Типовые ошибки в ПВК по ПОД/ФТ: из-за чего возникают штрафы и замечания

Почему ошибки в ПВК приводят к замечаниям и штрафам

ПВК показывают, как организация исполняет требования 115-ФЗ внутри своей деятельности. Поэтому проверяющий смотрит не только на то, есть ли документ, но и на то, насколько он связан с реальными действиями сотрудников.

Если в ПВК написано, что компания проверяет клиентов по перечням, обновляет анкеты, фиксирует необычные операции и проводит внутренние проверки, это нужно подтвердить документами. Если таких подтверждений нет, ПВК начинают работать против организации.

Ошибка в ПВК редко остается ошибкой только в одном файле. Обычно она тянет за собой другие проблемы:

- неправильные приказы;

- неактуальные сведения о СДЛ;

- неподходящие анкеты клиентов;

- отсутствие форм внутренних сообщений;

- несогласованную программу обучения;

- отсутствие документов об инструктажах;

- невозможность подтвердить исполнение процедур.

Именно поэтому ошибки в ПВК могут привести не только к замечаниям, но и к рискам по статье 15.27 КоАП РФ. Ответственность может наступать за нарушения в части организации и осуществления внутреннего контроля, непредставление сведений, нарушение порядка и сроков представления информации, неисполнение предписания и другие нарушения.

Подробно возможные штрафы по ПОД/ФТ и 115-ФЗ разобраны в отдельной статье.

Узнать, за какие нарушения назначают штрафы

Ошибка №1. Использовали шаблон без адаптации

Самая частая ошибка - взять готовый шаблон ПВК, заменить название организации и считать, что документ готов.

Такой подход кажется быстрым, но почти всегда создает риски. Шаблон обычно написан под условную организацию. Он не учитывает фактический вид деятельности, клиентов, операции, штат, надзорный орган и документы, которые используются в компании.

Пример. Агентство недвижимости скачало универсальные ПВК, где описаны общие процедуры по 115-ФЗ, но нет логики сопровождения сделок с недвижимостью, работы с представителями сторон, анализа источника средств и фиксации обстоятельств сделки. Формально документ есть, но он не помогает сотрудникам действовать в реальных ситуациях.

Почему это риск:

- документ может быть подготовлен для другой категории субъекта;

- в нем могут быть лишние обязанности;

- нужные процедуры могут отсутствовать;

- приложения могут не подходить;

- сотрудники не понимают, как применять ПВК на практике.

Чтобы исправить ошибку, нужно сначала определить статус субъекта 115-ФЗ, проверить применимые требования, описать реальные операции и только после этого адаптировать текст правил и приложения.

Подробнее о правильном порядке подготовки документа читайте в статье про разработку ПВК.

Ошибка №2. В ПВК остались устаревшие нормативные акты

ПВК могут быть когда-то разработаны правильно, но со временем устареть. В документе остаются старые постановления, утратившие силу формулировки, прежние подходы к идентификации, обучению, перечням или внутреннему контролю.

Проверяющий быстро видит устаревший документ по нормативным ссылкам. Если в ПВК указаны старые акты, это сигнал, что организация не отслеживает изменения законодательства и не актуализирует внутренний контроль.

Пример. Компания утвердила ПВК несколько лет назад и больше их не пересматривала. В тексте остались прежние требования к правилам внутреннего контроля, старая терминология и документы, которых организация фактически уже не использует. При проверке возникает вопрос: по какой редакции компания реально работает?

Как исправить:

- проверить правовую основу ПВК;

- заменить устаревшие ссылки;

- обновить программы и приложения;

- оформить новую редакцию или изменения;

- ознакомить сотрудников с новой редакцией.

Подробный порядок актуализации разобран в статье про обновление ПВК.

Ошибка №3. ПВК не соответствуют виду деятельности

ПВК должны быть написаны под конкретный бизнес. Один и тот же текст не может одинаково хорошо подходить риелтору, бухгалтерской компании, ювелирной организации, лизинговой компании и некредитной финансовой организации.

Если документ не учитывает деятельность субъекта, он становится формальным. В нем могут быть правильные слова из закона, но не будет ответа на главный вопрос: что именно делает организация, кто отвечает за действия и какими документами это подтверждается.

Если ПВК не отражают деятельность организации, проверяющий может сделать вывод, что документ подготовлен формально.

Ошибка №4. В ПВК прописали лишние обязанности

Иногда организации думают, что чем больше процедур написано в ПВК, тем надежнее документ. На практике это может работать наоборот.

Все, что организация сама указала в ПВК, она должна быть готова выполнить и подтвердить. Если в правилах есть комиссия, проверяющий может попросить протоколы. Если указан журнал, его нужно вести. Если прописана регулярная проверка, нужны результаты такой проверки.

Пример. В ПВК написано, что СДЛ ежемесячно проводит внутреннюю проверку исполнения процедур, оформляет отчет и передает его руководителю. В реальности отчетов нет, руководитель о такой процедуре не знает, а СДЛ проверку не проводит. В этом случае проблема возникла не из-за отсутствия нормы закона, а из-за лишней обязанности, которую компания сама включила в документ.

Лишними могут быть:

- комиссии, которые фактически не создаются;

- журналы, которые никто не ведет;

- проверки, которые не проводятся;

- формы, которые не используются;

- обязанности сотрудников, которых нет в штате;

- процедуры, относящиеся к другому типу субъекта.

Правильный подход - писать в ПВК только то, что требуется законом и реально исполняется организацией.

Ошибка №5. В ПВК нет обязательных процедур

Обратная ситуация - ПВК слишком короткие. В них есть общие фразы о соблюдении 115-ФЗ, но нет конкретного порядка действий.

ПВК не должны быть пересказом закона. Они должны объяснять, как именно организация исполняет требования в своей деятельности.

Часто в ошибочных ПВК не хватает:

- порядка идентификации клиентов, представителей, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев;

- порядка изучения клиента;

- оценки риска;

- работы с перечнями;

- выявления операций обязательного контроля;

- анализа необычных и подозрительных операций;

- документального фиксирования информации;

- порядка хранения документов;

- программы подготовки и обучения работников;

- проверки исполнения внутреннего контроля.

Если таких процедур нет, сотрудник не понимает, что делать, а организация не может подтвердить, что внутренний контроль организован полноценно.

Общий перечень документов, которые могут понадобиться субъекту 115-ФЗ, собран в статье какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.

Открыть чек-лист документов по ПОД/ФТ

Ошибка №6. Приложения не совпадают с текстом ПВК

ПВК и приложения должны быть единым комплектом. Если в тексте указана форма, она должна быть приложена. Если приложение есть, в правилах должно быть понятно, кто и когда его использует.

Типовые несоответствия:

- в ПВК указана анкета клиента, но самой формы нет;

- в приложениях есть журнал, но правила не объясняют, кто его ведет;

- форма внутреннего сообщения упоминается в тексте, но не включена в комплект;

- приложения обновили, а текст ПВК оставили старым;

- в разных документах указаны разные должности и ответственные лица.

Пример. В ПВК написано, что при выявлении необычной операции сотрудник составляет внутреннее сообщение по утвержденной форме. Но в приложениях такой формы нет. В результате сотрудник не знает, что заполнять, а организация не может показать проверяющему рабочий механизм фиксации информации.

Перед утверждением ПВК нужно сверить каждую ссылку на приложение: существует ли форма, актуальна ли она, совпадает ли с текстом правил и используется ли в работе.

Ошибка №7. Не назначили СДЛ или не обновили сведения о нем

ПВК не работают сами по себе. За их реализацию отвечает специальное должностное лицо, если назначение СДЛ требуется для конкретного субъекта.

Ошибка возникает, когда в ПВК указан один ответственный, в приказе другой, а фактически обязанности выполняет третий сотрудник.

Частые ситуации:

- приказ о назначении СДЛ отсутствует;

- в ПВК указан сотрудник, который уже уволился;

- СДЛ назначено формально, но не выполняет функции;

- должностная инструкция не соответствует ПВК;

- сотрудники не знают, кому передавать сведения об операциях;

- СДЛ не прошло необходимую подготовку.

При проверке такие противоречия могут показать, что внутренний контроль организован формально. Поэтому сведения о СДЛ нужно сверять во всех документах: ПВК, приказах, должностных инструкциях, программе обучения и внутренних формах.

Подробнее о роли и ответственности ответственного лица читайте в статье про СДЛ по ПОД/ФТ.

Ошибка №8. ПВК не связаны с обучением и инструктажами

ПВК должны быть связаны с подготовкой сотрудников. Если в правилах прописаны обязанности работников, организация должна подтвердить, что эти работники знают порядок действий.

Распространенные ошибки:

- в ПВК есть программа обучения, но нет документов об обучении;

- сотрудники не проходили внутренний инструктаж;

- нет перечня работников, которым нужна подготовка;

- нет журнала или акта инструктажа;

- свидетельство ПОД/ФТ есть у одного сотрудника, но обязанности по ПВК выполняют другие;

- после изменения правил сотрудники не ознакомлены с новой редакцией.

Пример. В ПВК указано, что менеджер обязан передавать СДЛ сведения о необычной операции. Но менеджер не проходил внутренний инструктаж и не знает, какие признаки считать необычными. В такой ситуации ошибка возникает не только в обучении, но и в применении ПВК.

Если сотрудник выполняет функции по ПОД/ФТ, его обучение, внутренние инструктажи и ознакомление с ПВК нужно фиксировать документально.

Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить

Читать подробнее про обучение по ПОД/ФТ

Ошибка №9. ПВК утвердили, но не внедрили

ПВК начинают помогать только тогда, когда по ним реально работают. Если документ утвержден, но сотрудники его не видели, формы не используются, а процедуры не выполняются, внутренний контроль остается формальным.

При проверке важно не только показать файл, но и подтвердить исполнение правил.

Как выглядит формальный ПВК:

- приказ об утверждении есть, но сотрудники не ознакомлены;

- анкеты клиентов не заполняются;

- проверки по перечням не фиксируются;

- внутренние сообщения не оформляются;

- журнал есть в приложениях, но не ведется;

- СДЛ не составляет отчет о внутреннем контроле;

- сотрудники не знают, где находятся действующие ПВК.

После утверждения ПВК нужно не просто сохранить документ, а внедрить его: назначить ответственных, довести обязанности до сотрудников, начать использовать формы и контролировать исполнение процедур.

Ошибка №10. Старые ПВК не обновили после изменений законодательства

Законодательство о ПОД/ФТ регулярно меняется, поэтому старые ПВК нужно пересматривать. Но ошибка не в том, что организация не утверждает новую редакцию каждый месяц. Ошибка в том, что она вообще не проверяет, затрагивают ли изменения ее обязанности.

Обновление ПВК нужно, когда изменения законодательства, требований регулятора, деятельности или внутренних процессов влияют на действующие правила.

ПВК могут устареть, если:

- изменились требования к внутреннему контролю;

- изменился порядок идентификации;

- появились новые требования к перечням или ограничительным мерам;

- изменились формы отчетности или подходы к направлению сведений;

- компания начала новый вид деятельности;

- сменился СДЛ;

- изменился штат или обязанности сотрудников.

Если ПВК давно не пересматривались, лучше провести аудит всего комплекта: правил, приложений, приказов, документов об обучении и фактического порядка работы.

Подробнее об актуализации документов читайте в статье про обновление ПВК.

Ошибка №11. В ПВК не отражена работа с клиентскими анкетами

Анкета клиента - один из основных рабочих документов в системе ПОД/ФТ. Если ПВК не объясняют, кто, когда и как ее заполняет, процедура идентификации остается неполной.

Ошибка возникает, когда анкеты существуют отдельно от ПВК. Например, в правилах написано одно, в анкете собираются другие сведения, а сотрудники работают по третьему порядку.

Типовые проблемы:

- анкеты не заполняются;

- сведения собираются не полностью;

- не указан порядок обновления информации;

- не понятно, кто проверяет клиента;

- не фиксируется выгодоприобретатель или бенефициарный владелец;

- анкета не помогает оценить риск клиента;

- нет порядка хранения анкет.

ПВК должны объяснять весь путь работы с анкетой: кто ее запрашивает, какие сведения проверяет, когда обновляет, где хранит и как использует для оценки риска.

Ошибка №12. Не описали порядок работы с перечнями

Работа с перечнями - обязательный элемент внутреннего контроля. Но в ошибочных ПВК часто ограничиваются фразой: "организация проверяет клиентов по перечням". Этого недостаточно.

В ПВК должно быть понятно, кто проводит проверку, когда она проводится, где фиксируется результат и что делать при совпадении.

Ошибки в этом блоке:

- не указан ответственный за проверку;

- не определена периодичность;

- нет формы фиксации результата;

- не описаны действия при совпадении;

- нет связи с личным кабинетом Росфинмониторинга;

- сотрудники не знают, кому передавать информацию.

Пример. Клиента проверили по перечню, но результат нигде не зафиксировали. Через несколько месяцев подтвердить факт проверки невозможно. При запросе надзорного органа организация не может показать, кто и когда проверял клиента.

Работа с перечнями, личным кабинетом, отчетами и запросами может быть частью юридического обслуживания по ПОД/ФТ, если организация не хочет держать все процессы только внутри компании.

Ошибка №13. Нет внутреннего отчета или проверки исполнения ПВК

Внутренний контроль должен контролироваться внутри самой организации. Если ПВК утверждены, но никто не проверяет, как они исполняются, ошибки накапливаются годами.

Проверка исполнения ПВК помогает обнаружить проблемы до того, как их увидит надзорный орган.

Частые ошибки:

- СДЛ не фиксирует результаты внутреннего контроля;

- не проводится внутренняя проверка документов;

- нет актов или отчетов;

- выявленные недостатки не устраняются;

- руководитель не получает информацию о проблемах;

- нет подтверждения, что организация анализирует собственные процедуры.

При проверке отсутствие внутренней оценки может показать, что организация не управляет системой ПОД/ФТ, а просто хранит набор документов.

Ошибка №14. ПВК готовили под проверку в последний момент

Когда организация получает запрос или уведомление о проверке, часто начинается срочная подготовка документов. Это нормально, если нужно привести комплект в порядок. Но опасно, если компания пытается задним числом создать систему, которой фактически не было.

ПВК, подготовленные в последний момент, часто не совпадают с фактической деятельностью. В них появляются формы, журналы и процедуры, которые никто раньше не вел.

Типовые проблемы перед проверкой:

- документы подготовили уже после запроса;

- попытались оформить процедуры задним числом;

- быстро собрали шаблонный комплект;

- не успели провести инструктаж ПОД/ФТ;

- не смогли подтвердить обучение сотрудников;

- ПВК есть, но нет анкет, решений и внутренних сообщений.

Если проверка уже близко, лучше честно оценить текущую ситуацию, устранить нарушения на будущее и подготовить документы, которые действительно отражают состояние организации.

Подробнее о подготовке к контрольным мероприятиям читайте в статьях про проверку Росфинмониторинга и проверку Центрального банка по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

Узнать, какие документы запрашивают при проверке Росфинмониторинга

Что проверяющие обычно видят в ошибочных ПВК

Ошибочные ПВК часто выглядят убедительно только для тех, кто их не применяет. Проверяющий же сопоставляет документ с приказами, приложениями, анкетами, журналами, сведениями о СДЛ, обучением и фактической деятельностью.

Главная задача организации - показать, что ПВК не просто утверждены, а реально применяются.

Как исправить ошибки в ПВК

Исправление ошибок лучше начинать не с редактирования текста, а с проверки всего комплекта документов. Иначе можно убрать одну проблему и оставить несколько других.

Порядок исправления ошибок в ПВК:

1. Собрать действующую редакцию ПВК и все приложения.

2. Проверить статус субъекта 115-ФЗ и применимые требования.

3. Сверить правовую основу документа.

4. Проверить СДЛ, приказы и должностные обязанности.

5. Убрать лишние процедуры, которые организация не обязана и не готова выполнять.

6. Добавить недостающие обязательные процедуры.

7. Согласовать приложения с текстом ПВК.

8. Проверить обучение ПОД/ФТ и внутренние инструктажи.

9. Утвердить новую редакцию или изменения приказом.

10. Ознакомить сотрудников и начать применять обновленный комплект.

Не все ошибки можно исправить точечно. Если документ изначально был построен неправильно, лучше подготовить ПВК заново, чем переписывать отдельные фрагменты шаблона.

Если при проверке ПВК нашли ошибки или есть сомнения в актуальности документа, разработку или доработку ПВК можно заказать в Гранд Скул. Специалисты готовят правила внутреннего контроля и приложения с учетом вида деятельности, требований надзорных органов, штатного расписания и практики проверок.

Когда лучше не исправлять старые ПВК, а разработать новые

Иногда старый документ можно обновить. Но бывают ситуации, когда исправления занимают больше времени и создают больше рисков, чем подготовка новой редакции.

Новые ПВК лучше разработать, если:

- документ скачан из интернета и не адаптирован;

- ПВК не соответствуют категории субъекта;

- устарело большинство разделов;

- приложения отсутствуют или не связаны с текстом;

- СДЛ и сотрудники не понимают, как применять правила;

- ПВК противоречат фактической деятельности;

- надзорный орган уже указал на системные нарушения;

- организация изменила вид деятельности или стала субъектом 115-ФЗ по новому основанию.

Иногда безопаснее разработать ПВК заново, чем исправлять документ, который изначально был сделан неправильно.

Новая редакция помогает выстроить единый комплект: правила, приложения, приказы, обучение, внутренние формы и порядок фактического применения.

ПОД/ФТ под ключ для новых компаний

Если компания только начинает деятельность как субъект 115-ФЗ, исправлять отдельные ошибки обычно недостаточно. Нужно сразу настроить всю систему: назначить СДЛ, пройти обучение, подготовить ПВК, оформить приложения и понять, как работать с документами в первые месяцы.

Для новых компаний подойдет услуга ПОД/ФТ под ключ. Она помогает не собирать обязательные элементы по частям, а сразу закрыть базовые требования по внутреннему контролю.

В пакет входит:

- обучение ответственного сотрудника с выдачей свидетельства ПОД/ФТ;

- разработка полного пакета документов ПВК;

- квартал юридического обслуживания по ПОД/ФТ;

- помощь в запуске основных процедур внутреннего контроля.

При заказе комплекса можно получить скидку 40% по сравнению с приобретением услуг по отдельности. Такой формат особенно удобен для организаций, которые впервые столкнулись с 115-ФЗ и не хотят допустить базовые ошибки в самом начале работы.

Узнать подробнее об услуге ПОД/ФТ под ключ

Юридическое абонентское обслуживание: как не допускать ошибки в ПВК снова

Разовая разработка или доработка ПВК помогает закрыть текущую проблему. Но если компания постоянно работает как субъект 115-ФЗ, документы нужно поддерживать в актуальном состоянии и следить за практическим исполнением процедур.

В этом случае подойдет юридическое обслуживание по ПОД/ФТ. В рамках годового сопровождения можно не только проверять и обновлять документы, но и разработать ПВК, если старый комплект был подготовлен некорректно.

Абонентское обслуживание особенно полезно, если:

- в компании нет штатного юриста по ПОД/ФТ;

- нужно регулярно актуализировать ПВК;

- требуется помощь с личным кабинетом Росфинмониторинга;

- нужно контролировать перечни, отчеты, запросы и документы;

- важно своевременно реагировать на изменения законодательства;

- компания хочет снизить риск ошибок перед проверками.

Специалисты «Гранд Скул» помогают поддерживать систему ПОД/ФТ в рабочем состоянии: проверять документы, актуализировать ПВК, сопровождать текущие вопросы, работать с запросами и готовиться к проверкам.

Узнать подробнее про юридическое обслуживание по ПОД/ФТ

Чек-лист: как понять, что ваши ПВК опасны

Используйте этот список для быстрой самопроверки. Если совпадает несколько пунктов, ПВК лучше проверить до запроса надзорного органа.

Если вы не можете объяснить, как каждая процедура из ПВК выполняется на практике, документ нужно доработать.

Часто задаваемые вопросы

Какие ошибки в ПВК самые опасные?

Самые опасные ошибки - это неправильная категория субъекта, устаревшая нормативная база, отсутствие обязательных процедур, несоответствие ПВК фактической деятельности и отсутствие подтверждений исполнения правил.

Может ли быть штраф, если ПВК есть, но они устарели?

Да, риск есть. Если ПВК не соответствуют актуальным требованиям или не применяются на практике, проверяющий может оценить это как нарушение внутреннего контроля.

Опасно ли использовать бесплатный шаблон ПВК?

Да, если шаблон утверждается без адаптации. Он может быть подготовлен для другого субъекта, содержать старые нормы, лишние обязанности или не иметь нужных приложений.

Что хуже: отсутствие ПВК или неправильные ПВК?

Оба варианта рискованны. Отсутствие ПВК прямо показывает, что система внутреннего контроля не оформлена. Неправильные ПВК создают другой риск: документ есть, но он не соответствует деятельности и не исполняется.

Нужно ли исправлять приложения к ПВК?

Да, если они не совпадают с текстом правил, устарели или не используются в работе. ПВК и приложения должны быть единым комплектом.

Можно ли убрать лишние журналы из ПВК?

Можно, если такие журналы не обязательны для конкретного субъекта и не используются на практике. Но сначала нужно убедиться, что удаление не нарушит требования законодательства и внутренние процедуры.

Нужно ли заново утверждать ПВК после исправления ошибок?

Если изменения существенные, лучше оформить новую редакцию или изменения приказом руководителя. Так можно подтвердить дату, с которой обновленные правила начали действовать.

Нужно ли проводить инструктаж после исправления ПВК?

Если изменения затрагивают обязанности сотрудников, порядок работы с клиентами, документами, перечнями или операциями, работников нужно ознакомить с новой редакцией и при необходимости провести инструктаж.

Что делать, если ошибку нашли перед проверкой?

Нужно быстро оценить весь комплект документов, исправить актуальные ошибки, утвердить изменения и начать применять их на практике. Не стоит задним числом оформлять процедуры, которые фактически не выполнялись.

Можно ли исправить ПВК самостоятельно?

Можно, если в организации есть специалист, который понимает требования 115-ФЗ, специфику субъекта и практику проверок. Если опыта нет, безопаснее поручить проверку и доработку юристам по ПОД/ФТ.

Когда лучше разработать ПВК заново?

Новые ПВК лучше подготовить, если старый документ скачан из шаблона, не соответствует деятельности, содержит много устаревших норм, не имеет приложений или противоречит фактическим процессам.

Может ли «Гранд Скул» взять компанию на сопровождение, если ПВК делали не у вас?

Да, можно передать действующий комплект на проверку. Специалисты оценят ПВК, приложения, приказы, документы об обучении и подскажут, что нужно исправить, обновить или разработать заново.

Ошибки в ПВК опасны тем, что превращают документ из инструмента защиты в источник рисков. Проверяющий оценивает не только наличие правил внутреннего контроля, но и то, можно ли по ним реально работать.

Если ПВК устарели, составлены по шаблону, не совпадают с деятельностью, содержат лишние обязанности или вызывают сомнения, лучше проверить их заранее. Иногда достаточно доработки, а иногда безопаснее подготовить новый комплект документов.

В Гранд Скул можно заказать разработку, доработку или обновление ПВК под конкретного субъекта 115-ФЗ. А если компании нужна постоянная поддержка, можно рассмотреть юридическое абонентское обслуживание.

Заказать проверку и разработку ПВК в «Гранд Скул»