладывает, где хранятся материалы и кто принимает итоговое решение.
Основные группы признаков подозрительных операций
Признаки подозрительности лучше рассматривать группами. Так сотруднику проще понять, на что обращать внимание: не только на сумму операции, но и на клиента, документы, представителя, бенефициара, поведение и экономический смысл.
| Группа признаков | Что может насторожить | Что сделать сотруднику |
|---|---|---|
| Клиент | Деятельность не соответствует операции, сведения противоречивы, клиент не объясняет цель | Зафиксировать вопросы и передать СДЛ |
| Документы | Документы неполные, устаревшие, противоречат друг другу или не подтверждают сделку | Запросить недостающее в пределах полномочий |
| Представитель | Полномочия неясны, представитель не понимает сделку или давит на сотрудника | Проверить доверенность и сообщить СДЛ |
| Выгодоприобретатель и бенефициар | Не раскрываются, структура владения сложная, выгоду получает третье лицо | Запросить сведения и зафиксировать результат |
| Операция | Нет деловой цели, есть дробление, транзитность, несоответствие профилю клиента | Передать операцию на анализ |
| Поведение | Клиент торопит, просит не задавать вопросы, меняет объяснения, отказывается от анкеты | Не спорить, зафиксировать обстоятельства |
Один признак не всегда делает операцию подозрительной. Но несколько признаков вместе могут требовать обязательного внутреннего анализа.
Поэтому важно не вырывать ситуацию из контекста. Оценка должна учитывать клиента, документы, операцию, риск и поведение в совокупности.
Признаки по клиенту
Признаки по клиенту связаны с тем, кто обращается в организацию, чем он занимается, насколько понятна его деятельность и соответствует ли операция его обычному профилю.
Повышенного внимания требуют ситуации, когда клиент:
не может объяснить цель операции или сделки;
заявляет деятельность, которая не соответствует операции;
недавно зарегистрирован и сразу планирует сложные или крупные операции;
часто меняет руководителя, представителей, адрес или структуру владения;
не раскрывает бенефициарного владельца;
отказывается предоставить сведения для анкеты;
не может подтвердить источник средств, если это значимо для анализа;
предоставляет данные, которые расходятся с открытыми сведениями;
проводит операции, не связанные с его обычной деятельностью;
пытается действовать через третьих лиц без понятной причины.
Например, компания оказывает консультационные услуги, но внезапно проводит операции, связанные с дорогостоящим оборудованием, недвижимостью или иными активами, которые не связаны с ее профилем. Это не всегда нарушение, но повод запросить пояснения и передать информацию СДЛ.
Клиент не становится подозрительным только потому, что он новый или совершает крупную операцию. Но если его деятельность, документы и объяснения не складываются в понятную картину, риск нужно анализировать.
Перед анализом операции важно убедиться, что корректно проведена идентификация клиента и заполнена анкета.
Признаки по документам
Документы часто показывают проблему раньше, чем сама операция. Если сведения не совпадают, документы устарели, доверенность не дает нужных полномочий или договор не объясняет экономический смысл сделки, сотрудник должен обратить на это внимание.
Насторожить могут следующие ситуации:
клиент предоставляет неполный комплект документов;
сведения в анкете не совпадают с документами;
в разных документах указаны разные адреса, руководители или реквизиты;
документы просрочены или неактуальны;
доверенность не дает права совершать нужные действия;
документы не подтверждают цель операции;
договор составлен слишком общо и не раскрывает предмет сделки;
клиент не может предоставить документы без понятной причины;
копии документов плохого качества или выглядят измененными;
документы предоставляются частями, а объяснения каждый раз меняются.
Документальная ошибка не всегда делает операцию подозрительной, но она должна быть зафиксирована и передана СДЛ, если влияет на оценку риска.
Например, если в анкете указан один бенефициар, в структуре владения виден другой, а представитель говорит, что “это неважно”, такую ситуацию нельзя оставлять без анализа.
Признаки по представителю клиента
Представитель клиента может быть законным и понятным участником отношений. Но иногда именно поведение представителя показывает, что операция требует дополнительного внимания.
Признаки риска по представителю:
полномочия не подтверждены документально;
доверенность слишком общая и не позволяет понять, что именно может делать представитель;
представитель не может объяснить цель сделки;
представитель не знает фактическую деятельность клиента;
представитель уклоняется от вопросов о выгодоприобретателе или бенефициаре;
несколько представителей сменяют друг друга без понятной причины;
представитель давит на сотрудника и просит провести операцию быстрее;
представитель просит не связываться с руководителем или собственником клиента;
документы представителя не совпадают с данными клиента;
представитель не может подтвердить связь с клиентом.
Если представитель действует от имени клиента, организация должна понимать не только кто он, но и почему он вправе совершать конкретные действия.
Порядок проверки представителя должен быть описан в ПВК и связан с анкетой клиента. Подробнее об этом читайте в статье “Идентификация клиента по 115-ФЗ”.
Признаки по выгодоприобретателю и бенефициарному владельцу
Клиент может выглядеть обычным, но реальная выгода от операции может возникать у другого лица. Поэтому важно анализировать не только того, кто подписывает документы, но и того, кто фактически получает выгоду или контролирует клиента.
Признаки, которые требуют внимания:
клиент действует в интересах третьего лица, но не раскрывает его роль;
выгоду получает лицо, которое не указано в договоре;
бенефициарный владелец не раскрывается;
структура владения слишком сложная для простой операции;
участники цепочки меняются незадолго до сделки;
фактический контролирующий человек не совпадает с формальными документами;
клиент избегает вопросов о собственниках;
выгодоприобретатель находится в юрисдикции или ситуации, требующей повышенного внимания;
бенефициар или выгодоприобретатель связан с ранее выявленными рисками;
клиент пытается заменить выгодоприобретателя после вопросов сотрудника.
Если клиент выглядит обычным, но выгоду получает непонятное третье лицо, операция требует дополнительного анализа.
Такие признаки напрямую связаны с оценкой риска клиента. Если сведения о выгодоприобретателе или бенефициаре не раскрыты, риск может потребовать пересмотра.
Признаки по самой операции
Операция может быть необычной даже при полностью заполненной анкете клиента. Поэтому сотрудник должен смотреть не только на документы, но и на смысл операции: зачем она проводится, кому выгодна, соответствует ли деятельности клиента и насколько логична ее структура.
Примеры признаков по операции:
операция не соответствует обычной деятельности клиента;
сумма несоразмерна масштабу клиента;
операция проводится необычно срочно;
клиент не может объяснить экономический смысл;
операция делится на несколько похожих частей без понятной причины;
используется цепочка посредников, хотя сделку можно провести напрямую;
деньги или имущество быстро проходят через клиента транзитом;
назначение платежа не соответствует договору;
клиент просит изменить формулировки документов или платежа;
сделка выглядит экономически невыгодной для клиента;
участники операции не связаны между собой понятной деловой целью;
операция похожа на попытку обойти внутренние процедуры.
Если операция не имеет понятной деловой цели, сотрудник не должен закрывать вопрос фразой “клиент так попросил”. Нужно передать ситуацию СДЛ.
Иногда операция может одновременно требовать анализа как необычная и проверки на предмет обязательного контроля по 115-ФЗ.
Признаки по поведению клиента
Поведение клиента само по себе не доказывает нарушение. Но оно может усилить риск, если одновременно есть вопросы по документам, операции, представителю или бенефициару.
Сотрудника должны насторожить ситуации, когда клиент:
нервно реагирует на стандартные вопросы по ПОД/ФТ;
просит “не задавать лишнего”;
отказывается заполнить анкету клиента;
не хочет раскрывать бенефициарного владельца;
дает разные объяснения разным сотрудникам;
торопит сделку без объективной причины;
предлагает оформить документы иначе, чем фактически происходит;
просит не фиксировать отдельные сведения;
пытается провести операцию через другого клиента или представителя;
угрожает уйти к конкурентам, если проверка продолжится.
Поведение клиента не заменяет документальный анализ, но помогает сотруднику понять, что ситуацию нужно передать СДЛ.
Важно сохранять спокойный тон. Сотрудник не должен спорить, обвинять клиента или сообщать ему внутренние выводы. Лучше корректно запросить документы и действовать по ПВК.
Примеры подозрительных операций из практики
Ниже приведены условные примеры. Их нельзя использовать как универсальный список нарушений, но они помогают понять, как работает анализ признаков.
| Ситуация | Что насторожило | Что должен сделать сотрудник |
|---|---|---|
| Компания с обычной деятельностью внезапно проводит нетипичную операцию | Операция не связана с заявленной деятельностью, сумма необычна для клиента | Запросить пояснения и передать информацию СДЛ |
| Клиент действует через представителя | Представитель не понимает суть сделки и не может подтвердить полномочия | Проверить доверенность, зафиксировать обстоятельства, сообщить СДЛ |
| Клиент отказывается раскрывать бенефициара | Структура владения непрозрачна, сведения не предоставляются | Зафиксировать отказ, передать СДЛ, пересмотреть риск клиента |
| Документы есть, но экономический смысл операции непонятен | Договор общий, назначение платежа не совпадает с пояснениями | Запросить уточнение, приложить документы к внутреннему сообщению |
| Несколько операций по отдельности выглядят обычными | В совокупности операции похожи на дробление или искусственное разделение | Передать СДЛ не одну операцию, а всю цепочку действий |
| Клиент меняет условия после вопросов по ПОД/ФТ | Сначала дает одни пояснения, затем меняет документы или участников сделки | Сохранить первоначальные сведения и передать их на анализ |
Для внутреннего контроля важны не только итоговые документы, но и история изменений: что клиент сказал сначала, какие документы дал, что изменил после вопросов и как это зафиксировано.
Что должен сделать сотрудник, если заметил признаки
Если сотрудник заметил признаки подозрительной операции, важно действовать спокойно и по алгоритму. Нельзя обвинять клиента, спорить, делать самостоятельные выводы или оформлять документы задним числом.
Практический алгоритм:
Не обвинять клиента и не использовать формулировки вроде “у вас подозрительная операция”.
Не обещать клиенту, что операция точно будет проведена без дополнительной проверки.
Запросить документы или пояснения в пределах полномочий сотрудника.
Зафиксировать, что именно вызвало сомнения.
Сохранить документы, переписку, скриншоты, заявку, договор, анкету и иные материалы.
Передать информацию СДЛ в форме, предусмотренной ПВК.
Указать, какие признаки выявлены и какие сведения уже получены.
Не раскрывать клиенту внутренние выводы и решения, если такое информирование не предусмотрено законом.
Дождаться решения СДЛ или действовать по утвержденному порядку.
Не изменять документы задним числом и не “исправлять” анкету так, будто признаков не было.
Сотрудник должен передать сигнал, а не самостоятельно решать, направлять ли ФЭС. Итоговый порядок действий зависит от ПВК, категории субъекта, характера операции и решения ответственного лица.
Что делает СДЛ после сообщения сотрудника
После получения информации СДЛ должен не просто “посмотреть документы”, а провести анализ ситуации. Его задача - оценить клиента, операцию, связанные лица, уровень риска и необходимость дальнейших действий.
Обычно СДЛ:
изучает сообщение сотрудника;
проверяет анкету клиента;
смотрит результаты идентификации;
анализирует представителя клиента;
проверяет выгодоприобретателя и бенефициарного владельца;
оценивает уровень риска клиента;
проверяет операцию или совокупность действий;
запрашивает дополнительные документы или пояснения, если нужно;
определяет, есть ли основания для внутреннего сообщения, отказа, усиленного контроля или ФЭС;
фиксирует мотивированное решение;
организует хранение материалов.
Решение СДЛ должно быть не устным, а документально подтвержденным. При проверке важно показать, какие признаки были выявлены, какие документы изучены и почему принято конкретное решение.
Если в организации не назначен ответственный сотрудник или его обязанности описаны формально, стоит изучить материал “СДЛ по ПОД/ФТ: кто это, требования, обязанности и ответственность”.
Когда может понадобиться ФЭС в Росфинмониторинг
ФЭС направляют не “на всякий случай”, а при наличии оснований, предусмотренных законом и ПВК. Если по результатам анализа у организации возникают подозрения, что операция, совокупность операций или действий клиента связаны с ОД/ФТ, сведения направляются в Росфинмониторинг в установленный срок и формате.
Для подозрительных операций срок считается не от даты совершения операции, а от дня ее выявления. В общем порядке сведения направляются не позднее трех рабочих дней, следующих за днем выявления.
Перед направлением ФЭС важно проверить:
какая операция или совокупность действий анализируется;
какие признаки выявлены;
какие документы подтверждают вывод;
кто принял решение;
какой код признака используется при формировании сообщения;
какие сведения о клиенте и связанных лицах установлены;
сохранены ли материалы анализа;
есть ли подтверждение отправки через личный кабинет.
Подробнее о подготовке и отправке сообщений читайте в статье “ФЭС в Росфинмониторинг”, а по работе с отчетностью - в статье “Личный кабинет Росфинмониторинга”.
Когда не стоит признавать операцию подозрительной автоматически
Формальный подход опасен в обе стороны. Нельзя игнорировать признаки, но нельзя и признавать любую нестандартную ситуацию подозрительной без анализа.
Не являются автоматическим основанием для вывода о подозрительности:
крупная сумма сама по себе;
новая компания сама по себе;
представитель по доверенности сам по себе;
иностранный контрагент сам по себе;
наличные расчеты сами по себе, если они законны, понятны и подтверждены документами;
разовая необычная операция, если ее экономический смысл документально подтвержден;
смена руководителя, если она объяснима и корректно оформлена;
сложная сделка, если ее структура имеет понятную деловую цель.
Подозрительность оценивается по совокупности обстоятельств, а не по одному яркому признаку.
Например, крупный платеж может быть нормальным для клиента, который регулярно работает с такими суммами. Но такой же платеж у клиента без понятной деятельности, с неполными документами и непрозрачным бенефициаром уже требует серьезного анализа.
Как оформить внутреннее сообщение о подозрительной операции
Внутреннее сообщение - это документ, который показывает, что сотрудник выявил признаки, передал информацию, а СДЛ рассмотрел ситуацию и принял решение. Название формы может отличаться: внутреннее сообщение, служебная записка, сообщение о выявленных признаках, карточка анализа операции.
Главное - не название, а содержание и связь с ПВК. Форма должна помогать восстановить ход анализа: кто заметил признак, что именно насторожило, какие документы были изучены и какое решение принято.
| Блок внутреннего сообщения | Что указать | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Дата и сотрудник | Когда выявлены признаки и кто передал информацию | Не понятно, когда начался срок анализа |
| Клиент | Сведения из анкеты, статус идентификации, уровень риска | Клиент не идентифицирован или анкета не приложена |
| Операция | Сумма, дата, суть, участники, договор или заявка | Описание слишком общее: “операция подозрительная” |
| Признаки | Что именно насторожило: документы, поведение, структура, операция | Нет фактов, только субъективная оценка |
| Документы | Анкета, договор, доверенность, переписка, скриншоты, пояснения | Не сохранены подтверждения |
| Передача СДЛ | Дата передачи, способ, ответственное лицо | Информация передана устно и не зафиксирована |
| Решение СДЛ | Вывод, меры, необходимость ФЭС или иных действий | Решение принято, но не оформлено |
| Хранение | Где хранятся сообщение и материалы | Документы невозможно быстро найти при проверке |
Если внутренние сообщения не оформляются, при проверке сложно доказать, что организация действительно выявляла и анализировала признаки, а не просто имела ПВК на бумаге.
Как закрепить действия сотрудника в ПВК
Порядок выявления подозрительных операций должен быть описан в ПВК. Причем не общими словами, а так, чтобы сотрудник понимал конкретный алгоритм: что заметить, кому сообщить, как оформить и что делать дальше.
В ПВК стоит закрепить:
перечень признаков необычных и подозрительных операций с учетом вида деятельности организации;
порядок действий сотрудника при выявлении признаков;
форму внутреннего сообщения;
срок передачи информации СДЛ;
порядок анализа операции СДЛ;
порядок запроса дополнительных документов;
порядок пересмотра риска клиента;
порядок принятия решения о ФЭС;
правила хранения документов;
порядок обучения сотрудников.
Если в ПВК написано только “сотрудники выявляют подозрительные операции”, но нет алгоритма и формы внутреннего сообщения, процедура будет выглядеть формальной.
В Гранд Скул можно заказать разработку или обновление ПВК. Специалисты помогают адаптировать документы под деятельность организации, прописать порядок выявления подозрительных операций, формы внутренних сообщений, действия СДЛ и связь с анкетой клиента.
Заказать разработку или обновление ПВК по ПОД/ФТ
Почему сотрудникам нужен инструктаж по подозрительным операциям
Признаки подозрительности часто видны именно на первом контакте с клиентом. Сотрудник видит, как клиент отвечает на вопросы, какие документы предоставляет, меняет ли объяснения, торопит ли сделку, пытается ли обойти стандартные процедуры.
Если сотрудник не обучен, он может:
не заметить признаки риска;
принять неполный комплект документов;
не передать информацию СДЛ;
рассказать клиенту лишние внутренние выводы;
оформить документы задним числом;
не сохранить переписку или пояснения;
не понять, что риск клиента нужно пересмотреть.
Инструктаж нужен не для формальной отметки в журнале, а чтобы сотрудник понимал, что делать в реальной ситуации.
По теме подготовки сотрудников можно изучить статьи про целевой инструктаж по ПОД/ФТ, обучение ПОД/ФТ и оформление обучения и инструктажа внутри организации.
Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить
В Гранд Скул можно пройти инструктаж и обучение по ПОД/ФТ, получить подтверждающий документ и закрыть важный блок подготовки сотрудников и СДЛ.
Абонентское обслуживание: как не пропускать признаки, отчеты и запросы
Подозрительные операции нельзя контролировать один раз в год перед проверкой. Нужно регулярно обновлять ПВК, анкеты, риск клиентов, перечни, внутренние сообщения, отчеты СДЛ, личный кабинет Росфинмониторинга и порядок направления ФЭС.
Если внутри организации нет специалиста, который постоянно держит этот блок под контролем, удобнее подключить абонентское обслуживание по ПОД/ФТ.
Абонентское обслуживание помогает не вспоминать о ПОД/ФТ только тогда, когда уже пришел запрос или началась проверка.
В рамках сопровождения специалисты “Гранд Скул” помогают поддерживать систему ПОД/ФТ в рабочем состоянии:
документы внутреннего контроля;
анкеты клиентов;
формы внутренних сообщений;
отчеты СДЛ;
актуализацию ПВК;
работу с личным кабинетом Росфинмониторинга;
скачивание перечней и фиксацию результатов;
подготовку квартальных отчетов;
вопросы по ФЭС;
подготовку к запросам и проверкам.
В “Гранд Скул” есть квартальное и годовое обслуживание. При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ идут в подарок. Это удобно, если нужно не просто разобрать одну операцию, а выстроить систему: ПВК, обучение, анкеты, риск, перечни, внутренние сообщения, ЛК РФМ и отчеты.
Важно: сопровождение не является обещанием полного отсутствия штрафов. Но регулярная работа с документами, анкетами, перечнями, внутренними сообщениями и запросами помогает снизить риски и не оставлять СДЛ один на один со сложными решениями.
Узнать подробнее про абонентское обслуживание по ПОД/ФТ
ПОД/ФТ под ключ для новых организаций
Если организация или ИП только начинает деятельность, подпадающую под 115-ФЗ, порядок выявления подозрительных операций лучше настроить сразу. Иначе получится так: ПВК есть, анкета есть, обучение вроде бы пройдено, но сотрудники не понимают, какие признаки замечать и как передавать информацию СДЛ.
Для новых субъектов подойдет услуга “ПОД/ФТ под ключ”. Она помогает закрыть стартовые задачи комплексно, а не собирать систему по частям.
В пакет входят:
обучение ответственного сотрудника по ПОД/ФТ;
выдача подтверждающего документа после обучения;
разработка полного комплекта ПВК;
настройка основных процедур внутреннего контроля;
квартал юридического сопровождения;
пакетная экономия 40%.
Такой формат удобен, если компания не хочет отдельно искать обучение, отдельно заказывать ПВК, отдельно разбираться с подозрительными операциями, а потом срочно исправлять ошибки перед первой проверкой.
Узнать подробнее об услуге ПОД/ФТ под ключ
Чек-лист сотрудника при подозрительной операции
Этот чек-лист можно использовать как подсказку для сотрудников, которые работают с клиентами, документами, договорами или операциями.
| Вопрос | Да / Нет | Что сделать |
|---|---|---|
| Клиент идентифицирован? | Проверить анкету и комплект документов | |
| Документы полные и актуальные? | Запросить недостающее в пределах полномочий | |
| Операция соответствует деятельности клиента? | При сомнениях передать информацию СДЛ | |
| Представитель понятен? | Проверить доверенность и полномочия | |
| Выгодоприобретатель установлен? | Уточнить сведения и зафиксировать результат | |
| Бенефициарный владелец раскрыт? | Проверить сведения и принятые меры | |
| Есть признаки необычности? | Оформить внутреннее сообщение | |
| Клиент отказывается пояснять операцию? | Зафиксировать отказ и передать СДЛ | |
| Риск клиента нужно пересмотреть? | Обновить анкету или передать вопрос СДЛ | |
| Есть основания для ФЭС? | Решение принимает СДЛ по ПВК | |
| Документы и переписка сохранены? | Приложить к внутреннему сообщению | |
| Клиенту не раскрыты внутренние выводы? | Соблюдать порядок коммуникации |
Если по нескольким пунктам есть сомнения, сотрудник не должен “решать на месте”. Правильное действие - передать информацию СДЛ и сохранить подтверждающие материалы.
Для общей подготовки к проверке используйте также чек-лист ПОД/ФТ для организации.
Часто задаваемые вопросы
Что такое подозрительная операция по 115-ФЗ?
Это операция, сделка, совокупность операций или действий клиента, по которым при реализации ПВК возникают подозрения, что они могут быть связаны с ОД/ФТ/ФРОМУ. Подозрительность оценивается по совокупности обстоятельств.
Кто должен выявлять подозрительные операции в организации?
Признаки может заметить любой сотрудник, который работает с клиентом, документами, договором или операцией. Итоговый анализ и решение обычно принимает СДЛ или иное ответственное лицо по ПВК.
Может ли сотрудник сам признать операцию подозрительной?
Сотрудник должен действовать в рамках ПВК. Обычно его задача - выявить признаки, зафиксировать обстоятельства и передать информацию СДЛ. Итоговое решение оформляется по внутреннему порядку организации.
Чем подозрительная операция отличается от обязательного контроля?
Обязательный контроль связан с формальными критериями закона. Подозрительная операция выявляется по результатам анализа обстоятельств, документов, поведения клиента, риска и экономического смысла операции.
Какие признаки чаще всего настораживают?
Чаще всего вопросы вызывают противоречивые документы, отказ клиента предоставить сведения, непонятный бенефициар, отсутствие экономического смысла, дробление операций, транзитность, сомнительные полномочия представителя и несоответствие операции деятельности клиента.
Что делать, если клиент отказывается предоставить документы?
Нужно зафиксировать отказ, не оформлять документы задним числом, передать информацию СДЛ и действовать по ПВК. В зависимости от ситуации может потребоваться пересмотр риска, отказ в операции или анализ на предмет ФЭС.
Нужно ли сразу отправлять ФЭС при любом сомнении?
Нет. Сомнение сотрудника - это повод для внутреннего анализа. ФЭС направляется при наличии оснований, когда по результатам реализации ПВК возникают подозрения, что операция или совокупность действий связаны с ОД/ФТ.
Как оформить внутреннее сообщение?
Во внутреннем сообщении нужно указать дату, сотрудника, клиента, операцию, выявленные признаки, документы, пояснения клиента, передачу СДЛ, решение СДЛ и дальнейшие меры. Форма должна быть предусмотрена ПВК или внутренними документами.
Кто принимает итоговое решение по подозрительной операции?
Порядок должен быть закреплен в ПВК. Обычно итоговый анализ организует СДЛ по ПОД/ФТ, а сотрудники передают ему информацию и документы.
Нужно ли пересматривать риск клиента?
Да, если операция, документы, поведение клиента, представитель, выгодоприобретатель или бенефициарный владелец меняют первоначальную оценку клиента. Подробнее читайте в статье “Оценка риска клиента по ПОД/ФТ”.
Что делать, если признаки заметили уже после операции?
Нужно зафиксировать дату выявления, собрать документы, передать информацию СДЛ и действовать по ПВК. Для подозрительных операций важна дата выявления, поэтому ее нужно фиксировать документально.
Как обучить сотрудников выявлять подозрительные операции?
Нужно провести обучение или инструктаж, показать признаки на примерах, объяснить порядок передачи информации СДЛ и закрепить алгоритм в ПВК. По теме можно пройти обучение по ПОД/ФТ в “Гранд Скул”.
Что должно быть прописано в ПВК?
В ПВК нужно описать признаки операций, порядок действий сотрудника, форму внутреннего сообщения, сроки передачи информации СДЛ, порядок анализа, решение по ФЭС, пересмотр риска и хранение документов.
Когда лучше подключить абонентское обслуживание?
Если в организации нет специалиста, который регулярно контролирует ПВК, анкеты, перечни, внутренние сообщения, ФЭС, личный кабинет Росфинмониторинга и запросы, удобнее подключить юридическое обслуживание по ПОД/ФТ.
Заключение
Подозрительные операции нельзя выявлять “на глаз”, но их нельзя и игнорировать. Сотрудник должен знать признаки, СДЛ - порядок анализа, а организация - иметь ПВК, формы внутренних сообщений, обучение и документы, которые подтверждают реальную работу внутреннего контроля.
Если сотрудники не знают, какие признаки замечать, ПВК не описывают порядок передачи информации СДЛ, формы внутренних сообщений не используются, а решения по операциям не фиксируются, систему лучше привести в порядок заранее.
В Гранд Скул можно заказать разработку или обновление ПВК, пройти обучение по ПОД/ФТ и подключить юридическое обслуживание по ПОД/ФТ.
Подключить юридическое обслуживание по ПОД/ФТ
