Документы по ПОД/ФТ подтверждают, что организация или индивидуальный предприниматель не только разработали внутренние правила, но и реально выполняют требования Федерального закона № 115-ФЗ. Одного файла с названием «ПВК» недостаточно. Каждая процедура должна оставлять документальный след: приказ, анкету, акт, внутреннее сообщение, решение, отчет, ФЭС или квитанцию.
Единого универсального комплекта для всех субъектов не существует. Состав документов зависит от вида деятельности, категории субъекта, надзорного органа, применимых требований к правилам внутреннего контроля и фактически совершаемых операций.
Организации и ИП, на которых распространяется постановление Правительства РФ от 02.08.2025 № 1157, формируют документы с учетом требований этого акта. Для лиц, перечисленных в статье 7.1 Закона № 115-ФЗ, действует постановление Правительства РФ от 07.08.2025 № 1180. Финансовые организации руководствуются специальными актами Банка России.
Главный принцип документооборота по ПОД/ФТ: документ должен подтверждать не намерение выполнить обязанность, а конкретное выполненное действие. Если организация утверждает, что проверила клиента, обучила сотрудника, направила сообщение или обновила сведения, она должна показать подтверждение.
В статье приведен практический перечень документов, который необходимо адаптировать под конкретную организацию. Перед применением чек-листа нужно определить собственный статус и применимые обязательные требования.
Оглавление:
- Какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации
- Почему комплект зависит от категории субъекта
- Как определить обязательный комплект
- Правила внутреннего контроля и приложения
- Утверждение и обновление ПВК
- Какие приказы нужны организации
- Программа подготовки и обучения работников
- Документы об обучении по ПОД/ФТ
- Обязателен ли журнал обучения
- Представитель, выгодоприобретатель и бенефициарный владелец
- Документы по работе с перечнями
- Документы по операциям обязательного контроля
- Документы по подозрительным операциям
- Внутреннее сообщение работника
- ФЭС и подтверждение отправки
- Документы внутренней проверки
- Документы по устранению нарушений
- Документы при запросе или проверке
- Бумажная и электронная форма
- Как организовать папки и архив
- Как называть электронные файлы
- Какие документы не нужно создавать ради проверки
- Что делать, если документов не хватает
- Экспресс-проверка комплекта за один день
- Абонентское обслуживание документов
Какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации
Документы удобно разделить на три группы. Такое деление помогает не смешивать постоянную нормативную основу с материалами по отдельному клиенту или операции.
| Группа | Что входит | Когда формируется |
|---|---|---|
| Организационные документы | ПВК, приказы, документы по СДЛ, программа обучения, внутренние формы и регламенты | При создании системы и при последующих изменениях |
| Документы по клиентам и операциям | Анкеты, досье, оценка риска, результаты проверок, внутренние сообщения и решения | При приеме клиента, обновлении сведений и совершении операций |
| Периодические и событийные документы | Акты проверок, отчеты СДЛ, ФЭС, квитанции, ответы на запросы, материалы внутренних проверок | По установленной периодичности или при наступлении события |
Наличие документа оценивается вместе с его содержанием и датой. Например, анкета клиента, заполненная после операции, не подтверждает своевременную идентификацию. Приказ о назначении СДЛ, изданный после получения запроса, не доказывает, что внутренний контроль был организован раньше.
На практике эти группы постоянно пересекаются. Организационный документ устанавливает правило, клиентское досье показывает его применение, а периодический отчет подтверждает, что система контролируется. Например, в ПВК закреплен порядок проверки клиента по перечням, в досье хранится результат конкретной проверки, а в отчете СДЛ отражается общая работа за период.
Полноценный комплект документов строится по принципу «правило - действие - подтверждение». Если один элемент отсутствует, у проверяющего возникает вопрос, выполнялась ли процедура в действительности. Поэтому при аудите важно не просто считать файлы, а прослеживать логическую цепочку от внутренней нормы до конкретного результата.
Почему комплект зависит от категории субъекта
Закон № 115-ФЗ распространяется на разные категории организаций, ИП и лиц частной практики. Их обязанности похожи по цели, но могут отличаться по процедурам, отчетности, надзорному органу и требованиям к ПВК.
| Категория | Что учитывать |
|---|---|
| Организации и ИП статьи 5 | Требования Закона № 115-ФЗ, постановления № 1157, отраслевые нормы и правила надзорного органа |
| Лица статьи 7.1 | Требования Закона № 115-ФЗ и постановления № 1180 с учетом вида профессиональной деятельности |
| Финансовые организации | Специальные нормативные акты Банка России и отраслевые формы внутреннего контроля |
| Субъекты специального учета | Документы о постановке на учет и актуальности представленных сведений |
Нельзя автоматически использовать комплект другой компании. Формы риэлторской организации не всегда подходят бухгалтерской фирме, ювелирной компании или лизинговой организации.
Различия особенно заметны в отчетности, порядке обучения и структуре внутренних правил. У двух организаций могут быть похожие клиенты, но разные надзорные органы и разные требования к документам. Именно поэтому шаблон, подготовленный для одной отрасли, может содержать лишние формы и одновременно не учитывать обязательные процедуры другой отрасли.
Перед формированием архива полезно составить краткую правовую справку о статусе организации. В ней фиксируют вид деятельности, норму Закона № 115-ФЗ, надзорный орган, необходимость специального учета и применимый нормативный акт. Такая справка помогает объяснить, почему в комплекте присутствуют одни документы и отсутствуют другие.
Как определить обязательный комплект документов
Определить основание. Установить, почему организация относится к субъектам Закона № 115-ФЗ.
Определить надзорный орган. От этого зависят специальные требования и порядок контроля.
Проверить специальный учет. Установить, требуется ли постановка на учет и обновление сведений.
Выбрать требования к ПВК. Определить применимый нормативный акт.
Определить отчетность. Установить, какие виды ФЭС могут возникать у субъекта.
Определить работников. Установить, кто является СДЛ и кому необходимо обучение по ПОД/ФТ.
Сопоставить с бизнесом. Учесть реальных клиентов, операции, подразделения и информационные системы.
Сформировать реестр. Зафиксировать документы, ответственных, сроки и место хранения.
Сначала определяется обязанность, затем создается документ. Обратный подход приводит к появлению лишних форм и одновременно оставляет без внимания действительно необходимые доказательства.
Этот алгоритм лучше проходить не только при запуске бизнеса. Его нужно повторять после изменения видов деятельности, открытия нового направления, появления филиала или смены регулятора. Иногда компания продолжает использовать старый комплект, хотя фактические операции уже требуют других форм и процедур.
Результатом анализа должен стать не абстрактный список, а персональная карта документов. Для каждого документа указывают основание, ответственное лицо, событие для создания, срок пересмотра и место хранения. Тогда комплект становится рабочим инструментом, а не набором файлов для проверки.
Сводный реестр документов по ПОД/ФТ
Реестр помогает быстро понять, какие документы есть, кто за них отвечает и когда их нужно проверить.
| Документ | Ответственный | Дата | Актуализация | Место хранения |
|---|---|---|---|---|
| Действующая редакция ПВК | СДЛ | Дата утверждения | При изменении требований или процессов | Папка «ПВК» |
| Приказ о назначении СДЛ | Руководитель | Дата издания | При смене ответственного лица | Папка «СДЛ» |
| Документы об обучении | СДЛ или кадровая служба | Дата обучения | По применимому порядку | Папка «Обучение» |
| Анкеты клиентов | Ответственный работник | Дата идентификации | При изменениях и в установленные сроки | Клиентские досье |
| Реестр ФЭС | СДЛ | Дата события | После каждого сообщения | Папка «ФЭС» |
Реестр не заменяет оригиналы. Он используется как карта системы и должен регулярно сверяться с фактическим архивом.
Реестр удобно вести в электронной таблице с фильтрами по ответственному лицу, сроку и типу документа. В отдельной графе можно отмечать, требуется ли подпись руководителя, ознакомление работников, отправка через Личный кабинет или хранение оригинала на бумаге.
Полезно добавить статус: «действует», «требует обновления», «на согласовании», «архив». Это позволяет быстро увидеть не только отсутствие документа, но и промежуточные риски. Например, новая редакция ПВК может быть подготовлена, но еще не утверждена, а значит, применять ее как действующую нельзя.
Правила внутреннего контроля и приложения
Правила внутреннего контроля являются центральным документом системы. Они должны описывать процедуры, применимые именно к организации.
В комплекте рекомендуется хранить:
действующую редакцию ПВК;
предыдущие редакции;
приказы об утверждении;
анкеты и формы клиентского досье;
формы оценки риска;
формы внутренних сообщений и решений;
формы актов проверки по перечням;
формы отчетов СДЛ;
программу подготовки и обучения работников;
формы фиксации внутренней проверки;
порядок хранения и защиты информации.
Приложения должны совпадать с текстом ПВК. Если правила требуют фиксировать определенные сведения, но используемая анкета не содержит нужных полей, система противоречит сама себе.
Читать подробнее о структуре ПВК по ПОД/ФТ
При проверке важно показать не только основной текст правил, но и рабочие приложения. Именно по ним сотрудники оформляют анкеты, сообщения, решения и акты. Если приложения хранятся отдельно и регулярно меняются, в ПВК нужно четко определить порядок их утверждения и использования.
Хороший признак качества ПВК - сотрудник может по документу понять, что делать в конкретной ситуации. Если правила состоят преимущественно из цитат законодательства, но не описывают действия организации, они слабо помогают в ежедневной работе и создают риск формального исполнения.
Документы об утверждении и обновлении ПВК
Новая редакция ПВК должна быть надлежащим образом утверждена и введена в действие.
| Документ | Что подтверждает |
|---|---|
| Приказ об утверждении | Дату введения ПВК в действие и полномочия руководителя |
| Новая редакция | Содержание правил, применяемых после установленной даты |
| Лист ознакомления | Доведение изменений до работников |
| Таблица изменений | Какие положения и приложения были скорректированы |
| Архив старой редакции | Какие правила действовали в проверяемом периоде |
Старые редакции нельзя уничтожать сразу после обновления. При проверке операции прошлых лет потребуется документ, действовавший на дату события.
Если изменения законодательства затрагивают конкретного субъекта, обновление ПВК проводится в срок, установленный применимыми требованиями. Для субъектов постановлений № 1157 и № 1180 обычно действует срок не позднее одного месяца после вступления изменений в силу, если нормативным актом не предусмотрено иное.
При обновлении важно соблюдать последовательность: сначала готовится новая редакция, затем она утверждается, после чего сотрудники переходят на новые формы. Если анкеты или акты заменили раньше даты введения ПВК, либо наоборот продолжают использовать старые формы после утверждения, в архиве появляются противоречия.
Внутри каждой редакции желательно указывать дату и номер версии. Это особенно полезно при проверке старой операции: можно быстро установить, какие правила и приложения действовали в нужный период, и не перепутать их с современными требованиями.
Какие приказы нужны организации
| Приказ | Когда оформляется | Что проверить |
|---|---|---|
| Об утверждении ПВК | При первой разработке и каждой новой редакции | Дату, подпись, наименование редакции |
| О назначении СДЛ | До начала исполнения функций | Квалификацию, обучение, полномочия |
| О временном замещении СДЛ | На период отпуска, болезни или вакансии | Соответствие заместителя требованиям |
| Об утверждении программы обучения | При создании и изменении программы | Круг работников, формы и учет результатов |
| О перечне обучаемых работников | При формировании и изменении перечня | Связь с должностями и функциями |
| О проведении внутренней проверки | По периодичности, установленной ПВК | Предмет, период и ответственных |
| Об устранении нарушений | После аудита, проверки или выявления ошибки | Мероприятия, сроки и контроль исполнения |
Не каждый документ обязан называться именно приказом. Для ИП или лица частной практики форма организационного решения может отличаться. Важно, чтобы полномочие и дата были однозначно подтверждены.
Количество приказов зависит от структуры организации. Небольшая компания может объединить несколько организационных решений в одном документе, если содержание остается понятным. В крупной компании удобнее разделять назначения, обучение, проверки и устранение нарушений, чтобы каждому подразделению было ясно, какие действия от него требуются.
Приказ должен запускать реальное действие. Если в нем назначен ответственный, но работнику не передали доступы и документы, сам приказ не доказывает полноценную организацию процесса. Поэтому рядом с приказом должны храниться документы об ознакомлении, полномочиях и фактическом исполнении.
Документы по СДЛ
Комплект по специальному должностному лицу должен подтверждать не только назначение, но и квалификацию, обучение и реальные полномочия.
приказ о назначении;
трудовой договор или дополнительное соглашение;
должностная инструкция;
диплом и приложение к нему, если применимы требования к образованию;
документы о профильном опыте, если он используется вместо установленного образования;
свидетельство ПОД/ФТ или иной документ об обучении;
приказ о замещении;
доверенность, если она необходима;
акт приема-передачи при смене СДЛ;
подтверждение доступа к Личному кабинету и внутренним системам.
Дата обучения должна согласовываться с датой начала исполнения функций.
Читать подробнее о требованиях, обязанностях и ответственности СДЛ
При аудите блока по СДЛ полезно проверить хронологию. Сначала кандидат должен соответствовать требованиям и пройти необходимое обучение, затем оформляются полномочия и начинается исполнение функций. Если даты расположены в обратном порядке, появляется период, в котором ответственное лицо формально работало без подтвержденной подготовки.
Отдельного внимания требует замещение. Документы должны отвечать на практический вопрос: кто проверяет Личный кабинет и принимает решения, когда основной СДЛ находится в отпуске, на больничном или увольняется. Наличие заранее подготовленного порядка снижает риск пропуска срочного события.
Программа подготовки и обучения работников
Программа подготовки работников связывает внешнее обучение по ПОД/ФТ с внутренними процедурами организации.
В программе целесообразно закрепить:
цели подготовки;
перечень должностей и функций;
формы обучения;
сроки и периодичность;
темы и содержание;
ответственных за организацию;
порядок проверки знаний;
форму фиксации результатов;
порядок дополнительного обучения при изменении требований;
правила хранения документов.
Программа не должна быть копией учебного плана внешней организации. Она описывает, как обучение организовано внутри конкретного субъекта.
Программа должна быть связана с должностями и реальными функциями работников. Менеджеру по работе с клиентами важно знать порядок идентификации и передачи необычной информации, бухгалтеру - понимать события, связанные с платежами, а СДЛ - уметь анализировать материалы и организовывать отчетность.
Содержание обучения следует проверять после каждого существенного изменения ПВК. Если организация изменила порядок оценки риска или работы с перечнями, но продолжает обучать работников по старой программе, документы перестают соответствовать фактическим процедурам.
Документы об обучении по ПОД/ФТ
| Документ | Что подтверждает |
|---|---|
| Перечень работников | Кого организация обязана обучать |
| Документ о целевом инструктаже | Прохождение обязательной внешней формы обучения |
| Журнал или электронный реестр | Даты, формы и результаты внутреннего обучения |
| Акт или лист ознакомления | Доведение новой информации до работников |
| Материалы проверки знаний | Фактическое усвоение программы |
| Документы дополнительного обучения | Подготовку после изменений законодательства, ПВК или функций |
Документ другого сотрудника не подтверждает подготовку действующего СДЛ. После кадровых изменений комплект нужно проверить заново.
Читать подробнее про целевой инструктаж по ПОД/ФТ
Документы об обучении лучше хранить одновременно в общей папке ПОД/ФТ и в кадровом досье сотрудника. Общий реестр помогает контролировать сроки, а персональный комплект подтверждает, что конкретный работник был подготовлен до начала выполнения обязанностей.
Если работник сменил должность или получил новые функции, нужно проверить, не изменился ли объем обязательной подготовки. Сам факт прежнего обучения не всегда подтверждает готовность к новой роли, особенно если сотрудник становится СДЛ или начинает принимать решения по операциям.
Обязателен ли журнал обучения
Законодательство требует подтверждать подготовку работников, но не для каждой категории устанавливает единственное название учетного документа.
Форма учета определяется применимым порядком и ПВК. Это может быть бумажный журнал, электронный реестр, карточка работника или комплект актов.
В учетной форме рекомендуется фиксировать:
ФИО и должность работника;
вид обучения;
дату проведения;
основание;
тему;
лицо, проводившее обучение;
результат проверки знаний;
подписи или электронное подтверждение.
Пустой журнал, заполненный задним числом, создает дополнительный риск. Записи должны соответствовать документам и фактическим событиям.
Электронная форма удобна для контроля, но должна позволять установить дату, вид обучения, тему, участника и лицо, проводившее мероприятие. Нужно исключить возможность незаметного изменения записей и обеспечить резервное копирование.
Журнал полезен только вместе с подтверждающими материалами. Запись о проведенном инструктаже должна соотноситься с программой, приказом, учебными материалами и результатом проверки знаний, если она предусмотрена.
Анкета клиента
Анкета используется для фиксирования сведений, полученных при идентификации, изучении клиента и оценке риска. Ее содержание зависит от типа клиента и применимых требований.
| Блок | Что фиксируется |
|---|---|
| Сведения о клиенте | Идентификационные и регистрационные данные |
| Представитель | Личность и полномочия действовать от имени клиента |
| Выгодоприобретатель | Лицо, к выгоде которого действует клиент |
| Бенефициарный владелец | Сведения о конечном контролирующем физическом лице |
| Публичные должностные лица | Результат соответствующей проверки |
| Риск | Уровень и обоснование оценки |
| Обновление | Дата, источник и результат актуализации данных |
Анкета не должна содержать пустые обязательные поля без объяснения. Если сведения невозможно получить, нужно документировать предпринятые меры и последующее решение.
Анкета должна заполняться в момент, когда сведения актуальны и могут быть проверены. При использовании автоматического заполнения из внешних источников работник все равно должен убедиться, что данные относятся к нужному лицу и не противоречат документам клиента.
Не стоит перегружать анкету полями, которые организация никогда не анализирует. Но обязательные сведения и результаты предусмотренных проверок должны быть видны без изучения десятков приложений. Удобная анкета помогает сотруднику заметить пропуск еще до начала обслуживания.
Клиентское досье
Клиентское досье шире анкеты. Оно объединяет документы, на основании которых организация изучала клиента и принимала решения.
анкета;
копии документов или сведения о них;
выписки из государственных реестров;
доверенности;
схема владения и контроля;
договоры и документы по сделке;
деловая переписка;
пояснения клиента;
документы о финансовом положении и деловой репутации, когда они запрашивались;
материалы проверки по перечням;
оценка риска;
история обновления сведений;
внутренние решения.
Досье должно позволять восстановить логику работы. Проверяющий должен видеть, какие сведения были у организации и почему она приняла конкретное решение.
Досье лучше формировать по единой структуре. В начале размещают актуальную анкету и краткий лист контроля, затем документы клиента, сведения о связанных лицах, материалы риска и документы по операциям. Такая последовательность облегчает внутренний аудит и подготовку ответа на запрос.
Историю изменений нельзя заменять одной актуальной анкетой. Если данные клиента менялись, нужно сохранить сведения о предыдущем состоянии, дате обновления и источнике новой информации. Это позволяет объяснить, какими данными организация располагала в конкретный момент.
Документы по представителю, выгодоприобретателю и бенефициарному владельцу
| Лицо | Какие документы нужны |
|---|---|
| Представитель | Документ, удостоверяющий личность, доверенность, решение органа управления или иной документ о полномочиях |
| Выгодоприобретатель | Сведения о лице, в интересах которого действует клиент, и основание такого вывода |
| Бенефициарный владелец | Структура владения, выписки, сведения клиента, результаты проверки и обоснование вывода |
Недостаточно написать «бенефициар совпадает с директором» без подтверждения. Необходимо показать, какие меры были предприняты для установления конечного контролирующего лица.
Одна из типовых ошибок - указать имя представителя или бенефициарного владельца без материалов, подтверждающих вывод. Проверяющему важно увидеть, какие источники использовались, какие документы запросили и почему организация пришла к конкретному результату.
Если установить лицо не удалось, необходимо сохранить описание предпринятых мер. Формулировка «не установлен» без пояснений не показывает, что организация действительно выполнила предусмотренные действия.
Документы по оценке риска клиента
Оценка уровня риска и ее обоснование фиксируются в анкете клиента или иным способом, предусмотренным ПВК.
| Документ | Что подтверждает |
|---|---|
| Лист оценки риска | Примененные критерии и итоговый уровень |
| Обоснование | Почему клиент отнесен к конкретной категории |
| Решение о пересмотре | Причину и дату изменения уровня |
| Материалы углубленного изучения | Дополнительные документы и пояснения по клиенту |
| История оценки | Как риск менялся в течение отношений |
Уровень риска без обоснования превращается в формальную отметку. Из документов должно быть понятно, какие критерии применялись.
Риск не должен присваиваться автоматически только по одному признаку, если ПВК предусматривают комплексную оценку. В документе полезно показать, какие критерии применены, какие обстоятельства повысили или снизили итоговую оценку и когда необходимо повторное рассмотрение.
Оценка риска должна влиять на дальнейшую работу. Если клиенту присвоен высокий уровень, но организация не проводит дополнительное изучение и не усиливает контроль, запись в анкете становится формальной и не подтверждает реализацию риск-ориентированного подхода.
Документы по работе с перечнями
подтверждение получения актуальных перечней и решений;
акт проверки клиентской базы;
реестр проверенных клиентов;
сведения о дате и времени проверки;
указание использованной редакции перечня;
материалы анализа совпадений;
решение о ложном или подтвержденном совпадении;
документы о примененных мерах;
связанные ФЭС и квитанции.
Проверка должна охватывать актуальную клиентскую базу. Если список клиентов неполный, акт не подтверждает выполнение обязанности в отношении пропущенных лиц.
Для доказательства своевременности важно сохранять не только итоговый акт, но и сведения о дате получения обновленного перечня. Это позволяет сопоставить момент изменения источника с датой проверки клиентской базы.
При совпадении нужно хранить материалы сопоставления идентификационных данных. Решение о ложном совпадении должно быть понятным другому специалисту, который не участвовал в первоначальном анализе.
Акт проверки клиентов
В акте рекомендуется указать:
дату и основание проверки;
перечни и решения, по которым проводилась проверка;
дату их актуальности;
количество проверенных клиентов;
результат;
выявленные совпадения;
результат дополнительного анализа;
принятые меры;
ФИО и подпись ответственного лица.
Акт должен быть связан с реестром клиентов. Формулировка «проверены все клиенты» без возможности определить состав базы может оказаться недостаточной.
Акт может быть единым по всей базе или формироваться по отдельным группам клиентов. Выбранный подход нужно закрепить во внутренних правилах и применять последовательно. Главное, чтобы по документу можно было определить полный охват проверки.
Количество проверенных лиц должно быть объяснимым. Если в акте указано меньше клиентов, чем фактически обслуживалось, необходимо понимать причину: прекращение отношений, исключение дублей, отсутствие обязанности по отдельной группе или ошибка в исходной базе.
Документы по операциям обязательного контроля
| Документ | Для чего нужен |
|---|---|
| Первичные документы | Подтверждают фактические обстоятельства операции |
| Договор и приложения | Показывают правовое основание и участников |
| Платежные документы | Подтверждают сумму, дату и назначение |
| Расчет признаков | Обосновывает отнесение к обязательному контролю |
| Внутреннее решение | Фиксирует вывод ответственного лица |
| ФЭС и квитанция | Подтверждают представление сведений |
Сумма, дата и участники должны совпадать во всех документах. Расхождения между договором, платежом и ФЭС требуют объяснения и при необходимости исправления.
Документы по операции должны позволять восстановить логику решения от первичного договора до отправленного сообщения. Если сумма складывается из нескольких платежей или операция состоит из нескольких этапов, расчет и связь между документами лучше оформить отдельно.
Перед отправкой ФЭС сведения нужно сверить с первичными материалами. Расхождения в дате, сумме или участниках могут привести к исправлению сообщения и дополнительным вопросам.
Документы по подозрительным операциям
внутреннее сообщение работника;
описание выявленных признаков;
документы и сведения об операции;
запрос дополнительных пояснений клиенту;
ответ клиента;
анализ СДЛ;
решение о направлении или ненаправлении ФЭС;
подтверждение соблюдения конфиденциальности;
документы о последующем наблюдении, если оно проводилось.
Подозрительность не означает доказанность преступления. Документы должны показывать профессиональный анализ фактов, а не обвинение клиента.
Материалы анализа должны отражать не только признаки необычности, но и контекст. Одна и та же операция может выглядеть по-разному в зависимости от деятельности клиента, истории отношений и представленных пояснений.
Документированное решение важно и при направлении, и при ненаправлении сообщения. Оно показывает, что СДЛ рассмотрел обстоятельства, а не проигнорировал информацию. При этом текст не должен содержать голословных обвинений или выводов о совершении преступления.
Внутреннее сообщение работника
Форма внутреннего сообщения определяется ПВК.
Обычно в нем фиксируются:
работник, выявивший событие;
дата выявления;
сведения о клиенте;
операция и сумма;
фактические обстоятельства;
признаки необычности;
приложенные документы;
дата передачи СДЛ;
итоговое решение.
Дата выявления имеет практическое значение для расчета срока отчетности. Ее нельзя определять произвольно после подготовки ФЭС.
Форма внутреннего сообщения должна быть достаточно простой, чтобы сотрудник мог быстро передать информацию, но содержательной, чтобы СДЛ не пришлось заново выяснять основные обстоятельства. Полезно предусмотреть поля для приложений и контактного лица, которое может дать пояснения.
Работников нужно обучить отличать внутреннее сообщение от итогового решения. Сотрудник сообщает факты и признаки, а оценка необходимости дальнейших действий относится к компетенции уполномоченного лица.
Решения СДЛ и руководителя
В зависимости от фактов и полномочий могут оформляться решения:
направить ФЭС;
не направлять сообщение после документированного анализа;
запросить дополнительные сведения;
изменить уровень риска клиента;
отказать в совершении операции или приеме на обслуживание, когда для этого есть законные основания;
применить меры по замораживанию или приостановлению;
исправить ранее представленное сообщение;
провести дополнительную внутреннюю проверку.
Решение должно принимать лицо, уполномоченное ПВК и внутренними документами.
Решение должно ссылаться на конкретные материалы: анкету, договор, платежные документы, пояснение клиента и внутреннее сообщение. Чем серьезнее последствие решения, тем подробнее должна быть его доказательная основа.
Не рекомендуется использовать один универсальный текст для всех случаев. Шаблон может задавать структуру, но фактическое обоснование должно отражать обстоятельства конкретного клиента и операции.
ФЭС и документы, подтверждающие отправку
По каждому направленному ФЭС необходимо сохранять полный комплект подтверждений.
электронный файл сообщения;
печатную форму или визуальное представление, если оно используется внутренним порядком;
квитанцию о принятии;
квитанцию о непринятии и описание ошибки, если сообщение было отклонено;
заменяющее сообщение;
внутреннее решение;
документы по операции или проверке;
техническое подтверждение отправки;
объяснение причин просрочки или исправления, если такая ситуация возникла.
Факт отправки и факт принятия не совпадают. Обязанность нельзя считать полностью исполненной, пока не проверен результат обработки сообщения.
Читать подробнее о видах, сроках и исправлении ФЭС
Документы по отчетности удобно хранить единым комплектом: внутреннее основание, финальная печатная форма, отправленный электронный файл, квитанция и материалы исправления. Тогда при проверке не приходится собирать историю из разных папок и пользователей.
Квитанция имеет самостоятельное значение. Она показывает, принято ли сообщение системой. Наличие только подготовленной формы или скриншота кнопки отправки не подтверждает окончательное исполнение обязанности.
Реестр ФЭС
| Вид сообщения | Основание | Дата события | Срок | Дата отправки | Статус | Квитанция |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ФЭС | Операция или периодическая проверка | Дата выявления | По применимому порядку | Фактическая дата | Принято / не принято | Номер и дата |
Реестр нужен даже при наличии истории в Личном кабинете. Он помогает сопоставить сообщение с внутренним решением, сроком и архивом документов.
В реестр полезно включить ссылку на внутреннее сообщение или папку операции. Это позволяет за несколько минут перейти от строки учета к полному пакету документов и проверить, почему был выбран конкретный вид сообщения.
Реестр также помогает контролировать заменяющие сообщения. В нем нужно отражать связь первоначальной и исправленной формы, причину замены и итоговый статус принятия.
Документы Личного кабинета
актуальная карточка организации или лица;
сведения об уполномоченных пользователях;
документы об электронной подписи и полномочиях;
результаты анкетирования и тестирования;
полученные перечни и решения;
информационные письма;
запросы;
ответы и приложения;
ФЭС и квитанции;
скриншоты и обращения по техническим ошибкам;
внутренний журнал контроля кабинета.
Скриншот не заменяет официальный документ, но может подтвердить техническую ситуацию. Его нужно сохранять вместе с обращением в поддержку и последующими действиями.
Журнал контроля Личного кабинета помогает доказать регулярность работы. В нем можно фиксировать дату входа, наличие новых сообщений, перечней, запросов, технических ошибок и выполненные действия.
Доступ не должен зависеть от одного человека. Организации нужно заранее определить порядок замещения и безопасного управления полномочиями, чтобы отпуск или увольнение сотрудника не привели к пропуску сообщения.
Документы внутренней проверки
Периодическая проверка показывает, выполняются ли ПВК на практике.
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Приказ или решение | Определяет период, предмет и ответственных |
| Программа проверки | Фиксирует проверяемые блоки |
| Чек-лист | Помогает последовательно оценить требования |
| Выборка клиентов | Показывает, какие досье исследовались |
| Акт или отчет | Фиксирует результаты и нарушения |
| План устранения | Определяет меры, сроки и ответственных |
| Подтверждение исполнения | Показывает, что рекомендации реализованы |
Внутренняя проверка не должна завершаться только списком ошибок. Необходимо контролировать их фактическое устранение.
Внутренняя проверка должна оценивать не только наличие документов, но и выборочные реальные ситуации. Полезно взять несколько клиентов разных уровней риска, несколько операций и несколько отправленных сообщений, затем проследить всю цепочку действий.
Отчет проверки должен разделять критические нарушения и рекомендации по улучшению. Для каждого недостатка указывают ответственное лицо, срок исправления и способ подтверждения результата.
Отчет СДЛ
Форма и периодичность отчета определяются применимыми требованиями и ПВК.
Отчет может включать:
проведенные мероприятия;
количество новых и обновленных анкет;
результаты работы с перечнями;
выявленные операции;
направленные ФЭС;
проведенное обучение;
изменения законодательства;
выявленные нарушения;
меры по исправлению;
вопросы, требующие решения руководителя.
Отчет должен опираться на первичные документы. Общая фраза «нарушений не выявлено» без проверки и приложений малоинформативна.
Отчет СДЛ полезен руководителю как управленческий документ. Он показывает не только выполненные действия, но и проблемы, для решения которых нужны ресурсы, изменение бизнес-процесса или участие других подразделений.
Отчет должен подтверждаться первичными материалами. Если указано, что проведена проверка клиентов или направлены сообщения, в архиве должны находиться соответствующие акты, реестры и квитанции.
Документы по устранению нарушений
служебная записка о выявленной проблеме;
приказ или решение руководителя;
план мероприятий;
новая редакция документа;
документы дополнительного обучения;
исправленное или заменяющее ФЭС;
отчет ответственного лица;
доказательства исполнения;
ответ на информационное письмо или предписание.
Не следует изменять старые документы задним числом. Правильный подход заключается в фиксации ошибки и ее устранении текущей датой.
Документы об устранении должны показывать не только закрытие конкретной ошибки, но и изменение процесса, которое предотвращает повторение. Например, после пропуска срока недостаточно направить сообщение: нужно настроить контроль календаря и определить резервного ответственного.
Если нарушение относится к прошлому периоду, текущие документы оформляют текущей датой. Создание приказов или актов задним числом искажает историю и может ухудшить позицию организации.
Документы при запросе или проверке
полученный запрос, уведомление или приказ о проверке;
квитанция и дата получения;
рабочая матрица требований;
реестр приложений;
сопроводительное письмо;
пояснения по каждому пункту;
заверенные копии;
доказательство отправки;
акт проверки;
возражения;
предписание;
документы об исполнении предписания.
Нужно сохранять точную копию всего переданного пакета. Это позволяет доказать объем и содержание ответа.
Читать подробнее о проверке Росфинмониторинга
Пакет для ответа лучше формировать строго по пунктам запроса. К каждому пункту добавляют пояснение и перечень приложений. Такой формат снижает риск, что важный документ потеряется в большом архиве.
Перед отправкой необходимо сохранить точную копию всего комплекта. Организация должна знать, какие версии документов и какие пояснения были переданы надзорному органу, чтобы последующие ответы не противоречили первоначальным.
Документы при смене или увольнении СДЛ
| Документ | Что фиксируется |
|---|---|
| Приказ о прекращении полномочий | Дата завершения функций прежнего СДЛ |
| Приказ о новом СДЛ | Дата начала функций и полномочия |
| Квалификационные документы | Образование, опыт и обучение нового сотрудника |
| Акт приема-передачи | Архив, ФЭС, запросы, кабинеты и незавершенные задачи |
| Реестр доступов | Отзыв старых и предоставление новых полномочий |
| Новая редакция ПВК | Изменение ответственных и порядка взаимодействия |
Смена СДЛ не должна создавать период без контроля. До увольнения нужно определить заместителя или нового ответственного.
Передача дел должна проходить до прекращения доступа прежнего сотрудника, если это возможно. Новый СДЛ должен получить не только архив, но и понимание текущих задач: ожидаемые квитанции, открытые запросы, предстоящие проверки и незавершенные обновления.
После смены ответственного полезно провести короткий внеплановый аудит. Он позволяет обнаружить документы, которые хранились локально у бывшего сотрудника, и проверить, не прервалась ли регулярная работа.
Сколько хранить документы по ПОД/ФТ
Документы, содержащие сведения, предусмотренные статьей 7 Закона № 115-ФЗ, и сведения, необходимые для идентификации личности, хранятся не менее пяти лет. Срок исчисляется со дня прекращения отношений с клиентом.
| Группа | Подход к сроку хранения |
|---|---|
| Идентификационные документы | Не менее пяти лет после прекращения отношений с клиентом |
| Документы по операциям | Определяются Законом № 115-ФЗ, применимыми актами и внутренним порядком |
| ФЭС и квитанции | Хранятся вместе с документами, подтверждающими исполнение обязанности |
| ПВК и приказы | Сохраняются так, чтобы подтвердить правила, действовавшие в проверяемом периоде |
| Документы об обучении | Срок определяется применимыми требованиями, кадровыми и архивными правилами |
Нельзя устанавливать единый срок без учета вида документа. Внутренний срок может быть длиннее минимального, если это необходимо для проверок, споров или архивного учета.
При определении срока нужно учитывать не только дату создания файла. Для клиентских материалов обычно важна дата прекращения отношений, для документов по операции - дата ее завершения, а для внутренней редакции - период, в котором она применялась.
Срок хранения следует считать по наиболее позднему применимому основанию. Если один документ одновременно относится к клиентскому досье, операции и направленному сообщению, преждевременное уничтожение может лишить организацию подтверждения сразу по нескольким обязанностям.
Бумажная или электронная форма
Часть документов может оформляться на бумаге или в электронной форме, если это допускается применимыми требованиями и позволяет подтвердить автора, дату и неизменность содержания.
При электронном хранении необходимо обеспечить:
читаемость файлов;
защиту от несанкционированного изменения;
разграничение доступа;
резервное копирование;
историю версий;
быстрый поиск;
возможность представить документ надзорному органу;
сохранение электронной подписи и связанных подтверждений.
Скан бумажного документа не всегда заменяет оригинал. Оригиналы нужно хранить с учетом требований к конкретному документу.
Электронный архив удобнее для поиска, но требует правил доступа и резервного копирования. Нужно определить, кто может редактировать документы, кто имеет только просмотр и где хранится резервная копия на случай технического сбоя.
Если бумажный документ сканируется, качество изображения должно позволять прочитать подписи, даты и реквизиты. После сканирования оригинал нельзя уничтожать автоматически, если закон, внутренние правила или характер документа требуют его хранения.
Как организовать папки и архив
Нормативная база.
ПВК и редакции.
Приказы.
СДЛ и замещение.
Обучение.
Клиентские досье.
Риски.
Перечни и акты.
Операции и внутренние решения.
ФЭС и квитанции.
Личный кабинет.
Отчеты и внутренние проверки.
Запросы и проверки.
Архив отмененных документов.
Архив не должен находиться только у одного сотрудника на личном компьютере. Организация должна сохранить доступ при его отпуске или увольнении.
Внутри папок удобно использовать одинаковую структуру по годам и клиентам. Например, в разделе «ФЭС» можно создать подпапки по году и виду сообщения, а в клиентском досье - отдельные блоки для идентификации, риска, операций и обновления данных.
Архив должен быть понятен другому сотруднику без устных пояснений. Если найти нужную квитанцию может только человек, который ее сохранял, система слишком зависит от конкретного работника.
Как называть электронные файлы
Удобный шаблон:
год-месяц-день_клиент_вид-документа_версия
Например:
2026-07-14_ООО-Пример_анкета_v2.pdf;
2026-07-14_ООО-Пример_оценка-риска.pdf;
2026-Q2_акт-проверки-перечни.pdf;
2026-07-14_ФЭС_принято.zip.
Названия «скан1», «новый», «финал2» и «последняя версия» создают риск ошибки. Из имени файла должно быть понятно, к какому событию и периоду он относится.
Название файла должно помогать отличить черновик от утвержденной версии. Для финального документа можно использовать отметку «утверждено» или номер версии, а черновики хранить в отдельной рабочей папке, которая не попадает в официальный архив.
При массовой подготовке ответа на запрос полезно добавлять номер пункта запроса в название файла. Это облегчает проверку комплекта и снижает риск случайно приложить не тот документ.
Какие документы не нужно создавать ради проверки
журналы, которые не предусмотрены требованиями или ПВК и не используются;
дублирующие акты без практической цели;
решения по несуществующим операциям;
документы задним числом;
формы для другой категории субъекта;
анкеты с полями, которые организация не понимает;
отчеты, противоречащие клиентским досье;
чужие шаблоны без адаптации.
Большое количество бумаг не заменяет работающую систему. Лучше иметь понятный комплект, который сотрудники действительно применяют.
Избыточный документооборот создает самостоятельный риск. Чем больше форм организация утверждает, тем сложнее обеспечить их постоянное и одинаковое применение. Неиспользуемая форма в приложении к ПВК может вызвать вопрос, почему закрепленная процедура не выполнялась.
Каждый документ должен иметь понятную функцию. Если организация не может объяснить, какое действие он подтверждает и кто его заполняет, документ стоит пересмотреть или исключить в установленном порядке.
Что делать, если части документов нет
Провести инвентаризацию. Определить, каких документов не хватает и за какой период.
Установить причину. Документ не создавался, утрачен или хранится у бывшего сотрудника.
Проверить архивы. Изучить почту, резервные копии, Личный кабинет и бумажные папки.
Получить дубликаты. Запросить документы у учебной организации, контрагента или подразделения.
Восстановить сведения. Использовать достоверные источники без подделки даты.
Оформить текущей датой устранение. Зафиксировать выявленную проблему и принятые меры.
Проверить связанные документы. Один пробел может затрагивать анкету, риск и ФЭС.
Обновить реестр. Указать состояние и ответственного.
Изменить процесс. Исключить повторение ошибки.
Не следует создавать фиктивные документы задним числом. Честное объяснение и подтвержденное устранение обычно лучше поддельного акта.
Восстановление начинается с поиска объективных источников: электронной почты, учетной системы, истории Личного кабинета, архивов контрагентов и резервных копий. Полученные сведения нужно отделять от предположений и фиксировать, откуда они восстановлены.
Если восстановить документ невозможно, организация должна честно описать ситуацию и подтвердить меры, принятые сейчас. Такой подход не отменяет возможную ответственность за прошлое нарушение, но позволяет избежать создания недостоверной истории.
Частые ошибки в документах
| Ошибка | Риск | Как исправить |
|---|---|---|
| Есть только ПВК | Нет доказательств фактической работы | Сформировать приказы, формы, акты, решения и реестры |
| Нет приказа об утверждении | Непонятно, когда документ введен в действие | Правильно утвердить действующую редакцию |
| Удалены старые редакции | Нельзя подтвердить правила прошлых периодов | Восстановить архив из резервных копий |
| СДЛ не обучен | Нарушены требования к подготовке | Организовать обучение и проверить период до него |
| Анкета заполнена после сделки | Не подтверждена своевременная идентификация | Исправить процесс приема клиентов |
| Риск без обоснования | Оценка выглядит формальной | Зафиксировать критерии и факты |
| В акте нет версии перечня | Невозможно проверить актуальность | Дополнить форму акта |
| Нет квитанции по ФЭС | Не подтверждено принятие | Проверить Личный кабинет и архив |
| Разные даты в документах | Возникают сомнения в достоверности | Установить причину и дать пояснение |
| Архив у бывшего сотрудника | Организация теряет доступ к доказательствам | Ввести централизованное хранение |
Подробнее о последствиях можно прочитать в статье про штрафы по ПОД/ФТ.
Большинство ошибок возникает не из-за полного отсутствия работы, а из-за несогласованности. Сотрудник выполняет действие, но использует старую форму, сохраняет документ не в ту папку или не передает результат СДЛ. Поэтому исправление должно затрагивать не только конкретный файл, но и маршрут информации внутри компании.
Полезно анализировать первопричину каждого недостатка. Если анкета заполнена поздно, нужно выяснить, почему менеджер получил клиента до передачи данных. Если потеряна квитанция, необходимо проверить порядок сохранения результатов отправки.
Чек-лист документов перед проверкой
| Документ | Есть | Актуален | Подписан | Применяется | Хранится |
|---|---|---|---|---|---|
| ПВК и приложения | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Приказ об утверждении | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Документы СДЛ | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Обучение работников | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Клиентские анкеты | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Оценка рисков | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Акты по перечням | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Внутренние сообщения | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| ФЭС и квитанции | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
| Отчеты и проверки | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет | Да / Нет |
Отметка «есть» не равна отметке «применяется». Документ может существовать, но не соответствовать фактической работе.
Чек-лист лучше заполнять не только отметками «да» и «нет». Для каждого проблемного пункта нужно указать действие, ответственного и крайний срок. Тогда проверка превращается в план подготовки, а не в формальную диагностику.
После устранения пробелов рекомендуется провести повторную выборку. Иногда исправление одного документа выявляет связанные несоответствия в анкете, реестре или отчетности.
Экспресс-проверка комплекта за один день
проверить действующую и предыдущие редакции ПВК;
сверить приказы и даты;
проверить СДЛ, заместителя и документы об обучении;
взять выборку клиентских досье;
проверить обоснование рисков;
сверить акты по перечням с клиентской базой;
сопоставить ФЭС, решения и квитанции;
проверить сообщения Личного кабинета;
найти последний отчет СДЛ и внутреннюю проверку;
составить перечень пробелов и приоритетов.
За один день можно обнаружить основные проблемы, но полноценный аудит требует изучения документов и операций за выбранный период.
Экспресс-проверка не заменяет полный аудит, но помогает быстро определить приоритеты. В первую очередь нужно искать продолжающиеся нарушения: непрочитанный запрос, непринятое сообщение, отсутствие действующего СДЛ или просроченное обновление.
По итогам одного дня должен появиться короткий список срочных действий. Более глубокую проверку клиентских досье и операций можно продолжить планово, но текущие сроки нельзя откладывать.
Как помогает разработка и обновление ПВК
Профессиональная разработка ПВК помогает определить применимый комплект документов и связать формы с реальными процессами.
Специалисты могут:
определить категорию субъекта;
подготовить индивидуальные ПВК;
разработать анкеты, акты, сообщения и отчеты;
подготовить проекты приказов;
проверить старую редакцию;
провести обновление ПВК;
привести приложения в соответствие с фактической работой.
Разработка ПВК входит при покупке годового абонентского обслуживания или услуги «ПОД/ФТ под ключ».
Читать подробнее о разработке ПВК
Профессиональная разработка помогает связать основной текст правил с реальными формами. Специалист не только готовит документ, но и проверяет, какие анкеты, решения, акты и реестры понадобятся организации в ежедневной работе.
При обновлении важно сохранить преемственность. Новая редакция должна учитывать накопленные документы и не создавать ситуацию, когда старые решения невозможно объяснить по действовавшим тогда правилам.
Как помогает обучение по ПОД/ФТ
Инструктаж по ПОД/ФТ помогает сотрудникам понимать назначение документов, а не просто заполнять формы.
После обучения работник лучше понимает:
когда нужно заполнить анкету;
какие сведения запросить у клиента;
как выявить событие для внутреннего сообщения;
почему важна дата выявления;
какие документы передать СДЛ;
почему нельзя сообщать клиенту о передаче сведений.
Документ об обучении сам входит в проверяемый комплект. При этом свидетельство должно относиться к фактическому сотруднику и быть получено своевременно.
Обученный сотрудник лучше понимает, зачем заполняется каждый документ и какое событие нельзя пропустить. Это снижает количество формальных подписей и повышает качество первичных материалов, которые получает СДЛ.
Обучение особенно важно после внедрения новых форм. Даже правильно разработанный комплект не будет работать, если менеджеры и бухгалтерия продолжают использовать привычные старые шаблоны.
Как абонентское обслуживание помогает поддерживать документы
Юридическое обслуживание по ПОД/ФТ помогает поддерживать комплект в рабочем состоянии, а не восстанавливать его перед каждой проверкой.
Сопровождение может включать:
первичный аудит документов;
контроль сроков;
проверку Личного кабинета;
актуализацию ПВК;
подготовку актов по перечням;
проверку клиентских форм;
подготовку проектов ФЭС;
ведение реестров;
помощь при смене СДЛ;
подготовку к запросам и проверкам.
Сопровождение работает в тандеме с клиентом. Организация должна своевременно передавать достоверные сведения о клиентах, операциях, кадровых изменениях и поступивших запросах. При неполных или поздних данных качество и срок подготовки документов могут снизиться.
Регулярное сопровождение полезно тем, что документы проверяются в рабочем режиме, а не только перед контролем. Юристы помогают вести календарь, сверять формы, обновлять ПВК, готовить акты и проверять связность клиентского досье с отчетностью.
Сопровождение работает только при своевременной передаче данных. Если клиент не сообщает о новой операции, смене сотрудника или поступившем запросе, внешний специалист не сможет подготовить документы вовремя. Поэтому порядок взаимодействия и сроки передачи информации лучше закрепить заранее.
Часто задаваемые вопросы
Достаточно ли иметь только ПВК?
Нет. ПВК описывают процедуры, а организация должна хранить документы, подтверждающие их фактическое выполнение: приказы, анкеты, акты, решения, ФЭС, квитанции и отчеты.
Обязателен ли журнал инструктажей?
Не для всех категорий установлена одна обязательная форма с таким названием. Организация должна вести подтверждающий учет обучения в форме, предусмотренной применимыми требованиями и ПВК. Это может быть журнал, электронный реестр или комплект актов.
Какие приказы нужны по ПОД/ФТ?
Обычно оформляются документы об утверждении ПВК, назначении и замещении СДЛ, утверждении программы обучения, перечня работников, проведении внутренних проверок и устранении нарушений. Точный состав зависит от категории субъекта.
Нужно ли хранить старые редакции ПВК?
Да. Они подтверждают, какие правила применялись в прошлые периоды. Без них сложно оценить действия организации на дату конкретной операции.
Что входит в клиентское досье?
Анкета, идентификационные сведения, документы представителя, данные о выгодоприобретателе и бенефициарном владельце, договоры, переписка, оценка риска, результаты проверок и внутренние решения.
Где фиксируется риск клиента?
В анкете клиента или иным способом, предусмотренным ПВК. Необходимо фиксировать не только уровень, но и обоснование оценки.
Как подтвердить проверку по перечням?
Актом или иной формой, установленной ПВК, вместе с реестром проверенных клиентов, сведениями об актуальной редакции перечня и материалами анализа совпадений.
Нужно ли распечатывать ФЭС?
Обязательность отдельной бумажной формы зависит от применимого порядка и ПВК. В любом случае нужно сохранять электронное сообщение, внутреннее решение и квитанцию о результате обработки.
Что делать, если нет квитанции?
Проверить Личный кабинет, архив электронной подписи и технические уведомления. Если сообщение не принято, необходимо устранить ошибку и выполнить действия по действующему порядку.
Можно ли хранить документы электронно?
Да, если электронная форма допускается требованиями и обеспечивает подтверждение автора, даты, неизменности, конфиденциальности и возможность представления документа.
Сколько лет хранить документы?
Документы, содержащие сведения статьи 7 Закона № 115-ФЗ, и сведения, необходимые для идентификации, хранятся не менее пяти лет после прекращения отношений с клиентом. Для остальных документов срок определяется их видом и применимыми правилами.
Что делать при увольнении СДЛ?
Назначить нового ответственного или заместителя, оформить передачу архива, проверить незавершенные ФЭС и запросы, обновить доступы, документы и при необходимости ПВК.
Можно ли восстановить документы перед проверкой?
Можно получить дубликаты и восстановить сведения из достоверных источников. Нельзя создавать фиктивные документы задним числом. Устранение нужно оформлять текущей датой.
Какие документы можно передать на абонентское сопровождение?
Специалисты могут помочь с аудитом, ПВК, приказами, рабочими формами, актами, реестрами, проектами ФЭС, ответами на запросы и подготовкой к проверке. Юридически значимые решения и достоверные исходные данные остаются в зоне участия клиента.
Заключение
Полный комплект документов по ПОД/ФТ - это связанная система доказательств, а не одна папка с ПВК.
Организации необходимо подтвердить назначение и обучение СДЛ, идентификацию клиентов, оценку риска, работу с перечнями, анализ операций, направление ФЭС, обработку сообщений Личного кабинета и проведение внутренних проверок.
Документы должны быть актуальными, согласованными между собой и соответствовать фактической работе. Старые редакции нужно сохранять, ФЭС хранить вместе с квитанциями, а архив организовать так, чтобы он не зависел от одного сотрудника.
Регулярный аудит помогает выявлять пробелы до запроса или проверки Росфинмониторинга. Для настройки и постоянного ведения документов можно заказать разработку ПВК, пройти инструктаж по ПОД/ФТ или подключить абонентское юридическое обслуживание в «Гранд Скул».
