ПОД/ФТ с нуля: пошаговый план для новой организации или ИП

Сначала определите, подпадаете ли вы под 115-ФЗ

Первый шаг - понять, относится ли ваша организация или ИП к субъектам 115-ФЗ. Не каждая компания обязана выстраивать систему ПОД/ФТ, но если деятельность попадает под закон, откладывать запуск нельзя.

Нельзя начинать с шаблона ПВК или покупки обучения, пока вы не определили свой статус по 115-ФЗ. От статуса зависит, какие обязанности применяются, кто будет регулятором, какие документы нужны, как выстраивать внутренний контроль и какие отчеты могут возникнуть.

На этом этапе нужно ответить на несколько вопросов:

- входит ли ваш вид деятельности в перечень субъектов 115-ФЗ;

- относитесь ли вы к организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом;

- применима ли к вам статья 7.1 115-ФЗ;

- есть ли специальные требования Банка России или другого регулятора;

- какие операции, клиенты и услуги создают обязанности по ПОД/ФТ;

- нужно ли вставать на специальный учет или работать через личный кабинет Росфинмониторинга.

Если вы не уверены, относитесь ли к субъектам 115-ФЗ, начните со статьи кто подпадает под 115-ФЗ. А если вы финансовая организация или НФО, дополнительно изучите материал про проверку ЦБ по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

Главная ошибка на старте - решить, что 115-ФЗ вас не касается, без анализа деятельности. Лучше проверить статус заранее, чем выяснить обязанность уже после запроса банка, клиента или надзорного органа.

Проверьте, кто будет отвечать за ПОД/ФТ внутри компании

После определения статуса нужно понять, кто внутри организации будет отвечать за исполнение требований ПОД/ФТ. Обычно эту функцию выполняет специальное должностное лицо или иное ответственное лицо, в зависимости от категории субъекта.

СДЛ нельзя назначать формально. Этот сотрудник должен понимать требования 115-ФЗ, работать с ПВК, контролировать документы, взаимодействовать с руководителем, принимать информацию от сотрудников и отслеживать исполнение процедур.

На старте нужно:

- определить, требуется ли вашей организации назначение СДЛ;

- выбрать сотрудника, который соответствует требованиям;

- оформить приказ о назначении;

- закрепить обязанности в должностной инструкции или внутреннем документе;

- определить, кто будет замещать СДЛ при отсутствии;

- обеспечить обучение и доступ к нужным документам;

- объяснить сотрудникам, кому передавать информацию по вопросам ПОД/ФТ.

Даже если функции ПОД/ФТ передаются конкретному ответственному лицу, руководителю важно понимать общую систему. При проверке или запросе надзорного органа вопросы могут возникнуть не только к СДЛ, но и к организации в целом.

Подробнее о требованиях и обязанностях ответственного лица читайте в статье про СДЛ по ПОД/ФТ.

Пройдите обучение и оформите инструктажи

Обучение по ПОД/ФТ нужно не для галочки. Ответственный сотрудник и работники, которые участвуют в процедурах внутреннего контроля, должны понимать, как выявлять риски, проверять клиентов, работать с документами и передавать информацию СДЛ.

На старте важно определить не только факт обучения, но и круг сотрудников, которым оно нужно. В зависимости от деятельности это может быть руководитель, СДЛ, бухгалтер, юрист, менеджеры, сотрудники, которые взаимодействуют с клиентами, принимают документы или сопровождают сделки.

Что нужно сделать:

- определить, кто в организации участвует в процедурах ПОД/ФТ;

- понять, кому нужно внешнее обучение, повышение квалификации или целевой инструктаж;

- получить подтверждающий документ, например свидетельство ПОД/ФТ;

- оформить внутреннюю программу подготовки;

- провести внутренний или вводный инструктаж для работников;

- хранить документы об обучении вместе с комплектом по ПОД/ФТ;

- обновлять подготовку при изменениях законодательства, ПВК или обязанностей сотрудников.

Разницу между форматами подготовки можно посмотреть в статье целевой инструктаж или повышение квалификации по ПОД/ФТ. А если нужно понять, кого обучать, читайте статью кто должен проходить обучение по ПОД/ФТ.

Читать подробнее про Инструктаж ПОД/ФТ и кто обязан его проходить

Если нужно быстро закрыть вопрос с подготовкой ответственного лица и подтверждающими документами, в Гранд Скул можно пройти обучение и инструктаж по ПОД/ФТ в дистанционном формате.

Разработайте ПВК под свою деятельность

ПВК - это основа системы внутреннего контроля по ПОД/ФТ. Именно в правилах описывается, как организация идентифицирует клиентов, оценивает риски, выявляет операции, работает с перечнями, фиксирует сведения, обучает сотрудников и контролирует исполнение процедур.

Для новой организации самая опасная ошибка - скачать шаблон ПВК, заменить название компании и утвердить документ без адаптации. Такой файл может не учитывать вашу деятельность, клиентов, операции, сотрудников, регулятора и реальные бизнес-процессы.

ПВК должны быть написаны под конкретного субъекта 115-ФЗ. В них не должно быть лишних обязанностей, которые организация не выполняет, но и не должно отсутствовать обязательных процедур, которые нужны именно вашей категории субъекта.

При подготовке ПВК нужно учесть:

- вид деятельности организации или ИП;

- категории клиентов;

- типовые операции и сделки;

- порядок идентификации;

- оценку риска;

- работу с перечнями;

- обязанности СДЛ и сотрудников;

- формы анкет, сообщений, решений и журналов;

- порядок хранения документов;

- обучение и внутренние инструктажи.

Базово о правилах внутреннего контроля читайте в статье ПВК по ПОД/ФТ в 2026 году. А практический порядок оформления разобран в статье про разработку ПВК.

Если организация только начинает работу по 115-ФЗ, лучше сразу разработать ПВК под конкретную деятельность, а не исправлять шаблон перед первой проверкой. В Гранд Скул можно заказать разработку ПВК с учетом вида деятельности, СДЛ, штатного расписания, приложений и практики проверок.

Подготовьте полный комплект документов по ПОД/ФТ

ПВК - главный документ, но одного файла недостаточно. Система ПОД/ФТ должна подтверждаться приказами, приложениями, анкетами, документами по обучению, внутренними сообщениями, отчетами СДЛ и доказательствами фактического исполнения процедур.

Новая организация должна подготовить не “папку для проверки”, а рабочий комплект, по которому сотрудники смогут действовать каждый день.

Не нужно заводить лишние журналы и формы “про запас”. Если организация сама указала процедуру в ПВК или приложениях, при проверке могут попросить доказать, что она действительно выполняется.

Подробный перечень смотрите в статье какие документы по ПОД/ФТ должны быть в организации.

Открыть чек-лист документов по ПОД/ФТ

Зарегистрируйтесь и настройте личный кабинет Росфинмониторинга

Личный кабинет Росфинмониторинга - это рабочий канал взаимодействия с регулятором. Через него субъект может получать уведомления, работать с сообщениями, направлять сведения, получать квитанции и контролировать важные события.

Ошибка новой организации - зарегистрировать личный кабинет и больше туда не заходить. ЛК РФМ нужно регулярно проверять, иначе можно пропустить уведомление, запрос или важное сообщение.

На старте нужно:

- понять, требуется ли вашей организации работа через личный кабинет;

- оформить регистрацию и доступы;

- назначить ответственного за контроль ЛК;

- проверить техническую готовность рабочего места;

- настроить регулярную проверку входящих сообщений;

- хранить квитанции, подтверждения отправки и входящие документы;

- связать работу с ЛК РФМ с ПВК и обязанностями СДЛ.

Подробно об этом читайте в статье личный кабинет Росфинмониторинга: регистрация, подключение, отчеты и частые ошибки.

ЛК Росфинмониторинга - не разовая регистрация, а постоянный канал взаимодействия. Его нужно встроить в ежедневную систему внутреннего контроля.

Настройте проверку клиентов и работу с перечнями

После утверждения документов начинается ежедневная работа. Нужно понимать, кого проверять, когда проводить идентификацию, как фиксировать результат, кто отвечает за проверку и что делать при совпадении с перечнями.

ПОД/ФТ не заканчивается разработкой ПВК. После ПВК начинается регулярная работа с клиентами, перечнями, рисками и документальным фиксированием.

Нужно настроить:

- анкетирование клиентов;

- идентификацию представителей, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев;

- оценку риска клиента;

- проверку по перечням;

- фиксацию результатов проверки;

- порядок действий при совпадении;

- регулярное обновление сведений;

- хранение анкет и подтверждающих документов.

Если сотрудники работают с клиентами, но не понимают, когда передавать информацию СДЛ, процедура не будет работать. Поэтому проверка клиента должна быть не только в ПВК, но и в реальной инструкции для сотрудников.

Определите, какие операции нужно отслеживать

Новая организация должна заранее понять, какие операции могут быть значимыми для ПОД/ФТ. Одни операции могут попадать под обязательный контроль, другие требуют анализа как необычные или подозрительные.

Сотрудники должны понимать, какие признаки требуют внимания и когда нужно передавать информацию СДЛ. Если это не настроить заранее, важная операция может пройти без фиксации.

В ПВК и рабочих процедурах нужно определить:

- какие операции характерны для вашей деятельности;

- какие операции могут попадать под обязательный контроль;

- какие признаки могут указывать на необычную или подозрительную операцию;

- кто анализирует информацию;

- как сотрудник сообщает СДЛ;

- как СДЛ принимает решение;

- когда и как сведения направляются в Росфинмониторинг, если такая обязанность возникает.

По теме можно изучить отдельные материалы: обязательный контроль по 115-ФЗ и подозрительная операция по 115-ФЗ.

Настройте отчетность в Росфинмониторинг

У субъектов 115-ФЗ могут возникать обязанности по направлению сведений в Росфинмониторинг. Новая организация должна заранее понять, какие сообщения и отчеты применимы именно к ее деятельности, кто отвечает за их подготовку и где хранятся подтверждения отправки.

Не нужно отправлять отчеты “на всякий случай”, но нужно понимать, когда обязанность возникает. Ошибки в отчетности часто появляются не из-за одного сбоя, а из-за того, что не настроены ЛК РФМ, ПВК, СДЛ, внутренние сообщения и анализ операций.

На старте нужно определить:

- какие сведения организация обязана направлять;

- какие операции нужно отслеживать;

- кто готовит сообщение;

- кто подписывает и отправляет документы;

- какие сроки применяются;

- где хранятся квитанции и подтверждения;

- что делать, если сообщение не принято или вернулось с ошибкой.

Подробнее читайте в статьях ФЭС в Росфинмониторинг и отчетность в Росфинмониторинг.

Организуйте хранение документов и доказательств исполнения

ПОД/ФТ важно не только правильно оформить, но и доказать, что система работает. Через несколько месяцев или лет организации может понадобиться показать, какие правила действовали, кто был СДЛ, кто проходил обучение, какие анкеты заполнялись и какие сообщения направлялись.

ПОД/ФТ - это не только “сделали документ”, а возможность через время подтвердить, что документ действительно применялся.

Нужно организовать хранение:

- утвержденных ПВК и старых редакций;

- приказов по ПОД/ФТ;

- документов о назначении СДЛ;

- документов об обучении и инструктажах;

- анкет клиентов;

- внутренних сообщений и решений;

- отчетов СДЛ;

- квитанций и подтверждений из ЛК РФМ;

- переписки с надзорными органами;

- подтверждений проверки по перечням.

Лучше сразу определить, где хранится комплект, кто имеет доступ, кто отвечает за актуальность и как сохраняются новые редакции документов.

Проведите внутреннюю самопроверку перед началом работы

Перед первым клиентом, сделкой или началом активной работы полезно провести внутреннюю самопроверку. Она покажет, готова ли организация исполнять требования ПОД/ФТ не на бумаге, а на практике.

Если по нескольким пунктам ответ “нет”, систему лучше донастроить до начала активной работы. В дальнейшем поможет статья проверка ПВК перед Росфинмониторингом.

Типовые ошибки новых организаций и ИП

Новые субъекты часто допускают похожие ошибки. Часть из них возникает из-за спешки, часть - из-за уверенности, что “пока клиентов мало, можно ничего не оформлять”. Такой подход рискованный.

Частые ошибки на старте:

- решили, что 115-ФЗ не касается организации, без анализа деятельности;

- начали с обучения, но не разработали ПВК;

- скачали шаблон ПВК и не адаптировали его;

- назначили СДЛ без обучения и полномочий;

- не настроили личный кабинет Росфинмониторинга;

- не проверяют клиентов по перечням;

- не понимают, когда отправлять ФЭС;

- не хранят квитанции и подтверждения;

- вспоминают о ПОД/ФТ только после запроса банка или Росфинмониторинга;

- пытаются оформить документы задним числом.

Подробно о рисках документов читайте в статье типовые ошибки в ПВК по ПОД/ФТ. А если уже пришел запрос, поможет статья что делать, если пришел запрос Росфинмониторинга.

Почему ПОД/ФТ выгоднее запускать комплексно, а не по частям

На старте кажется, что дешевле купить все отдельно: обучение в одном месте, ПВК в другом, консультацию у третьего специалиста, а личный кабинет настроить самостоятельно. Но такой подход часто создает разрывы между документами и реальной работой.

Самая дорогая часть ПОД/ФТ - не оформление документов, а ошибки, которые всплывают после начала работы или при проверке. Если ПВК не совпадают с обучением, СДЛ не понимает свои обязанности, ЛК РФМ никто не проверяет, а анкеты не связаны с правилами, система не работает.

При запуске по частям часто возникают проблемы:

- ПВК не учитывают программу обучения;

- обучение пройдено, но сотрудники не знают, как применять документы;

- СДЛ назначен, но не имеет понятного алгоритма действий;

- приложения не совпадают с текстом правил;

- ЛК РФМ подключен, но не встроен в работу;

- отчеты и запросы вспоминают только в момент риска;

- юрист, бухгалтер и руководитель по-разному понимают обязанности.

Комплексный запуск экономит время, деньги и нервы. Организация получает связанную систему: обучение, ПВК, документы, первые месяцы юридического сопровождения и понятный порядок дальнейшей работы.

ПОД/ФТ под ключ в Гранд Скул: когда это лучший вариант

Для новой организации или ИП услуга ПОД/ФТ под ключ часто удобнее, чем запуск по частям. Она подходит тем, кто только становится субъектом 115-ФЗ и хочет сразу выстроить базовую систему внутреннего контроля.

ПОД/ФТ под ключ - это стартовый комплекс для новых субъектов. Он помогает закрыть основные задачи: обучить ответственного сотрудника, разработать ПВК и получить юридическое сопровождение на первые месяцы, когда чаще всего возникают вопросы.

В услугу входит:

- обучение СДЛ или ответственного сотрудника по ПОД/ФТ;

- подтверждающий документ после обучения;

- разработка полного пакета ПВК;

- квартал юридического обслуживания;

- помощь в запуске основных процедур внутреннего контроля;

- возможность не собирать обязательные элементы по разным подрядчикам.

По услуге заявлена скидка 40% по сравнению с заказом элементов по отдельности. Для новой компании это особенно выгодно: не нужно отдельно искать обучение, отдельно разрабатывать ПВК и отдельно думать, кто ответит на вопросы после утверждения документов.

Важно: такая услуга не является обещанием полного отсутствия штрафов. Но она помогает снизить риск стартовых ошибок и быстрее выстроить систему ПОД/ФТ до того, как появятся запросы, сделки, клиенты или проверка.

Узнать подробнее об услуге ПОД/ФТ под ключ

Юридическое абонентское обслуживание: что делать после запуска

Запустить систему ПОД/ФТ - это только первый этап. Дальше документы нужно поддерживать в актуальном состоянии, ЛК РФМ проверять, перечни контролировать, отчеты готовить, запросы обрабатывать, а изменения законодательства не пропускать.

После стартового запуска новой организации выгодно перейти на юридическое абонентское обслуживание. Это помогает не вспоминать о ПОД/ФТ только перед проверкой или запросом.

Абонентское обслуживание полезно, если:

- в компании нет штатного юриста по 115-ФЗ;

- нужно регулярно обновлять ПВК и приложения;

- требуется контроль личного кабинета Росфинмониторинга;

- нужно работать с перечнями и отчетами;

- появляются вопросы по клиентам и операциям;

- нужно готовить ответы на запросы;

- организация хочет снизить риск ошибок при проверке.

В рамках годового сопровождения можно не только поддерживать документы в актуальном состоянии, но и разработать ПВК, если старый комплект был подготовлен некорректно или не подходит под деятельность организации.

Узнать подробнее про юридическое обслуживание по ПОД/ФТ

Что делать, если ПОД/ФТ уже как-то запущен, но есть сомнения

Иногда организация уже “что-то сделала”: ПВК скачали, СДЛ назначили, обучение проходили, личный кабинет зарегистрировали. Но при ближайшем рассмотрении оказывается, что документы не связаны между собой, сотрудники не знают порядок действий, а отчеты и перечни никто не контролирует.

Если ПОД/ФТ уже запущен частично, не нужно паниковать и оформлять все задним числом. Лучше собрать комплект, оценить пробелы и привести систему в рабочее состояние на текущий период.

Что проверить:

- подходит ли ПВК вашей деятельности;

- назначен ли актуальный СДЛ;

- проходил ли СДЛ обучение;

- оформлены ли внутренние инструктажи;

- используется ли ЛК РФМ;

- ведутся ли анкеты клиентов;

- есть ли подтверждение проверки по перечням;

- понятен ли порядок направления ФЭС;

- хранятся ли документы и квитанции.

Если ПВК давно не обновлялись, посмотрите статью что будет, если не обновить ПВК. Если уже пришел запрос, поможет инструкция что делать, если пришел запрос Росфинмониторинга.

Итоговый пошаговый план ПОД/ФТ с нуля

Если кратко, запуск ПОД/ФТ для новой организации или ИП можно представить как последовательный план. Важно не пропускать шаги: обучение без ПВК, ПВК без СДЛ или ЛК РФМ без контроля не создают полноценную систему.

Идеальный вариант для новой организации - запустить эти элементы вместе. Тогда обучение, ПВК, документы, ЛК РФМ и сопровождение будут работать как единая система, а не как набор разрозненных файлов.

Часто задаваемые вопросы

С чего начать ПОД/ФТ новой организации?

Начните с определения статуса субъекта 115-ФЗ. После этого нужно назначить СДЛ или ответственное лицо, пройти обучение, разработать ПВК, подготовить приложения, настроить личный кабинет Росфинмониторинга и порядок работы с клиентами.

Как понять, подпадаем ли мы под 115-ФЗ?

Нужно проанализировать вид деятельности, операции, клиентов и применимые нормы 115-ФЗ. Для начала можно изучить статью кто подпадает под 115-ФЗ.

Можно ли сначала пройти обучение, а потом делать ПВК?

Да, но обучение не заменяет ПВК. Обучение помогает ответственному лицу понять обязанности, а ПВК закрепляют порядок внутреннего контроля. Лучше запускать эти элементы вместе, чтобы документы и подготовка сотрудников были связаны.

Кто должен быть СДЛ?

Это зависит от категории субъекта и внутренних процессов. СДЛ должен соответствовать требованиям, понимать ПОД/ФТ, иметь полномочия и быть указан в приказах и ПВК. Подробнее читайте в статье про СДЛ по ПОД/ФТ.

Можно ли назначить руководителя СДЛ?

Возможность зависит от статуса субъекта, структуры компании и применимых требований. Главное, чтобы ответственное лицо соответствовало требованиям, прошло подготовку и реально выполняло функции, а не было назначено формально.

Нужно ли ИП разрабатывать ПВК?

Если ИП относится к субъектам 115-ФЗ, обязанности по ПОД/ФТ могут применяться. Нужно смотреть конкретный вид деятельности, операции и требования к соответствующей категории субъекта.

Можно ли скачать шаблон ПВК?

Скачать шаблон можно, но утверждать его без адаптации рискованно. ПВК должны учитывать конкретную деятельность, клиентов, операции, СДЛ, приложения и реальные процессы организации.

Когда нужно подключаться к личному кабинету Росфинмониторинга?

Если вашей организации требуется взаимодействие через ЛК РФМ, лучше настроить доступ до начала активной работы. Важно не только зарегистрироваться, но и регулярно контролировать сообщения, квитанции и запросы.

Нужно ли отправлять ФЭС сразу после регистрации?

Сам факт регистрации организации не всегда означает, что нужно сразу отправлять ФЭС. Обязанность зависит от конкретных операций, сведений, требований и статуса субъекта. Важно заранее понимать, какие отчеты применимы к вашей деятельности.

Что делать, если клиентов еще нет?

Даже если клиентов пока нет, систему лучше подготовить заранее: определить статус, назначить ответственного, пройти обучение, разработать ПВК, настроить ЛК РФМ и документы. Тогда при появлении клиента организация будет готова работать по правилам.

Что лучше: заказать ПОД/ФТ под ключ или делать все отдельно?

Для новой организации часто удобнее заказать ПОД/ФТ под ключ, потому что обучение, ПВК и первые месяцы сопровождения будут связаны между собой. Это снижает риск разрозненных документов и стартовых ошибок.

Что делать после того, как ПВК разработаны и обучение пройдено?

После запуска нужно поддерживать систему: проверять клиентов, контролировать ЛК РФМ, хранить документы, обновлять ПВК при изменениях, фиксировать внутренние сообщения и следить за отчетностью. Для этого можно подключить юридическое обслуживание по ПОД/ФТ.

ПОД/ФТ с нуля - это не набор отдельных документов, а система, которую нужно запустить до того, как появятся вопросы от банка, Росфинмониторинга или другого надзорного органа.

Новой организации или ИП нужно определить статус субъекта, назначить СДЛ, пройти обучение, разработать ПВК, подготовить документы, настроить личный кабинет Росфинмониторинга, проверку клиентов, отчетность и хранение доказательств исполнения.

Если не хочется разбираться во всех требованиях по частям, можно заказать ПОД/ФТ под ключ в Гранд Скул: обучение ответственного сотрудника, разработку ПВК и квартал юридического сопровождения со скидкой 40%. А после запуска можно перейти на абонентское обслуживание, чтобы документы, отчеты, личный кабинет и изменения законодательства не выпадали из контроля.

Заказать ПОД/ФТ под ключ в Гранд Скул