ПОД/ФТ для страховых организаций - это система внутреннего контроля, которую страховщик или страховой брокер должен выстроить с учетом 115-ФЗ, требований Банка России, страховых продуктов, работы с клиентами, выгодоприобретателями, страховыми выплатами и внутренними документами. Для страховой организации недостаточно один раз утвердить ПВК, назначить СДЛ и провести обучение по ПОД/ФТ. Важно, чтобы вся система реально работала: от идентификации клиента до хранения квитанций и подготовки к проверке.
Страховые организации относятся к субъектам 115-ФЗ, если речь не идет о страховых медицинских организациях, которые осуществляют деятельность исключительно в сфере обязательного медицинского страхования. Также требования ПОД/ФТ распространяются на страховых брокеров и иностранные страховые организации, которые имеют право работать на территории РФ.
Главная особенность страховой отрасли - в ПОД/ФТ нужно смотреть не только на клиента, но и на страхователя, застрахованное лицо, выгодоприобретателя, представителя, страховую премию, возврат средств и страховую выплату.
В статье разберем, кто из страхового сектора обязан соблюдать 115-ФЗ, какие документы нужны, как организовать обучение, что должно быть в ПВК, как работает внутренний контроль и почему страховщикам выгодно подключить юридическое абонентское обслуживание по ПОД/ФТ.
Оглавление:
- Подпадают ли страховые организации под 115-ФЗ
- Почему ПОД/ФТ в страховании отличается от других отраслей
- Нормативная база для страховых организаций
- Основные обязанности страховщика по ПОД/ФТ
- Кто отвечает за ПОД/ФТ в страховой организации
- ПВК для страховой организации: зачем нужны и что учитывать
- Что должно быть в ПВК страховщика
- Почему нельзя брать общий шаблон ПВК
- Идентификация клиента, страхователя и выгодоприобретателя
- Выгодоприобретатель в страховании: почему это отдельный риск
- Оценка риска клиента и договора страхования
- Подозрительные операции в страховании
- Обязательный контроль, ФЭС и сообщения
- Внутренний контроль в страховой организации
- Обучение по ПОД/ФТ для страховой организации
- Какие документы должны быть готовы у страховщика
- Личный кабинет, запросы и проверки
- Частые ошибки страховых организаций
- Чем Гранд Скул помогает страховым организациям
- Юридическое абонентское обслуживание по ПОД/ФТ
- ПОД/ФТ под ключ для новой страховой организации
- Чек-лист страховщика по ПОД/ФТ
Подпадают ли страховые организации под 115-ФЗ
Да, страховые организации относятся к субъектам 115-ФЗ. В статье 5 закона прямо указаны страховые организации, страховые брокеры и иностранные страховые организации, имеющие право осуществлять страховую деятельность на территории РФ. При этом для страховых медицинских организаций есть исключение: если организация осуществляет деятельность исключительно в сфере обязательного медицинского страхования, она не относится к этому блоку субъектов 115-ФЗ.
Важно не путать страховую организацию, страхового брокера, страхового агента и страховую медицинскую организацию по ОМС. Их статус для целей ПОД/ФТ может отличаться.
| Категория | Подпадает под 115-ФЗ | Что учесть |
|---|---|---|
| Страховая организация | Да | Нужны ПВК, СДЛ, обучение, идентификация и внутренний контроль |
| Страховой брокер | Да | Нужно учитывать посредническую модель, поручения клиента и документы по сделке |
| Иностранная страховая организация, работающая в РФ | Да | Нужно учитывать право на осуществление страховой деятельности в РФ |
| Страховая медицинская организация только по ОМС | Обычно исключение | Исключение работает, если деятельность осуществляется исключительно в сфере ОМС |
| Страховой агент | Нужно смотреть модель работы | Сам агент не всегда является самостоятельным субъектом 115-ФЗ, но может участвовать в процедурах страховщика |
| Общество взаимного страхования | Отдельно учитывается в регулировании НФО | Нужно анализировать статус, операции и применимые требования Банка России |
Если организация не уверена, подпадает ли она под требования 115-ФЗ, сначала нужно проверить вид деятельности, лицензию, фактические операции, участие в страховых сделках и применимые требования Банка России. Общий перечень субъектов разобран в статье кто подпадает под 115-ФЗ.
Почему ПОД/ФТ в страховании отличается от других отраслей
У страховых организаций своя специфика. В банковской или ломбардной деятельности основной фокус часто идет на платеж, заем, залог или сделку. В страховании важна вся цепочка: заключение договора, уплата страховой премии, изменение условий, назначение выгодоприобретателя, страховая выплата, возврат премии и расторжение договора.
Страховой договор может использоваться не только для защиты риска, но и для движения денежных средств. Поэтому система ПОД/ФТ должна видеть экономический смысл договора и последующих операций.
Особое внимание нужно уделять ситуациям, когда:
клиент оформляет договор с крупной страховой премией;
договор быстро расторгается после оплаты;
страховая выплата направляется третьему лицу;
выгодоприобретатель меняется без понятной причины;
премию оплачивает не сам страхователь;
клиент действует через представителя;
страховой продукт не соответствует профилю клиента;
клиент отказывается раскрывать сведения для идентификации;
оформление идет дистанционно или через посредников;
в сделке участвуют лица с повышенным риском.
Именно поэтому страховой организации нужен не общий документ, а ПВК, адаптированный под страховую модель работы.
Нормативная база для страховых организаций
Страховые организации и страховые брокеры учитывают не только 115-ФЗ, но и специальные акты Банка России для некредитных финансовых организаций. Это особенно важно при подготовке ПВК, назначении СДЛ и организации обучения.
| Документ | Что регулирует | Почему важен для страховщика |
|---|---|---|
| Федеральный закон № 115-ФЗ | Базовые обязанности по ПОД/ФТ и ФРОМУ | Определяет статус субъектов, идентификацию, контроль операций, хранение документов и направление сведений |
| Закон РФ № 4015-1 | Организацию страхового дела | Помогает определить статус страховщика, страхового брокера, иностранной страховой организации и участников страховой сделки |
| Положение Банка России № 445-П | Требования к ПВК НФО | Ключевой документ для структуры и содержания ПВК страховой организации |
| Указание Банка России № 3471-У | Подготовку и обучение кадров НФО | Нужно для программы подготовки, инструктажей и подтверждения обучения сотрудников |
| Указание Банка России № 3470-У | Квалификационные требования к специальным должностным лицам НФО | Нужно для проверки соответствия СДЛ |
| КоАП РФ, статья 15.27 | Ответственность за нарушения законодательства о ПОД/ФТ | Используется при оценке рисков штрафов и предписаний |
| Внутренние документы страховщика | ПВК, приказы, анкеты, решения, программы, реестры | Подтверждают фактическое исполнение обязанностей |
Для страховой организации особенно важно ориентироваться на требования Банка России к НФО. Общие ПВК “для субъектов 115-ФЗ” без страховой специфики могут не подойти.
Основные обязанности страховщика по ПОД/ФТ
Обязанности страховой организации по ПОД/ФТ нужно рассматривать как систему. Если есть только ПВК, но нет обучения, внутренних сообщений, оценки риска и решений СДЛ, система будет выглядеть формальной.
| Обязанность | Что это значит для страховой организации | Чем подтвердить |
|---|---|---|
| Разработать ПВК | Подготовить правила внутреннего контроля с учетом требований Банка России и страховой деятельности | ПВК, приложения, приказ, лист изменений |
| Назначить СДЛ | Определить ответственное лицо за реализацию ПВК | Приказ, должностная инструкция, документы о квалификации и обучении |
| Организовать обучение | Подготовить сотрудников, которые участвуют в ПОД/ФТ | Программа, журналы, подтверждения, документы после обучения |
| Идентифицировать клиентов | Проверять страхователя, представителя, выгодоприобретателя и бенефициара | Анкеты, документы, результаты проверок, отметки в системе |
| Оценивать риск | Определять риск клиента, договора, выплаты, возврата и канала продаж | Форма оценки риска, анкета, решение СДЛ |
| Выявлять операции | Отслеживать операции обязательного контроля и подозрительные операции | Внутренние сообщения, реестры, решения, ФЭС |
| Направлять сведения | Передавать сообщения при наличии оснований | ФЭС, квитанции, статусы отправки |
| Хранить документы | Обеспечить хранение анкет, договоров, решений, квитанций и подтверждений | Архив, реестры, электронные папки, регламент хранения |
| Проводить внутренний контроль | Проверять, как сотрудники исполняют ПВК | Отчеты, акты, планы устранения нарушений |
| Обновлять документы | Актуализировать ПВК и формы при изменениях | Новая редакция, приказ, лист ознакомления |
Полный список документов по ПОД/ФТ можно посмотреть в статье какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.
Кто отвечает за ПОД/ФТ в страховой организации
За организацию системы ПОД/ФТ отвечает не только СДЛ. Руководитель должен обеспечить условия для работы внутреннего контроля, утвердить документы, назначить ответственных и контролировать, чтобы ПВК исполнялись на практике.
Главная ошибка - считать, что ПОД/ФТ можно полностью “передать” одному сотруднику. В страховой организации процедуры затрагивают продажи, урегулирование убытков, бухгалтерию, юридический отдел, внутренний контроль, агентскую сеть и сотрудников, работающих с клиентами.
| Участник системы | Роль в ПОД/ФТ | Что закрепить |
|---|---|---|
| Руководитель | Организует систему внутреннего контроля и утверждает документы | Приказы, полномочия, порядок контроля |
| СДЛ | Реализует ПВК, анализирует сообщения, принимает решения | Приказ, должностная инструкция, документы о квалификации и обучении |
| Юридический отдел | Помогает с договорами, запросами, внутренними документами и спорными случаями | Порядок взаимодействия с СДЛ |
| Служба внутреннего контроля | Проверяет исполнение процедур и выявляет нарушения | План проверок, отчеты, меры исправления |
| Сотрудники продаж | Получают сведения о клиенте и видят первичные признаки риска | Инструктаж, памятки, порядок передачи информации |
| Урегулирование убытков | Работает со страховыми выплатами и документами получателей | Алгоритм проверки выплаты и выгодоприобретателя |
| Бухгалтерия | Видит платежи, возвраты, квитанции и движение денег | Порядок взаимодействия с СДЛ |
| Агентская сеть | Может участвовать в сборе сведений и работе с клиентами | Регламент передачи данных и документов |
Подробнее о требованиях к ответственному лицу смотрите в статье СДЛ по ПОД/ФТ.
ПВК для страховой организации: зачем нужны и что учитывать
ПВК - это основной документ, который описывает систему внутреннего контроля страховой организации по ПОД/ФТ. В нем должно быть понятно, как организация идентифицирует клиентов, оценивает риск, выявляет операции, принимает решения, направляет сообщения, обучает сотрудников и хранит документы.
ПВК страховщика должны учитывать реальные страховые процессы: заключение договора, прием страховой премии, изменение выгодоприобретателя, выплату, возврат средств, расторжение договора, работу с агентами и дистанционные каналы.
Нельзя просто взять общий шаблон и заменить название организации. При проверке важно показать, что ПВК соответствуют виду и масштабу деятельности, организационной структуре, страховым продуктам, клиентской базе и уровню риска.
Общую структуру правил можно посмотреть в статье ПВК по ПОД/ФТ в 2026 году, а порядок подготовки документа - в статье разработка ПВК по ПОД/ФТ.
Что должно быть в ПВК страховщика
Хорошие ПВК не должны быть просто пересказом закона. Они должны объяснять сотрудникам, что делать в конкретных ситуациях: кого проверить, какие документы запросить, когда передать информацию СДЛ, как оформить решение и где сохранить подтверждения.
| Раздел ПВК | Что прописать для страховой организации | Практический результат |
|---|---|---|
| Организация системы ПОД/ФТ | Роли руководителя, СДЛ, подразделений, агентов и сотрудников | Понятно, кто отвечает за каждый этап |
| Идентификация клиентов | Порядок проверки страхователя, представителя, выгодоприобретателя и бенефициара | Анкеты заполняются полно и единообразно |
| Оценка риска | Критерии риска по клиенту, договору, выплате, возврату и каналу продаж | Риск не ставится формально всем одинаково |
| Работа с выгодоприобретателем | Когда устанавливается выгодоприобретатель и как фиксируются изменения | Компания понимает, кто фактически получает выгоду |
| Обязательный контроль | Как выявляются операции, подлежащие обязательному контролю | Операции не теряются между подразделениями |
| Подозрительные операции | Признаки для страховых договоров, выплат, возвратов и расторжений | Сотрудники понимают, когда передать информацию СДЛ |
| Внутренние сообщения | Форма и порядок передачи информации ответственному лицу | Есть доказательство, что признак был зафиксирован |
| ФЭС | Кто готовит сообщение, кто отправляет, кто хранит квитанции | Есть контроль сроков и статусов |
| Работа с агентами | Как передаются сведения, документы и подозрительные признаки | Агентский канал встроен в систему ПОД/ФТ |
| Обучение сотрудников | Кто проходит обучение, инструктаж и проверку знаний | Подготовка связана с должностными функциями |
| Хранение документов | Где хранятся анкеты, договоры, решения, сообщения и квитанции | Комплект можно быстро собрать при запросе |
| Внутренние проверки | Как проверяется исполнение ПВК | Система контролируется регулярно |
ПВК должны быть не максимально объемными, а точными. Если в документ включить процедуры, которые страховая организация фактически не выполняет, при проверке могут спросить, почему эти процедуры не работают.
Почему нельзя брать общий шаблон ПВК
Общий шаблон ПВК может создать иллюзию, что обязанность выполнена. На практике проблема часто проявляется при проверке: документ есть, но он не описывает страховые продукты, выгодоприобретателей, страховые выплаты, возвраты, агентский канал и внутренние решения.
| Что не учитывает шаблон | Почему это риск для страховщика | Как правильно |
|---|---|---|
| Выгодоприобретателя | Можно пропустить лицо, которое фактически получает выгоду | Прописать порядок установления и изменения выгодоприобретателя |
| Страховые выплаты | Выплата может уйти третьему лицу без анализа риска | Описать проверку получателя, основания и документов |
| Возврат премии | Быстрое расторжение может быть риск-фактором | Прописать анализ экономического смысла возврата |
| Агентскую сеть | Сведения могут не доходить до СДЛ | Настроить передачу документов и признаков |
| Дистанционные продажи | Клиент может оформляться без очного контакта | Прописать порядок получения и проверки сведений |
| Страховые продукты | Одинаковые процедуры могут не подходить всем продуктам | Учитывать реальную линейку договоров |
| Реальные функции сотрудников | Сотрудники не понимают, кто и что должен делать | Связать ПВК с должностными обязанностями и обучением |
Для страховой организации безопаснее разработать ПВК под фактическую деятельность, чем скачивать шаблон и потом объяснять проверяющим, почему документ не совпадает с реальными процессами.
Идентификация клиента, страхователя и выгодоприобретателя
Идентификация в страховании сложнее, чем простая проверка паспорта клиента. В одной сделке могут участвовать страхователь, застрахованное лицо, выгодоприобретатель, представитель, плательщик и фактический получатель выплаты. Поэтому в ПВК нужно четко прописать, кого проверяет страховая организация и какие сведения фиксирует.
| Кого проверять | Что фиксировать | Когда усилить внимание |
|---|---|---|
| Страхователь | Сведения о лице, которое заключает договор страхования | Если договор не соответствует профилю клиента |
| Представитель | Личность, полномочия, доверенность или иной документ | Если клиент фактически действует через третье лицо |
| Выгодоприобретатель | Лицо, которое получит страховую выплату или иную выгоду | Если выгодоприобретатель не связан с клиентом или часто меняется |
| Бенефициарный владелец | Физическое лицо, которое контролирует клиента-юрлицо | Если структура владения сложная или непрозрачная |
| Плательщик страховой премии | Кто фактически вносит деньги | Если премию оплачивает третье лицо |
| Получатель выплаты | Кому и на каком основании направляется выплата | Если выплата идет не первоначальному выгодоприобретателю |
| Клиент при дистанционном оформлении | Сведения, подтверждения, электронные следы и результаты проверки | Если канал оформления повышает риск |
Анкета клиента должна показывать не только данные страхователя, но и логику сделки: кто участвует, кто платит, кто получает выгоду и почему операция соответствует профилю клиента.
Подробный порядок проверки клиентов разобран в статье идентификация клиента по 115-ФЗ.
Выгодоприобретатель в страховании: почему это отдельный риск
Выгодоприобретатель - один из самых важных элементов ПОД/ФТ для страховой организации. Именно это лицо может получить страховую выплату, хотя договор оформляет другой человек или компания. Если страховщик проверяет только страхователя, он может не увидеть реального получателя денег.
Для страховой организации риск возникает не только при заключении договора, но и при изменении выгодоприобретателя, выплате, переоформлении условий и расторжении договора.
| Ситуация | Почему возникает риск | Что сделать |
|---|---|---|
| Выгодоприобретатель указан сразу при заключении договора | Нужно понять связь с клиентом и экономический смысл | Зафиксировать сведения и проверить документы |
| Выгодоприобретатель меняется | Может измениться фактический получатель средств | Проверить причину изменения и оценить риск |
| Выплата идет третьему лицу | Не всегда понятно, почему деньги получает именно это лицо | Проверить основание выплаты и документы |
| Клиент отказывается раскрывать сведения | Невозможно полноценно провести идентификацию | Действовать по ПВК и передать информацию СДЛ |
| Выгодоприобретатель связан с повышенным риском | Может потребоваться дополнительный анализ | Зафиксировать критерии риска и решение |
В ПВК страховщика нужно отдельно прописать, кто устанавливает выгодоприобретателя, когда сведения обновляются, как фиксируются изменения и кому передается информация при подозрительных признаках.
Оценка риска клиента и договора страхования
Страховая организация должна применять риск-ориентированный подход. Это значит, что нужно оценивать не только клиента, но и договор, страховую премию, выгодоприобретателя, выплату, способ оплаты, канал продаж и поведение клиента.
| Признак | Почему повышает риск | Что сделать |
|---|---|---|
| Крупная страховая премия без понятного источника средств | Может быть риск использования договора для движения денег | Запросить пояснения, оценить риск, сохранить результат |
| Быстрое расторжение договора после оплаты | Может быть попытка вернуть средства в иной форме | Проанализировать экономический смысл и передать СДЛ |
| Оплата премии третьим лицом | Неясен фактический источник средств | Проверить связь между плательщиком и клиентом |
| Выплата третьему лицу | Нужно понять реального получателя выгоды | Проверить основание выплаты и документы |
| Частая смена выгодоприобретателя | Может скрывать фактического получателя | Зафиксировать причины изменений и оценить риск |
| Сложная структура клиента-юрлица | Трудно установить бенефициара | Запросить структуру владения и документы |
| Нетипичный продукт для профиля клиента | Договор может не иметь понятной страховой цели | Оценить экономический смысл договора |
| Дистанционное оформление без понятной проверки | Повышается риск недостоверных сведений | Проверить канал, документы и подтверждения |
Ошибка страховщика - ставить всем клиентам одинаковый уровень риска. При проверке важно показать, почему риск определен именно так и где это зафиксировано.
Подробнее о критериях и примерах смотрите в статье оценка риска клиента по ПОД/ФТ.
Подозрительные операции в страховании
Сотрудник страховой организации не обязан самостоятельно квалифицировать операцию как подозрительную. Но он должен понимать, какие признаки нужно передать СДЛ. Поэтому в ПВК и в программе обучения нужны примеры именно из страхования.
| Признак | Как может выглядеть | Действие сотрудника |
|---|---|---|
| Крупная премия и быстрый отказ от договора | Клиент оплачивает договор, а затем быстро просит возврат | Зафиксировать ситуацию и передать СДЛ |
| Возврат средств на счет третьего лица | Клиент просит вернуть деньги не себе | Проверить основание и передать на анализ |
| Неясный выгодоприобретатель | Клиент не объясняет связь с лицом, которое получает выгоду | Запросить сведения и сообщить ответственному лицу |
| Частая смена условий | Меняются выгодоприобретатели, плательщики или получатели | Зафиксировать изменения и оценить риск |
| Страхование без понятной цели | Продукт не соответствует деятельности или потребностям клиента | Передать информацию СДЛ |
| Документы противоречат друг другу | Анкета, договор и пояснения содержат разные сведения | Запросить уточнения и оформить внутреннее сообщение |
| Клиент действует по указанию другого лица | Третье лицо контролирует переговоры или оформление | Зафиксировать обстоятельства и передать СДЛ |
| Отказ от сведений | Клиент не дает документы или пояснения | Действовать по ПВК |
Сотрудник должен не “расследовать” операцию, а вовремя передать признаки ответственному лицу. Решение принимает СДЛ по процедуре, указанной в ПВК.
Подробнее о признаках и алгоритме действий читайте в статье подозрительные операции: признаки, примеры и действия сотрудника.
Обязательный контроль, ФЭС и сообщения
Страховая организация должна выявлять операции, которые подлежат обязательному контролю, и операции, которые могут быть подозрительными. При наличии оснований направляется ФЭС. Но не менее важно сохранить внутреннюю логику: кто выявил признак, кто рассмотрел, какие документы изучены, какое решение принято.
ФЭС - это не просто отправка формы. Это финальный результат внутренней процедуры, которая должна быть описана в ПВК и подтверждена документами.
| Этап | Что делает страховая организация | Чем подтвердить |
|---|---|---|
| Выявление признака | Сотрудник видит нестандартную ситуацию по договору, выплате или возврату | Внутреннее сообщение, документы, пояснения |
| Передача СДЛ | Информация передается ответственному лицу | Форма сообщения, дата, подпись или электронный след |
| Анализ | СДЛ оценивает клиента, договор, риск и документы | Решение СДЛ, анкета, результаты проверки |
| Подготовка ФЭС | Сообщение формируется при наличии оснований | ФЭС, внутренний реестр, документы анализа |
| Отправка | Сообщение направляется в установленном порядке | Квитанция, статус, дата отправки |
| Хранение | Документы сохраняются в архиве ПОД/ФТ | Папка клиента, реестр, архив квитанций |
Дополнительно смотрите статьи ФЭС в Росфинмониторинг, обязательный контроль по 115-ФЗ и отчетность в Росфинмониторинг.
Внутренний контроль в страховой организации
Внутренний контроль в страховой организации должен охватывать весь жизненный цикл договора: обращение клиента, идентификацию, заключение договора, оплату премии, изменение условий, выплату, возврат, расторжение, хранение документов и работу с запросами.
| Этап | Что контролировать | Какие документы важны |
|---|---|---|
| Заявка клиента | Первичные сведения, цель обращения, канал продаж | Анкета, заявка, документы клиента |
| Заключение договора | Страхователь, представитель, выгодоприобретатель, бенефициар | Договор, анкета, результаты проверки |
| Оплата премии | Плательщик, сумма, способ оплаты, источник средств | Платежные документы, отметки проверки |
| Изменение условий | Причина изменения, новые участники, новый риск | Допсоглашение, заявление, решение |
| Смена выгодоприобретателя | Основание и связь с клиентом | Заявление, документы, оценка риска |
| Страховая выплата | Получатель, основание, документы, риск операции | Выплатное дело, решение, платежные документы |
| Расторжение и возврат | Причина возврата, счет получателя, экономический смысл | Заявление, расчет, платеж, решение СДЛ при необходимости |
| Архив | Полнота и системность хранения | Анкеты, договоры, сообщения, квитанции, отчеты |
Если внутренний контроль работает только “на бумаге”, это быстро видно по документам: нет связи между анкетой, риском, договором, выплатой, решением СДЛ и архивом.
Обучение по ПОД/ФТ для страховой организации
Обучение по ПОД/ФТ для страховых организаций регулируется требованиями Банка России к некредитным финансовым организациям. Страховщик должен определить, кто из сотрудников участвует в ПОД/ФТ, какие формы подготовки применяются, как проводится инструктаж, как подтверждается факт обучения и где хранятся документы.
Обучать нужно не только СДЛ. В систему обучения нужно включать сотрудников, которые работают с клиентами, договорами, выплатами, агентами, документами, рисками, ФЭС и внутренним контролем.
| Кого обучать | Почему важно | Что хранить |
|---|---|---|
| Руководитель | Отвечает за организацию системы ПОД/ФТ | Документы о подготовке, приказы, решения |
| СДЛ | Принимает ключевые решения по ПВК, рискам и сообщениям | Свидетельство, программа, документы о квалификации |
| Сотрудники продаж | Первый контакт с клиентом и документами | Инструктаж, памятки, листы ознакомления |
| Сотрудники урегулирования убытков | Работают со страховыми выплатами и получателями | Документы о обучении, внутренние алгоритмы |
| Бухгалтерия | Видит платежи, возвраты, квитанции и документы | Инструктаж, порядок взаимодействия с СДЛ |
| Юристы | Участвуют в договорах, запросах и внутренних документах | Подтверждение подготовки и ознакомления |
| Служба внутреннего контроля | Проверяет исполнение процедур | Документы о обучении, планы и отчеты |
| Сотрудники, работающие с личным кабинетом | Контролируют сообщения, квитанции и статусы | Приказы, инструкции, подтверждение подготовки |
| Сотрудники, взаимодействующие с агентами | Получают сведения и документы через агентский канал | Порядок передачи информации и подтверждение обучения |
Внутри страховой организации нужно утвердить программу подготовки и обучения, определить перечень сотрудников, обеспечить инструктаж, фиксировать результаты и хранить документы.
Подробнее о подготовке сотрудников смотрите в статьях обучение по ПОД/ФТ, целевой инструктаж по ПОД/ФТ и повышение квалификации по ПОД/ФТ.
Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить
В Гранд Скул можно пройти обучение и инструктаж по ПОД/ФТ онлайн, получить подтверждающие документы и закрыть обязательный блок подготовки СДЛ и сотрудников страховой организации.
Какие документы должны быть готовы у страховщика
Подготовку к проверке удобно начинать с инвентаризации документов. Нужно понять, что уже есть, что устарело, какие формы не ведутся и какие документы невозможно быстро собрать.
| Документ | Что проверяют | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| ПВК | Актуальность и соответствие требованиям Банка России | Документ должен учитывать страховую деятельность |
| Приказ об утверждении ПВК | Дата, редакция, приложения, полномочия | Приказ должен соответствовать действующей редакции |
| Приказ о назначении СДЛ | Кто отвечает за ПОД/ФТ | Функции должны быть закреплены не формально |
| Документы о квалификации СДЛ | Соответствие требованиям | Проверьте образование, опыт и ограничения |
| Документы об обучении | Прошел ли подготовку СДЛ и сотрудники | Храните программы, журналы, свидетельства и листы ознакомления |
| Перечень обучаемых сотрудников | Кого организация включила в подготовку | Перечень должен быть связан с функциями работников |
| Анкеты клиентов | Полнота идентификации и оценка риска | Проверьте представителя, выгодоприобретателя и бенефициара |
| Документы по договорам страхования | Связь договора с клиентом, продуктом и риском | Договоры должны связываться с анкетой и оценкой риска |
| Документы по выплатам | Получатель, основание и сумма выплаты | Проверьте связь с выгодоприобретателем |
| Документы по возвратам и расторжениям | Причина возврата и получатель средств | Важно оценить экономический смысл операции |
| Внутренние сообщения | Передают ли сотрудники признаки СДЛ | Форма должна реально использоваться |
| Решения СДЛ | Как ответственное лицо анализирует операции | Нужна мотивировка решений |
| ФЭС и квитанции | Направление сообщений и контроль статусов | Ведите реестр сообщений и архив квитанций |
| Отчеты внутренних проверок | Как контролируется исполнение ПВК | Указывайте нарушения и меры исправления |
| Ответы на запросы | Как организация взаимодействует с регулятором | Храните запрос, ответ, приложения и подтверждение отправки |
Если документ невозможно быстро найти, для проверки это почти такая же проблема, как его отсутствие. Архив ПОД/ФТ должен позволять быстро собрать комплект по клиенту, договору, выплате и решению.
Личный кабинет, запросы и проверки
Страховой организации нужно организовать работу с личным кабинетом, уведомлениями, запросами, квитанциями и доступами так, чтобы контроль не зависел от одного сотрудника. Если СДЛ в отпуске или уволился, организация все равно должна видеть уведомления и отвечать на запросы.
| Что организовать | Как должно работать | Что хранить |
|---|---|---|
| Доступы | Назначены ответственные лица и порядок замещения | Приказы, инструкции, регламент доступа |
| Контроль уведомлений | Личный кабинет регулярно проверяется | Журнал или электронные отметки проверки |
| Квитанции | Сохраняются по каждому направленному сообщению | Квитанции, статусы, реестр ФЭС |
| Запросы | Есть порядок получения, анализа и подготовки ответа | Запрос, ответ, комплект приложений, подтверждение отправки |
| Архив ПОД/ФТ | Документы хранятся системно по клиентам, договорам и решениям | Анкеты, договоры, решения, сообщения, проверки |
| Архив по обучению | Документы хранятся по сотрудникам и периодам | Программы, журналы, свидетельства, листы ознакомления |
| Архив по ПВК | Сохраняются действующие и предыдущие редакции | ПВК, приказы, листы изменений, подтверждения ознакомления |
Подробнее про работу с личным кабинетом читайте в статье личный кабинет Росфинмониторинга. Про подготовку к контролю смотрите статьи проверка Центрального банка по ПОД/ФТ/ФРОМУ и проверка Росфинмониторинга.
Частые ошибки страховых организаций
Ошибки страховщиков часто связаны не с полным отсутствием документов, а с тем, что документы не связаны между собой. Например, ПВК есть, но сотрудники не проходят обучение; анкеты есть, но риск не оценивается; СДЛ назначен, но его решения не оформляются.
| Ошибка | Почему опасно | Как исправить |
|---|---|---|
| ПВК не адаптированы под страхование | Документ не описывает договоры, выплаты, возвраты и выгодоприобретателей | Подготовить ПВК под реальные процессы |
| Используется общий шаблон | В документе могут быть лишние или неподходящие процедуры | Убрать лишнее и добавить страховую специфику |
| Не проверяется выгодоприобретатель | Можно пропустить фактического получателя средств | Прописать отдельную процедуру в ПВК |
| Не анализируются выплаты и возвраты | Риск может возникнуть после заключения договора | Настроить контроль выплат, возвратов и расторжений |
| СДЛ назначен формально | Нет фактической работы по внутреннему контролю | Закрепить функции, решения и отчеты |
| Обучен только СДЛ | Сотрудники не знают, когда передавать признаки | Определить перечень обучаемых сотрудников |
| Нет программы обучения | Непонятно, кого, когда и чему обучают | Утвердить программу подготовки по ПОД/ФТ |
| Риск не обосновывается | Риск-ориентированный подход существует только на бумаге | Ввести критерии и фиксацию решений |
| Нет внутренних сообщений | Нельзя доказать, что сотрудники передавали признаки СДЛ | Утвердить форму сообщения и провести инструктаж |
| Квитанции не хранятся | Сложно подтвердить отправку сообщений | Вести реестр ФЭС и архив квитанций |
| ПВК не обновляются | Документ не соответствует актуальным требованиям или процессам | Проводить регулярную актуализацию |
| Документы ведутся хаотично | При запросе сложно собрать комплект | Настроить архив и ответственных за хранение |
Дополнительно смотрите статьи типовые ошибки в ПВК по ПОД/ФТ, что будет, если не обновить ПВК и штрафы по ПОД/ФТ и 115-ФЗ.
Чем Гранд Скул помогает страховым организациям
Гранд Скул помогает страховым организациям и страховым брокерам выстроить ПОД/ФТ не формально, а как рабочую систему. Это особенно важно для компаний, у которых уже есть страховые продукты, агентская сеть, дистанционные каналы, выплаты, возвраты и регулярные вопросы по внутреннему контролю.
Специалисты Гранд Скул помогают:
определить обязанности страховой организации по 115-ФЗ;
подготовить или обновить ПВК с учетом требований Банка России;
адаптировать ПВК под страховые продукты и процессы;
прописать порядок работы с выгодоприобретателями;
настроить оценку риска клиентов и договоров;
подготовить формы анкет, внутренних сообщений и решений;
организовать обучение и инструктаж сотрудников;
помочь с документами СДЛ;
разобрать операции, которые вызывают вопросы;
подготовить организацию к запросу или проверке;
подключить постоянное юридическое обслуживание.
Для страховой организации выгоднее поддерживать документы и процедуры постоянно, чем срочно восстанавливать ПВК, обучение, анкеты, решения и квитанции после запроса.
Юридическое абонентское обслуживание по ПОД/ФТ
ПОД/ФТ в страховой организации - это не разовая задача. Даже если ПВК уже разработаны, их нужно поддерживать в актуальной редакции, проводить обучение, фиксировать внутренние решения, разбирать операции, отвечать на запросы и контролировать изменения законодательства.
Поэтому страховым организациям часто выгодно подключить юридическое абонентское обслуживание по ПОД/ФТ. Это помогает не держать весь блок ПОД/ФТ на одном сотруднике и не собирать документы в авральном режиме перед проверкой.
В рамках сопровождения специалисты помогают:
поддерживать ПВК в актуальной редакции;
обновлять внутренние формы и приказы;
разбирать вопросы СДЛ;
консультировать по выгодоприобретателям и страховым выплатам;
проверять логику идентификации и оценки риска;
помогать с внутренними сообщениями и решениями;
ориентировать по ФЭС и квитанциям;
готовить документы к запросам и проверкам;
контролировать изменения законодательства;
снижать риск ошибок при внутреннем контроле.
В Гранд Скул есть квартальное и годовое обслуживание. При заказе годового обслуживания разработка ПВК и обучение СДЛ идут в подарок.
Для страховой организации это удобно: документы, обучение и текущая юридическая поддержка собраны в одной системе.
Узнать подробнее про юридическое обслуживание по ПОД/ФТ
ПОД/ФТ под ключ для новой страховой организации
Если страховая организация, страховой брокер или новая компания только настраивает систему ПОД/ФТ, удобнее не собирать документы по частям, а запустить базовый комплект сразу: обучение, ПВК, документы СДЛ, формы анкет, порядок оценки риска и квартал сопровождения.
Для этого подходит услуга ПОД/ФТ под ключ.
В пакет входит:
подтверждающий документ после обучения;
разработка ПВК;
подготовка базовых внутренних документов;
настройка процедур внутреннего контроля;
квартал юридического сопровождения;
экономия 40% по сравнению с заказом услуг по отдельности.
ПОД/ФТ под ключ подходит страховой организации, которой нужно быстро и системно запустить внутренний контроль по 115-ФЗ и требованиям Банка России.
Подробнее о составе услуги можно прочитать в статье ПОД/ФТ под ключ: что входит в юридическое сопровождение по 115-ФЗ.
Оформить ПОД/ФТ под ключ для страховой организации
Чек-лист страховщика по ПОД/ФТ
Используйте чек-лист, чтобы быстро оценить готовность страховой организации к запросу или проверке. Если несколько пунктов не выполнены, лучше привести систему ПОД/ФТ в порядок заранее.
| Что проверить | Да / Нет | Комментарий |
|---|---|---|
| Статус субъекта 115-ФЗ определен | Проверьте, не относится ли организация к исключению по ОМС | |
| Актуальные ПВК утверждены | Проверьте редакцию, приказ и приложения | |
| ПВК учитывают страховую специфику | Договоры, премии, выплаты, выгодоприобретатели, возвраты | |
| СДЛ назначен | Есть приказ и закреплены функции | |
| СДЛ прошел обучение | Есть подтверждающий документ | |
| Перечень обучаемых сотрудников утвержден | Перечень связан с реальными функциями работников | |
| Сотрудники прошли инструктаж | Есть программа, журнал или иное подтверждение | |
| Анкеты клиентов ведутся | Фиксируются сведения, проверки, риск и обновления | |
| Проверяются выгодоприобретатели | Особенно при выплатах и изменении условий договора | |
| Оценка риска проводится | Риск должен быть обоснован и зафиксирован | |
| Есть форма внутреннего сообщения | Сотрудники знают, как передать признаки СДЛ | |
| Решения СДЛ оформляются | Фиксируется анализ и мотивировка | |
| ФЭС и квитанции хранятся | Ведется реестр сообщений и статусов | |
| Выплаты и возвраты контролируются | Есть порядок проверки получателя и основания | |
| Агентская сеть встроена в процедуры | Есть порядок передачи сведений и документов | |
| Проводятся внутренние проверки | Есть отчеты, нарушения и меры исправления | |
| Личный кабинет проверяется регулярно | Назначены ответственные и порядок замещения | |
| Документы хранятся системно | Можно быстро собрать комплект по клиенту, договору и решению |
Если страховая организация не может подтвердить базовые блоки - ПВК, СДЛ, обучение, анкеты, риск, решения и квитанции - подготовку лучше начинать до запроса, а не после его получения.
Часто задаваемые вопросы
Страховая организация является субъектом 115-ФЗ?
Да. Страховые организации прямо указаны в числе субъектов 115-ФЗ. Исключение предусмотрено для страховых медицинских организаций, которые осуществляют деятельность исключительно в сфере обязательного медицинского страхования.
Страховой брокер обязан соблюдать ПОД/ФТ?
Да. Страховые брокеры также относятся к субъектам 115-ФЗ. Для них нужно учитывать посредническую модель работы, документы клиента, поручения, сведения о сделке, ПВК, обучение и внутренний контроль.
Нужны ли страховой организации ПВК?
Да. Страховой организации нужны ПВК, подготовленные с учетом требований Банка России и страховой специфики: договоров, премий, выгодоприобретателей, выплат, возвратов и агентских каналов.
Можно ли использовать универсальный шаблон ПВК?
Использовать шаблон без адаптации рискованно. Универсальные ПВК могут не учитывать требования Банка России к НФО, страховые продукты, выплаты, выгодоприобретателей и реальные функции сотрудников.
Кто должен быть СДЛ в страховой организации?
СДЛ должен соответствовать квалификационным требованиям, пройти обучение и фактически выполнять функции по реализации ПВК.
Какие сотрудники должны проходить обучение?
Обучение проходят СДЛ и сотрудники, которые участвуют в идентификации, работе с договорами, выплатами, возвратами, клиентскими документами, внутренними сообщениями, ФЭС, рисками и внутренним контролем.
Нужно ли проверять выгодоприобретателя?
Да. В страховании выгодоприобретатель особенно важен, потому что именно он может получить страховую выплату. Порядок установления и изменения выгодоприобретателя должен быть прописан в ПВК.
Какие операции страховщика могут вызвать вопросы?
Внимания требуют крупные страховые премии без понятного источника средств, быстрое расторжение договора, возврат третьему лицу, частая смена выгодоприобретателя, противоречивые документы, неясная цель страхования и отказ клиента от предоставления сведений.
Что проверяет Банк России?
Могут проверять ПВК, СДЛ, обучение, анкеты клиентов, оценку риска, внутренние сообщения, решения СДЛ, ФЭС, квитанции, хранение документов и внутренние проверки.
Что выбрать: разработку ПВК, обслуживание или ПОД/ФТ под ключ?
Если нужны только документы - подойдет разработка ПВК. Если нужна постоянная помощь - лучше юридическое обслуживание. Если система запускается с нуля, удобнее выбрать ПОД/ФТ под ключ: обучение, ПВК и квартал сопровождения.
Заключение
ПОД/ФТ для страховой организации нужно выстраивать как рабочую систему: актуальные ПВК, обученный СДЛ, подготовленные сотрудники, идентификация клиентов, проверка выгодоприобретателей, оценка риска, контроль выплат, ФЭС, хранение документов и готовность к проверке.
Страховой организации важно не копировать документы других отраслей, а описывать свои реальные процессы: заключение договора, прием страховой премии, назначение выгодоприобретателя, страховую выплату, возврат средств, расторжение договора, работу с агентами и внутренние решения.
В Гранд Скул можно заказать разработку или обновление ПВК для страховой организации, пройти обучение по ПОД/ФТ, подключить юридическое обслуживание или оформить ПОД/ФТ под ключ.
Получить юридическое сопровождение по ПОД/ФТ для страховой организации
