Абонентское сопровождение по ПОД/ФТ: что входит, кому нужно и сколько задач закрывает

 

Абонентское сопровождение по ПОД/ФТ - это не одна консультация и не разовая подготовка ПВК. Это постоянная юридическая поддержка организации, при которой специалисты помогают вести документы, контролировать изменения законодательства, работать с личным кабинетом Росфинмониторинга, обязательными перечнями, ФЭС, внутренними проверками и сложными ситуациями с клиентами.

 

Главная ценность такого формата становится понятна, если посмотреть на ПОД/ФТ не как на набор документов, а как на постоянно работающую систему. Одни обязанности возникают при появлении нового клиента, другие выполняются периодически, третьи появляются после изменения законодательства, а некоторые требуют реакции в момент конкретной операции или получения информации от Росфинмониторинга.

 

Поэтому даже организация с небольшим количеством клиентов может столкнуться сразу с несколькими параллельными задачами: проверить актуальность ПВК по ПОД/ФТ, провести очередную проверку системы внутреннего контроля, посмотреть новые сообщения в личном кабинете, проверить клиентов по перечням, оформить внутренние документы и не пропустить срок направления ФЭС в Росфинмониторинг.

 

 

В действующей услуге Гранд Скул предусмотрено 11 крупных направлений сопровождения. Если разложить их на отдельные действия, речь идет уже о десятках регулярных и ситуационных задач.

 

В статье подробно разберем, какие именно задачи можно закрыть в рамках сопровождения, кому такой формат особенно полезен, чем он отличается от разовой консультации, как работают квартальный и годовой варианты и что при этом остается делать самой организации.

 

Важно: конкретный набор обязанностей зависит от вида деятельности и статуса субъекта. Основная часть статьи ориентирована на организации и ИП статьи 5 Федерального закона № 115-ФЗ, для которых применяются общие требования законодательства и, в соответствующих случаях, Постановление Правительства РФ № 1157. Для кредитных и некредитных финансовых организаций под надзором Банка России действуют специальные нормативные акты Банка России.

 

Оглавление:

- Что такое абонентское сопровождение по ПОД/ФТ

- Сколько задач закрывает сопровождение

- Что входит в сопровождение

- ПВК и внутренние документы

- Личный кабинет, перечни и ФЭС

- Поддержка СДЛ

- Запросы и проверки

- Кому нужно сопровождение

- Квартальное или годовое обслуживание

- Как начинается работа

- Часто задаваемые вопросы

 

 

 

Что такое абонентское сопровождение по ПОД/ФТ

---

 

Разовая юридическая услуга обычно заканчивается после решения одной конкретной задачи.

 

Например:

• разработали ПВК;

• подготовили один ФЭС;

• проверили документы;

• ответили на запрос Росфинмониторинга;

• провели консультацию.

 

После этого организация снова самостоятельно следит за изменениями законодательства, сроками, личным кабинетом, перечнями и следующими обязательными действиями.

 

При абонентском сопровождении взаимодействие не заканчивается после одной выполненной задачи. Юрист остается подключен к системе ПОД/ФТ организации и помогает выполнять текущую работу в течение всего периода обслуживания.

 

 

Это особенно важно для ПОД/ФТ, потому что обязанности возникают не одновременно.

 

Например, сегодня организация может получить нового клиента, завтра увидеть важное сообщение в личном кабинете, через неделю вступит в силу нормативный акт, требующий обновить ПВК, а позже Росфинмониторинг направит запрос.

 

Каждое событие требует своей процедуры.

 

Поэтому абонентское сопровождение правильнее сравнивать не с одной юридической консультацией, а с внешней профильной поддержкой собственного СДЛ.

 

При этом юридическое сопровождение не означает, что сторонняя компания становится субъектом 115-ФЗ вместо заказчика или автоматически заменяет его СДЛ.

 

Можно ли передать ПОД/ФТ на аутсорсинг и что остается на организации

 

 

Сколько задач закрывает абонентское сопровождение

---

 

На странице услуги Гранд Скул сопровождение разделено на 11 крупных направлений. Но внутри каждого направления находится несколько отдельных действий.

 

Поэтому фактический объем работы значительно шире формулировки «юридические консультации по ПОД/ФТ».

 

 

Если разбить эти направления на отдельные действия, получается несколько десятков потенциальных задач.

 

При этом нельзя воспринимать этот перечень как одинаковый обязательный набор для любого бизнеса.

 

У лизинговой компании, риэлтора, оператора по приему платежей, организации ювелирного сектора и НФО могут различаться:

• надзорный орган;

• нормативная база;

• виды отчетности;

• порядок идентификации;

• состав внутренних документов;

• требования к обучению;

• характер операций, которые необходимо контролировать.

 

Поэтому хороший подрядчик сначала определяет, что требуется конкретной организации, и только после этого формирует рабочий набор задач.

 

 

Одни задачи выполняются регулярно, другие появляются внезапно

 

В этом и заключается одна из главных сложностей самостоятельного ведения ПОД/ФТ.

 

 

Поэтому даже если несколько месяцев ничего необычного не происходило, это не означает, что система ПОД/ФТ можно поставить на паузу.

 

Например, Постановление Правительства РФ № 1157 предусматривает для организаций и ИП, на которых оно распространяется, регулярную внутреннюю проверку системы контроля не реже одного раза в полугодие.

 

Отдельно Закон № 115-ФЗ устанавливает периодическую проверку наличия среди клиентов лиц, в отношении которых применены или должны применяться меры по замораживанию.

 

Именно совокупность таких процедур делает сопровождение полезным даже в период, когда у компании нет сложных операций.

 

 

Что входит в абонентское сопровождение по ПОД/ФТ

---

 

Рассмотрим основные блоки не как перечень услуг, а с точки зрения реальной работы СДЛ.

 

1. Первоначальный аудит системы

 

До начала регулярного сопровождения полезно понять, в каком состоянии находится ПОД/ФТ сейчас.

 

Специалист может проверить:

• подпадает ли организация под требования 115-ФЗ;

• нужен ли специальный учет;

• назначен ли СДЛ;

• соответствует ли он требованиям;

• есть ли необходимые документы об обучении;

• актуальны ли ПВК;

• соответствуют ли им внутренние формы;

• настроен ли личный кабинет;

• актуальны ли сведения в профиле;

• проводились ли обязательные проверки;

• есть ли необходимая отчетность;

• сохраняются ли подтверждающие документы.

 

Такой аудит позволяет не продолжать старые ошибки автоматически.

 

Например, если ПВК разработаны несколько лет назад, неправильно сначала начать готовить новые отчеты по устаревшей процедуре, а уже потом проверять сами Правила.

 

Сначала нужно определить базовое состояние системы, затем исправить критичные пробелы и только после этого переходить к регулярному сопровождению.

 

 

2. Подготовка и восстановление внутренних документов

 

После аудита может выясниться, что часть обязательных или предусмотренных ПВК документов отсутствует.

 

В зависимости от деятельности организации могут потребоваться:

• анкеты клиентов;

• формы внутренних сообщений;

• формы решений;

• отчеты СДЛ;

• акты внутренних проверок;

• журнал учета обучения;

• приказы;

• должностные инструкции;

• формы фиксации результатов проверок;

• другие документы, предусмотренные ПВК.

 

Главное - не просто иметь набор файлов, а чтобы документы соответствовали действующей редакции ПВК и реальным процессам организации.

 

Полный перечень основных документов разобран отдельно в статье какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.

 

 

ПВК: разработать недостаточно, нужно поддерживать актуальность

---

 

Правила внутреннего контроля являются центральным документом системы ПОД/ФТ.

 

Но распространенная ошибка выглядит так:

 

Для организаций и ИП, работающих по Постановлению № 1157, это неправильная логика.

 

Если вступает в силу нормативный правовой акт, который непосредственно относится к деятельности субъекта и влияет на выполнение требований ПОД/ФТ, ПВК необходимо привести в соответствие с законодательством не позднее одного месяца со дня вступления такого акта в силу, если самим нормативным актом не установлен другой срок.

 

Изменения оформляются в виде новой редакции ПВК.

 

Поэтому в рамках сопровождения важно не только иметь действующий документ, но и постоянно отвечать на три вопроса:

• изменилось ли законодательство;

• затрагивает ли изменение конкретную организацию;

• нужно ли менять ПВК, формы или внутренний процесс.

 

Это и есть принципиальное отличие разовой разработки ПВК от постоянного сопровождения.

 

В первом случае клиент получает документ на конкретную дату. Во втором случае специалисты помогают поддерживать его в рабочем состоянии дальше.

 

Что будет, если не обновить ПВК по ПОД/ФТ

 

 

 

Что происходит с внутренними формами после обновления ПВК

 

Обновить только основной текст ПВК бывает недостаточно.

 

Если изменилась процедура, следует проверить связанные документы.

 

Например:

• форму внутреннего сообщения;

• анкету клиента;

• порядок оценки риска;

• должностную инструкцию СДЛ;

• формы внутренних проверок;

• программу обучения;

• инструкции для сотрудников.

 

Иначе возникает ситуация, когда новая редакция ПВК содержит один алгоритм, а сотрудник продолжает работать по старой форме.

 

Именно поэтому при постоянном сопровождении удобнее рассматривать документы как связанную систему, а не как отдельные файлы.

 

 

Поддержка СДЛ: зачем юрист, если ответственный сотрудник уже назначен

---

 

СДЛ по ПОД/ФТ может быть назначен правильно, соответствовать квалификационным требованиям и пройти необходимое обучение, но это не означает, что после этого у него не возникает практических вопросов.

 

Чаще всего трудности начинаются уже в обычной работе:

• что именно нужно сделать сегодня;

• какую информацию запросить у клиента;

• как оценить необычную операцию;

• что означает сообщение в личном кабинете;

• нужно ли направлять ФЭС;

• какую дату считать началом срока;

• как оформить результат внутренней проверки;

• нужно ли менять ПВК;

• что предоставить по запросу Росфинмониторинга.

 

Особенно сложно, если СДЛ совмещает ПОД/ФТ с основной работой.

 

Например, сотрудник может одновременно быть юристом, руководителем, бухгалтером или выполнять другие функции. У него нет возможности каждый день анализировать новые нормативные акты и разбираться в технических деталях отчетности.

 

При сопровождении у СДЛ появляется внешний профильный специалист, к которому можно обратиться с конкретной рабочей ситуацией.

 

В Гранд Скул принципиально не предлагают номинально назначать внешнего юриста СДЛ вместо реального ответственного сотрудника организации. Задача сопровождения другая - помочь действующему СДЛ выполнять его функции.

 

То есть модель выглядит так:

 

Так сохраняется корректная система внутреннего контроля, но СДЛ не остается один на один со сложным регулированием.

 

При необходимости специалисты также помогают проверить приказ о назначении СДЛ и должностную инструкцию.

 

 

Если СДЛ сменился

 

Смена ответственного сотрудника тоже требует организованного перехода.

 

Недостаточно просто изменить фамилию в одном приказе.

 

Нужно проверить:

• соответствие нового сотрудника требованиям;

• обучение;

• приказ;

• должностную инструкцию;

• ПВК;

• доступы;

• учетные данные;

• передачу архива и текущих задач.

 

Отдельный алгоритм приведен в статье что делать, если СДЛ уволился или сменился ответственный по ПОД/ФТ.

 

 

 

Личный кабинет Росфинмониторинга, перечни и ФЭС

---

 

Для многих СДЛ именно этот блок занимает больше всего времени.

 

Личный кабинет Росфинмониторинга нельзя рассматривать только как место для отправки одного отчета раз в несколько месяцев.

 

В рамках сопровождения работа может включать:

• первоначальный аудит личного кабинета;

• проверку заполнения учетных данных;

• актуализацию информации об организации;

• работу с опросными листами;

• помощь с анкетированием и тестированием;

• загрузку утвержденных ПВК, когда это требуется;

• контроль поступающей информации;

• работу с перечнями;

• анализ информации о рисках;

• подготовку ответов на запросы;

• контроль отчетности.

 

Особенно полезен первоначальный аудит.

 

Иногда организация считает, что с кабинетом все в порядке, потому что логин и пароль работают. Но после проверки могут обнаружиться:

• неактуальные сведения;

• непрочитанные сообщения;

• непройденные процедуры;

• старые документы;

• пробелы в работе с перечнями;

• вопросы по предыдущей отчетности.

 

Поэтому задача специалиста не просто «зайти в кабинет», а понять, соответствует ли работа с ним текущей системе внутреннего контроля.

 

 

Работа с перечнями

 

Получение очередной редакции перечня - это только начало процедуры.

 

Далее необходимо понять:

• какой именно источник обновился;

• каких лиц нужно проверить;

• есть ли совпадения с клиентской базой;

• подтверждается ли совпадение идентификационными данными;

• какие действия необходимо выполнить при совпадении;

• какие внутренние документы оформить;

• возникает ли обязанность сообщить сведения Росфинмониторингу.

 

Отдельно Закон № 115-ФЗ предусматривает проверку не реже одного раза в три месяца наличия среди клиентов организаций и физических лиц, в отношении которых применены либо должны применяться предусмотренные законом меры по замораживанию, и информирование Росфинмониторинга о результатах такой проверки в установленном порядке.

 

При обнаружении совпадения может потребоваться уже специальная процедура. Она подробно разобрана в статье замораживание денежных средств по 115-ФЗ.

 

Нужно ли подавать нулевые отчеты в Росфинмониторинг

 

 

Подготовка ФЭС

 

Отчетность в Росфинмониторинг возникает по разным основаниям.

 

Поэтому перед формированием сообщения необходимо сначала ответить на несколько вопросов:

• какое событие произошло;

• какая норма применяется;

• нужно ли направлять сведения;

• каков срок;

• какие данные должны попасть в сообщение;

• какие документы подтверждают основание.

 

В рамках сопровождения специалист может помочь пройти всю эту цепочку, а не только заполнить технические поля формы.

 

Рабочий процесс обычно выглядит так:

 

Это важное преимущество постоянного сопровождения: отчетность включается в общий процесс, а не начинается с вопроса «кажется, сегодня последний день, что нам отправлять?».

 

Если организация уже обнаружила просрочку или ошибку, порядок действий подробно разобран в статье что делать, если забыли отправить ФЭС или отправили отчет с ошибкой.

 

 

Квитанция так же важна, как само сообщение

 

Работа не должна завершаться в момент нажатия кнопки отправки.

 

После направления сообщения необходимо проверить результат его обработки и сохранить соответствующие подтверждения.

 

В корпоративном архиве желательно сохранять связанный комплект:

• исходные документы;

• внутреннее решение;

• направленный ФЭС;

• результат обработки;

• квитанцию;

• исправленные сообщения при наличии;

• документы, подтверждающие устранение ошибки.

 

Так при последующей проверке можно восстановить не только факт отправки, но и всю последовательность исполнения обязанности.

 

 

Что происходит, если появляется сложная операция

---

 

Абонентское сопровождение особенно хорошо показывает свою ценность в ситуациях, которые невозможно заранее поставить в календарь.

 

Например, клиент:

• совершает нетипичную для него операцию;

• не может понятно объяснить экономический смысл;

• не предоставляет необходимые сведения;

• меняет структуру сделки;

• предоставляет противоречивые документы;

• совпадает с информацией, требующей дополнительной проверки.

 

В такой ситуации СДЛ не всегда может просто открыть ПВК и сразу получить однозначный ответ.

 

Может потребоваться:

• изучить документы;

• оценить признаки необычности;

• запросить пояснения;

• проанализировать цель операции;

• определить дальнейшую процедуру;

• оформить внутреннее сообщение;

• принять предусмотренное ПВК решение;

• при наличии оснований подготовить ФЭС.

 

Юрист сопровождения может помочь разобрать фактические обстоятельства и подготовить документы для СДЛ.

 

При этом не нужно автоматически смешивать разные процедуры. Необычная операция, подозрительная операция, отказ и замораживание имеют разные основания.

 

Именно здесь профильная юридическая поддержка может быть полезнее шаблонной инструкции.

 

Как оформить внутреннее сообщение о подозрительной операции

 

 

Внутренняя проверка системы ПОД/ФТ тоже требует документов

---

 

ПОД/ФТ нужно не только выполнять, но и периодически проверять, насколько сама система работает правильно.

 

Для субъектов Постановления Правительства РФ № 1157 программа проверки системы внутреннего контроля должна предусматривать проведение внутренних проверок на регулярной основе, но не реже одного раза в полугодие.

 

По результатам такой проверки оформляется письменный отчет, который должен отражать выявленные нарушения.

 

Далее организация должна принять меры по их устранению.

 

Проверять имеет смысл не только наличие документов, но и фактическую работу:

• актуальна ли редакция ПВК;

• выполняются ли сроки;

• как оформляются анкеты;

• обновляются ли сведения клиентов;

• проводятся ли проверки по перечням;

• сохраняются ли ФЭС и квитанции;

• есть ли подтверждение обучения;

• работает ли порядок замещения СДЛ;

• исправлены ли замечания предыдущей проверки.

 

При сопровождении юрист может помочь подготовить проверку, систематизировать результаты и документы, а также определить, какие нарушения нужно устранить в первую очередь.

 

Это превращает внутреннюю проверку из формального отчета в реальный инструмент подготовки к внешнему контролю.

 

 

Запрос Росфинмониторинга или проверка: чем помогает постоянное сопровождение

---

 

Можно обратиться к юристу уже после получения запроса или уведомления о проверке.

 

Но у постоянного сопровождения есть существенное преимущество: специалист уже знаком с системой организации.

 

Он знает:

• какая редакция ПВК действует;

• кто является СДЛ;

• какие формы используются;

• какие отчеты направлялись;

• как организован архив;

• какие проблемы выявлялись ранее;

• какие действия уже предпринимались для их исправления.

 

Поэтому при поступлении запроса не нужно сначала восстанавливать всю историю с нуля.

 

В рамках сопровождения проверок специалисты Гранд Скул помогают:

• анализировать требования надзорного органа;

• определять необходимый комплект документов;

• готовить проекты ответов;

• проверять документы перед направлением;

• работать с замечаниями;

• анализировать акты;

• готовить правовую позицию по спорным вопросам.

 

Это не означает гарантии отсутствия замечаний или штрафов.

 

Корректный подрядчик не должен обещать 100% отсутствие санкций только за факт покупки услуги. Результат зависит в том числе от фактических действий самой организации, полноты переданных сведений, предыдущего состояния документов и конкретных обстоятельств контроля.

 

Задача сопровождения - уменьшить риск ошибок, вовремя выявлять проблемы и помочь организации юридически грамотно действовать при взаимодействии с надзорным органом.

 

Что делать, если пришел запрос Росфинмониторинга

 

 

 

Что все равно остается делать самой организации

---

 

Абонентское сопровождение позволяет существенно снизить нагрузку, но не превращает подрядчика в самого субъекта 115-ФЗ.

 

Внутри организации сохраняется собственная система внутреннего контроля.

 

 

Подробно границы аутсорсинга уже разобраны в отдельном материале, поэтому здесь главное запомнить одну модель:

 

Подробнее о передаче ПОД/ФТ на аутсорсинг

 

 

Кому особенно полезно абонентское сопровождение

---

 

Потребность в сопровождении зависит не только от размера компании.

 

В некоторых небольших организациях необходимость во внешнем юристе даже выше, потому что отдельного подразделения ПОД/ФТ у них нет.

 

1. СДЛ совмещает ПОД/ФТ с основной работой

 

Это одна из самых распространенных ситуаций.

 

Сотрудник хорошо знает бизнес, клиентов и внутренние процессы, но финансовый мониторинг занимает только часть его рабочего времени.

 

В таком случае не всегда рационально заставлять его самостоятельно:

• отслеживать новые нормативные акты;

• проверять юридические формулировки;

• разбираться в каждом виде ФЭС;

• искать позиции Росфинмониторинга;

• готовить сложные ответы на требования.

 

Эти задачи можно передать профильным специалистам, оставив СДЛ контроль фактической деятельности организации.

 

 

2. СДЛ назначили недавно

 

Обучение по ПОД/ФТ дает необходимую базу, но первые реальные ситуации все равно вызывают вопросы.

 

Например:

• как заполнить первый акт;

• что делать с перечнем;

• какую информацию запросить у клиента;

• как оформить необычную операцию;

• где проверить ФЭС;

• как читать сообщения в ЛК.

 

Сопровождение помогает пройти первые месяцы вместе со специалистом, а не учиться исключительно на собственных ошибках.

 

 

3. У компании мало клиентов

 

На первый взгляд кажется, что сопровождение здесь как раз не нужно.

 

Но у небольшой клиентской базы есть обратная сторона: значимые события происходят редко, поэтому СДЛ легче забывает последовательность действий.

 

Если человек заполняет определенный ФЭС один раз в год, ему приходится каждый раз фактически заново вспоминать процедуру.

 

Кроме того, наличие небольшого количества сделок само по себе не отменяет другие обязанности, если организация продолжает оставаться субъектом соответствующих требований 115-ФЗ.

 

 

4. Компания растет

 

При росте бизнеса увеличиваются:

• клиентская база;

• количество анкет;

• число операций;

• объем обновляемой информации;

• вероятность появления нетипичной ситуации;

• нагрузка на СДЛ.

 

Если раньше сотрудник мог контролировать все вручную, на определенном этапе старый процесс перестает масштабироваться.

 

Сопровождение позволяет добавить юридический ресурс без создания полноценного отдельного подразделения.

 

 

5. Уже были ошибки

 

Например:

• просрочили ФЭС;

• давно не обновляли ПВК;

• не оформляли внутренние проверки;

• обнаружили проблемы в ЛК;

• не сохранили часть документов;

• получили замечание надзорного органа.

 

В такой ситуации полезно не только устранить один обнаруженный недостаток, но и проверить соседние процессы.

 

Одна ошибка часто показывает, что проблема находится не в отдельном документе, а в отсутствии общего регламента контроля.

 

 

6. У организации уже есть опытный СДЛ

 

Даже опытному специалисту может быть полезен второй экспертный уровень.

 

Подрядчик может:

• провести независимую проверку;

• проверить сложное решение;

• подготовить новую редакцию ПВК;

• проанализировать изменение закона;

• помочь при проверке;

• взять на себя часть рутинной работы.

 

В этом случае сопровождение работает не как замена компетенции СДЛ, а как дополнительный ресурс.

 

 

Когда постоянное сопровождение может быть избыточным

---

 

Абонентское обслуживание не обязательно является оптимальной моделью для любого субъекта.

 

Например, у крупной организации может уже существовать:

• отдельное подразделение финансового мониторинга;

• несколько штатных специалистов;

• внутренний юрист с глубокой специализацией по 115-ФЗ;

• собственная автоматизированная система контроля;

• отдельная комплаенс-функция.

 

В таком случае постоянное полное сопровождение может быть не нужно.

 

Но и такой организации могут потребоваться отдельные внешние услуги:

• независимый аудит ПВК;

• экспертиза сложного вопроса;

• разработка новой редакции документов;

• обучение;

• поддержка при проверке;

• внешнее заключение по спорной операции.

 

Поэтому выбор между разовой услугой и абонентским сопровождением зависит прежде всего от того, есть ли внутри компании ресурс для постоянного ведения ПОД/ФТ.

 

 

Зачем собирать разные задачи у одного подрядчика

---

 

Без сопровождения организации нередко приходится отдельно искать:

• учебный центр для СДЛ;

• юриста для разработки ПВК;

• специалиста для подготовки ФЭС;

• человека, который поможет с личным кабинетом;

• юриста для ответа на запрос;

• эксперта для сопровождения проверки.

 

В результате разные исполнители могут использовать разные документы и не видеть общей картины.

 

Например, один специалист написал ПВК, второй готовит по ним ФЭС, третий отвечает на запрос, но никто не контролирует, соответствует ли фактическая работа первоначальной процедуре.

 

При постоянном сопровождении история сохраняется у одной команды.

 

Специалист понимает:

• какие ПВК были разработаны;

• что в них менялось;

• какие документы используются;

• какие отчеты уже направлялись;

• какие вопросы возникали;

• какие рекомендации давались СДЛ.

 

 

 

Квартальное или годовое обслуживание: что выбрать

---

 

В Гранд Скул доступны два основных формата абонентского сопровождения:

• квартальное обслуживание - от 18 000 рублей за квартал;

• годовое обслуживание - от 49 500 рублей в год.

 

Итоговая стоимость зависит от вида деятельности организации и фактического объема работы.

 

 

Когда подойдет квартал

 

Квартальный формат можно рассматривать, если необходимо:

• провести аудит;

• привести документы в порядок;

• разобраться с личным кабинетом;

• помочь новому СДЛ;

• пройти ближайший цикл текущих процедур;

• оценить удобство постоянного взаимодействия.

 

Минимальный период обслуживания в Гранд Скул составляет три месяца. Это связано с тем, что значительная часть работы приходится именно на начало сотрудничества: аудит, восстановление документов и настройку системы.

 

Когда выгоднее год

 

Годовой формат логичнее для компаний, которые хотят действительно снять с СДЛ значительную часть постоянной юридической нагрузки.

 

За год организация проходит разные контрольные циклы:

• периодические проверки;

• изменения законодательства;

• работу с перечнями;

• обновление информации;

• внутренний контроль;

• разные основания отчетности;

• нестандартные клиентские ситуации.

 

Поэтому на длинном периоде подрядчик лучше понимает историю организации и может быстрее реагировать на новые события.

 

 

Выбрать формат абонентского сопровождения по ПОД/ФТ

 

 

 

Как начинается абонентское сопровождение в Гранд Скул

---

 

Клиенту не нужно самостоятельно составлять техническое задание на несколько страниц и заранее знать весь список нарушений.

 

Работу можно разделить на несколько понятных этапов.

 

Шаг 1. Определяем вид деятельности

 

Сначала специалисту необходимо понять:

• чем занимается организация;

• какие нормы на нее распространяются;

• кто является надзорным органом;

• есть ли особенности конкретного сектора.

 

Это принципиально важно, потому что универсального одинакового комплекта ПОД/ФТ для всех субъектов не существует.

 

Шаг 2. Запрашиваем исходные документы

 

Организация передает существующие материалы:

• ПВК;

• приказ о СДЛ;

• должностную инструкцию;

• документы об обучении;

• внутренние формы;

• необходимую информацию о работе личного кабинета;

• другие документы по ситуации.

 

Шаг 3. Проводим аудит

 

Специалист определяет:

• что уже сделано правильно;

• что устарело;

• чего не хватает;

• какие ошибки нужно исправить в первую очередь;

• какие задачи поставить на ближайший период.

 

Шаг 4. Приводим систему в порядок

 

На стартовом этапе может потребоваться значительный объем работы.

 

Например:

• новая редакция ПВК;

• новые внутренние формы;

• документы по СДЛ;

• работа с ЛК;

• восстановление недостающих материалов там, где это возможно сделать на основании реальных данных;

• формирование календаря текущих процедур.

 

Документы не должны создаваться фиктивно задним числом. Если обнаружена просроченная обязанность, действия нужно строить исходя из реальных обстоятельств и действующего законодательства.

 

Шаг 5. Переходим к регулярной работе

 

После стартового аудита и устранения основных пробелов сопровождение становится постоянным процессом.

 

СДЛ знает, куда обратиться, если:

• изменился закон;

• появился новый клиент;

• возникла сложная операция;

• пришло уведомление;

• нужно подготовить отчет;

• поступил запрос;

• началась проверка.

 

Работа по услуге может вестись дистанционно, поэтому местонахождение клиента само по себе не требует постоянных личных визитов к юристу.

 

 

Если ПОД/ФТ еще вообще не настроен

---

 

Абонентское обслуживание особенно удобно, когда система уже существует и ее нужно постоянно вести.

 

Но у новой организации ситуация другая.

 

Ей сначала нужно создать основу:

• определить применимые требования;

• назначить СДЛ;

• провести необходимое обучение;

• разработать ПВК;

• подготовить внутренние документы;

• организовать работу с клиентами;

• настроить отчетность и личный кабинет.

 

Для такой ситуации в Гранд Скул есть отдельная комплексная услуга «ПОД/ФТ под ключ».

 

В пакет входят:

• разработка полного пакета ПВК;

• обучение ответственного сотрудника;

• 3 месяца юридического сопровождения.

 

Такой формат позволяет не просто получить документы, а первые месяцы работать вместе со специалистами и применять созданную систему на практике.

 

При комплексном заказе можно сэкономить более 40% по сравнению с приобретением соответствующих услуг по отдельности.

 

Настроить ПОД/ФТ под ключ для новой организации

 

 

 

Что спросить перед покупкой абонентского сопровождения

---

 

На рынке под одинаковым названием «сопровождение ПОД/ФТ» могут скрываться совершенно разные по наполнению услуги.

 

До заключения договора полезно задать подрядчику конкретные вопросы.

 

 

Особенно осторожно стоит относиться к двум крайностям.

 

Первая - очень дешевое «сопровождение», которое фактически состоит из возможности один раз в месяц задать вопрос.

 

Вторая - обещание полностью снять с организации все обязанности по 115-ФЗ и гарантировать отсутствие любых претензий.

 

Качественное сопровождение должно четко описывать, какие действия выполняет подрядчик, какие сведения должен предоставить клиент и какие решения остаются внутри самой организации.

 

 

Типичные ошибки при организации сопровождения

---

 

 

Хорошо организованное сопровождение должно уменьшать количество таких точек неопределенности.

 

 

Часто задаваемые вопросы

---

 

Что такое абонентское сопровождение по ПОД/ФТ?

Это постоянная юридическая и методическая поддержка организации по вопросам исполнения требований ПОД/ФТ. В отличие от разовой услуги, специалист остается подключен к работе в течение согласованного периода и помогает с регулярными и ситуационными задачами.

 

Что входит в абонентское сопровождение?

Состав зависит от вида деятельности и пакета. В услуге Гранд Скул предусмотрены работа с документами, ПВК, СДЛ, личным кабинетом Росфинмониторинга, перечнями, ФЭС, внутренними отчетами, запросами и проверками, а также консультационная поддержка.

 

Сколько задач закрывает сопровождение?

В Гранд Скул услуга разделена на 11 крупных направлений. Если учитывать отдельные действия внутри каждого направления, сопровождение охватывает несколько десятков потенциальных задач. Конкретный набор определяется видом деятельности организации.

 

Чем сопровождение отличается от разовой консультации?

Консультация решает конкретный вопрос. Сопровождение предполагает постоянную работу: после ответа на один вопрос взаимодействие продолжается, а специалист помогает с последующими процедурами и событиями.

 

Нужен ли собственный СДЛ, если есть юридическое сопровождение?

Для субъектов, на которые распространяется Постановление № 1157, СДЛ должен быть работником организации или ИП по трудовому договору и соответствовать установленным требованиям. ИП при соответствии требованиям может назначить СДЛ самого себя. Внешний консультант помогает СДЛ, но обычный договор сопровождения сам по себе его не заменяет.

 

Входит ли разработка ПВК?

Это зависит от выбранного формата и состояния действующих документов. При необходимости Гранд Скул может разработать новую редакцию ПВК. При годовом обслуживании разработка ПВК предоставляется в подарок в соответствии с условиями предложения.

 

Кто обновляет ПВК после изменения закона?

При сопровождении специалист анализирует релевантные изменения и помогает подготовить новую редакцию. Для субъектов Постановления № 1157 ПВК необходимо привести в соответствие с применимым изменением законодательства не позднее одного месяца со дня вступления соответствующего акта в силу, если самим актом не установлен иной срок.

 

Входит ли работа с личным кабинетом Росфинмониторинга?

Да, действующая услуга Гранд Скул предусматривает помощь с подключением и ведением работы в личном кабинете, включая первоначальный аудит, учетные данные, перечни, информационные разделы и другие предусмотренные задачами сопровождения действия.

 

Входит ли подготовка ФЭС?

В состав услуги входит подготовка предусмотренных пакетом сообщений и помощь с их представлением. Конкретная отчетность зависит от статуса организации и возникшего основания.

 

Можно ли просто поручить юристу отправлять все отчеты и ничего не контролировать?

Нет. Организация остается субъектом своих обязанностей по 115-ФЗ. Необходимо определить, кто предоставляет исходные сведения, кто согласует данные, кто имеет соответствующие полномочия и кто проверяет результат обработки сообщения.

 

Помогаете ли вы работать с перечнями?

Да. Работа с обязательными перечнями является одним из направлений сопровождения. При этом сама процедура не ограничивается скачиванием файла: требуется проверка соответствующих лиц и документальное оформление результата.

 

Что делать, если обнаружено совпадение клиента с перечнем?

Нужно проверить идентификационные сведения и определить применимое правовое основание. При подтвержденном совпадении действовать необходимо по процедуре, установленной законодательством и ПВК. Для отдельных случаев применяются меры по замораживанию или другие специальные действия.

 

Входит ли внутренний аудит?

В рамках сопровождения могут готовиться внутренние отчеты и материалы проверок. Для субъектов Постановления № 1157 проверка системы внутреннего контроля должна проводиться регулярно, но не реже одного раза в полугодие.

 

Входит ли сопровождение проверки Росфинмониторинга?

Да. Услуга Гранд Скул предусматривает помощь при камеральных и выездных проверках, подготовку ответов на требования и запросы, работу с замечаниями и правовую экспертизу актов надзорных органов в рамках соответствующего сопровождения.

 

Можно ли обратиться, если запрос Росфинмониторинга уже пришел?

Да. Но постоянное сопровождение дает преимущество: специалист уже знаком с документами и системой организации, поэтому ему не приходится начинать анализ полностью с нуля.

 

Нужно ли сопровождение, если клиентов мало?

Количество клиентов влияет на объем работы, но не является единственным критерием. У субъекта могут сохраняться обязанности по ПВК, СДЛ, внутреннему контролю, перечням, обучению и другим процедурам.

 

Нужно ли сопровождение, если СДЛ опытный?

Не обязательно, но оно может использоваться как второй уровень экспертного контроля, особенно при изменениях законодательства, сложных операциях, подготовке новой редакции ПВК или проверке.

 

Гарантирует ли сопровождение отсутствие штрафов?

Нет корректных оснований обещать 100% отсутствие штрафов только из-за заключения договора сопровождения. Задача услуги - помочь организации соблюдать требования, своевременно выявлять проблемы и снижать риск нарушений.

 

Сколько стоит абонентское сопровождение?

На дату подготовки статьи квартальное обслуживание в Гранд Скул стоит от 18 000 рублей за квартал, годовое - от 49 500 рублей в год. Итоговая цена зависит от вида деятельности и объема задач.

 

Почему годовое сопровождение дешевле в пересчете на квартал?

Долгосрочная работа позволяет вести систему непрерывно и не проводить повторное подключение подрядчика каждые несколько месяцев. Кроме того, для годового формата предусмотрено отдельное комплексное предложение с разработкой ПВК и обучением СДЛ в подарок.

 

Можно ли подключиться, если ПВК делала другая компания?

Сначала их необходимо проверить. Если документы можно использовать дальше, сопровождение строится с учетом действующей системы. Если обнаружены существенные ошибки или устаревшие положения, может потребоваться новая редакция ПВК.

 

Можно ли обслуживаться дистанционно?

Да. Работа по услуге Гранд Скул может вестись дистанционно, а документы передаваться в электронном формате с учетом требований к конфиденциальности и защите информации.

 

Что лучше новой организации: сопровождение или ПОД/ФТ под ключ?

Если система еще не создана, удобнее сначала рассмотреть «ПОД/ФТ под ключ»: разработку ПВК, обучение ответственного сотрудника и первые 3 месяца юридического сопровождения. Если основные процессы уже настроены, можно переходить непосредственно к квартальному или годовому абонентскому обслуживанию.

 

Как быстро можно начать работу?

Сначала специалисту необходимо получить основные сведения о компании и изучить имеющиеся документы. После первичного анализа определяется объем стартовых работ и дальнейший порядок сопровождения.

 

 

Заключение

---

 

Абонентское сопровождение по ПОД/ФТ имеет смысл рассматривать не как покупку нескольких консультаций, а как подключение постоянной юридической поддержки к собственной системе внутреннего контроля.

 

Вместо того чтобы каждый раз отдельно искать специалиста для ПВК, ФЭС, личного кабинета, перечней или проверки, организация может собрать эти задачи в одном процессе.

 

При этом внутри компании остается СДЛ и сохраняются обязанности самого субъекта 115-ФЗ. Подрядчик берет на себя экспертную, документальную и значительную часть операционной работы.

 

В результате СДЛ получает:

• актуальные документы;

• помощь с ПВК;

• поддержку при работе с ЛК;

• помощь с перечнями;

• подготовку отчетности;

• юридический анализ сложных ситуаций;

• помощь при запросах и проверках;

• второй уровень контроля своей работы.

 

 

В Гранд Скул можно выбрать квартальное или годовое абонентское сопровождение по ПОД/ФТ.

 

Квартальный формат подойдет для первоначального аудита, наведения порядка и нескольких месяцев работы со специалистом. Годовой - для компаний, которые хотят пройти полный цикл ПОД/ФТ с постоянной юридической поддержкой.

 

При заказе годового сопровождения разработка ПВК и обучение СДЛ предоставляются в подарок.

 

Передать основные задачи по ПОД/ФТ специалистам Гранд Скул