Организация и ведение воинского учета является обязанностью всех организаций. За эту область полностью отвечает кадровая служба, так как там хранятся персональные данные и информация о сотрудниках. Однако часто бывает, что кадровые специалисты не заботятся об этом аспекте, а руководитель организации может даже не подозревать об этом требовании. Следовательно, обязанность иметь воинские документы возникает как реакция на прошлый опыт, в результате плановой проверки контролирующих органов или в ходе расследования военкомата.
До недавнего времени, в отличие, например, от охраны труда, работодатели не уделяли должного внимания такому важному вопросу, как воинский учет сотрудников. Однако в свете последних событий, положение дел кардинально изменилось. Большое количество организаций получили запросы от компетентных органов о наличии в штате списков призывников. Конечно, в основном это касалось больших производственных предприятий (заводов, корпораций и т.д.) с государственным участием. Однако некоторые малые предприятия также получили аналогичные запросы.
Все это говорит о том, что в ближайшем будущем в законодательстве о воинском учете будет и совершенствоваться. В связи с этим очень важно придерживаться тенденции системной работы в кадровом учете.
Воинский учет
Воинская обязанность компании начинается с постановки на учет. Регистрация происходит по юридическому адресу. С этого момента ответственное лицо должно вести актуальные списки и всю информацию о работниках, подлежащих призыву и находящихся в запасе. Кроме того, отчеты об этих лицах должны своевременно подаваться в военкомат при поступлении и увольнении.
За последние полгода призывные пункты стали гораздо чаще направлять письменные запросы юридическим лицам. В то же время резкого роста числа наказаний за несоблюдение процедуры воинского учета или увеличения ответственность не наблюдалось . Однако это не значит, что на эти обязанности стоит закрывать глаза. Ситуация может резко измениться. Специалист, работающий в сфере кадрового учета, должен держать руку на пульсе и уметь быстро реагировать. По нашему опыту, процесс создания и ведения воинского учета не занимает много времени. Кроме того, пройдя курс Повышения Квалификации по теме "Воинский учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе", специалист кадрового делопроизводства, будет знать все подводные камни и сможет постмроить систему воинского учета в организации без затруднений.
Когда организация только приступает к воинскому учету, первое, что необходимо сделать, это обновить воинский учет сотрудников. Риски для организации достаточно высоки, так как невозможно предугадать реальную ситуацию. Например, если сотрудник откажется встать на воинский учет, потеряет военный билет или произойдет что-то еще, о чем мы не знаем.
Сотрудники, как правило, настроены негативно, но есть способ как предотвратить возмущение сотрудников - достаточно просто запустить процедуру актуализации всех документов с их персональными данными.
Да, предоставление актуальных персональных данных является обязанностью работника. Но эта ответственность должна быть прописана в трудовом договоре. В то же время у работодателя нет возможности проверить это (за исключением смены фамилии и некоторых других случаев) и каким-либо образом повлиять на выполнение этой обязанности. Отсюда интерес к проведению такого обновления. Одновременно можно будет обновить всю информацию, необходимую для постановки на воинский учет, если это не было сделано ранее. Эта процедура отвлечет внимание сотрудников от воинского учета и позволит кадровым службам качественно и правильно провести учет, а затем заниматься только его ведением.
К сожалению, даже при учете того, что последние изменения в данной сфере были в марте прошлого года, все равно многие компании еще не полностью учли эти изменения в своих локальных нормативных документах. Чтобы исправить это, мы запустили курс Повышения Квалификации "Воинский учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе", который не только даст огромную пользу каждому кадровому специалисту, но и позволит учесть все последние изменения в законодательстве и обезопасить организацию от существенных штрафов.
Особенности рабочего процесса в воинском учете
Существует ряд сложностей в плане документооборота.
Военные комиссариаты не принимают учетные документы в электронном виде, а значит, их необходимо распечатать и доставить, а доставка по почте обычно работает не очень хорошо. Более того, если вы сделали что-то не так, это может быть расценено как нарушение закона. Поэтому, с точки зрения безопасности, мы рекомендуем вам обратиться с этим запросом лично или по факсу. То есть таким способом, который позволит вам получить ценную "обратную связь" документы заполнены правильно, информация принята.
Казалось бы, эта система стара как мир, но существует множество механизмов, в которых специалисту по кадрам легко допустить ошибку. По аналогии с регистрацией иностранцев, каждое подразделение Министерства внутренних дел требует свой список документов. И этот список можно получить только на месте. То же самое относится и к регистрации военнослужащих: несмотря на общепринятый формат, заявления работодателей должны соответствовать шаблону, установленному соответствующим военкоматом.
Поэтому, чтобы сэкономить время и обеспечить безопасность компании, форму необходимого документа следует уточнить в районном военкомате, принять внутри организации и применять на практике. Кроме того, не исключено, что формы другого военкомата могут отличаться от ранее принятых. Поэтому, если предприятие планирует открыть ОПД в новом районе, этот момент необходимо уточнить.
Да, повторяем, в настоящее время нет масштабных санкций, применяемых к компаниям за отклонения в воинском учете. Однако ситуация может измениться, и менеджеру по персоналу следует регулярно отслеживать эти изменения. Это особенно актуально, если в организации большое количество сотрудников и высока доля работников, подлежащих призыву на военную службу. В этом случае введение данной функции сдвинет безопасность компании в другую сторону.
Чтобы обезопасить свою компанию от штрафов, мы настоятельно рекомендуем своевременно пройти полноценный курс Повышения Квалификации с выдачей удостоверения по теме "Воинский учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе". В курсе учтены все последние изменения в законодательстве, а также грамотно распределены блоки теоретических знаний и даны методические рекомендации по воинскому учету в организациях. Записывайтесь на обучение по ссылке
