Идентификация клиента по 115-ФЗ: что проверить и какие документы запросить

Что такое идентификация клиента по 115-ФЗ

Идентификация клиента - это совокупность действий, с помощью которых организация устанавливает сведения о клиенте и связанных с ним лицах, подтверждает эти сведения документами и фиксирует результат во внутренних документах.

Проверять нужно не только самого клиента. В зависимости от ситуации организация устанавливает сведения о представителе клиента, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце. Эти данные нужны, чтобы понять реальную структуру отношений и оценить риск.

Идентификация - это первый фильтр ПОД/ФТ. Если он не работает, дальше не работают анкета клиента, оценка риска, проверка перечней, выявление подозрительных операций и подготовка сообщений в Росфинмониторинг.

Процедура идентификации должна быть описана в ПВК. Внутри организации должно быть понятно:

- кто запрашивает документы;

- какие сведения устанавливаются;

- где заполняется анкета клиента;

- кто проверяет представителя;

- как устанавливаются выгодоприобретатель и бенефициарный владелец;

- кто проверяет перечни;

- как присваивается уровень риска;

- где хранятся документы и результаты проверки.

Если у организации пока нет выстроенной системы ПОД/ФТ, начните со статьи ПОД/ФТ с нуля. Там разобран общий порядок запуска системы для новой организации или ИП.

Кого нужно идентифицировать: клиент, представитель, выгодоприобретатель, бенефициар

При идентификации важно не ограничиваться только клиентом. Иногда договор подписывает один человек, фактически действует другой, выгоду получает третий, а контроль над юридическим лицом принадлежит четвертому. Именно поэтому 115-ФЗ выделяет несколько ролей.

Выгодоприобретатель и бенефициарный владелец - не одно и то же. Выгодоприобретатель связан с получением выгоды от операции или отношений, а бенефициарный владелец связан с контролем над клиентом. В анкете клиента эти блоки лучше не смешивать.

Например, юридическое лицо может быть клиентом, директор - представителем, другое лицо - выгодоприобретателем по сделке, а физическое лицо, контролирующее компанию через цепочку владения, - бенефициарным владельцем.

Когда проводить идентификацию

В общем случае идентификацию проводят до приема клиента на обслуживание или до совершения операции, если отношения носят разовый характер. Конкретный порядок зависит от вида субъекта, характера операции и исключений, предусмотренных законом.

Не стоит заполнять анкету клиента задним числом после запроса или проверки. Идентификация должна быть встроена в процесс работы с клиентом: до договора, до операции или на том этапе, когда организация обязана установить сведения.

Идентификация или обновление сведений нужны:

- до приема клиента на обслуживание;

- до совершения операции или сделки, если это применимо;

- при обновлении сведений о клиенте;

- при изменении данных клиента;

- при смене руководителя или представителя;

- при изменении структуры владения;

- при появлении нового выгодоприобретателя;

- при изменении уровня риска;

- при возникновении подозрений;

- если обнаружена ошибка в анкете или документах.

Порядок и сроки обновления сведений должны быть закреплены в ПВК. Если правила устарели или не описывают обновление анкет, стоит провести обновление ПВК.

Какие сведения установить о физическом лице

Если клиент - физическое лицо, организация устанавливает сведения, которые позволяют однозначно определить личность клиента и оценить риск. Конкретный состав сведений зависит от категории субъекта и применимых правил, но на практике в анкете обычно фиксируют базовые идентификационные данные и сведения, необходимые для внутреннего контроля.

Цель не в том, чтобы запросить как можно больше данных, а в том, чтобы получить достаточные и подтвержденные сведения для исполнения 115-ФЗ.

Если физическое лицо действует не за себя, а представляет другого клиента, нужно отдельно установить его полномочия. В таком случае он проверяется как представитель клиента.

Какие документы запросить у физического лица

Перечень документов зависит от ситуации. У одного клиента достаточно удостоверяющего личность документа, у другого дополнительно нужны документы о полномочиях, статусе представителя или пояснения по операции.

Запрашивайте документы, которые действительно нужны для идентификации и оценки риска. Лишние документы усложняют хранение, обработку персональных данных и внутренний контроль.

Обычно могут потребоваться:

- паспорт гражданина РФ;

- документ иностранного гражданина или лица без гражданства;

- документ, подтверждающий полномочия представителя;

- доверенность, если человек действует от имени другого лица;

- документы, подтверждающие статус клиента, если это важно для процедуры;

- дополнительные документы при повышенном риске или сомнениях в достоверности сведений;

- пояснения по цели операции, если это предусмотрено ПВК.

Документы должны быть действительными на дату их представления. Если документ просрочен, данные противоречат друг другу или клиент отказывается дать необходимые сведения, вопрос нужно передать СДЛ и действовать по ПВК.

Какие сведения установить о юридическом лице

Если клиент - юридическое лицо, идентификация не ограничивается названием и ИНН. Нужно понять, какая компания обращается, кто от ее имени действует, кто ее контролирует, какие операции она совершает и не создают ли отношения повышенный риск.

По юридическому лицу важно проверить не только регистрационные сведения, но и полномочия представителя, структуру владения и бенефициарного владельца.

В анкете обычно фиксируют:

- полное и сокращенное наименование;

- организационно-правовую форму;

- ОГРН;

- ИНН;

- КПП при наличии;

- адрес в пределах места нахождения;

- сведения о руководителе;

- сведения о представителе и его полномочиях;

- виды деятельности;

- цель деловых отношений;

- сведения о выгодоприобретателе, если он есть;

- сведения о бенефициарном владельце;

- результат проверки по перечням;

- уровень риска.

Если компания относится к финансовому сектору или поднадзорна Банку России, дополнительно нужно учитывать специальные требования. По этой теме можно изучить статью про проверку ЦБ по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

Какие документы запросить у юридического лица

Документы юридического лица нужны, чтобы подтвердить регистрацию, полномочия, структуру управления и сведения, внесенные в анкету. Конкретный перечень зависит от деятельности, риска, формата отношений и требований ПВК.

Если от имени компании действует представитель, нужно проверить не только саму компанию, но и полномочия представителя. Подписант без полномочий - это риск не только по договору, но и по процедурам ПОД/ФТ.

Как установить представителя клиента и его полномочия

Представитель клиента - это лицо, которое действует от имени клиента. Это может быть руководитель юридического лица, сотрудник по доверенности, агент, представитель по договору, нотариальный представитель или иное лицо с подтвержденными полномочиями.

Если полномочия представителя не подтверждены, организация не понимает, кто фактически действует от имени клиента. В таком случае нельзя просто принять документы и продолжить работу без проверки.

Проверьте:

- кто именно пришел от имени клиента;

- подтверждена ли личность представителя;

- есть ли доверенность, приказ, решение, устав или иной документ;

- не истек ли срок полномочий;

- вправе ли представитель подписывать договоры и передавать сведения;

- совпадают ли сведения о представителе в анкете и документах;

- нужно ли дополнительно проверить единоличный исполнительный орган юридического лица;

- что делать, если представитель не может подтвердить полномочия.

Полномочия представителя лучше фиксировать в анкете клиента отдельным блоком. Если доверенность или иной документ не приложены, в дальнейшем сложно доказать, на каком основании организация считала лицо представителем.

Как определить выгодоприобретателя

Выгодоприобретатель - это лицо, к выгоде которого действует клиент. Он может совпадать с клиентом, а может быть отдельным лицом. Например, клиент обращается за услугой или совершает сделку, но имущественная или иная выгода фактически возникает у третьего лица.

Выгодоприобретателя нельзя игнорировать только потому, что договор подписывает клиент. Если из отношений видно, что клиент действует в интересах другого лица, это нужно установить и зафиксировать.

Выгодоприобретатель может появляться в ситуациях, когда:

- клиент действует в интересах третьего лица;

- сделка совершается по поручению другого лица;

- имущество, услуга или результат операции предназначены другому лицу;

- клиент является посредником, агентом или представителем интересов другого лица;

- из документов или пояснений видно, что выгоду получает не сам клиент.

Если сведений о выгодоприобретателе нет, это не всегда нарушение. Но организация должна понимать, принимала ли она меры по его установлению и почему пришла к выводу, что выгодоприобретатель отсутствует или не выявлен на данном этапе.

Как определить бенефициарного владельца

Бенефициарный владелец - это всегда физическое лицо. Его ищут через владение, контроль и возможность определять действия клиента. Если клиентом является юридическое лицо, важно посмотреть не только директора, но и структуру собственности.

Нельзя автоматически писать “директор = бенефициар”, если компания не пыталась установить реальную структуру владения и контроля. Сначала нужно принять разумные и доступные меры, зафиксировать их, а уже потом делать вывод.

Для установления бенефициарного владельца проверьте:

- кто прямо владеет долями или акциями клиента;

- есть ли косвенное владение через другие компании;

- кто фактически контролирует решения клиента;

- есть ли договоренности, которые дают контроль без формального владения;

- предоставил ли клиент сведения о структуре владения;

- какие документы или источники использованы;

- какие меры приняты, если бенефициар не установлен;

- кто принял решение и где оно зафиксировано.

Если по результатам принятых мер бенефициарный владелец юридического лица не выявлен, в предусмотренных случаях бенефициарным владельцем может быть признан единоличный исполнительный орган. Но это не автоматическое правило, а результат процедуры, которую нужно подтвердить документально.

Анкета клиента по 115-ФЗ: что должно быть внутри

Анкета клиента - это основной документ, который показывает, что идентификация проведена. Она должна быть связана с ПВК и использоваться в работе, а не существовать отдельно как формальная форма.

Анкета должна отвечать на главный вопрос: кого организация проверила, какие сведения установила, какими документами подтвердила и какой риск присвоила.

Форма анкеты должна соответствовать ПВК. Если в ПВК описан выгодоприобретатель, бенефициар, проверка перечней и риск, но в анкете нет таких блоков, процедура фактически не работает.

Как проверить клиента по перечням и спискам

Проверка по перечням - часть внутреннего контроля. Организация должна понимать, кого проверяет, по каким перечням, в какой момент, кто отвечает за проверку и где фиксируется результат.

Проверять нужно не только клиента, но и связанных лиц, если это предусмотрено процедурой: представителя, выгодоприобретателя и бенефициарного владельца.

Проверьте:

- кто отвечает за проверку по перечням;

- какие перечни используются;

- на какую дату проводится проверка;

- где фиксируется результат;

- что делать при совпадении;

- как результат проверки связан с анкетой клиента;

- как проверка отражается в оценке риска;

- где хранятся подтверждения.

Работу с перечнями лучше не вести “в уме”. Если при проверке невозможно показать дату и результат, доказать исполнение процедуры будет сложно. Подробнее о связанных обязанностях читайте в статье отчетность в Росфинмониторинг.

Как оценить риск клиента после идентификации

После сбора сведений организация должна сделать вывод о риске клиента. Идентификация без оценки риска неполная: сведения собрали, но не поняли, насколько клиент требует внимания.

Риск клиента должен быть зафиксирован в анкете или другой внутренней форме, предусмотренной ПВК. Важно не просто поставить “низкий” или “обычный”, а понимать основание такого вывода.

На риск могут влиять:

- вид деятельности клиента;

- страна регистрации, проживания или ведения деятельности;

- структура владения;

- сложность или непрозрачность цепочки собственников;

- характер операции;

- поведение клиента;

- отказ предоставить сведения;

- совпадения или признаки из перечней;

- подозрения в необычности операции.

Если риск высокий, организация должна уделять клиенту повышенное внимание в порядке, предусмотренном законом и ПВК. Это может влиять на объем документов, частоту обновления сведений и порядок контроля операций.

Когда нужно обновлять сведения о клиенте

Идентификация не заканчивается заполнением первой анкеты. Сведения о клиенте, представителе, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце нужно обновлять в случаях, предусмотренных законом и ПВК.

Если анкета заполнена один раз и больше никогда не пересматривается, со временем она перестает подтверждать актуальное знание клиента.

Обновление сведений может потребоваться:

- при изменении паспортных или регистрационных данных;

- при смене руководителя юридического лица;

- при смене представителя;

- при изменении адреса;

- при изменении структуры владения;

- при изменении бенефициарного владельца;

- при появлении или смене выгодоприобретателя;

- при изменении уровня риска;

- при сомнениях в достоверности сведений;

- при подозрении, что операция может быть связана с легализацией доходов или финансированием терроризма;

- в сроки, установленные ПВК и применимыми требованиями.

Порядок обновления анкет лучше включить в разработку ПВК сразу. Если старые ПВК не содержат понятной процедуры, их стоит обновить.

Когда можно отказать клиенту или приостановить работу

Иногда идентификация показывает, что продолжать работу с клиентом нельзя или нужно передать ситуацию СДЛ для анализа. Решения в таких случаях не должны приниматься “на глаз”. Порядок действий должен быть описан в ПВК и соответствовать закону.

Сотрудник, который собирает документы, не должен самостоятельно решать сложные вопросы ПОД/ФТ без участия СДЛ. Если есть сомнения, информация передается ответственному лицу.

Поводом для дополнительной проверки может быть ситуация, когда:

- клиент не предоставляет необходимые сведения;

- документы недостоверны или вызывают сомнения;

- невозможно установить обязательные сведения;

- представитель не подтверждает полномочия;

- клиент отказывается раскрывать структуру владения;

- выявлены признаки подозрительной операции;

- есть совпадение по перечням;

- операция не соответствует заявленной цели отношений;

- клиент пытается обойти внутренние процедуры.

Если возникают подозрения, может потребоваться подготовка сообщения или иной предусмотренный порядок действий. Подробнее об этом читайте в статье ФЭС в Росфинмониторинг.

Типовые ошибки при идентификации клиента

Ошибки при идентификации часто выглядят мелкими: пропустили поле, не сохранили результат проверки, не запросили доверенность, не обновили анкету. Но при проверке именно такие детали показывают, что процедура внутреннего контроля работает формально.

Похожие ошибки в документах внутреннего контроля разобраны в статье типовые ошибки в ПВК по ПОД/ФТ.

Как закрепить порядок идентификации в ПВК

Порядок идентификации должен быть не только в голове у СДЛ, но и в ПВК. Если в правилах нет понятного алгоритма, сотрудники будут действовать по-разному, а анкеты клиентов будут заполняться хаотично.

ПВК должны объяснять, кто, когда и как проводит идентификацию, какие документы запрашивает, где фиксирует результат и кому передает информацию при сомнениях.

В ПВК нужно описать:

- кто проводит идентификацию;

- какие сведения устанавливаются по физическим лицам;

- какие сведения устанавливаются по юридическим лицам;

- какие документы запрашиваются;

- как оформляется анкета клиента;

- как проверяется представитель;

- как устанавливается выгодоприобретатель;

- как определяется бенефициарный владелец;

- как проводится проверка по перечням;

- как присваивается риск;

- как обновляются сведения;

- где хранятся анкеты и подтверждающие документы.

Если порядок идентификации, анкета клиента, проверка выгодоприобретателя и бенефициарного владельца не связаны между собой, ПВК нужно дорабатывать. В Гранд Скул можно заказать разработку ПВК или обновление действующей редакции с учетом вида деятельности, приложений, анкет и практики проверок.

Читать подробнее про разработку ПВК по ПОД/ФТ

Обучение сотрудников: кто должен понимать порядок идентификации

На практике идентификацию часто проводят не юристы, а менеджеры, администраторы, бухгалтеры, специалисты по работе с клиентами или сотрудники, которые принимают документы. Поэтому важно, чтобы они понимали порядок действий.

Если сотрудник принимает документы клиента, но не знает, какие сведения запросить и когда передать вопрос СДЛ, процедура идентификации будет проваливаться на первом этапе.

Сотрудники должны понимать:

- какие документы запросить у физического лица;

- какие документы запросить у юридического лица;

- как проверить представителя;

- что такое выгодоприобретатель;

- кто может быть бенефициарным владельцем;

- как заполнять анкету клиента;

- когда проводить проверку по перечням;

- когда передавать информацию СДЛ;

- что делать, если клиент отказывается предоставить сведения.

По теме подготовки сотрудников читайте статьи про обучение ПОД/ФТ, целевой инструктаж и как оформить обучение и инструктаж внутри организации.

Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить

В Гранд Скул можно пройти обучение и инструктаж по ПОД/ФТ дистанционно, получить подтверждающий документ и закрыть важный блок подготовки сотрудников.

Абонентское обслуживание: как не ошибаться в анкетах, перечнях и обновлении сведений

Идентификация клиента - это не разовая анкета. Сведения нужно обновлять, документы проверять, перечни контролировать, ПВК поддерживать в актуальном состоянии, а при подозрениях быстро передавать информацию СДЛ и принимать решение.

Если внутри организации нет специалиста, который регулярно занимается ПОД/ФТ, выгоднее подключить юридическое абонентское обслуживание. Это сбережет время, нервы и деньги, потому что ошибки в анкетах, перечнях и обновлении сведений чаще всего обнаруживаются уже при запросе или проверке.

В Гранд Скул можно выбрать квартальное или годовое обслуживание. В рамках сопровождения специалисты помогают с документами внутреннего контроля, актуализацией ПВК, личным кабинетом Росфинмониторинга, перечнями, отчетами, внутренними отчетами СДЛ, запросами и подготовкой к проверкам.

Абонентское обслуживание особенно полезно, если:

- анкеты клиентов заполняют разные сотрудники;

- нет уверенности, что форма анкеты соответствует ПВК;

- нужно регулярно обновлять сведения о клиентах;

- нужно контролировать перечни и ЛК РФМ;

- появляются вопросы по выгодоприобретателям и бенефициарам;

- нужно готовить ФЭС или внутренние отчеты;

- организация хочет снизить риск ошибок перед проверкой.

При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ идут в подарок. Это удобно, если нужно не только исправить анкеты, но и связать всю систему: ПВК, обучение, ЛК РФМ, перечни, отчетность и внутренние документы.

Важно: сопровождение не является обещанием полного отсутствия штрафов. Но регулярная работа с документами, анкетами, перечнями и запросами помогает снизить риски и не вспоминать о ПОД/ФТ только в момент проверки.

Узнать подробнее про абонентское обслуживание по ПОД/ФТ

ПОД/ФТ под ключ для новых организаций

Если организация или ИП только становится субъектом 115-ФЗ, порядок идентификации лучше настраивать сразу вместе с ПВК, обучением СДЛ, анкетами, перечнями, ЛК РФМ и сопровождением. Иначе получится набор отдельных документов, которые плохо связаны между собой.

Для новых компаний подойдет услуга ПОД/ФТ под ключ. Она помогает сразу закрыть стартовые элементы системы: обучение ответственного сотрудника, разработку ПВК и квартал юридического обслуживания.

В услугу входит:

- обучение СДЛ или ответственного сотрудника по ПОД/ФТ;

- подтверждающий документ после обучения;

- разработка полного пакета ПВК;

- квартал юридического обслуживания;

- помощь в запуске основных процедур внутреннего контроля;

- экономия 40% по сравнению с заказом услуг по отдельности.

Такой формат удобен, если компания не хочет отдельно искать обучение, отдельно заказывать ПВК, отдельно разбираться с анкетами и потом срочно исправлять ошибки перед первой проверкой.

Узнать подробнее об услуге ПОД/ФТ под ключ

Итоговый чек-лист идентификации клиента

Этот чек-лист можно использовать перед принятием клиента на обслуживание, перед сделкой, перед внутренним аудитом или при подготовке к проверке.

Если по нескольким пунктам стоит “нет”, порядок идентификации нужно доработать. Чаще всего проблема не в одной анкете, а в том, что ПВК, обучение, перечни, риск и хранение документов не связаны между собой.

Для полной самопроверки системы используйте также чек-лист ПОД/ФТ для организации.

Часто задаваемые вопросы

Что такое идентификация клиента по 115-ФЗ?

Это установление и подтверждение сведений о клиенте, представителе клиента, выгодоприобретателе и бенефициарном владельце. Результат обычно фиксируется в анкете клиента или иной форме, предусмотренной ПВК.

Нужно ли идентифицировать только клиента или еще представителя?

Если от имени клиента действует представитель, нужно установить его личность и проверить полномочия. Без этого организация не понимает, кто фактически действует от имени клиента.

Чем выгодоприобретатель отличается от бенефициарного владельца?

Выгодоприобретатель связан с получением выгоды от операции или отношений. Бенефициарный владелец - физическое лицо, которое контролирует клиента прямо или косвенно. Эти роли могут совпадать, но их нельзя механически объединять.

Можно ли считать директора бенефициаром автоматически?

Нет, сначала нужно принять меры по установлению реального бенефициарного владельца. Если после принятых мер бенефициар юридического лица не выявлен, в установленных случаях им может быть признан единоличный исполнительный орган, но это решение нужно зафиксировать.

Какие документы запросить у физического лица?

Обычно нужен документ, удостоверяющий личность. Если физическое лицо действует как представитель, дополнительно нужен документ, подтверждающий полномочия. При повышенном риске или сомнениях могут потребоваться дополнительные сведения и документы в рамках ПВК.

Какие документы запросить у юридического лица?

Обычно проверяют сведения из ЕГРЮЛ, устав или сведения о полномочиях, документы о назначении руководителя, доверенность представителя, документы по структуре владения, лицензии при необходимости и иные документы, предусмотренные ПВК.

Нужно ли заполнять анкету клиента?

Да, если анкета предусмотрена ПВК как форма фиксации идентификации. Анкета помогает подтвердить, какие сведения установлены, какие документы проверены, какой риск присвоен и кто отвечал за процедуру.

Что делать, если клиент не дает сведения о бенефициаре?

Нужно действовать по ПВК: запросить сведения, зафиксировать отказ или невозможность получения данных, передать вопрос СДЛ и оценить дальнейшие действия с учетом закона и уровня риска.

Как часто обновлять анкету клиента?

Сведения обновляют в случаях и сроки, установленные законом и ПВК, а также при изменении данных, сомнениях в достоверности, изменении риска или появлении подозрений. Для длящихся отношений обновление сведений должно быть встроено в регулярную работу.

Нужно ли проверять клиента по перечням?

Да, если такая обязанность применима к вашей организации и предусмотрена процедурой. Важно не только провести проверку, но и сохранить дату, источник и результат.

Кто в организации должен проводить идентификацию?

Это определяется ПВК. На практике первичный сбор документов может проводить сотрудник, работающий с клиентом, а спорные вопросы и решения по риску передаются СДЛ.

Что делать, если анкеты клиентов заполнены неправильно?

Нужно провести ревизию анкет, определить типовые ошибки, обновить форму, доработать ПВК, обучить сотрудников и начать корректно фиксировать сведения. Не стоит оформлять задним числом то, чего фактически не было.

Как связаны идентификация и ПВК?

ПВК должны описывать порядок идентификации: кто запрашивает сведения, какие документы проверяет, как заполняется анкета, как устанавливаются выгодоприобретатель и бенефициар, как оценивается риск и где хранятся документы.

Что выбрать: разово обновить ПВК или подключить абонентское обслуживание?

Если проблема только в устаревших ПВК или форме анкеты, можно начать с обновления документов. Если нужно регулярно контролировать анкеты, перечни, ЛК РФМ, отчеты, запросы и обучение, удобнее подключить абонентское обслуживание.

Идентификация клиента по 115-ФЗ - это не формальность и не одна анкета. Это система действий: установить клиента, проверить представителя, определить выгодоприобретателя и бенефициарного владельца, подтвердить сведения документами, оценить риск, проверить перечни и сохранить доказательства.

Если порядок идентификации не описан в ПВК, анкеты заполнены по-разному, сотрудники не знают, какие документы запрашивать, а сведения по клиентам давно не обновлялись, лучше привести систему в порядок заранее. В Гранд Скул можно заказать разработку или обновление ПВК, пройти обучение ПОД/ФТ и подключить абонентское обслуживание по ПОД/ФТ.

Подключить юридическое обслуживание по ПОД/ФТ