Ошибка в ФЭС в Росфинмониторинг не всегда означает одно и то же. На практике возможны как минимум три ситуации: сообщение вообще не было направлено в установленный срок, ФЭС отправили, но Росфинмониторинг его не принял, либо сообщение уже принято, а организация позже обнаружила в нем ошибку.
Для каждого случая действует свой порядок действий. Если сообщение не было представлено вообще, первоначальный срок уже считается пропущенным и исправить его задним числом нельзя. Если Росфинмониторинг направил квитанцию о непринятии, причины нужно устранить и повторно сформировать ФЭС. Если сообщение принято, но в переданных сведениях обнаружилась ошибка, применяется процедура направления заменяющего ФЭС.
При этом важно не ограничиваться нажатием кнопки «Отправить». По действующему Приказу Росфинмониторинга от 08.02.2022 № 18 юридически значимым подтверждением является квитанция о принятии ФЭС. Именно в ней фиксируется дата представления сообщения.
Ниже разберем, что делать в каждой ситуации, какие сроки действуют на исправление, как восстановить пропущенные ФЭС 3-ФМ, что сохранить в архиве и как снизить риск повторной ошибки.
Важно: статья в первую очередь ориентирована на организации, ИП и иных субъектов, которые представляют ФЭС непосредственно в Росфинмониторинг в порядке, установленном Приказом № 18. Для организаций, находящихся под надзором Банка России, необходимо дополнительно учитывать специальные нормативные акты Банка России.
Оглавление:
- Три ситуации с ФЭС: что делать
- Если ФЭС вообще не отправили
- Если Росфинмониторинг не принял ФЭС
- Если ошибка найдена в принятом ФЭС
- Ответственность за просрочку и ошибки
- Как Гранд Скул помогает с отчетностью
- Чек-лист после обнаружения ошибки
Что делать с ФЭС: сначала определите свою ситуацию
Перед исправлением необходимо понять, на каком этапе возникла проблема. От этого зависит процедура.
| Что произошло | Что делать | Какой срок |
| ФЭС вообще не отправили | Определить пропущенное сообщение, подготовить его по достоверным сведениям и направить как можно скорее. Одновременно проверить остальные периоды | Специального нового «льготного» срока после обнаружения пропуска нет. Первоначальный срок уже нарушен |
| ФЭС отправили, но получили квитанцию о непринятии | Устранить причину непринятия, повторно сформировать ФЭС и направить его заново | Не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем размещения квитанции о непринятии в ЛК |
| ФЭС принят, но позже обнаружена ошибка | Сформировать заменяющее ФЭС | Не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем выявления обстоятельств, потребовавших изменения ранее переданной информации |
| ФЭС отправили, но квитанции нет | Проверить ЛК. После истечения установленного срока можно направить запрос в Росфинмониторинг для выяснения причины отсутствия квитанции | Если квитанции нет по истечении 3 рабочих дней после получения ФЭС Росфинмониторингом |
Главное правило: не путайте непринятое ФЭС и принятое ФЭС с ошибкой. В первом случае сообщение повторно формируется после устранения причины непринятия. Во втором случае используется заменяющее ФЭС.
Не стоит также пользоваться старыми инструкциями, в которых предлагается выбирать типы сообщений по правилам отмененного Приказа Росфинмониторинга № 110. В настоящее время порядок представления и исправления ФЭС для рассматриваемых субъектов установлен Приказом № 18.
Сначала проверьте статус сообщения в личном кабинете
Одна из самых опасных ситуаций выглядит так: СДЛ сформировал ФЭС, нажал «Отправить» и считает обязанность выполненной, но позже выясняется, что сообщение не прошло контроль.
После получения ФЭС Росфинмониторинг проводит:
проверку электронной подписи;
идентификацию отправителя;
проверку целостности сообщения;
форматно-логический контроль.
По результатам в личном кабинете формируется квитанция о принятии или квитанция о непринятии ФЭС.
Приказ № 18 устанавливает, что датой представления ФЭС является дата его направления в Росфинмониторинг, включенная в квитанцию о принятии сообщения.
Отправили ФЭС -> проверили статус -> получили квитанцию о принятии -> сохранили квитанцию.
Подробнее о работе с системой смотрите в статье Личный кабинет Росфинмониторинга: регистрация, подключение, отчеты и частые ошибки.
Что делать, если ФЭС вообще забыли отправить
Это отличается от технической ошибки в уже направленном сообщении. Если обязанность возникла, срок закончился, а ФЭС в Росфинмониторинг вообще не представлялся, первоначальный срок уже пропущен.
Приказ № 18 не устанавливает универсальный дополнительный срок вроде «три дня после того, как СДЛ вспомнил об отчете» для сообщения, которое вообще не было отправлено.
Поэтому задача организации после обнаружения пропуска - не откладывать исполнение обязанности дальше.
Практический порядок действий:
Определите, какое именно ФЭС не было направлено.
Установите событие, от которого рассчитывался первоначальный срок.
Определите дату, когда сообщение должно было быть направлено.
Проверьте первичные документы и сведения, которые существовали на соответствующую дату.
Подготовьте ФЭС на основании достоверной информации.
Направьте сообщение через установленный канал.
Дождитесь квитанции о принятии.
Сохраните сообщение и квитанцию.
Проверьте остальные периоды и остальные виды ФЭС.
Зафиксируйте причины нарушения и меры, которые организация приняла после его обнаружения.
Поздняя отправка не делает первоначальное представление своевременным. Но оставлять информацию непредставленной после того, как нарушение уже обнаружено, создает дополнительный риск.
При этом нельзя:
подменять реальную дату отправки;
указывать вымышленные сведения;
создавать фиктивные квитанции;
оформлять документы так, будто сообщение было отправлено своевременно, если этого не происходило.
Если одновременно обнаружены другие нарушения, полезно пройти общий чек-лист ПОД/ФТ для организации.
Нужно ли оформлять служебную записку о пропущенном ФЭС
Законодательство не устанавливает обязательной унифицированной формы документа под названием «Служебная записка о просрочке ФЭС».
Однако внутренне зафиксировать нарушение полезно. Это позволяет показать, что организация не пыталась скрыть ошибку, а после ее обнаружения провела анализ и приняла меры.
Такую информацию можно оформить:
служебной запиской СДЛ;
отчетом о результатах внутренней проверки;
докладной руководителю;
актом внутреннего контроля;
другим документом, предусмотренным ПВК.
В документе имеет смысл указать:
| Что зафиксировать | Пример |
| Какое сообщение пропущено | ФЭС 3-ФМ по результатам проверки клиентов |
| Какой был срок | Дата рассчитывается исходя из фактической даты завершения проверки и требований законодательства |
| Когда нарушение обнаружено | 10.08.2026 |
| Причина | Отсутствовал календарь контрольных сроков после смены СДЛ |
| Что сделано | Сообщение подготовлено и направлено, получена квитанция о принятии |
| Какие меры приняты | Проведена сверка ЛК, создан календарь ФЭС, назначен дополнительный контроль сроков |
Такой документ не отменяет сам факт просрочки. Его задача - зафиксировать реальную хронологию и последующие действия организации.
Можно ли просто написать пояснение в Росфинмониторинг вместо ФЭС
Если законодательство требует представить именно формализованное электронное сообщение, обычное письмо или пояснительная записка не заменяют ФЭС.
Основную обязанность нужно исполнить установленным способом. Если затем Росфинмониторинг запросит объяснения или документы, организация отвечает на запрос отдельно.
Подробный порядок действий при поступлении требования рассмотрен в статье что делать, если пришел запрос Росфинмониторинга.
Что делать, если забыли отправить ФЭС 3-ФМ
ФЭС 3-ФМ часто называют квартальным отчетом Росфинмониторинга. Формально обязанность построена немного иначе: организация или ИП должна не реже одного раза в три месяца проводить предусмотренную 115-ФЗ проверку клиентов и информировать Росфинмониторинг о ее результатах.
Для субъектов, работающих по Приказу № 18, сведения о результатах такой проверки представляются в течение 5 рабочих дней, следующих за днем окончания проверки.
Именно поэтому срок ФЭС 3-ФМ правильнее считать не абстрактно «до последнего числа квартала», а от фактической даты завершения проверки, закрепленной в системе внутреннего контроля.
При этом Росфинмониторинг в своих разъяснениях рекомендует для удобства выстраивать проверки поквартально.
Проверка проводится не реже одного раза в три месяца -> фиксируется дата ее окончания -> с этой даты рассчитывается срок на представление результатов в Росфинмониторинг.
Если организация обнаружила, что один ФЭС 3-ФМ не был направлен, следует:
определить период проверки;
найти акт, отчет или иной документ о проведенной проверке;
проверить сведения о количестве клиентов и результатах проверки;
сформировать ФЭС 3-ФМ;
направить его;
получить квитанцию;
проверить предыдущие и последующие периоды.
Если сама проверка клиентов также не проводилась, проблема шире, чем отсутствие одного ФЭС. Сначала необходимо установить объем неисполненных обязанностей и восстановить систему внутреннего контроля на основании фактических данных.
Что делать, если пропущено несколько ФЭС 3-ФМ подряд
Например, новый СДЛ в августе 2026 года обнаружил, что предыдущий ответственный несколько проверочных периодов вообще не отправлял результаты в Росфинмониторинг.
В такой ситуации не стоит формировать один текущий отчет и считать, что он автоматически закрывает все прошлые периоды.
Росфинмониторинг в разъяснениях о типовых нарушениях прямо указывал: при неисполнении обязанности по информированию необходимо направить все пропущенные ФЭС 3-ФМ.
Практически алгоритм выглядит так:
Составить список пропущенных периодов.
По каждому периоду определить дату и результаты проверки.
Восстановить фактическое количество клиентов и другую необходимую информацию.
Не смешивать данные разных проверок без правового основания.
Сформировать необходимые сообщения по действующим техническим правилам.
Направить их и получить квитанции.
Сохранить всю историю исправления.
Провести внутреннюю проверку причин нарушения.
Если исходных данных за старый период недостаточно, не нужно заполнять ФЭС приблизительными цифрами. Сначала следует поднять клиентские досье, договоры, CRM, бухгалтерские и иные документы, позволяющие восстановить достоверную информацию.
Подробно о видах сообщений и общей логике отчетности читайте в статье отчетность в Росфинмониторинг: какие отчеты подают субъекты 115-ФЗ.
Нужно ли направлять ФЭС 3-ФМ, если клиентов не выявили в перечнях
Да. Смысл этого сообщения состоит в передаче результатов проведенной проверки, а не только информации о положительном совпадении.
Росфинмониторинг отдельно разъяснял, что ФЭС 3-ФМ направляется независимо от того, выявлены ли по результатам проверки лица, в отношении которых применены либо должны применяться меры по замораживанию.
Даже отсутствие совпадений является результатом проверки, который должен быть корректно оформлен и учтен.
Что делать, если компания временно не работала
Само по себе отсутствие сделок в отдельном периоде не означает автоматического прекращения обязанностей субъекта 115-ФЗ.
Росфинмониторинг в разъяснениях по ФЭС 3-ФМ указывал, что временное неосуществление деятельности не освобождает действующего субъекта от исполнения требований ПОД/ФТ. При отсутствии клиентов соответствующие количественные показатели формируются с учетом фактической ситуации.
Если организация не уверена, сохранялась ли обязанность в конкретном периоде, необходимо проверить ее статус, вид деятельности и применимые требования до формирования пропущенного сообщения.
Гранд Скул может подготовить ФЭС 3-ФМ
Когда срок уже пропущен, особенно важно не совершить вторую ошибку при попытке исправить первую.
Специалисты Гранд Скул могут помочь с подготовкой ФЭС 3-ФМ.
Сообщение формируется на основании предоставленных клиентом данных в формате, необходимом для последующего представления через личный кабинет Росфинмониторинга. Специалист также консультирует по процедуре подачи.
Если обнаружено несколько пропущенных периодов, сначала целесообразно провести сверку, определить, какие именно сообщения отсутствуют и какие исходные данные необходимо восстановить.
Что делать, если Росфинмониторинг не принял ФЭС
Другая ситуация возникает, когда сообщение фактически было направлено, но после проверки в ЛК появилась квитанция о непринятии ФЭС.
По Приказу № 18 основаниями для отказа в приеме могут быть:
нарушение целостности ФЭС;
отсутствие необходимой УКЭП;
недостоверность электронной подписи;
несоответствие требованиям форматно-логического контроля.
При получении квитанции о непринятии необходимо:
открыть квитанцию;
определить конкретную причину;
исправить ошибку;
повторно сформировать ФЭС;
направить его в Росфинмониторинг;
проверить новую квитанцию.
Срок - не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем размещения квитанции о непринятии ФЭС в личном кабинете.
Не откладывайте исправление до конца месяца или следующего квартала. Для непринятого сообщения Приказ № 18 устанавливает отдельный трехдневный срок.
После повторной отправки также нужно дождаться квитанции. Если второе сообщение снова не принято, необходимо анализировать уже новую причину отказа.
ФЭС отправлен, но не принят: считается ли отчет сданным
Сам факт отправки файла еще не подтверждает успешное исполнение обязанности.
Приказ № 18 связывает дату представления именно с информацией, указанной в квитанции о принятии ФЭС.
Поэтому рабочая процедура СДЛ должна заканчиваться не отправкой, а проверкой результата обработки.
Плохая схема:
СДЛ отправил ФЭС -> закрыл задачу -> больше в ЛК не заходил.
Правильнее:
Сформировал -> проверил -> подписал -> отправил -> получил квитанцию -> убедился, что ФЭС принят -> сохранил документы -> закрыл задачу.
Что делать, если квитанция не появилась
Росфинмониторинг осуществляет процедуры проверки полученного ФЭС не позднее трех рабочих дней, следующих за днем его получения.
Если по истечении трех рабочих дней после получения сообщения Росфинмониторингом в личном кабинете нет ни квитанции о принятии, ни квитанции о непринятии, Приказ № 18 позволяет направить запрос для выяснения причин отсутствия квитанции.
Не следует автоматически отправлять одно и то же сообщение многократно только потому, что квитанция не появилась сразу. Сначала нужно проверить статус, уведомления и историю обработки.
Что делать, если ФЭС приняли, но потом нашли ошибку
Третья ситуация: Росфинмониторинг уже принял сообщение, квитанция есть, но позже организация обнаружила, что переданная информация требует изменения.
Например:
неверно указана сумма операции;
ошибочно заполнены сведения об участнике операции;
допущена существенная ошибка в данных клиента;
неправильно отражены реквизиты документа;
обнаружены дополнительные обстоятельства, влияющие на ранее направленную информацию;
при внутренней проверке выявлено несоответствие ФЭС первичным документам.
Для инициативного внесения изменений в ранее принятое Росфинмониторингом сообщение Приказ № 18 предусматривает заменяющее ФЭС.
Его необходимо сформировать и направить не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем выявления фактов или обстоятельств, потребовавших изменения ранее представленной информации.
Это важный нюанс: срок считается не обязательно от первоначальной даты ФЭС, а от даты, когда были выявлены обстоятельства, из-за которых сведения нужно изменить.
Пример
Организация направила ФЭС 5 августа 2026 года и получила квитанцию о принятии.
17 августа при внутренней сверке СДЛ обнаружил, что в сообщении указана неправильная сумма операции.
В такой ситуации исходное сообщение не является «непринятым». Оно уже было принято Росфинмониторингом.
Организации необходимо зафиксировать обнаружение ошибки, подготовить заменяющее ФЭС и направить его в пределах установленного трехдневного срока, рассчитываемого после выявления обстоятельств, потребовавших изменения информации.
Что считать датой обнаружения ошибки
Приказ № 18 связывает трехдневный срок с выявлением соответствующих фактов или обстоятельств.
Поэтому дату обнаружения желательно иметь возможность подтвердить.
Например, ошибка может быть выявлена:
при внутренней проверке СДЛ;
при сверке ФЭС с договором;
после получения уточненных сведений;
при передаче дел новому СДЛ;
при проверке архива;
после внутреннего аудита.
Удобно оформить документ, в котором будет видно:
когда выявлено расхождение;
какое ФЭС проверялось;
какие сведения оказались ошибочными;
какие документы подтверждают правильное значение;
когда направлено заменяющее сообщение.
Не нужно искусственно менять дату обнаружения ради увеличения срока. Документы внутреннего контроля должны отражать фактические события.
Непринятое ФЭС и заменяющее ФЭС: в чем разница
| Ситуация | Статус первоначального сообщения | Что делать |
| Есть квитанция о непринятии | ФЭС не принято Росфинмониторингом | Устранить причину, повторно сформировать ФЭС и направить его в течение 3 рабочих дней после размещения квитанции |
| Есть квитанция о принятии, но организация нашла ошибку | ФЭС принято | Направить заменяющее ФЭС не позднее 3 рабочих дней после выявления обстоятельств, потребовавших изменения |
Именно поэтому перед любым исправлением сначала нужно открыть историю ФЭС и определить его фактический статус.
Нужно ли удалять первоначальное ФЭС
Не следует механически пользоваться инструкциями, созданными под утративший силу Приказ № 110, и пытаться воспроизвести старую систему «исправление записи / запрос замены / удаление» без проверки действующего порядка.
По Приказу № 18 для инициативного изменения ранее принятой информации используется заменяющее ФЭС.
Для архива организации важно сохранить всю последовательность:
первоначальное ФЭС;
первоначальную квитанцию;
документы, на основании которых обнаружена ошибка;
внутреннюю фиксацию выявленного расхождения;
заменяющее ФЭС;
квитанцию по заменяющему сообщению.
Так при последующей проверке Росфинмониторинга можно восстановить, что именно произошло и когда организация исправила сведения.
Сроки исправления ФЭС: удобная таблица
| Событие | Срок | От какой даты считать |
| Росфинмониторинг не принял ФЭС | Не позднее 3 рабочих дней | Со дня, следующего за днем размещения квитанции о непринятии в ЛК |
| Организация сама обнаружила ошибку в уже принятом ФЭС | Не позднее 3 рабочих дней | Со дня, следующего за днем выявления обстоятельств, потребовавших изменения |
| Нет квитанции | После истечения 3 рабочих дней можно направить запрос | После получения ФЭС Росфинмониторингом |
| ФЭС вообще не отправлялся | Отдельного дополнительного срока после обнаружения пропуска Приказ № 18 не устанавливает | Первоначальный обязательный срок уже пропущен, сообщение следует направить без дальнейшего промедления |
| ФЭС о результатах проверки клиентов | 5 рабочих дней | После окончания соответствующей проверки |
Срок первоначального представления зависит от вида информации. Например, Приказ № 18 предусматривает разные сроки для:
операций обязательного контроля;
мер по замораживанию;
результатов проверки клиентов;
приостановленных операций;
отказов в проведении операций.
Поэтому перед оценкой просрочки сначала нужно точно определить вид сообщения, а не применять правило «у всех ФЭС три дня».
Что делать, если ошибку нашли через месяц или год
Если первоначальное ФЭС было принято, а необходимость изменить сведения выявлена значительно позже, сам по себе возраст сообщения не отменяет предусмотренную Приказом № 18 процедуру.
Для заменяющего ФЭС ключевым становится момент выявления обстоятельств, потребовавших изменения принятой информации.
Например, в 2026 году при внутреннем аудите могут обнаружить расхождение в сообщении, направленном в 2025 году.
В таком случае необходимо:
проверить исходное сообщение;
сопоставить его с первичными документами;
зафиксировать дату обнаружения ошибки;
определить необходимость изменения сведений;
сформировать заменяющее ФЭС;
отправить его в предусмотренный срок;
сохранить всю историю.
Чем старше ошибка, тем важнее не пытаться исправлять ее без анализа первичных документов.
Что делать, если ошибок несколько
Если при проверке обнаружено сразу несколько проблем, лучше сначала сформировать единый реестр.
| ФЭС | Период / операция | Статус | Проблема | Действие |
| 3-ФМ | Проверка № 1 | Не отправлен | Просрочка | Подготовить и направить |
| ФЭС по операции | Операция от 01.08.2026 | Не принят | Ошибка форматного контроля | Устранить причину и повторно направить |
| ФЭС по операции | Операция от 15.07.2026 | Принят | Неверная сумма | Направить заменяющее ФЭС |
Такая таблица помогает не перепутать сообщения и правильно рассчитать срок по каждому случаю.
Что делать, если ошибка возникла из-за технической проблемы
Фраза «личный кабинет не работал» сама по себе не должна автоматически становиться причиной просто ждать восстановления системы несколько дней.
Приказ № 18 предусматривает специальный порядок на случай невозможности представить ФЭС через личный кабинет.
До устранения причин, препятствующих подаче через ЛК, ФЭС может быть представлен на машинном носителе с сопроводительным письмом в порядке, предусмотренном Приказом № 18.
Сопроводительное письмо направляется нарочным или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, а сам носитель и письмо должны быть упакованы способом, исключающим повреждение и несанкционированное извлечение информации.
Поэтому при техническом сбое нужно не просто сделать скриншот ошибки, а сразу оценить, какой способ представления позволяет соблюсти требования законодательства.
При этом технические доказательства также стоит сохранить:
скриншоты;
уведомления системы;
переписку с технической поддержкой;
дату и время попыток отправки;
доказательства применения альтернативного способа представления.
Что делать, если ошибку нашел новый СДЛ
Смена ответственного сотрудника - один из типичных моментов, когда обнаруживаются старые пропуски.
Новому СДЛ полезно не ограничиваться проверкой последних сообщений, а провести сверку:
истории ФЭС;
квитанций;
периодов ФЭС 3-ФМ;
сообщений по обязательному контролю;
материалов по подозрительным операциям;
сообщений о специальных мерах;
внутренних сообщений;
документов, на основании которых формировалась отчетность.
Подробнее о передаче дел смотрите в статье что делать, если СДЛ уволился или сменился ответственный по ПОД/ФТ.
Будет ли штраф, если ФЭС отправили позже срока
Самостоятельное исправление нарушения не позволяет обещать, что ответственность исключена автоматически.
Поздняя отправка устраняет отсутствие сообщения в системе, но не отменяет того факта, что первоначальный срок мог быть нарушен.
Статья 15.27 КоАП РФ различает несколько составов нарушений в сфере ПОД/ФТ.
Например, частью 1 предусмотрена ответственность за нарушения организации и осуществления внутреннего контроля, в том числе повлекшие представление определенных сведений с нарушением установленного порядка и сроков.
За такое нарушение предусмотрены:
для должностных лиц - предупреждение или штраф от 10 000 до 30 000 рублей;
для юридических лиц - штраф от 50 000 до 100 000 рублей.
Отдельно часть 2 статьи 15.27 КоАП РФ предусматривает более строгую ответственность, в частности, когда нарушение привело к непредставлению сведений об операциях обязательного контроля или подозрительных операциях, а также к представлению недостоверных сведений об операциях обязательного контроля.
В этом случае санкции могут составлять:
для должностных лиц - от 30 000 до 50 000 рублей;
для юридических лиц - от 200 000 до 400 000 рублей либо административное приостановление деятельности до 60 суток.
Квалификация конкретного нарушения зависит от вида ФЭС и фактических обстоятельств. Нельзя автоматически применять одну санкцию к любому пропущенному отчету.
ИП по статье 15.27 КоАП РФ в предусмотренных случаях несут ответственность как юридические лица.
Подробнее ответственность разобрана в статье штрафы по ПОД/ФТ и 115-ФЗ.
Помогает ли добровольное исправление
Добровольное устранение ошибки важно прежде всего потому, что организация прекращает оставлять выявленное нарушение без реакции.
Также оно показывает, что после обнаружения проблемы были предприняты конкретные меры:
сообщение направлено или исправлено;
проведена внутренняя проверка;
установлена причина;
изменены процедуры;
введен дополнительный контроль.
Но формулировка «если исправиться самим, штрафа точно не будет» юридически некорректна.
Нужно ли самостоятельно сообщать Росфинмониторингу, что была просрочка
Универсальной обязанности вместе с каждым поздним ФЭС направлять отдельное письмо «мы просрочили отчет» Приказ № 18 не устанавливает.
Основная задача - правильно исполнить обязанность по представлению информации и сохранить внутренние документы.
Если Росфинмониторинг направит запрос, необходимо ответить в установленном порядке и представить достоверные сведения.
При значительной просрочке, нескольких пропущенных периодах, ошибках в сообщениях по обязательному контролю или уже начавшейся проверке целесообразно до дальнейших действий оценить ситуацию с профильным юристом.
Проверьте остальные ФЭС после обнаружения одной ошибки
Если один отчет оказался забытым, это может быть не единичная случайность, а признак системной проблемы.
Например:
в организации нет календаря обязательных действий;
после увольнения СДЛ задачи никому не передали;
квитанции не проверяются;
ПВК не соответствуют реальному процессу;
ответственность между сотрудниками не распределена;
отчетность ведется только по памяти ответственного лица.
Поэтому после обнаружения нарушения полезно провести контроль хотя бы за предыдущие 12 месяцев, а если проблема могла существовать дольше - за весь потенциально затронутый период.
Пошаговая сверка
Выгрузите историю сообщений из ЛК.
Составьте список всех ФЭС.
Для каждого сообщения найдите квитанцию.
Выделите непринятые ФЭС.
Проверьте, были ли они исправлены.
Сопоставьте ФЭС 3-ФМ с актами соответствующих проверок.
Проверьте операции, подлежащие обязательному контролю.
Сверьте внутренние сообщения по подозрительным операциям с фактически направленными ФЭС.
Проверьте специальные сообщения, применимые к вашей деятельности.
Составьте реестр расхождений.
Исправьте каждое нарушение по соответствующей процедуре.
Оформите результаты внутренней проверки.
Если в результате выясняется, что проблема носит системный характер, необходимо исправлять не только отдельные ФЭС, но и саму систему внутреннего контроля.
Что не нужно делать после обнаружения ошибки
| Не нужно | Почему |
| Ставить фиктивную дату | Она не соответствует реальным обстоятельствам и создает дополнительный риск |
| Удалять старые квитанции | Теряется история обработки сообщения |
| Удалять ошибочное принятое ФЭС из корпоративного архива | Невозможно восстановить последовательность исправления |
| Отправлять несколько сообщений «на всякий случай» | Это может дополнительно запутать историю |
| Использовать старую инструкцию под Приказ № 110 | Процедура представления регулируется действующим Приказом № 18 |
| Считать сообщение сданным сразу после отправки | Нужно проверить квитанцию о принятии |
| Исправлять только один найденный ФЭС | Одна ошибка может указывать на несколько пропущенных периодов |
Проверьте ПВК после ошибки в отчетности
Если ФЭС был пропущен из-за того, что никто не контролировал сроки, проблема может находиться не только в действиях СДЛ, но и в самой организации внутреннего контроля.
В актуальных ПВК по ПОД/ФТ должны быть предусмотрены реальные процедуры работы организации.
Для отчетности полезно четко определить:
кто выявляет событие, которое требует ФЭС;
кто передает сведения СДЛ;
кто формирует сообщение;
кто проверяет содержание;
кто подписывает и направляет ФЭС;
кто контролирует получение квитанции;
как исправляются непринятые сообщения;
как выявляются ошибки в принятых сообщениях;
где хранятся ФЭС и квитанции;
как передаются дела при смене СДЛ.
Если эти процедуры отсутствуют или ПВК давно не соответствуют реальной деятельности, Гранд Скул может выполнить разработку ПВК с учетом вида организации и актуального регулирования.
Заказать разработку ПВК по ПОД/ФТ
Как Гранд Скул помогает избежать просрочек по ФЭС
ПОД/ФТ сложно вести только по принципу «вспомним, когда подойдет квартал».
ФЭС зависят от разных событий:
проведения периодической проверки клиентов;
совершения операции обязательного контроля;
выявления подозрительной операции;
применения специальных мер;
отказа в проведении операции;
других предусмотренных законодательством обстоятельств.
Поэтому эффективнее контролировать систему постоянно, чем восстанавливать пропущенные сообщения уже после появления нарушения.
Абонентское обслуживание по ПОД/ФТ
В рамках юридического абонентского обслуживания по ПОД/ФТ специалисты Гранд Скул помогают вести регулярную работу по 115-ФЗ, а не только исправлять нарушения после их обнаружения.
В сопровождение входят, в частности:
первоначальный аудит личного кабинета;
работа с учетными данными и документами ЛК;
работа с обязательными перечнями;
подготовка квартальных ФЭС о результатах проверки клиентов;
подготовка внутренних отчетов СДЛ;
подготовка ответов на запросы Росфинмониторинга;
актуализация внутренних документов;
консультации по текущим вопросам;
сопровождение камеральных и выездных проверок.
Можно выбрать квартальное или годовое сопровождение.
Квартальный формат подходит, если организации нужно привести документы и личный кабинет в порядок, восстановить регулярную отчетность или получить помощь для действующего СДЛ.
Годовое сопровождение позволяет контролировать обязанности системно на протяжении всего года, включая изменения законодательства, ПВК, отчетность и работу в ЛК.
При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ предоставляются в подарок.
Это особенно удобно, если отчетность уже однажды была пропущена: вместо постоянного исправления отдельных последствий можно выстроить регулярный контроль сроков и документов.
Подключить абонентское обслуживание ПОД/ФТ
Если ошибку допустил новый или неподготовленный СДЛ
Ответственный сотрудник должен не только знать, что существуют ФЭС, но и понимать:
какие события требуют передачи сведений;
как рассчитываются сроки;
как работать с ЛК;
как проверять квитанции;
что делать при непринятии;
как оформлять внутренние документы;
как хранить историю отчетности.
В Гранд Скул можно пройти обучение по ПОД/ФТ с выдачей подтверждающего документа.
ПОД/ФТ под ключ для новой организации
Новым субъектам 115-ФЗ лучше настроить отчетность до того, как появится первый пропущенный ФЭС.
Для этого в Гранд Скул есть комплексная услуга «ПОД/ФТ под ключ».
В комплекс входят:
разработка полного пакета ПВК и связанных документов;
обучение ответственного сотрудника;
3 месяца юридического сопровождения по ПОД/ФТ.
Комплекс позволяет сэкономить более 40% по сравнению с заказом соответствующих услуг по отдельности.
За первые месяцы можно вместе со специалистами организовать работу СДЛ, личного кабинета, клиентских документов, ФЭС и других процедур, чтобы система работала до возникновения просрочек.
Чек-лист: обнаружили проблему с ФЭС - что сделать сегодня
| Действие | Готово | Что проверить |
| Определить вид ФЭС | Нельзя рассчитывать срок без понимания вида сообщения | |
| Установить первоначальный срок | От какого события он считался | |
| Проверить историю в ЛК | Отправлялось ли сообщение вообще | |
| Найти квитанцию | Принято или не принято | |
| Определить тип исправления | Повторное формирование или заменяющее ФЭС | |
| Проверить первичные документы | Не формируйте исправление приблизительно | |
| Направить сообщение | С учетом применимого срока | |
| Получить квитанцию о принятии | Не закрывайте задачу сразу после отправки | |
| Сохранить всю историю | Первоначальное сообщение, квитанции, исправление и основания | |
| Проверить другие ФЭС | Одна ошибка может быть системной | |
| Проверить ФЭС 3-ФМ | Есть ли сообщения за все необходимые периоды | |
| Зафиксировать внутреннюю проверку | Причина нарушения и принятые меры | |
| Проверить ПВК | Соответствует ли описанный порядок реальной работе | |
| Настроить календарь сроков | Следующие ФЭС не должны зависеть только от памяти СДЛ |
Если выявлено сразу несколько проблем, можно использовать этот чек-лист вместе со статьей ПОД/ФТ с нуля: пошаговый план для организации или ИП.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если забыли отправить ФЭС в Росфинмониторинг?
Нужно определить вид сообщения и первоначальный срок, восстановить достоверные сведения, сформировать ФЭС и направить его без дальнейшего промедления. После этого следует дождаться квитанции о принятии и проверить, нет ли других пропущенных сообщений.
Можно ли отправить ФЭС после установленного срока?
Технически необходимо исполнить обязанность даже после обнаружения пропуска. Но поздняя отправка не превращает первоначально пропущенный срок в своевременный и не гарантирует отсутствие ответственности.
Есть ли три рабочих дня на отправку ФЭС после обнаружения просрочки?
Универсального правила «три дня после обнаружения любого пропущенного ФЭС» нет. Трехдневный срок Приказ № 18 прямо устанавливает для повторного направления после квитанции о непринятии и для заменяющего ФЭС после выявления обстоятельств, требующих изменения уже принятой информации.
Что делать, если забыли отправить ФЭС 3-ФМ?
Нужно определить период проверки, восстановить фактические данные, сформировать сообщение и направить его. Затем обязательно проверить остальные периоды.
Что делать, если не отправляли ФЭС 3-ФМ несколько кварталов?
Следует установить все пропущенные периоды и восстановить отчетность по каждому из них. Росфинмониторинг в разъяснениях о типовых нарушениях указывал на необходимость направить все пропущенные ФЭС 3-ФМ.
Сколько времени есть на отправку ФЭС 3-ФМ?
По действующему Приказу № 18 сведения о результатах соответствующей проверки направляются в течение 5 рабочих дней, следующих за днем ее окончания. При этом сама проверка должна проводиться не реже одного раза в три месяца.
ФЭС 3-ФМ обязательно отправлять строго в конце квартала?
Закон связывает обязанность с проведением проверки не реже одного раза в три месяца. Росфинмониторинг рекомендует для удобства выстраивать проверки поквартально, но срок сообщения рассчитывается от даты окончания соответствующей проверки.
Нужно ли отправлять ФЭС 3-ФМ, если совпадений с перечнями нет?
Да. Передаются результаты проверки независимо от того, были выявлены соответствующие лица или нет.
Нужно ли отправлять ФЭС 3-ФМ, если у компании временно нет клиентов?
В разъяснениях Росфинмониторинга указано, что временное отсутствие деятельности само по себе не освобождает действующего субъекта от исполнения обязанностей. При отсутствии клиентов показатели формируются с учетом фактической ситуации.
Что делать, если ФЭС отправлен, но Росфинмониторинг его не принял?
Нужно открыть квитанцию о непринятии, устранить указанную причину, повторно сформировать сообщение и направить его не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем размещения квитанции в личном кабинете.
Какие причины непринятия ФЭС бывают?
Приказ № 18 называет нарушение целостности сообщения, отсутствие или недостоверность УКЭП и несоответствие требованиям форматно-логического контроля.
Если ФЭС отправлен, но квитанции нет, что делать?
Если по истечении 3 рабочих дней после получения ФЭС Росфинмониторингом квитанция о принятии или непринятии отсутствует, можно направить запрос для выяснения причины ее отсутствия.
Как понять, что ФЭС действительно принят?
Нужно проверить наличие квитанции о принятии в личном кабинете. Не следует считать обязанность окончательно выполненной только по факту отправки сообщения.
Что делать, если в уже принятом ФЭС обнаружили ошибку?
Если ранее принятое сообщение требует изменения, необходимо сформировать заменяющее ФЭС и направить его не позднее 3 рабочих дней после выявления обстоятельств, потребовавших изменения.
Что такое заменяющее ФЭС?
Это сообщение, которое формируется для инициативного внесения изменений в ранее принятое Росфинмониторингом ФЭС в порядке, предусмотренном Приказом № 18.
Когда нужно направлять заменяющее ФЭС?
Не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем выявления фактов или обстоятельств, которые потребовали изменить ранее представленную и принятую информацию.
Что делать, если ошибку обнаружили через несколько месяцев?
Нужно зафиксировать дату ее фактического обнаружения, проверить первичные документы и при наличии оснований сформировать заменяющее ФЭС. Для такого сообщения трехдневный срок связан именно с выявлением обстоятельств, требующих изменения.
Нужно ли удалять первоначальное ФЭС после замены?
Для корпоративного архива первоначальное сообщение, квитанцию, документы об обнаружении ошибки, заменяющее ФЭС и новую квитанцию следует сохранить, чтобы можно было восстановить всю историю.
Можно ли исправить принятое ФЭС просто новым обычным сообщением?
Если речь идет об изменении ранее принятой информации, нужно использовать предусмотренную действующим порядком процедуру заменяющего ФЭС, а не создавать новое сообщение произвольным способом.
Можно ли пользоваться инструкциями по Приказу Росфинмониторинга № 110?
Приказ № 110 утратил силу. Для рассматриваемой процедуры нужно ориентироваться на действующий Приказ Росфинмониторинга № 18 и актуальные форматы ФЭС.
Что делать, если личный кабинет Росфинмониторинга не работает?
Приказ № 18 предусматривает альтернативный порядок представления ФЭС на машинном носителе с сопроводительным письмом при невозможности отправки через личный кабинет. Поэтому техническую проблему нельзя автоматически воспринимать как основание просто ждать восстановления ЛК.
Можно ли вместо ФЭС отправить обычное письмо?
Нет, если законодательство требует представить формализованное электронное сообщение. Письмо может использоваться в иных предусмотренных ситуациях, но само по себе не заменяет обязательный ФЭС.
Нужно ли писать Росфинмониторингу пояснение о просрочке?
Универсальной обязанности прикладывать отдельное пояснение к каждому позднему ФЭС Приказ № 18 не устанавливает. Основную обязанность необходимо исполнить установленным способом, а внутреннюю историю нарушения и его исправления следует сохранить.
Будет ли штраф, если самостоятельно отправить пропущенный ФЭС?
Самостоятельное исправление не гарантирует освобождение от ответственности. Квалификация зависит от вида сообщения и обстоятельств нарушения. Однако оставлять обнаруженную обязанность неисполненной не следует.
Может ли новый СДЛ исправить ошибки предыдущего ответственного?
Да, действующий СДЛ должен обеспечить корректную дальнейшую работу организации. Если при передаче дел обнаружены старые пропуски или ошибки, необходимо проверить их, исправить в предусмотренном порядке и зафиксировать принятые меры.
Нужно ли сохранять непринятые и ошибочные ФЭС?
Для полноценной истории внутреннего контроля полезно сохранять первоначальные сообщения, квитанции, исправленные или заменяющие ФЭС и документы, объясняющие причины исправления. Подробнее сроки хранения рассмотрены в отдельной статье о хранении документов по ПОД/ФТ.
Заключение
Если организация обнаружила проблему с ФЭС, первое действие - определить статус сообщения.
Если ФЭС вообще не направлялся, нужно исполнить пропущенную обязанность без дальнейшего промедления и проверить остальные периоды.
Если пришла квитанция о непринятии, необходимо устранить причину и повторно сформировать сообщение не позднее 3 рабочих дней после размещения такой квитанции.
Если ФЭС уже принято, но в нем обнаружена ошибка, используется заменяющее сообщение, которое направляется не позднее 3 рабочих дней после выявления обстоятельств, потребовавших изменения информации.
После исправления важно не ограничиваться одним сообщением. Нужно проверить остальные ФЭС, сохранить квитанции, провести внутреннюю сверку и понять, почему ошибка вообще возникла.
Гранд Скул может помочь с подготовкой ФЭС 3-ФМ, разработкой ПВК, обучением СДЛ и комплексным юридическим обслуживанием по ПОД/ФТ, чтобы отчетность контролировалась системно, а не восстанавливалась после пропущенных сроков.
Проверить отчетность и систему ПОД/ФТ с юристами Гранд Скул
