Как оформить обучение и инструктаж по ПОД/ФТ внутри организации

Какие документы нужны для оформления обучения по ПОД/ФТ

Система подготовки сотрудников должна подтверждаться комплектом взаимосвязанных документов. Конкретный состав зависит от вида организации, но одного свидетельства СДЛ или пустого журнала недостаточно.

Организация вправе объединить часть решений в одном приказе или утвердить отдельные документы. Главное, чтобы из комплекта было понятно:

- кто должен обучаться;

- какие формы подготовки применяются;

- кто проводит инструктаж;

- как фиксируются результаты;

- где хранятся документы;

- кто контролирует сроки.

Журнал является удобной формой учета, но нормативные акты не устанавливают единственный обязательный шаблон журнала для всех субъектов. Организация самостоятельно определяет форму документа с учетом требований к подписи и содержанию записей.

Полный комплект внутренних документов рассмотрен в статье «Какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации».

Открыть полный чек-лист документов по ПОД/ФТ

Как определить нормативный режим организации

Перед разработкой программы и форм учета необходимо установить, какой нормативный акт применяется к организации.

Для большинства организаций и ИП, указанных в статье 5 Федерального закона № 115-ФЗ и находящихся под надзором Росфинмониторинга или иного нефинансового регулятора, применяется приказ Росфинмониторинга № 203.

Для некредитных финансовых организаций применяется Указание Банка России № 3471-У. Оно устанавливает отдельные формы, сроки, содержание программы и порядок учета обучения.

Нельзя механически использовать шаблон НФО для обычной организации или комплект документов по приказу № 203 для ломбарда, МФО, страховщика и другого субъекта Банка России.

Ошибки в терминологии могут привести к тому, что журнал и программа будут подтверждать не ту форму обучения, которая предусмотрена для конкретной организации.

Какие формы обучения оформляются внутри организации

Внутренняя система подготовки включает не только проведение мероприятий силами СДЛ, но и учет внешнего обучения.

Для субъектов приказа Росфинмониторинга № 203 внутри организации проводятся вводный и дополнительный инструктажи. Целевой инструктаж и повышение уровня знаний проходят в установленном порядке у соответствующих обучающих организаций и затем учитываются работодателем.

Вводный инструктаж проводится при приеме сотрудника на должность или для выполнения функций, связанных с ПОД/ФТ, а также при переводе или временном переводе на такую работу.

Дополнительный инструктаж проводится не реже одного раза в год, а также при изменении законодательства, ПВК, переводе сотрудника или поручении ему новых обязанностей, если имеющихся знаний недостаточно.

Внутренняя запись о прохождении инструктажа не заменяет свидетельство о внешнем целевом инструктаже или повышении уровня знаний.

Подробнее различия между формами рассмотрены в статье «Целевой инструктаж или повышение квалификации по ПОД/ФТ».

Определить подходящую форму обучения

Как оформить приказ об организации обучения по ПОД/ФТ

Отдельный приказ является удобным способом утвердить внутреннюю систему подготовки, хотя нормативные акты не требуют использовать единый обязательный шаблон приказа.

Организация может издать один комплексный приказ либо несколько документов, например отдельный приказ об утверждении программы, отдельный приказ о перечне и отдельный приказ о форме учета.

В комплексном приказе целесообразно предусмотреть:

1. Полное наименование организации.

2. Нормативное основание организации обучения.

3. Утверждение программы подготовки сотрудников.

4. Утверждение перечня должностей.

5. Назначение лица, проводящего внутренние инструктажи.

6. Утверждение формы журнала или другого документа учета.

7. Порядок регистрации внешних свидетельств.

8. Порядок хранения документов.

9. Ответственного за контроль сроков.

10. Порядок обучения сотрудников филиалов и удаленных работников.

11. Порядок актуализации программы и перечня.

12. Контроль исполнения приказа.

Приказ должен соответствовать ПВК. Если в ПВК инструктаж проводит СДЛ, а приказ возлагает эту функцию на другого работника, документы будут противоречить друг другу.

При смене СДЛ, реорганизации, открытии филиала или изменении системы учета приказ и приложения необходимо пересмотреть.

Как оформить перечень обучаемых сотрудников

Перечень определяет, какие сотрудники должны проходить обязательную подготовку. Его можно оформить отдельным документом или приложением к программе.

Для нормативного перечня обычно достаточно указать должности, но для фактического контроля удобно вести дополнительный именной реестр.

Перечень необходимо сопоставить с:

- штатным расписанием;

- должностными инструкциями;

- приказом о назначении СДЛ;

- распределением обязанностей заместителей;

- положениями о филиалах;

- фактическим порядком работы с клиентами;

- аутсорсингом бухгалтерии и юридических услуг.

Не следует включать в перечень только СДЛ. Обязательную подготовку могут проходить руководитель, бухгалтер, юрист, сотрудники внутреннего контроля и другие работники.

Подробный разбор должностей приведен в статье «Кто должен проходить обучение по ПОД/ФТ».

Проверить перечень обучаемых сотрудников

Как разработать программу подготовки и обучения

Программа подготовки должна быть разработана с учетом деятельности организации и ее клиентов. Универсальный шаблон без адаптации может не соответствовать реальным обязанностям сотрудников.

Для субъектов приказа Росфинмониторинга № 203 программа должна предусматривать:

- изучение нормативных правовых актов в области ПОД/ФТ;

- изучение ПВК и других внутренних документов;

- изучение мер ответственности сотрудников;

- изучение типологий, характерных схем и способов отмывания доходов;

- изучение критериев и признаков необычных операций.

В практической программе также целесообразно закрепить:

1. Общие положения и правовые основания.

2. Цели подготовки работников.

3. Перечень обучаемых должностей.

4. Формы обучения.

5. Основания проведения инструктажей.

6. Ответственных лиц.

7. Содержание вводного инструктажа.

8. Содержание дополнительного инструктажа.

9. Порядок учета внешнего обучения.

10. Форму документа с подписью сотрудника.

11. Порядок хранения документов.

12. Порядок пересмотра программы.

Программа должна описывать фактическую систему, а не абстрактный порядок. Если инструктажи проводятся по видеосвязи, это следует отразить. Если документы хранятся централизованно, необходимо определить порядок передачи копий из филиалов.

Для НФО программа дополнительно должна предусматривать проверку знаний и ежегодный анализ ответственным сотрудником.

Как оформить вводный инструктаж по ПОД/ФТ

Вводный инструктаж проводится СДЛ при приеме или переводе сотрудника на должность либо для выполнения функций, связанных с ПОД/ФТ.

Перед проведением необходимо проверить:

- включена ли должность в перечень;

- с какой даты сотрудник начинает выполнять функции;

- утверждена ли актуальная программа;

- какие разделы ПВК относятся к работнику;

- требуется ли ему внешнее обучение;

- оформлены ли кадровые документы.

Алгоритм оформления вводного инструктажа:

1. Определить основание проведения.

2. Назначить дату до фактического начала выполнения соответствующих процедур.

3. Подготовить материалы по должности сотрудника.

4. Ознакомить сотрудника с законодательством и ПВК.

5. Разъяснить порядок действий в типичных рабочих ситуациях.

6. Ответить на вопросы.

7. Внести запись в документ учета.

8. Получить собственноручную подпись сотрудника.

9. Приобщить подтверждение к личному делу.

10. Внести сотрудника в реестр контрольных сроков.

Не рекомендуется проводить одинаковый инструктаж директору, бухгалтеру, юристу и менеджеру без учета их функций. Общая нормативная часть может совпадать, но практические обязанности необходимо разъяснять отдельно.

Вводный инструктаж не заменяет целевой инструктаж для сотрудников, которым требуется внешнее первоначальное обучение.

Как оформить дополнительный инструктаж

Дополнительный инструктаж проводится не реже одного раза в год, а также при наступлении специальных оснований.

К таким основаниям относятся:

- изменение действующих нормативных актов;

- вступление в силу новых требований;

- утверждение новой редакции ПВК;

- изменение внутренних процедур;

- перевод сотрудника на другую работу;

- поручение дополнительных обязанностей;

- выявление недостатков в ходе внутренней проверки.

В записи необходимо указать конкретное основание, а не ограничиваться общей формулировкой «изменения законодательства».

Материалы дополнительного инструктажа следует подбирать по существу изменений. Если обновился порядок направления ФЭС, бухгалтеру и менеджеру не обязательно изучать все технические поля сообщения, но они должны понимать, какие сведения и в какой срок передаются СДЛ.

Если изменились ПВК, необходимо обучить сотрудников именно тем процедурам, которые затрагивают их работу. Обычная подпись на титульном листе ПВК без содержательного инструктажа может быть недостаточной.

Пропущенный инструктаж нельзя оформлять задним числом. Порядок устранения просрочки рассмотрен в статье «Просрочили обучение или инструктаж по ПОД/ФТ».

Что делать, если инструктаж уже просрочен

Особенности оформления инструктажей в НФО

Некредитные финансовые организации используют отдельную терминологию и сроки обучения. Для них применяются вводный первичный, целевой внеплановый и плановый инструктажи.

Вводный первичный инструктаж проводится ответственным сотрудником однократно в течение одного месяца со дня приема или перевода сотрудника на соответствующую должность либо для выполнения установленных функций.

Целевой внеплановый инструктаж проводится при изменении нормативных требований, ПВК, переводе или поручении сотруднику новых функций.

Для работников, отсутствующих по причине отпуска, командировки или временной нетрудоспособности, срок в предусмотренных случаях начинает исчисляться со следующего рабочего дня после возвращения.

Факт вводного первичного и целевого внепланового инструктажа должен подтверждаться собственноручной подписью сотрудника. Форму документа НФО устанавливает самостоятельно.

Программа НФО должна предусматривать:

- изучение законодательства и актов Банка России;

- изучение внутренних документов;

- изучение типологий и признаков необычных операций;

- проверку знаний сотрудников.

Ответственный сотрудник анализирует программу не реже одного раза в год. Первичная проверка знаний проводится по истечении одного месяца после вводного первичного инструктажа, а форму проверки НФО определяет самостоятельно.

Документы о подготовке к проверке рассмотрены в статье «Проверка Центрального банка по ПОД/ФТ/ФРОМУ».

Узнать, какие документы проверяет Банк России

Как оформить журнал инструктажей по ПОД/ФТ

Законодательство требует вести учет обучения, но не устанавливает единый обязательный бланк журнала для всех организаций.

Организация может использовать:

- единый журнал инструктажей;

- отдельные журналы вводного и дополнительного инструктажа;

- индивидуальные листы инструктажа;

- листы ознакомления с документами;

- журнал филиала;

- комбинированную систему бумажного подтверждения и электронного реестра.

В журнал рекомендуется включить следующие графы:

1. Порядковый номер записи.

2. ФИО сотрудника.

3. Должность.

4. Подразделение или филиал.

5. Вид инструктажа.

6. Дата проведения.

7. Основание.

8. Тема.

9. Перечень изученных актов и внутренних документов.

10. ФИО и должность проводившего инструктаж.

11. Подпись сотрудника.

12. Подпись проводившего.

13. Результат проверки знаний, если она проводилась.

14. Примечание.

Журнал инструктажей и реестр обучения не являются полностью взаимозаменяемыми документами. Журнал подтверждает проведение конкретного инструктажа, а реестр помогает контролировать всю историю и будущие сроки.

Если организация использует индивидуальные листы, в программе или приказе необходимо указать, что именно они являются формой учета.

Можно ли вести журнал в электронном виде

Электронный реестр удобен для поиска, контроля сроков и формирования напоминаний. Однако его использование необходимо согласовать с требованиями к подтверждению факта инструктажа.

Для субъектов приказа № 203 факт проведения внутреннего инструктажа должен подтверждаться собственноручной подписью сотрудника. Поэтому обычная таблица Excel без подписи не всегда может заменить бумажный документ.

Практически безопасными вариантами являются:

- бумажный журнал плюс электронный реестр;

- индивидуальные бумажные листы плюс электронная база;

- электронный документ, подписанный допустимой электронной подписью;

- централизованный электронный архив скан-копий подписанных документов.

Для НФО допускается хранение документов об обучении в электронном виде. При этом вводный первичный и целевой внеплановый инструктаж также должны подтверждаться собственноручной подписью работника в установленном НФО документе.

Внутренний порядок электронного учета должен определять:

- место хранения;

- права доступа;

- резервное копирование;

- защиту от несанкционированного изменения;

- порядок присвоения регистрационных номеров;

- ответственного за ведение реестра;

- порядок предоставления документов проверяющим.

Нельзя вести два несогласованных учета. Если в бумажном журнале одна дата, а в электронной таблице другая, это создает дополнительные вопросы при проверке.

Как правильно заполнить запись в журнале

Запись должна позволять восстановить обстоятельства проведения инструктажа без дополнительных предположений.

Вводный инструктаж нового сотрудника

Основание: прием на должность, включенную в перечень обучаемых работников.

Тема: законодательство о ПОД/ФТ, ПВК организации, обязанности сотрудника, порядок передачи информации СДЛ.

Дополнительный документ: приказ о приеме или должностная инструкция.

Дополнительный инструктаж после обновления ПВК

Основание: приказ руководителя об утверждении новой редакции ПВК.

Тема: измененный порядок идентификации, оценки риска, работы с перечнями или внутренними сообщениями.

Дополнительный документ: лист ознакомления с конкретными разделами ПВК.

Инструктаж после изменения законодательства

Основание: вступление в силу конкретного нормативного акта.

Тема: новые обязанности, сроки, документы и изменения рабочих процедур.

Неправильная формулировка: «Изменения 115-ФЗ» без реквизитов и содержания.

Перевод сотрудника на другую работу

Основание: приказ о переводе или временном возложении функций.

Тема: новые обязанности по ПОД/ФТ, доступ к клиентским документам, взаимодействие с СДЛ.

Не следует копировать в каждую строку полный текст программы. Достаточно указать тему и реквизиты материалов так, чтобы их можно было найти в архиве.

Как исправлять ошибки в журнале

Ошибочную запись нельзя уничтожать или переписывать задним числом. Исправление должно сохранять первоначальную информацию и показывать, кто и когда внес корректировку.

При бумажном учете рекомендуется:

1. Аккуратно зачеркнуть ошибочный текст одной линией.

2. Сохранить возможность прочитать первоначальную запись.

3. Внести правильные сведения.

4. Указать дату исправления.

5. Поставить подпись ответственного лица.

6. При необходимости получить подтверждение сотрудника.

Не рекомендуется:

- использовать корректор;

- вырывать листы;

- подменять журнал;

- дописывать подпись за сотрудника;

- менять фактическую дату инструктажа;

- оформлять фиктивную запись до приема работника.

При существенной ошибке можно составить служебную записку или акт, в котором описать обстоятельства и порядок корректировки.

Если инструктаж фактически не проводился, исправление записи не устранит нарушение. Необходимо провести мероприятие реальной датой и отдельно зафиксировать устранение недостатка.

Как оформить проверку знаний после инструктажа

Порядок проверки знаний зависит от надзорного режима.

Для НФО проверка знаний должна быть предусмотрена программой подготовки. Первичная проверка проводится по истечении одного месяца после вводного первичного инструктажа.

НФО самостоятельно определяет форму и порядок проверки. Можно использовать:

- письменный тест;

- электронное тестирование;

- устный опрос;

- практическую задачу;

- комбинированную проверку.

Документ проверки знаний может содержать:

1. ФИО и должность работника.

2. Дату вводного инструктажа.

3. Дату проверки.

4. Перечень вопросов или вариант теста.

5. Количество правильных ответов.

6. Итоговый результат.

7. Решение о повторной подготовке.

8. Подписи участников.

Для субъектов приказа № 203 единая обязательная процедура проверки знаний после каждого инструктажа прямо не установлена. Однако организация вправе включить ее во внутреннюю программу как элемент контроля качества подготовки.

Если проверка знаний закреплена в ПВК, программе или приказе, организация должна проводить ее в установленном ею порядке. Невыполнение собственного внутреннего документа также может вызвать вопросы.

Какие документы оформить после инструктажа

После мероприятия необходимо завершить оформление и обновить учетные документы.

Необходимо проверить наличие подписей сразу после инструктажа. Получать подпись через несколько месяцев значительно сложнее, особенно если сотрудник уволился или переведен.

Если использовались презентация, памятка, тест или практический кейс, их желательно сохранить с указанием версии и даты. Это помогает подтвердить фактическое содержание подготовки.

Как учитывать целевой инструктаж и повышение уровня знаний

Внешнее обучение не требуется повторно проводить внутри организации. Работодатель должен проверить документ, зарегистрировать его и обеспечить хранение.

После получения свидетельства необходимо проверить не только ФИО, но и вид пройденного обучения.

Порядок учета внешнего документа:

1. Проверить ФИО сотрудника.

2. Проверить дату мероприятия.

3. Проверить название программы.

4. Установить форму обучения.

5. Проверить сведения об организаторе.

6. Зарегистрировать документ.

7. Приобщить оригинал или копию к личному делу.

8. Внести дату в именной реестр.

9. Рассчитать следующий контрольный срок.

10. Сохранить программу мероприятия и договорные документы.

Если в документе указано только общее название «обучение по 115-ФЗ», необходимо запросить у учебного центра программу или подтверждение конкретной формы.

Целевой инструктаж и повышение уровня знаний не являются взаимозаменяемыми. Неправильная регистрация документа может привести к ошибочному расчету следующего срока.

Подробно порядок прохождения целевого инструктажа по ПОД/ФТ рассмотрен в отдельной статье.

Что хранить в личном деле сотрудника

Документы, подтверждающие прохождение обучения сотрудниками субъектов приказа № 203, приобщаются к личному делу. НФО также хранит документы или их копии в личном деле в течение всего времени работы сотрудника.

В папку по сотруднику целесообразно включить:

- приказ о приеме, переводе или назначении;

- должностную инструкцию;

- документ о целевом инструктаже;

- документы о повышении уровня знаний;

- копии записей внутренних инструктажей;

- листы ознакомления с ПВК;

- результаты проверки знаний;

- документы о временном замещении;

- программы внешних мероприятий;

- документы о повторной подготовке.

Если кадровые личные дела ведутся отдельно, можно создать специализированную папку по ПОД/ФТ, но внутренний порядок должен позволять быстро связать документы с конкретным сотрудником.

Электронное хранение не отменяет необходимость обеспечить сохранность, доступность и неизменность документов.

Как оформить обучение удаленных сотрудников и филиалов

Дистанционная работа или нахождение сотрудника в другом регионе не освобождает организацию от проведения внутренних инструктажей.

Организация должна обеспечить не только передачу материалов, но и подтверждение участия конкретного сотрудника.

Практический порядок дистанционного инструктажа:

1. Направить сотруднику уведомление о дате и времени.

2. Подтвердить личность участника.

3. Провести мероприятие по видеосвязи или в корпоративной системе.

4. Направить материалы и реквизиты документов.

5. Ответить на вопросы.

6. Получить подписанный лист или запись в установленной форме.

7. Сохранить подтверждение проведения.

8. Внести сведения в общий реестр.

Для филиалов можно использовать:

- отдельный бумажный журнал филиала;

- централизованный журнал головной организации;

- индивидуальные листы с передачей копий;

- единый электронный реестр;

- комбинированный порядок.

Нельзя ограничиться отправкой ПВК по электронной почте без подтверждения ознакомления и проведения предусмотренного инструктажа.

Как связать обучение с ПВК и должностными инструкциями

Документы по обучению должны образовывать единую систему с ПВК, приказами и должностными инструкциями.

Например, если ПВК предусматривают, что менеджер проводит первичную идентификацию, это должно быть отражено в его должностной инструкции и учтено в перечне обучаемых работников.

Если бухгалтер должен сообщать СДЛ о необычных расчетах, вводный инструктаж должен содержать порядок такого взаимодействия.

Если в журнале указано, что сотрудник изучил новую редакцию ПВК, необходимо подтвердить, что документ был утвержден до даты инструктажа.

Проверяющий может сопоставить все документы по датам и содержанию. Противоречия создают впечатление, что система оформлена формально.

Как вести календарь сроков обучения

Календарь или реестр необходим для предупреждения просрочек. Он дополняет журнал, но не заменяет его.

Контрольную дату лучше устанавливать раньше предельного срока. Это позволяет учесть отпуск, болезнь, командировку, перенос семинара и задержку выдачи документа.

Реестр необходимо обновлять после:

- приема нового сотрудника;

- перевода;

- временного замещения;

- внутреннего инструктажа;

- получения свидетельства;

- увольнения;

- изменения перечня должностей.

При выявлении просрочки нельзя просто заменить дату в таблице. Необходимо фактически провести обучение и сохранить историю устранения нарушения.

Что делать при увольнении, переводе или замещении сотрудника

Каждое кадровое изменение должно запускать проверку документов по обучению.

При смене СДЛ необходимо получить:

- журналы;

- программы;

- реестры;

- свидетельства сотрудников;

- материалы инструктажей;

- результаты проверок знаний;

- доступ к электронному архиву.

Временный заместитель должен быть подготовлен до передачи ему функций. Краткий период замещения не означает, что обучение можно не оформлять.

Требования к ответственному сотруднику рассмотрены в статье «СДЛ по ПОД/ФТ: требования, обязанности и ответственность».

Что проверят Росфинмониторинг или Банк России

При проверке оценивается не наличие одного журнала, а вся система подготовки работников.

Проверяющие могут запросить:

- приказ об организации обучения;

- утвержденный перечень сотрудников;

- программу подготовки;

- журналы и индивидуальные листы;

- материалы инструктажей;

- свидетельства внешних учебных центров;

- документы проверки знаний;

- именной реестр;

- кадровые приказы;

- должностные инструкции;

- документы филиалов;

- подтверждение хранения документов в личных делах.

Особое внимание может быть уделено следующим вопросам:

- включены ли обязательные должности;

- проводил ли инструктаж уполномоченный сотрудник;

- указаны ли фактические основания;

- имеются ли подписи;

- соблюдены ли сроки;

- совпадают ли записи с кадровыми документами;

- не заменено ли внешнее обучение внутренней записью;

- актуализирована ли программа;

- проводилась ли обязательная проверка знаний в НФО.

Формальная подпись не подтверждает, что сотрудник знает порядок выполнения своих обязанностей. Проверяющий может задавать вопросы СДЛ и другим работникам.

Подготовка к надзорным мероприятиям рассмотрена в материалах о проверке Росфинмониторинга и проверке Банка России.

Узнать, какие документы могут запросить при проверке

Ответственность за неправильное оформление обучения

Недостатки в программе, учете и проведении инструктажей могут быть оценены как нарушение требований к организации внутреннего контроля.

Риск возникает не только при полном отсутствии обучения. Претензии возможны и при формальном либо несвоевременном оформлении.

К нарушениям могут относиться:

- отсутствие программы;

- отсутствие перечня;

- отсутствие учета;

- неподписанные записи;

- проведение инструктажа ненадлежащим лицом;

- пропуск ежегодного дополнительного инструктажа;

- отсутствие инструктажа после изменения ПВК;

- отсутствие внешнего свидетельства;

- неправильная форма обучения;

- документы задним числом;

- противоречия между программой, журналом и ПВК;

- отсутствие обязательной проверки знаний в НФО.

Если выявлено несколько недостатков, надзорный орган может оценивать систему подготовки в совокупности с назначением СДЛ, актуальностью ПВК, идентификацией и отчетностью.

Подробно возможные санкции рассмотрены в статье «Штрафы по ПОД/ФТ и 115-ФЗ».

Узнать о возможных штрафах по ПОД/ФТ

Как пройти обучение в «Гранд Скул»

В «Гранд Скул» можно пройти целевой инструктаж, повышение уровня знаний и повышение квалификации по ПОД/ФТ.

Перед записью необходимо определить вид организации, надзорный орган, должность сотрудника и форму обучения, которая требуется в конкретной ситуации.

Целевой инструктаж по ПОД/ФТ

Целевой инструктаж подходит сотрудникам субъектов Росфинмониторинга, которым необходимо пройти первоначальное внешнее обучение.

Обучение проводится онлайн. Слушатели участвуют в вебинаре, получают актуальные материалы и могут задать вопросы специалисту. После обучения выдается свидетельство о прохождении целевого инструктажа по ПОД/ФТ.

Записаться на целевой инструктаж по ПОД/ФТ

Повышение уровня знаний и квалификации

Если первоначальное обучение уже пройдено, организации необходимо контролировать очередное повышение уровня знаний или квалификации.

В «Гранд Скул» предусмотрены программы для субъектов Росфинмониторинга и Банка России. После обучения слушатель получает документ, подтверждающий повышение квалификации или уровня знаний по ПОД/ФТ.

Записаться на повышение квалификации по ПОД/ФТ

Когда подойдет услуга «ПОД/ФТ под ключ»

Если организация только начала деятельность, недостаточно скачать программу и завести журнал. Необходимо назначить и обучить СДЛ, разработать ПВК и согласовать все документы с фактическими процессами.

Услуга «ПОД/ФТ под ключ» подходит новым компаниям и ИП, которым необходимо выстроить систему внутреннего контроля с нуля.

В комплекс входят:

- обучение СДЛ с выдачей свидетельства;

- разработка полного комплекта ПВК;

- три месяца профессионального юридического обслуживания;

- помощь в организации основных процедур;

- согласование системы обучения с внутренними документами.

При заказе комплекса экономия может составить более 40% по сравнению с приобретением обучения, разработки ПВК и сопровождения по отдельности.

Комплексный подход снижает риск того, что программа, журнал, перечень сотрудников и ПВК будут противоречить друг другу.

Узнать подробнее об услуге «ПОД/ФТ под ключ»

Типичные ошибки организаций

Ошибка 1. Скачивают журнал, но не разрабатывают программу.

Записи не подтверждают, по какому порядку проводилась подготовка.

Ошибка 2. Не утверждают перечень сотрудников.

Организация не может обосновать круг обучаемых работников.

Ошибка 3. Проводит инструктаж неназначенное лицо.

Функции должны соответствовать ПВК, приказу и должностной инструкции.

Ошибка 4. Не указывают основание дополнительного инструктажа.

Из записи невозможно понять, какие изменения изучены.

Ошибка 5. Используют формулировку «инструктаж по ПОД/ФТ» без содержания.

Запись не подтверждает изучение конкретных требований.

Ошибка 6. Нет собственноручной подписи сотрудника.

Факт внутреннего инструктажа может оказаться неподтвержденным.

Ошибка 7. Внешнее свидетельство не приобщено к личному делу.

При проверке документ приходится срочно искать у сотрудника.

Ошибка 8. Внутренней записью заменяют целевой инструктаж.

Разные формы обучения не являются взаимозаменяемыми.

Ошибка 9. Не проводят проверку знаний в НФО.

Обязательная процедура отсутствует либо не подтверждается документами.

Ошибка 10. Программа не обновляется.

Сотрудников продолжают обучать по устаревшим процедурам.

Ошибка 11. Документы оформляют задним числом.

Недостоверные даты создают дополнительные риски.

Ошибка 12. Не учитывают удаленных работников и филиалы.

Часть сотрудников фактически остается без подготовки.

Ошибка 13. Бумажный журнал и электронный реестр содержат разные сведения.

Противоречия вызывают вопросы о достоверности учета.

Ошибка 14. Документы не пересматриваются после смены СДЛ.

В приказах и журналах остается уволившийся ответственный сотрудник.

Ошибка 15. Используют документы для другого нормативного режима.

Комплект НФО нельзя автоматически применять к субъекту приказа № 203 и наоборот.

Чек-лист готовности системы обучения

Чек-лист рекомендуется использовать не только перед проверкой, но и после каждого существенного кадрового или нормативного изменения.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести журнал инструктажей по ПОД/ФТ?

Организация обязана вести учет обучения, но единый обязательный шаблон журнала не установлен. Можно использовать журнал, индивидуальные листы или другой документ, утвержденный внутренним порядком.

Можно ли вести журнал только в электронном виде?

Необходимо учитывать требование о собственноручной подписи сотрудника. Обычная электронная таблица без подписи может быть недостаточной. Практически удобно сочетать подписанные документы и электронный реестр.

Кто проводит вводный инструктаж?

Для субъектов приказа № 203 вводный инструктаж проводит специальное должностное лицо. В НФО его проводит ответственный сотрудник.

Нужно ли издавать отдельный приказ на каждый инструктаж?

Обычно нет. Основание проведения можно указать в журнале и приложить соответствующий нормативный, кадровый или внутренний документ. Отдельный приказ может использоваться при массовом обучении или существенных изменениях.

Как оформить инструктаж после изменения ПВК?

Необходимо указать реквизиты приказа об утверждении новой редакции, перечислить измененные процедуры и получить подписи сотрудников.

Нужна ли проверка знаний после инструктажа?

Для НФО проверка знаний предусмотрена программой, а первичная проверка проводится после вводного первичного инструктажа. Для субъектов приказа № 203 проверка может быть установлена внутренними документами организации.

Как хранить свидетельства учебного центра?

Документы следует зарегистрировать и приобщить к личному делу сотрудника. Дополнительно рекомендуется хранить электронную копию и программу мероприятия.

Можно ли провести инструктаж удаленному сотруднику?

Да, при условии подтверждения личности, участия и подписания установленного документа. Порядок дистанционного проведения необходимо закрепить внутренним актом.

Что делать, если сотрудник не подписал журнал?

Следует получить подпись сразу после мероприятия. Если сотрудник отказывается, необходимо зафиксировать отказ актом и оценить возможность допуска его к выполнению соответствующих функций.

Как исправить ошибочную запись?

Нужно сохранить первоначальную запись, внести корректировку с датой и подписью. Нельзя использовать корректор, уничтожать лист или менять фактическую дату.

Нужно ли заново проводить инструктаж при смене СДЛ?

Сам факт смены СДЛ не всегда означает необходимость повторного обучения всех работников. Однако необходимо проверить документы, актуальность программы и наличие оснований для дополнительного инструктажа.

Можно ли заменить внутренний инструктаж внешним курсом?

Не всегда. Внешнее обучение не освобождает организацию от ознакомления работника с ее собственными ПВК, обязанностями и внутренними процедурами.

Правильно оформленная система обучения по ПОД/ФТ состоит не из одного журнала, а из взаимосвязанных документов. Организации необходимы программа, перечень работников, порядок учета, подтверждения инструктажей, внешние свидетельства, личные дела и календарь контрольных сроков.

Все документы должны соответствовать ПВК, штатной структуре и фактическим обязанностям сотрудников. При изменении законодательства, кадров или внутренних процедур систему обучения необходимо своевременно актуализировать.

Если организация обнаружила пропущенный инструктаж или несоответствие документов, исправлять ситуацию нужно фактической датой без оформления задним числом.

Пройти целевой инструктаж по ПОД/ФТ

Пройти повышение уровня знаний или квалификации