Журнал обучения по ПОД/ФТ: как вести и что фиксировать

 

Журнал обучения по ПОД/ФТ помогает организации подтвердить, кто из сотрудников проходил обучение, когда оно проводилось, какая форма подготовки применялась и на каком основании возникла необходимость провести очередной инструктаж.

 

При этом в законодательстве есть важный нюанс: Приказ Росфинмониторинга от 03.08.2010 № 203 не устанавливает обязательную унифицированную форму документа именно с названием «Журнал обучения по ПОД/ФТ». Обязательным является сам учет прохождения сотрудниками обучения. Порядок такого учета устанавливает руководитель организации, а форму документа организация определяет самостоятельно.

 

Поэтому не обязательно заводить пять отдельных журналов для вводного, дополнительного, целевого инструктажей и повышения уровня знаний. На практике удобно вести единый журнал учета обучения по ПОД/ФТ, где фиксируются внутренние инструктажи и при необходимости отражаются сведения о внешнем обучении сотрудников.

 

Однако одной строки в Excel недостаточно во всех случаях. При вводном и дополнительном инструктаже факт проведения обучения и ознакомления сотрудника с применимыми нормативными и внутренними документами должен подтверждаться его собственноручной подписью в документе, форму и содержание которого организация устанавливает сама. Для целевого инструктажа действует другой порядок подтверждения.

 

В статье разберем, как вести журнал обучения, какие графы в него включить, как фиксировать вводный и дополнительный инструктаж, что делать со свидетельством ПОД/ФТ, нужна ли подпись сотрудника после целевого инструктажа, можно ли использовать Excel и что показать при проверке Росфинмониторинга.

 

Оглавление:

- Обязателен ли журнал обучения по ПОД/ФТ

- Что нужно учитывать по Приказу № 203

- Какие графы добавить в журнал

- Образец журнала обучения

- Как фиксировать разные виды обучения

- Подпись сотрудника и подтверждающие документы

- Бумажный и электронный журнал

- Ошибки при ведении журнала

- Хранение документов об обучении

- Как Гранд Скул помогает оформить обучение

- Чек-лист журнала обучения

- Часто задаваемые вопросы

 

 

 

Обязателен ли журнал обучения по ПОД/ФТ

---

 

Приказ Росфинмониторинга № 203 прямо устанавливает, что организация ведет учет прохождения ее сотрудниками обучения. При этом порядок учета устанавливается руководителем организации.

 

Но нормативный акт не содержит унифицированного бланка журнала и не устанавливает обязательного документа с конкретным названием «Журнал инструктажа по ПОД/ФТ» или «Журнал обучения по ПОД/ФТ».

 

Отсюда следует важный практический вывод:

 

 

Журнал удобен потому, что в одном месте можно видеть:

• кто должен обучаться;

• кто уже прошел обучение;

• какой именно инструктаж проводился;

• когда он состоялся;

• почему возникла необходимость в дополнительном инструктаже;

• кто проводил внутреннее обучение;

• каким документом подтверждается внешнее обучение;

• получена ли требуемая подпись сотрудника.

 

Поэтому для большинства организаций практичнее иметь единый журнал, чем подтверждать историю обучения по отдельным листам, письмам и случайным файлам.

 

При проверке важнее не название документа, а возможность доказать фактическое исполнение обязанности. Если организация ведет журнал, но записи в нем не соответствуют реальным датам или отсутствуют подтверждающие документы, сам журнал проблему не решит.

 

Статья в первую очередь ориентирована на организации, к которым применяется Приказ Росфинмониторинга № 203. Для организаций под специальным регулированием Банка России необходимо дополнительно учитывать применимые нормативные акты Банка России.

 

 

Что именно нужно учитывать по Приказу № 203

---

 

Приказ № 203 предусматривает четыре формы обучения:

• вводный инструктаж;

• дополнительный инструктаж;

• целевой инструктаж;

• повышение уровня знаний.

 

Но порядок документирования у них различается.

 

Форма обучения	Кто проводит	Чем подтвердить
Вводный инструктаж	СДЛ внутри организации	Записью в установленном организацией документе и собственноручной подписью работника
Дополнительный инструктаж	СДЛ внутри организации	Записью в установленном организацией документе и собственноручной подписью работника
Целевой инструктаж	Организация, проводящая обучение по установленной Росфинмониторингом программе	Документом, выдаваемым организацией, проводившей целевой инструктаж
Повышение уровня знаний	Соответствующая обучающая организация или организатор обучающего мероприятия	Документом об обучении либо участии в соответствующем мероприятии

 

Внутренний журнал может объединять сведения обо всех четырех формах, но он не заменяет внешний документ о прохождении целевого инструктажа или повышения уровня знаний.

 

Например, можно внести в журнал запись:

 

 

Такая запись удобна для общего учета, но подтверждением прохождения целевого инструктажа остается документ обучающей организации.

 

Разобраться, чем целевой инструктаж отличается от повышения уровня знаний

 

 

Перечень сотрудников, программа обучения и журнал - это разные документы

 

Еще одна распространенная ошибка - считать, что журнал заменяет остальные документы по подготовке кадров.

 

Это не так.

 

Документ	Для чего нужен
Перечень сотрудников, подлежащих обучению	Определяет, какие сотрудники организации должны проходить обязательную подготовку и обучение
Программа подготовки и обучения	Определяет содержание внутреннего обучения с учетом законодательства, ПВК, деятельности организации и ее клиентов
Журнал учета обучения	Показывает, какое обучение фактически проведено конкретным сотрудникам
Документ об обучении	Подтверждает прохождение целевого инструктажа или повышения уровня знаний во внешней организации

 

Логика системы выглядит так:

 

 

Если один элемент отсутствует, система становится менее доказуемой. Например, наличие свидетельств у сотрудников не объясняет, почему в утвержденном перечне отсутствует СДЛ. А наличие перечня не доказывает, что вводный инструктаж действительно был проведен.

 

Кого именно нужно включать в обучение, подробно разобрано в статье кто должен проходить обучение по ПОД/ФТ.

 

 

Кто должен вести журнал

 

Приказ № 203 устанавливает обязанность организации вести учет и предоставляет руководителю полномочие определить порядок такого учета.

 

При этом нормативный акт не требует, чтобы каждую строку журнала технически заполнял исключительно СДЛ.

 

На практике можно разделить функции:

• руководитель утверждает систему и перечень обучаемых сотрудников;

• СДЛ проводит вводные и дополнительные инструктажи и контролирует систему подготовки;

• кадровый сотрудник может помогать вести реестр, отслеживать прием, переводы и увольнения работников;

• обученный сотрудник подтверждает внутренний инструктаж собственной подписью.

 

Главное, чтобы распределение функций было понятным и соответствовало внутренним документам. Ситуация, когда кадровик ведет Excel, а СДЛ вообще не знает, кому и когда проводился дополнительный инструктаж, нормальной системой учета не является.

 

 

Какие графы должны быть в журнале обучения по ПОД/ФТ

---

 

Утвержденного Росфинмониторингом перечня граф журнала нет. Поэтому нельзя утверждать, что закон требует ровно 8, 10 или 12 столбцов.

 

Форма должна быть достаточной для того, чтобы установить факт обучения и восстановить его обстоятельства.

 

Для рабочего журнала удобно использовать следующие графы:

Графа	Что указывать
№	Порядковый номер записи
ФИО	Фамилия, имя и отчество сотрудника
Должность	Должность на дату обучения
Вид обучения	Вводный, дополнительный, целевой инструктаж или повышение уровня знаний
Дата	Фактическая дата прохождения обучения
Основание	Прием на работу, перевод, изменение законодательства, новая редакция ПВК, плановое обучение и другое основание
Изученные документы или тема	Краткое описание либо ссылка на программу и материалы инструктажа
Кто провел обучение	ФИО и должность СДЛ для внутренних инструктажей либо наименование внешней организации
Подтверждающий документ	Для внешнего обучения - вид, номер и дата свидетельства или другого документа
Подпись сотрудника	Собственноручная подпись при внутреннем инструктаже, если журнал используется как документ подтверждения по пункту 19 Приказа № 203

 

Организация может добавить дополнительные поля:

• структурное подразделение;

• номер приказа о приеме или переводе;

• дату утверждения ПВК;

• дату следующего планового обучения;

• примечание;

• ссылку на электронный документ;

• место хранения свидетельства.

 

Не нужно перегружать журнал информацией, которая уже содержится в другом связанном документе. Если содержание инструктажа подробно раскрыто в программе или отдельном листе, в журнале достаточно однозначной ссылки на этот материал.

 

 

Почему полезна графа «Основание»

 

Эта графа не названа Приказом № 203 как обязательная, но она сильно упрощает проверку.

 

Например, запись:

 

 

показывает только дату.

 

Запись:

 

 

сразу объясняет, почему обучение проводилось именно в этот момент.

 

Это особенно полезно, когда за год было несколько дополнительных инструктажей из-за изменения нормативной базы и обновления ПВК.

 

 

Образец журнала обучения по ПОД/ФТ

---

 

Ниже приведена примерная форма. Она не является утвержденным Росфинмониторингом обязательным бланком. Организация может адаптировать ее под свою структуру, ПВК и порядок учета обучения.

 

 

Такой журнал можно дополнить отдельными листами ознакомления, если организации удобнее разделить учет и собственноручные подписи работников.

 

Например, электронный реестр может использоваться для контроля сроков, а факт вводного и дополнительного инструктажа подтверждаться отдельными листами с подписями. Главное, чтобы эти документы можно было связать между собой.

 

 

Как фиксировать вводный инструктаж

---

 

Вводный инструктаж проводится СДЛ при приеме сотрудника на должность или для выполнения функций, которые требуют соответствующей подготовки, а также при переводе на такую работу.

 

В записи целесообразно указать:

• ФИО сотрудника;

• должность;

• дату проведения;

• вид обучения - «вводный инструктаж»;

• основание - прием на работу или перевод;

• какие внутренние документы изучены;

• ФИО СДЛ, проводившего инструктаж;

• собственноручную подпись работника.

 

Не стоит ограничиваться записью «ПОД/ФТ изучил». Через несколько лет из нее будет сложно понять, проводился ли предусмотренный Приказом № 203 инструктаж и с какими внутренними документами работник был ознакомлен.

 

Подробнее о сроках и категориях работников смотрите в статье как оформить обучение и инструктаж по ПОД/ФТ внутри организации.

 

 

Как фиксировать дополнительный инструктаж

 

Дополнительный инструктаж проводится СДЛ не реже одного раза в год, а также при наступлении предусмотренных Приказом № 203 обстоятельств.

 

В частности, основаниями могут быть:

• изменение действующих или вступление в силу новых нормативных правовых актов в сфере ПОД/ФТ;

• утверждение новых или изменение действующих ПВК и связанных программ;

• перевод сотрудника на другую работу, когда имеющихся знаний недостаточно;

• поручение сотруднику новых функций, связанных с работой, для которой требуется соответствующая подготовка.

 

Поэтому графа «Основание» в журнале особенно полезна именно для дополнительного инструктажа.

 

Например:

 

 

или:

 

Нет необходимости переписывать в одну строку журнала полный текст нового нормативного акта. Важнее, чтобы организация могла связать запись с материалами проведенного инструктажа.

 

 

Нужно ли проводить дополнительный инструктаж после изменения ПВК

 

Приказ № 203 прямо называет утверждение организацией новых или изменение действующих ПВК и программ их осуществления одним из оснований для дополнительного инструктажа.

 

Поэтому после обновления ПВК нужно не просто положить новую редакцию в папку, а проверить необходимость проведения предусмотренного дополнительного инструктажа обучаемых сотрудников и документально его оформить.

 

Связка документов может выглядеть так:

 

 

Если ПВК регулярно актуализируются, но журнал годами содержит только одну ежегодную запись без отражения происходивших изменений, при проверке может возникнуть вопрос о том, как фактически была организована подготовка сотрудников.

 

 

Как подтверждать ознакомление с ПВК

 

Пункт 19 Приказа № 203 требует, чтобы факт проведения инструктажа, кроме целевого, и ознакомления с нормативными правовыми и иными актами в сфере ПОД/ФТ и внутренними документами организации подтверждался собственноручной подписью сотрудника.

 

Организация самостоятельно определяет форму документа.

 

Поэтому возможны разные модели:

• работник расписывается непосредственно в журнале;

• к журналу оформляется отдельный лист ознакомления;

• на каждое мероприятие составляется отдельный документ с перечнем участников;

• используется иная утвержденная организацией система, соответствующая требованиям законодательства.

 

Главное - не допустить ситуации, когда в электронной таблице написано «ознакомлен», но собственноручного подтверждения работника фактически нет.

 

 

Как учитывать целевой инструктаж

 

Целевой инструктаж отличается от вводного и дополнительного.

 

Его прохождение подтверждается документом, который выдает организация, проводившая обучение.

 

Поэтому сведения о целевом инструктаже удобно включить в общий журнал для контроля:

• ФИО сотрудника;

• должность;

• дату обучения;

• наименование учебной организации;

• номер и дату подтверждающего документа;

• место хранения документа.

 

Но строка во внутреннем журнале не заменяет документ о прохождении целевого инструктажа.

 

Приказ № 203 также прямо исключает целевой инструктаж из правила пункта 19 о подтверждении внутреннего инструктажа собственноручной подписью сотрудника.

 

Поэтому организация может использовать подпись в своем внутреннем журнале для удобства, но нельзя утверждать, что такая подпись является обязательным законодательным подтверждением внешнего целевого инструктажа.

 

Если сотруднику необходимо пройти целевой инструктаж по ПОД/ФТ, в Гранд Скул обучение проводится дистанционно с выдачей свидетельства после прохождения программы.

 

Читать подробнее про целевой инструктаж по ПОД/ФТ

 

 

 

Как учитывать повышение уровня знаний

 

Повышение уровня знаний также подтверждается внешним документом - документом обучающей организации либо документом, подтверждающим участие сотрудника в соответствующем обучающем мероприятии.

 

Для внутреннего контроля в журнал удобно внести:

• ФИО;

• должность;

• дату;

• вид обучения;

• название мероприятия;

• организатора;

• реквизиты подтверждающего документа;

• дату следующего обучения, если организация ведет календарный контроль.

 

При этом периодичность зависит от категории сотрудника и вида организации. Подробно этот вопрос разобран отдельно в статье повышение квалификации по ПОД/ФТ: кому нужно и периодичность.

 

 

Нужна ли подпись сотрудника в журнале

---

 

Для вводного и дополнительного инструктажа вопрос подписи имеет принципиальное значение.

 

Приказ № 203 устанавливает, что факт проведения с работником инструктажа, кроме целевого, и ознакомления с нормативными и внутренними документами должен быть подтвержден его собственноручной подписью.

 

Поэтому если именно журнал используется как основной подтверждающий документ, в нем нужна графа для подписи работника.

 

Если подписи находятся в другом документе, в журнале полезно сделать ссылку на него, например:

 

 

Такая система позволяет использовать электронный журнал для контроля и отдельные бумажные документы для подтверждения собственноручных подписей.

 

Важно, чтобы между журналом и подтверждающим документом не было расхождений в датах, ФИО и виде обучения.

 

 

Нужна ли подпись СДЛ

 

Приказ № 203 прямо акцентирует требование на собственноручной подписи обучаемого сотрудника, а унифицированной формы журнала не устанавливает.

 

Поэтому обязательную государственную графу «подпись СДЛ» придумывать не нужно.

 

Однако на практике подпись или иное подтверждение лица, проводившего внутренний инструктаж, полезно предусмотреть. Так проще установить, кто фактически проводил обучение.

 

Организация может решить этот вопрос в своем порядке учета.

 

 

Можно ли вести журнал обучения по ПОД/ФТ в Excel

---

 

Excel удобен для контроля обучения, особенно если сотрудников много.

 

В электронной таблице легко:

• сортировать сотрудников;

• контролировать даты;

• видеть ближайшие мероприятия;

• фильтровать обучение по видам;

• отслеживать номера свидетельств;

• проверять, у кого отсутствуют документы.

 

Но есть принципиальный нюанс:

 

 

Поэтому одна из удобных моделей:

1. вести электронный журнал для текущего контроля;

2. по каждому внутреннему инструктажу получать требуемые подписи;

3. хранить подписанные документы централизованно;

4. в электронном журнале указывать, где находится подтверждение.

 

Если организация планирует полностью электронную систему подписания, необходимо отдельно оценить, соответствует ли выбранный способ прямому требованию применимого нормативного акта и законодательству об электронной подписи. Простая отметка «ознакомлен» в Excel не равна собственноручной подписи.

 

 

Обязательно ли вести бумажный журнал

 

Приказ № 203 не устанавливает обязательную унифицированную бумажную книгу.

 

Поэтому организации важна не форма носителя сама по себе, а соответствие системы учета требованиям нормативного акта.

 

Можно использовать:

• бумажный журнал;

• электронный реестр плюс отдельные подписанные листы;

• комбинированную систему;

• другой документ, установленный самой организацией.

 

Главное - сохранить возможность подтвердить обучение конкретного сотрудника.

 

 

Нужно ли прошивать и нумеровать журнал

 

Приказ № 203 не устанавливает обязательное требование:

• прошивать журнал;

• нумеровать каждую страницу;

• опечатывать его;

• использовать определенный цвет обложки;

• ставить печать организации на последнем листе.

 

Организация вправе использовать такие меры в рамках собственного документооборота. Они могут помогать защищать бумажный журнал от замены листов, но не следует выдавать их за прямое требование Росфинмониторинга.

 

 

Один журнал или несколько

 

Для большинства организаций удобно вести один общий журнал учета обучения по ПОД/ФТ.

 

В одной форме можно учитывать:

• вводные инструктажи;

• дополнительные инструктажи;

• целевой инструктаж;

• повышение уровня знаний.

 

При этом для внешнего обучения журнал используется как реестр, а основными подтверждениями остаются соответствующие документы обучающих организаций.

 

Отдельные журналы могут быть удобны крупной компании с большим количеством подразделений, но законодательство не требует искусственно разделять учет, если единая форма позволяет нормально контролировать обучение.

 

Не нужно создавать дополнительную бюрократию только ради количества документов. Система должна быть понятной и доказуемой.

 

 

Как исправлять ошибку в журнале

 

Если в бумажной записи допущена ошибка, не стоит полностью уничтожать первоначальную информацию или использовать исправление таким образом, что невозможно понять исходное содержание.

 

Лучше применять установленный в организации порядок внесения исправлений, при котором:

• первоначальная запись остается читаемой;

• видно правильное значение;

• понятно, когда и кем внесено исправление.

 

Для электронного учета полезно иметь возможность восстановить историю изменений.

 

Особенно опасно полностью переписывать журнал непосредственно перед проверкой, чтобы задним числом создать видимость проведенных инструктажей.

 

 

Что делать, если забыли внести инструктаж в журнал

---

 

Сначала нужно выяснить, проводилось ли обучение фактически.

 

Инструктаж проводился, но запись забыли внести

 

Если есть достоверные подтверждения фактически проведенного обучения, например подписанный лист ознакомления, материалы инструктажа, служебные документы и другие сведения, нужно восстановить учет на основании реальных документов.

 

При этом не следует создавать фиктивную историю. Запись должна соответствовать фактам.

 

Инструктаж вообще не проводился

 

Если обучение фактически не состоялось, простая запись задним числом проблему не исправит.

 

Нужно:

1. установить, какое обучение должно было быть проведено;

2. провести его фактически;

3. правильно оформить текущей датой;

4. оценить период просрочки;

5. проверить, не затронуты ли другие сотрудники;

6. устранить причину, по которой система контроля сроков не сработала.

 

Подробно алгоритм разобран в статье просрочили обучение или инструктаж по ПОД/ФТ: что делать.

 

Главное правило - не пытаться исправлять фактически отсутствовавшее обучение ложной подписью или недостоверной датой.

 

 

Типичные ошибки при ведении журнала

 

Ошибка	Почему это проблема	Что сделать
Учет обучения вообще не ведется	Приказ № 203 прямо требует вести учет	Установить порядок учета и начать системно фиксировать обучение
Используется случайный журнал из интернета	Он может не соответствовать системе организации	Адаптировать форму под ПВК, программу обучения и штат
Во всех строках написано просто «инструктаж»	Непонятно, какую форму обучения проходил сотрудник	Указывать конкретный вид обучения
Нет оснований дополнительного инструктажа	Сложно восстановить причину проведения	Добавить графу «Основание»
Нет собственноручной подписи сотрудника	Для вводного и дополнительного инструктажа возникает проблема с подтверждением требований пункта 19	Получать подпись в журнале или другом связанном документе
Целевой инструктаж записали в журнал, но свидетельства нет	Внутренняя строка не заменяет документ обучающей организации	Хранить подтверждающий документ
Сотрудник обучается, но отсутствует в утвержденном перечне	Документы организации не согласованы между собой	Проверить и актуализировать перечень обучаемых работников
После изменения ПВК обучение никак не отражено	Изменение ПВК является предусмотренным основанием дополнительного инструктажа	Связать обновление документов с системой обучения
Записи вносятся раз в год задним числом	Журнал перестает отражать реальную хронологию	Вести учет по мере проведения обучения
Документы находятся только у СДЛ	После увольнения сотрудника часть архива может потеряться	Организовать централизованное корпоративное хранение
Excel воспринимается как замена подписей	Простая электронная отметка не выполняет прямое требование о собственноручной подписи	Разделить учет и документальное подтверждение

 

Если проблемы обнаружились перед проверкой Росфинмониторинга, не стоит ограничиваться одним журналом. Нужно проверить всю систему подготовки сотрудников, актуальность ПВК и подтверждающие документы.

 

 

Какие документы хранить вместе с журналом обучения

---

 

Для подтверждения подготовки сотрудников одного журнала недостаточно.

 

В единый комплект документов по обучению целесообразно включить:

• утвержденный перечень сотрудников, подлежащих обучению;

• программу подготовки и обучения;

• журнал учета обучения;

• листы ознакомления, если подписи ведутся отдельно;

• документы о целевом инструктаже;

• документы о повышении уровня знаний;

• материалы вводных и дополнительных инструктажей;

• документы, подтверждающие основание дополнительного инструктажа;

• предыдущие версии учетных документов, если они использовались в прошлые периоды.

 

Приказ № 203 прямо предусматривает, что документы, подтверждающие прохождение сотрудником обучения, приобщаются к его личному делу.

 

Поэтому журнал лучше рассматривать как часть общей системы, а не как единственное доказательство обучения.

 

Особенно это важно после смены СДЛ. Новый ответственный должен получить не только журнал, но и подтверждающие документы работников.

 

 

Сколько хранить журнал обучения

 

В Приказе № 203 нет отдельного универсального правила «журнал обучения хранится 5 лет».

 

Более того, подтверждающие документы приобщаются к личным делам работников, поэтому при определении срока хранения необходимо учитывать не только законодательство о ПОД/ФТ, но и правила архивного и кадрового хранения.

 

Не нужно автоматически уничтожать журнал или свидетельства через пять лет только потому, что эта цифра часто встречается в 115-ФЗ.

 

Сначала нужно определить вид документа, его место в номенклатуре дел и применимый архивный срок.

 

Подробнее о сроках хранения документов по ПОД/ФТ

 

 

Что проверят в части обучения

 

При проверке важно, чтобы документы позволяли восстановить всю цепочку подготовки сотрудников.

 

Из документов должно быть понятно:

• кто должен был проходить обучение;

• утвержден ли перечень сотрудников;

• есть ли программа подготовки и обучения;

• какие формы обучения проходил конкретный работник;

• когда проведен вводный инструктаж;

• когда проводились дополнительные инструктажи;

• по каким основаниям они проводились;

• кто проводил внутреннее обучение;

• есть ли собственноручные подписи работников;

• есть ли документы о целевом инструктаже;

• есть ли документы о повышении уровня знаний;

• соответствуют ли даты обучения кадровым документам;

• согласован ли журнал с ПВК и программой подготовки.

 

Хороший журнал позволяет ответить на эти вопросы за несколько минут, а не восстанавливать историю обучения по электронной почте трехлетней давности.

 

 

Как правильно оформить систему обучения по ПОД/ФТ

---

 

Журнал является только одним элементом системы подготовки сотрудников.

 

Чтобы обучение действительно работало, необходимо связать между собой:

 

 

Если организация только скачала бланк журнала, но не определила, кто должен проходить обучение и кто отслеживает изменения законодательства, такой документ быстро превращается в формальность.

 

В Гранд Скул можно заказать разработку ПВК и комплекта связанных документов.

 

Документы готовятся с учетом вида субъекта, структуры организации и действующего регулирования. Это позволяет согласовать между собой ПВК, программу подготовки сотрудников, перечень работников и используемые формы учета.

 

Такой подход лучше, чем собирать систему из шаблонов разных лет, где перечень сотрудников составлен по одним требованиям, программа обучения по другим, а журнал вообще взят из документов другой категории субъекта.

 

Заказать разработку ПВК и документов по ПОД/ФТ

 

 

 

Целевой инструктаж в Гранд Скул

 

Внутренний журнал не заменяет внешнее обучение в тех случаях, когда сотруднику необходимо пройти целевой инструктаж.

 

В Гранд Скул можно пройти инструктаж ПОД/ФТ дистанционно.

 

После обучения слушатель получает свидетельство ПОД/ФТ, сведения об обучении можно внести в корпоративный журнал, а сам подтверждающий документ сохранить в установленном порядке.

 

Вместе с обучением предоставляются дополнительные материалы для работы, которые помогают ответственному сотруднику применять требования не только формально, но и в текущей деятельности организации.

 

Записаться на инструктаж ПОД/ФТ

 

 

Абонентское обслуживание: чтобы не вспоминать об обучении перед проверкой

 

Основная сложность учета обучения заключается не в заполнении таблицы.

 

Нужно постоянно отслеживать события, которые влияют на подготовку сотрудников:

• принимаются новые работники;

• сотрудники переводятся на другие функции;

• меняется СДЛ;

• обновляется законодательство;

• утверждается новая редакция ПВК;

• наступает срок очередного обучения.

 

Если контроль ведется только по памяти СДЛ, одно из этих событий легко пропустить.

 

В рамках юридического абонентского обслуживания по ПОД/ФТ специалисты Гранд Скул помогают выстроить и поддерживать систему внутреннего контроля.

 

В состав сопровождения входит подготовка полного комплекта внутренних документов. В том числе могут подготавливаться:

• анкеты клиентов;

• формы внутренних сообщений;

• отчеты СДЛ;

• журнал учета обучения;

• другие документы, необходимые для внутреннего контроля.

 

Кроме этого специалисты помогают:

• актуализировать ПВК при изменении законодательства;

• проверять СДЛ;

• работать с личным кабинетом Росфинмониторинга;

• готовить ФЭС;

• оформлять внутренние отчеты;

• отвечать на запросы;

• сопровождать проверки по ПОД/ФТ;

• консультировать СДЛ по возникающим вопросам.

 

Можно выбрать квартальный или годовой формат обслуживания.

 

Квартальный вариант подходит, если нужно привести систему и документы в порядок или помочь новому СДЛ освоиться с обязанностями.

 

Годовое обслуживание позволяет регулярно контролировать изменения законодательства и обязательные процедуры в течение всего года.

 

При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ предоставляются в подарок. В результате организация получает не только журнал, а связанную систему документов и сопровождение ответственного сотрудника.

 

Подключить юридическое обслуживание по ПОД/ФТ

 

 

 

ПОД/ФТ под ключ для новой компании

 

Если организация только стала субъектом 115-ФЗ, удобнее сразу построить систему обучения правильно, чем через несколько месяцев исправлять журнал, перечень работников и ПВК по отдельности.

 

Для запуска можно использовать комплексную услугу «ПОД/ФТ под ключ».

 

В нее входят:

• разработка полного пакета ПВК и необходимых документов;

• обучение ответственного сотрудника с выдачей свидетельства ПОД/ФТ;

• 3 месяца юридического сопровождения, в течение которых специалисты помогают применять требования на практике.

 

Комплекс позволяет сэкономить более 40% по сравнению с заказом услуг по отдельности.

 

Для новой компании это возможность сразу настроить перечень работников, программу подготовки, внутренние инструктажи, учет обучения и дальнейший контроль обязательных процедур.

 

Настроить ПОД/ФТ под ключ

 

 

 

Чек-лист журнала обучения по ПОД/ФТ перед проверкой

---

 

Что проверить	Готово	Комментарий
Утвержден перечень сотрудников, подлежащих обучению		Перечень утверждает руководитель
Есть программа подготовки и обучения		Она должна учитывать деятельность организации и ее клиентов
Установлен порядок учета обучения		Организация должна понимать, какой документ используется для учета
Журнал соответствует реальной системе		Не используйте случайный универсальный шаблон без адаптации
ФИО и должности актуальны		Особенно после переводов и увольнений
Указан конкретный вид обучения		Вводный, дополнительный, целевой или повышение уровня знаний
Указаны фактические даты		Не создавайте записи задним числом
Есть основания дополнительных инструктажей		Например, новая редакция ПВК или изменение законодательства
Указано лицо, проводившее внутренний инструктаж		Вводный и дополнительный инструктаж проводит СДЛ
Есть собственноручные подписи сотрудников		Для вводного и дополнительного инструктажа
Целевой инструктаж подтвержден документами		Строка журнала не заменяет документ обучающей организации
Повышение уровня знаний подтверждено документами		Храните документ об обучении или участии в мероприятии
После изменения ПВК проверено обучение сотрудников		Изменение ПВК является основанием дополнительного инструктажа
Новые сотрудники своевременно попадают в систему учета		Свяжите кадровые события с работой СДЛ
Документы хранятся централизованно		Они не должны существовать в единственном экземпляре на компьютере СДЛ

 

Если одновременно нужно проверить остальные элементы внутреннего контроля, используйте чек-лист ПОД/ФТ для организации.

 

 

Часто задаваемые вопросы

---

 

Обязателен ли журнал обучения по ПОД/ФТ?

Обязателен сам учет прохождения сотрудниками обучения. Приказ Росфинмониторинга № 203 не устанавливает обязательную унифицированную форму документа именно с названием «Журнал обучения». Порядок учета определяет руководитель организации.

 

Есть ли утвержденная Росфинмониторингом форма журнала?

Нет. Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Поэтому шаблоны из интернета можно использовать только как основу после проверки их содержания.

 

Можно ли разработать свою форму журнала?

Да. Это соответствует логике пункта 19 Приказа № 203, который прямо предусматривает, что форму и содержание документа для подтверждения инструктажа организация устанавливает самостоятельно.

 

Кто должен вести журнал?

Организация сама определяет порядок учета. Техническое ведение может быть распределено между СДЛ и кадровым сотрудником, но вводный и дополнительный инструктаж по Приказу № 203 проводит СДЛ.

 

Какие графы обязательно должны быть в журнале?

Унифицированного государственного перечня граф нет. Документ должен позволять достоверно установить, кто, когда и какое обучение прошел, а для внутреннего инструктажа - подтвердить предусмотренное ознакомление и собственноручную подпись сотрудника.

 

Нужна ли подпись сотрудника?

При вводном и дополнительном инструктаже факт проведения инструктажа и ознакомления с нормативными и внутренними документами должен подтверждаться собственноручной подписью сотрудника в документе, форму которого устанавливает организация.

 

Нужна ли подпись после целевого инструктажа?

Целевой инструктаж исключен из правила пункта 19 о собственноручной подписи как обязательном подтверждении внутреннего инструктажа. Его прохождение подтверждается документом, выдаваемым организацией, проводившей обучение.

 

Нужно ли записывать целевой инструктаж в журнал?

Это удобно для общего учета, но не является заменой свидетельства или другого документа обучающей организации. В журнал можно внести дату обучения и реквизиты подтверждающего документа.

 

Нужно ли записывать повышение уровня знаний?

Для системного контроля это полезно. Основным подтверждением остается документ обучающей организации либо документ об участии в соответствующем обучающем мероприятии.

 

Можно ли вести один журнал на все виды обучения?

Да, если такая форма соответствует установленному организацией порядку и позволяет нормально учитывать различные формы обучения. Приказ № 203 не требует отдельных журналов для каждой формы.

 

Можно ли вести журнал в Excel?

Excel можно использовать как удобный инструмент учета и контроля сроков. Однако обычная электронная строка без требуемой собственноручной подписи не заменяет документальное подтверждение вводного или дополнительного инструктажа.

 

Можно ли вообще не иметь бумажного журнала?

Приказ № 203 не устанавливает обязательную бумажную книгу установленного образца. Важно, чтобы используемая организацией система обеспечивала надлежащий учет и необходимые подтверждения прохождения обучения.

 

Нужно ли прошивать журнал?

Приказ № 203 такого обязательного требования не содержит. Прошивка, нумерация или печать могут применяться в рамках внутреннего документооборота организации.

 

Нужно ли ставить печать на журнале?

Прямого требования Приказа № 203 об обязательной печати на журнале нет.

 

Нужно ли вести отдельный журнал дополнительного инструктажа?

Нет универсальной обязанности иметь отдельный журнал для каждой формы. Дополнительный инструктаж можно учитывать в общем журнале, если из записи понятно, какой вид обучения был проведен и на каком основании.

 

Что писать в журнале после изменения ПВК?

Можно указать вид обучения «дополнительный инструктаж» и основание, например «утверждение новой редакции ПВК приказом от ... № ...». Подробные материалы обучения можно оформить отдельно и связать с записью.

 

Нужно ли перечислять все изменившиеся законы в журнале?

Не обязательно превращать журнал в подробное юридическое заключение. Главное, чтобы основание было понятно, а организация могла предоставить материалы, с которыми фактически знакомились сотрудники.

 

Что делать, если инструктаж провели, но забыли внести запись?

Нужно восстановить учет на основании достоверных подтверждающих документов. Нельзя создавать ложные сведения или подписи задним числом.

 

Что делать, если инструктаж вообще не проводили?

Необходимо провести требуемое обучение фактически, оформить его реальной датой, оценить последствия просрочки и проверить, не допущена ли такая же проблема по другим сотрудникам.

 

Можно ли сделать запись задним числом?

Документы должны соответствовать фактическим событиям. Если обучение не проводилось, фиктивная запись не устраняет нарушение. Если оно проводилось, но учет не был оформлен, нужно опираться на реальные подтверждающие материалы.

 

Сколько хранить журнал обучения по ПОД/ФТ?

Приказ № 203 не устанавливает отдельный универсальный пятилетний срок для журнала. Срок хранения необходимо определять с учетом характера документа, кадрового и архивного законодательства и номенклатуры дел организации.

 

Что делать с журналом при увольнении СДЛ?

Журнал является документом организации и должен быть передан новому ответственному вместе с программой обучения, перечнем сотрудников и подтверждающими документами. Подробнее этот процесс разобран в статье что делать, если СДЛ уволился.

 

Достаточно ли журнала для подтверждения всего обучения?

Нет. Для целевого инструктажа и повышения уровня знаний нужны соответствующие внешние подтверждающие документы. Кроме того, сама система обучения включает перечень сотрудников и программу подготовки.

 

Может ли Росфинмониторинг запросить документы об обучении?

Организация должна быть готова подтвердить выполнение требований по подготовке кадров. Поэтому на практике необходимо иметь полный и согласованный комплект документов, а не только несколько строк в журнале.

 

 

Заключение

---

 

Журнал обучения по ПОД/ФТ - это удобный способ выполнить и подтвердить обязанность организации вести учет подготовки сотрудников, но установленного Росфинмониторингом обязательного бланка такого журнала нет.

 

Организация сама определяет порядок учета и форму документа. При этом нужно учитывать различия между видами обучения.

 

Вводный и дополнительный инструктаж проводятся СДЛ внутри организации и требуют надлежащего документального подтверждения, включая собственноручную подпись сотрудника. Целевой инструктаж и повышение уровня знаний подтверждаются документами соответствующих обучающих организаций или мероприятий.

 

Поэтому рабочая система должна включать не только журнал, но и перечень работников, программу обучения, документы об ознакомлении, свидетельства и правильное хранение всей документации.

 

Гранд Скул может помочь выстроить эту систему комплексно: провести обучение по ПОД/ФТ, подготовить ПВК и связанные внутренние документы, настроить систему через «ПОД/ФТ под ключ» или подключить юридическое абонентское обслуживание.

 

Проверить систему обучения и документы по ПОД/ФТ с юристами Гранд Скул