Просрочили обучение или инструктаж по ПОД/ФТ: что делать и как снизить риски

Что считается просрочкой обучения по ПОД/ФТ

Просрочка возникает, когда обязательная форма подготовки не проведена в срок, установленный законодательством или внутренними документами организации.

Проблема может касаться как внешнего обучения, так и инструктажа внутри организации. Поэтому сначала необходимо определить не только дату, но и вид пропущенного мероприятия.

К просрочке могут относиться следующие ситуации:

- СДЛ начал выполнять обязанности до прохождения обязательного целевого инструктажа;

- руководитель, бухгалтер, юрист или другой работник не прошел обучение в установленный срок;

- пропущено очередное повышение уровня знаний;

- ответственный сотрудник НФО не прошел повышение квалификации, или плановый инструктаж, в установленном календарном периоде;

- после изменения законодательства или ПВК не проведен дополнительный инструктаж;

- сотрудник НФО не прошел целевой внеплановый инструктаж при наличии основания;

- сотрудника направили не на ту форму обучения;

- обучение состоялось, но организация не может подтвердить его документами.

Сам по себе возраст свидетельства не всегда означает нарушение. Необходимо проверить, какую форму обучения подтверждает документ и наступил ли срок следующего обязательного мероприятия.

Например, целевой инструктаж по требованиям Росфинмониторинга обычно является первоначальной формой внешней подготовки. Его не требуется повторять каждые три года только ради получения нового свидетельства. После него проводится повышение уровня знаний.

Подробно различия рассмотрены в статье «Целевой инструктаж или повышение квалификации по ПОД/ФТ: в чем разница и что выбрать».

Определить, какая форма обучения требуется сотруднику

Просроченное свидетельство или просроченное обучение: в чем разница

В законодательстве о ПОД/ФТ чаще контролируется не формальный срок действия свидетельства, а своевременность прохождения конкретной формы обучения.

Фраза «просрочено свидетельство ПОД/ФТ» обычно означает, что наступил срок очередного повышения уровня знаний или квалификации. Однако возможны и другие варианты.

Перед повторной покупкой курса следует проверить всю историю подготовки сотрудника. Иногда проблема решается восстановлением документа, а не новым обучением. В других случаях старое свидетельство действительно не закрывает обязанность по периодическому обновлению знаний.

Нельзя определять наличие просрочки только по надписи на свидетельстве. Необходимо сопоставить должность сотрудника, вид организации, надзорный режим, дату назначения и форму ранее пройденного обучения.

Какие виды просрочки встречаются чаще всего

СДЛ назначили до прохождения целевого инструктажа

Для лица, планирующего выполнять функции СДЛ в организации, работающей по требованиям Росфинмониторинга, первоначальное обучение необходимо организовать до начала исполнения соответствующих обязанностей.

Если приказ уже издан, сотрудник приступил к работе, а обучение не пройдено, необходимо как можно быстрее записать его на целевой инструктаж по ПОД/ФТ и оценить порядок временного исполнения функций.

Пропущено повышение уровня знаний

Такая ситуация возникает, когда первоначальный целевой инструктаж уже пройден, но сотрудника не направили на очередное периодическое обучение.

Повторно проходить целевой инструктаж вместо повышения уровня знаний неправильно. Необходимо выбрать именно ту форму, срок которой был пропущен.

Просрочено повышение квалификации в НФО

Для некредитных финансовых организаций периодическое обучение называется повышением квалификации, или плановым инструктажем.

Ответственный сотрудник и отдельные категории работников проходят его с периодичностью, установленной Указанием Банка России № 3471-У. При определении просрочки необходимо учитывать календарный характер соответствующего срока.

Не проведен внутренний дополнительный инструктаж

Для субъектов Росфинмониторинга внутренний дополнительный инструктаж проводится при наступлении предусмотренных оснований, в том числе при изменении законодательства и ПВК.

Если срок пропущен, необходимо провести инструктаж по актуальным изменениям и зафиксировать реальную дату. Запись задним числом не устраняет нарушение.

Не проведен целевой внеплановый инструктаж в НФО

В системе Банка России целевой инструктаж является внеплановым. Он проводится при изменении законодательства, ПВК, функций сотрудника и в других установленных случаях.

Такой инструктаж нельзя путать с первоначальным внешним целевым инструктажем по приказу Росфинмониторинга № 203.

Не обучен руководитель, бухгалтер или юрист

Организации часто контролируют только обучение СДЛ и забывают проверить остальных сотрудников, включенных в обязательный перечень.

Необходимо сопоставить штатное расписание, должностные функции и программу подготовки работников. Подробный перечень категорий приведен в материале об обучении по ПОД/ФТ.

Что делать сразу после обнаружения просрочки

Главная задача организации - прекратить дальнейшее нарушение и восстановить документально подтвержденную систему подготовки работников.

Не следует откладывать обучение до окончания внутренней проверки. Эти процессы можно проводить параллельно: сотрудник записывается на ближайшее подходящее мероприятие, а СДЛ или юрист анализирует документы и причины нарушения.

Чем дольше сотрудник продолжает работу без требуемой подготовки, тем продолжительнее период несоответствия. Поэтому первоочередное действие - не переписывание документов, а фактическое прохождение правильной формы обучения.

Если просрочка касается внутреннего инструктажа, его также необходимо провести без промедления. В журнале указывается реальная дата, тема, основание, ФИО обучаемых сотрудников и подтверждение их участия.

Как определить правильную форму обучения

После обнаружения просрочки организации важно не допустить вторую ошибку и не направить сотрудника на неподходящий курс.

Форма обучения определяется причиной возникновения обязанности, а не удобством или названием рекламной программы.

Если СДЛ никогда не проходил целевой инструктаж, повышение уровня знаний не заменит первоначальную форму подготовки. Если первоначальный инструктаж есть, но пропущен трехлетний срок, повторять целевой инструктаж вместо периодического обучения также неправильно.

Перед записью необходимо передать учебному центру сведения о виде организации, надзорном органе, должности сотрудника и старом документе. Это помогает исключить выдачу свидетельства, которое не соответствует фактической обязанности.

Сравнить целевой инструктаж и повышение квалификации

Можно ли оформить обучение задним числом

Нет, документы должны отражать фактическую дату проведения обучения или инструктажа.

Нельзя просить учебный центр выдать свидетельство более ранней датой, вносить в журнал сведения о мероприятии, которое не проводилось, или подписывать протокол так, будто сотрудники были обучены до фактической даты.

Также рискованно:

- менять дату приказа о назначении СДЛ только для сокрытия просрочки;

- создавать фиктивные листы ознакомления;

- заменять старую редакцию журнала новой без сохранения истории;

- указывать в пояснениях недостоверную дату обучения;

- уничтожать документы, подтверждающие фактическую последовательность событий;

- оформлять участие сотрудника в семинаре, который он не посещал.

Недостоверные документы могут создать более серьезные риски, чем первоначальная просрочка. Во время проверки даты сопоставляются с кадровыми приказами, ПВК, журналами, договорами с учебным центром и иными документами.

Правильный подход - указать реальную дату обучения, отдельно зафиксировать период просрочки и документировать меры, принятые для устранения и недопущения повторения нарушения.

Как документально зафиксировать устранение нарушения

Законодательство не устанавливает универсальную форму внутреннего акта на случай просрочки. Организация может самостоятельно определить подходящий комплект документов с учетом своей структуры и ПВК.

Документальная фиксация не отменяет факт нарушения, но подтверждает, что организация самостоятельно выявила проблему, прекратила ее и приняла профилактические меры.

Внутренние формулировки должны быть нейтральными и фактическими. Не следует заранее признавать состав административного правонарушения или давать правовую квалификацию, если организация проводит обычную внутреннюю проверку.

Можно зафиксировать, что выявлено несоблюдение установленного срока подготовки сотрудника, после чего указать фактическую дату устранения и принятые организационные меры.

Все документы об обучении следует включить в общий комплект. Полный перечень приведен в статье «Какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации».

Проверить полный комплект документов по ПОД/ФТ

Может ли необученный СДЛ продолжать работу

Если лицо не соответствует требованиям к подготовке СДЛ, продолжение выполнения им специальных функций создает дополнительный риск для организации.

В такой ситуации необходимо оценить возможность временно передать обязанности сотруднику, который соответствует квалификационным требованиям и имеет необходимое обучение.

При этом нельзя просто назначить любого работника. Временное СДЛ также должно соответствовать требованиям, применимым к конкретному субъекту, и быть способным выполнять ПВК.

Практический порядок действий может включать:

1. Проверку квалификации и документов возможного заместителя.

2. Издание приказа о временном возложении обязанностей.

3. Предоставление необходимых полномочий и доступа к документам.

4. Срочную запись основного сотрудника на обучение.

5. Издание нового приказа после устранения недостатка.

Если в организации нет другого подготовленного сотрудника, кадровое решение лучше принимать после анализа применимых требований и внутренних документов. Универсального варианта для всех субъектов не существует.

Требования к должности и функциям ответственного сотрудника подробно разобраны в статье «СДЛ по ПОД/ФТ: кто это, обязанности и ответственность».

Что делать, если просрочка выявлена до проверки

Самостоятельное обнаружение дает организации возможность устранить недостаток до получения официального запроса.

Необходимо действовать быстро, но без попыток изменить историю документов.

Рекомендуется:

- провести внутреннюю проверку;

- определить правильную форму обучения;

- обучить сотрудника в ближайшую возможную дату;

- проверить остальных работников;

- устранить недостатки учета;

- установить автоматические напоминания;

- проверить актуальность ПВК и программы подготовки;

- сохранить подтверждения самостоятельного устранения.

Направлять в Росфинмониторинг отдельное добровольное сообщение только о факте просрочки обычно не требуется, если такая обязанность прямо не установлена для конкретной ситуации.

Необдуманное письмо может содержать лишние признания или противоречивые сведения. Если организация рассматривает добровольное обращение к надзорному органу, его содержание необходимо предварительно оценить с юристом.

Основное доказательство добросовестного поведения - не формальное письмо, а реальное устранение недостатка и восстановление работающей системы контроля сроков.

Что делать, если уже пришел запрос надзорного органа

Если Росфинмониторинг, Банк России, прокуратура или другой уполномоченный орган уже запросил документы, времени на исправление обычно немного.

Нельзя подменять документы или представлять новое свидетельство как доказательство того, что обучение было пройдено ранее. Даты должны отражаться достоверно.

Порядок действий:

1. Зафиксировать дату получения запроса и срок ответа.

2. Проверить, какие документы и за какой период запрошены.

3. Собрать фактически существовавшие на соответствующую дату документы.

4. Параллельно организовать правильное обучение.

5. Подготовить краткое и непротиворечивое пояснение.

6. Приложить документы об устранении, если это уместно и относится к запросу.

7. Проверить весь связанный комплект по ПОД/ФТ.

8. Направить ответ в установленный срок и способом, указанным в требовании.

Необходимо учитывать, что запрос обучения может быть только началом более широкой проверки. Вместе со свидетельствами часто оцениваются назначение СДЛ, программа подготовки, журналы, ПВК, идентификация клиентов, работа с перечнями и обязательная отчетность.

Подробные алгоритмы представлены в статьях о проверке Росфинмониторинга и проверке Банка России.

Узнать, какие документы могут запросить при проверке

Как составить пояснение по факту просрочки

Пояснение должно быть кратким, последовательным и основанным на документах. Не следует перегружать его эмоциональными формулировками или неподтвержденными обстоятельствами.

В пояснении важно разделить факт нарушения, причины его возникновения и меры устранения.

Нейтральная формулировка может выглядеть следующим образом:

«В ходе внутренней проверки документов по подготовке работников выявлено несоблюдение срока прохождения сотрудником очередного обучения. После выявления обстоятельства сотрудник был направлен на соответствующую программу и прошел обучение фактической датой. Организацией обновлен реестр, назначено ответственное лицо за контроль сроков и введено предварительное уведомление о предстоящем обучении».

Этот пример нельзя использовать без адаптации. Текст должен соответствовать реальным обстоятельствам, запрошенным документам и позиции организации.

Какие причины просрочки можно указать

Причина должна быть правдивой, конкретной и по возможности подтверждаемой документами.

К возможным организационным причинам относятся:

- кадровая смена ответственного сотрудника;

- отсутствие единого реестра обучения;

- неверное определение формы подготовки;

- неправильный расчет календарного срока;

- утрата или несвоевременное получение документов;

- реорганизация или изменение структуры компании;

- отсутствие передачи дел при увольнении СДЛ;

- техническая ошибка в системе напоминаний;

- ошибочное мнение о бессрочности свидетельства;

- неправильное применение требований другого надзорного режима.

Само наличие организационной причины не освобождает от ответственности. Оно объясняет механизм возникновения недостатка и помогает показать, какие меры организация приняла для его устранения.

Не следует указывать болезнь, технический сбой, отсутствие свободных мест на обучении или ошибку учебного центра, если эти обстоятельства невозможно подтвердить.

Также не рекомендуется перекладывать ответственность на уволившегося сотрудника без анализа обязанностей руководителя и системы внутреннего контроля организации.

Устраняет ли новое свидетельство старое нарушение

Новое свидетельство прекращает дальнейшее несоответствие с даты фактического обучения, но не изменяет события прошлого периода.

Если сотрудник должен был пройти обучение 1 марта, а фактически прошел его 20 апреля, документ подтверждает подготовку с 20 апреля. Он не доказывает, что требование выполнялось в период с 1 марта по 19 апреля.

Тем не менее быстрое устранение имеет практическое значение:

- прекращается дальнейшая просрочка;

- сотрудник получает актуальные знания;

- организация может подтвердить принятые меры;

- снижается риск повторного нарушения;

- появляется возможность восстановить системный контроль.

При оценке обстоятельств могут учитываться продолжительность просрочки, добровольное устранение, последствия, повторность, поведение организации и наличие других нарушений.

Нельзя гарантировать, что получение нового свидетельства исключит штраф или предписание. Решение зависит от фактов, состава нарушения и позиции уполномоченного органа.

Возможная ответственность за просрочку обучения

Непрохождение обязательной подготовки может быть оценено как недостаток организации или осуществления внутреннего контроля.

Конкретная ответственность зависит от вида субъекта, обстоятельств, продолжительности нарушения и связанных последствий.

На практике возможны:

- предупреждение;

- административный штраф;

- предписание об устранении нарушения;

- требование представить дополнительные документы;

- расширение предмета проверки;

- повышенное внимание к работе СДЛ и ПВК.

Риск возрастает, если одновременно установлено, что:

- СДЛ не назначено или не соответствует требованиям;

- отсутствует программа подготовки сотрудников;

- не ведутся журналы;

- ПВК не актуализированы;

- не выполняется идентификация клиентов;

- не направляются обязательные сообщения;

- используются недостоверные документы.

Просрочка обучения редко рассматривается полностью изолированно. Она может стать основанием для проверки того, насколько работоспособна вся система внутреннего контроля.

Подробные составы нарушений и санкции приведены в статье «Штрафы по ПОД/ФТ и 115-ФЗ».

Узнать о возможных штрафах за нарушения по ПОД/ФТ

Что может снизить риски организации

Ни одна мера не гарантирует освобождение от ответственности. Однако действия организации могут влиять на оценку обстоятельств.

Наиболее убедительно выглядит не отдельное свидетельство, а последовательный комплект документов. Он должен показывать, как нарушение выявлено, когда устранено и какие процессы изменены.

Если просрочка обнаружена в ходе проверки, следует избегать обещаний, которые организация не успеет выполнить. Лучше указать реальный срок ближайшего обучения и подтвердить запись на мероприятие.

Как проверить обучение остальных сотрудников

После обнаружения одной просрочки необходимо проверить не только этого сотрудника, но и всю систему подготовки кадров.

Рекомендуется сформировать единую таблицу по всем обучаемым лицам. В нее включаются ФИО, должность, форма подготовки, дата последнего мероприятия, документ, периодичность и следующая контрольная дата.

Контрольную дату лучше устанавливать раньше предельного срока. Например, уведомление можно направлять за 60 и 30 дней до планируемого обучения.

После каждого кадрового изменения реестр необходимо пересматривать. Особенно это важно при смене руководителя, бухгалтера, юриста, СДЛ или временно исполняющего обязанности.

Что делать, если свидетельство утрачено

Потеря бумажного документа не всегда означает, что обучение придется проходить повторно.

Сначала необходимо попытаться подтвердить факт обучения.

Можно:

- обратиться в учебный центр за дубликатом;

- запросить выписку из реестра выданных документов;

- получить подтверждающее письмо;

- найти электронную копию в почте или личном кабинете;

- проверить бухгалтерские документы и договор;

- найти программу и подтверждение участия;

- запросить заверенную копию у прежнего работодателя.

Если организатор прекратил деятельность, следует собрать все косвенные подтверждения: договор, счет, акт, платежное поручение, программу, переписку и копию документа.

Если факт и вид обучения подтвердить невозможно, организация должна оценить повторное прохождение подходящей программы. При этом новое обучение проводится текущей датой.

Не следует создавать копию свидетельства самостоятельно или переносить данные из неподтвержденного файла в новый документ.

Как пройти необходимое обучение в «Гранд Скул»

В «Гранд Скул» можно пройти первоначальный целевой инструктаж, повышение уровня знаний и повышение квалификации по ПОД/ФТ.

Перед записью важно сообщить, какая форма была пропущена, когда сотрудник назначен и какой документ у него уже есть. Это помогает подобрать подходящую программу.

Если не пройден целевой инструктаж

Целевой инструктаж подходит сотрудникам субъектов Росфинмониторинга, которым необходимо первоначальное внешнее обучение.

Обучение проводится онлайн. Слушатель участвует в вебинаре, получает актуальные материалы и может задать вопросы специалисту. После обучения выдается свидетельство о прохождении целевого инструктажа по ПОД/ФТ.

Записаться на целевой инструктаж по ПОД/ФТ

Если просрочено повышение уровня знаний или квалификации

Эта программа предназначена для сотрудников, которые уже получили первоначальную подготовку, но не прошли очередное периодическое обучение.

В «Гранд Скул» предусмотрено обучение для организаций под надзором Росфинмониторинга и Банка России. Слушатели изучают актуальные требования и получают документ, подтверждающий повышение квалификации или уровня знаний по ПОД/ФТ.

Записаться на повышение квалификации по ПОД/ФТ

Когда подойдет услуга «ПОД/ФТ под ключ»

Иногда просрочка обучения показывает, что в организации отсутствует не только контроль сроков, но и вся необходимая система ПОД/ФТ.

Если компания только начала деятельность или имеет несколько взаимосвязанных недостатков, одной покупки курса может быть недостаточно.

Услуга «ПОД/ФТ под ключ» включает:

- обучение СДЛ с выдачей свидетельства;

- разработку полного комплекта ПВК;

- три месяца профессионального юридического обслуживания;

- помощь в выстраивании основных процедур внутреннего контроля.

При заказе комплекса экономия может составить более 40% по сравнению с отдельным приобретением обучения, разработки ПВК и юридического сопровождения.

Услуга не отменяет уже допущенную просрочку и не позволяет оформить документы задним числом. Она помогает устранить текущие недостатки и выстроить систему, которая снизит риск повторных нарушений.

Узнать подробнее об услуге «ПОД/ФТ под ключ»

Типичные ошибки после обнаружения просрочки

Ошибка 1. Оформляют свидетельство или журнал задним числом.

Недостоверная дата создает дополнительные риски и может быть выявлена при сопоставлении документов.

Ошибка 2. Проходят не ту форму обучения.

Повторный целевой инструктаж не заменяет просроченное повышение уровня знаний.

Ошибка 3. Исправляют только документы СДЛ.

Необходимо проверить руководителя, бухгалтера, юриста и других работников из утвержденного перечня.

Ошибка 4. Не проводят внутренний инструктаж.

Внешний курс не всегда заменяет ознакомление работников с изменениями внутренних ПВК.

Ошибка 5. Не фиксируют причины и меры устранения.

Без внутренней проверки сложно показать, что нарушение выявлено и прекращено.

Ошибка 6. Отправляют проверяющему противоречивые документы.

Даты приказов, свидетельств, журналов и ПВК должны быть согласованы.

Ошибка 7. Считают новое свидетельство полным обнулением риска.

Новый документ подтверждает устранение только с фактической даты обучения.

Ошибка 8. Не обновляют реестр и напоминания.

Без изменения процесса аналогичная просрочка может повториться.

Ошибка 9. Не проверяют актуальность ПВК.

Просрочка обучения может сопровождаться несвоевременным обновлением внутренних документов.

Ошибка 10. Пытаются скрыть нарушение при официальном запросе.

Представление недостоверных сведений может ухудшить положение организации.

Чек-лист действий за один день

Главное правило - не тратить время на попытку скрыть просрочку. Необходимо выбрать правильную форму обучения, провести ее фактической датой и восстановить контроль сроков.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если свидетельство просрочено на несколько дней?

Необходимо как можно быстрее пройти требуемую форму обучения и зафиксировать устранение. Даже короткая просрочка остается несоблюдением срока, однако быстрое исправление прекращает дальнейшее нарушение.

Можно ли оформить обучение задним числом?

Нет. Свидетельство, журнал и другие документы должны содержать фактическую дату мероприятия. Недостоверное оформление создает дополнительные риски.

Нужно ли повторно проходить целевой инструктаж?

Если целевой инструктаж уже пройден, а просрочено периодическое обучение, требуется повышение уровня знаний. Повторный целевой инструктаж не заменяет пропущенную форму.

Что выбрать при просрочке: инструктаж или повышение квалификации?

Выбирать нужно ту форму, срок которой был пропущен. Сначала проверяются поднадзорность, должность сотрудника, старый документ и причина возникновения обязанности.

Нужно ли сообщать о просрочке в Росфинмониторинг?

Отдельная обязанность сообщать только о просрочке обучения обычно не установлена. Если организация уже получила официальный запрос, необходимо представить ответ в предусмотренном порядке и сроке.

Может ли необученный СДЛ продолжать работу?

Продолжение выполнения специальных функций лицом, не соответствующим требованиям к подготовке, создает риск. Следует срочно организовать обучение и оценить временную передачу обязанностей подготовленному сотруднику.

Поможет ли новое свидетельство избежать штрафа?

Гарантировать это нельзя. Новое свидетельство прекращает дальнейшую просрочку, но не отменяет предыдущий период нарушения. При оценке могут учитываться добровольное устранение и другие обстоятельства.

Что делать, если свидетельство потеряно?

Следует запросить дубликат, выписку или подтверждение у учебного центра. Повторно проходить обучение только из-за потери бумаги нужно не всегда.

Как отвечать, если документы уже запросила прокуратура?

Необходимо соблюдать срок требования, представить достоверные документы и подготовить непротиворечивое пояснение. Параллельно следует устранить просрочку и проверить весь комплект по ПОД/ФТ.

Нужно ли проверять остальных сотрудников?

Да. Просрочка одного сотрудника может указывать на системную проблему с перечнем работников, учетом документов или контролем сроков.

Если обучение или инструктаж по ПОД/ФТ просрочены, нарушение нужно устранить как можно быстрее и только фактической датой. Нельзя оформлять документы задним числом, подменять одну форму обучения другой или считать новое свидетельство полным аннулированием предыдущего периода.

Организации необходимо определить правильную форму подготовки, обучить сотрудника, провести внутреннюю проверку, проверить остальных работников и восстановить систему контроля сроков.

Если уже поступил запрос надзорного органа, документы и пояснения должны быть достоверными, последовательными и соответствовать фактическим обстоятельствам.

Пройти целевой инструктаж по ПОД/ФТ

Пройти повышение уровня знаний или квалификации